Kosten vermijden vs. besparen: Wat is het beste voor de financiële gezondheid?

Hoe zou uw bedrijf een financiële storm het hoofd bieden? Nu snijden in de kosten of toekomstige uitgaven vermijden? Overweeg eerst deze feiten. 

Alle bedrijven hebben te maken met momenten waarop ze de broekriem moeten aanhalen en belanghebbenden moeten balanceren tussen onmiddellijke besparingen en veerkracht op de lange termijn. 

Dit wordt kostenvermijding en kostenbesparing genoemd. 

Beide kunnen helpen om de financiën op het juiste spoor te houden, maar nemen verschillende wegen naar stabiliteit. 

In dit artikel gaan we deze twee strategieën verkennen. 

We zullen onderzoeken wat ze zijn, enkele voorbeelden bekijken, zien hoe ze verschillen en de voor- en nadelen van elk bekijken. 

Je eindigt met een goed begrip van beide en een duidelijkere weg voorwaarts. 

Laten we de juiste aanpak voor jouw bedrijf vinden. 

Harde kosten vs. zachte kosten

Bij inkoop kom je zowel harde als zachte kosten tegen. 

Ze spelen allebei een cruciale rol als het gaat om inzicht in je uitgaven.

Maar wat zijn ze precies? 

Harde kosten

Harde kosten zijn directe en tastbare uitgaven. 

Dat zijn ze meestal:

• Fysieke activa of middelen 
• Gemakkelijk te kwantificeren
• Kom duidelijk naar voren in je financiële overzichten

Dit zijn kosten die je direct kunt vaststellen. De aankoopprijs van apparatuur, grondstoffen, inventaris of activa zijn bijvoorbeeld allemaal harde kosten. 

Harde kosten sluiten ook goed aan bij besparingsstrategieën. 

Omdat ze meetbaar zijn, kun je ze direct verlagen door te onderhandelen over betere leverancierstarieven, in bulk in te kopen of je processen te optimaliseren. 

Zachte kosten

Zachte kosten daarentegen zijn indirecte en immateriële kosten. 

Meestal:

• Verschijnen niet zo duidelijk in financiële overzichten
• Zijn vaak gekoppeld aan diensten of niet-fysieke aspecten van een aankoop

Typische zachte kosten zijn juridische kosten, doorlopend onderhoud, opleiding van werknemers of consulting. Ze zijn van cruciaal belang, maar kunnen veel moeilijker op te sporen zijn.

Ze worden vaak beheerd door kosten te vermijden. 

Door te investeren in preventief onderhoud, langlopende serviceovereenkomsten af te sluiten of werknemers op te leiden, neem je stappen om hogere toekomstige kosten te voorkomen.

Wat is kosten vermijden?

Het vermijden van kosten is een proactieve strategie om extra kosten verderop in de keten te voorkomen.

Je minimaliseert mogelijke stijgingen door vooruit te lopen. 

Het belangrijkste element is het nemen van preventieve maatregelen, zoals investeren in onderhoud, onderhandelen over vaste leverancierstarieven of het opbouwen van een vakkundig personeelsbestand. Dit helpt je om later grotere uitgaven te voorkomen. 

Omdat kostenvermijding toekomstige kosten aanpakt, is dit niet altijd zichtbaar in financiële overzichten. Het speelt echter een belangrijke rol in het stabiel en voorspelbaar houden van de financiën op de lange termijn. Een essentieel aspect van kostenvermijding is het handhaven van zichtbaarheid van aanbestedingenHiermee kun je potentiële uitgaven controleren en beheren voordat het werkelijke kosten worden.

Voorbeelden van kostenvermijding

• Preventief onderhoud. Door apparatuur regelmatig te onderhouden, voorkom je dure storingen of vervangingen. Als je nu onderhoud overslaat, kan dat later veel hogere rekeningen betekenen.

• Prijsvergrendeling voor leveranciers. Vergrendel de huidige prijzen met leveranciers om onverwachte prijsstijgingen te voorkomen. Vaste prijzen geven je kostenstabiliteit en voorspelbaarheid.

• Training van werknemers. Investeer nu in training om kostbare fouten later te voorkomen. Een goed opgeleid team zal minder snel fouten maken die leiden tot duur herwerk.

• Technologie upgraden. Nieuwe technologie kan u helpen inefficiënties te voorkomen, waardoor u in de toekomst kostbare revisies of knelpunten kunt vermijden. implementeren inkoop software kan je inkoopprocessen stroomlijnen, handmatige fouten verminderen en onnodige kosten in de toekomst helpen voorkomen.

Wat is kostenbesparing?

Kostenbesparing daarentegen gaat over het verminderen van je huidige uitgaven op dit moment.

Je verlaagt de uitgaven binnen je bestaande budget, gericht op meetbare financiële voordelen.

Je zult dit direct terugzien in je financiële overzichten, waardoor de cashflow stijgt en de winstmarges toenemen.

Voorbeelden van kostenbesparingen

• Onderhandelen over leverancierscontracten. Werk samen met leveranciers om kortingen en lagere tarieven te krijgen. Je kunt meestal onderhandelen over contracten om de kosten te drukken.

• Bulkaankoop. Bulkaankopen zijn een trefzekere manier om de kosten per eenheid te drukken. Het is vooral handig voor een product dat je vaak gebruikt. 

• Procesoptimalisatie. Het stroomlijnen van je workflows helpt bij het elimineren van onnodig gebruik van middelen. 

Door uw processen te verfijnen, bespaart u tijd en materiaal. Voor kleine en middelgrote bedrijven is het gebruik van gespecialiseerde inkooptools voor het MKB kan de efficiëntie aanzienlijk verbeteren en leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen.

Wat is het verschil tussen kosten besparen en kosten vermijden?

Kostenbesparing en kostenvermijding zijn twee zijden van dezelfde medaille als het gaat om financiële strategie. 

Ze streven allebei naar lagere uitgaven, maar ze bewandelen heel verschillende paden om daar te komen. 

Als je weet wanneer je ze moet gebruiken, kun je scherpere, meer strategische keuzes maken op het gebied van financiën en inkoop.

Kernverschillen uitgelegd

Aanpak (proactief vs. reactief)

Het vermijden van kosten heeft alles te maken met proactief zijn. Je kijkt vooruit, plant en neemt nu maatregelen om kosten te vermijden die je later zouden kunnen achtervolgen. 

Zie het als "toekomstbestendig" maken van je budget.

En hoe zit het met kostenbesparingen? Dat is reactief. 

Het gaat erom dat je hier en nu actie onderneemt om te bezuinigen op wat je al uitgeeft. Je verlaagt kosten in realtime, waardoor je resultaat onmiddellijk verbetert.

Financiële impact en rapportage

Kostenbesparingen hebben een onmiddellijk effect. Je ziet het direct in je financiële overzichten, waardoor de cashflow en winstmarges toenemen. Het is tastbaar, zichtbaar en gemakkelijk bij te houden.

Kosten vermijden is echter iets anders. Het is niet direct zichtbaar in financiële overzichten. 

Je zult geen post zien voor "uitgaven die we hebben vermeden". Maar de kracht ervan ligt in het stabiel houden van dingen voor de lange termijn, je beschermen tegen kosten die anders je toekomstige budgetten in de war zouden sturen.

Soorten kosten (direct vs. indirect)

Kostenbesparingen gaan naar directe, harde kosten die je kunt meten. Lagere materiaalkosten en betere deals bedingen zijn concrete, directe besparingen.

Kosten vermijden pakt indirecte of "zachte" kosten aan, zoals onderhoud of risicobeheer. Deze acties voelen misschien minder direct, maar ze voorkomen grotere kosten in de toekomst. Laten we eens kijken naar een korte vergelijkingstabel:

Strategische overwegingen: Wanneer elk gebruiken?

Wanneer kostenbesparingen gebruiken

Kostenbesparingen zijn de beste manier om snel financieel voordeel te behalen. 

Als je nu je cashflow wilt verlichten of je winstmarges wilt verhogen, dan moet je je hier op richten. 

Onderhandel opnieuw over de tarieven van leveranciers, beperk verspilling en stroomlijn processen - deze stappen hebben direct effect.

Wanneer kosten vermijden?

Kosten vermijden is je langetermijnspel. Gebruik het wanneer je je wilt voorbereiden op toekomstige risico's of je wilt beschermen tegen onvoorspelbare kosten. 

Vergrendel leverancierstarieven, investeer in preventief onderhoud en stel voorzorgsmaatregelen in. Zo bouw je veerkracht op en houd je de zaken soepel voor de toekomst.

Beide gebruiken voor een evenwichtige strategie

Als je kostenbesparing en kostenvermijding samen gebruikt, creëer je een solide, evenwichtige aanpak. 

Kostenbesparingen geven je dat onmiddellijke duwtje in de rug, terwijl het vermijden van kosten je financiële basis verstevigt na verloop van tijd. 

Samen helpen ze je om nu slank te blijven en je te wapenen voor de toekomst, zodat je klaar bent voor succes op de lange termijn.

Wat zijn de voordelen van kosten vermijden?

Pro 1: Verhoogt uw winst 

Kosten vermijden draait om preventieve maatregelen. Je elimineert toekomstige kosten door nu te handelen. 

In plaats van reactief ben je proactief. Zo hoef je later geen extra geld bij elkaar te sprokkelen om iets recht te zetten dat verkeerd is gegaan. 

Je geeft nu minder uit dan wanneer je het zou laten staan. 

Voorbeeld: Stel, je bent een softwarebedrijf en je ziet dat een deel van je serverinfrastructuur bijna vol is. In plaats van te wachten op een storing, onderneem je nu actie en investeer je in het upgraden van de infrastructuur. U verbetert vandaag om problemen later te voorkomen en bespaart op toekomstige kosten. 

Pro 2: Stroomlijnt uw activiteiten

Het vermijden van kosten helpt u om toekomstige resources vrij te maken door kosten te voorkomen die verderop in het proces zouden ontstaan. Hierdoor kunt u zich richten op taken met een hogere prioriteit en voorkomt u dat u wordt meegesleept in reactieve oplossingen.

Dit stroomlijnt uw activiteiten door onnodige processen, tools of taken te elimineren. Het vermindert de complexiteit, zodat u en uw team zich kunnen concentreren op wat er moet gebeuren. 

Voorbeeld: Stel je voor dat je in je bedrijf merkt dat je team een aantal verouderde tools gebruikt. Ze worden nauwelijks gebruikt en vreten aan je budget. In plaats van gewoon te doen wat je moet doen, heb je besloten om ze te vervangen door één platform dat hetzelfde werk doet als alle andere. Het resultaat is dat je team zich kan concentreren op één platform in plaats van te jongleren. Dit verbetert de efficiëntie en focus. 

Pro 3: Risicobeperking 

Het is beter om nu een kleine brand te blussen dan later een grote uitslaande brand. Dat is in wezen wat risicobeperking is. Je signaleert potentiële problemen nu en verhelpt ze om grotere en onverwachte problemen later te voorkomen. Dit voorkomt ook toekomstige bedrijfsstoringen en dure reparaties. 

Voorbeeld: Stel dat je in je bedrijf begint te merken dat de laptops die je je personeel hebt gegeven een beetje oud beginnen te worden. Je hebt wat gemopper gehoord over trage prestaties. In plaats van te wachten tot ze stuk gaan, investeert u nu in nieuwe apparatuur. Zo verbeter je de productiviteit en voorkom je toekomstige storingen die het werk helemaal stil hadden kunnen leggen. 

Wat zijn de nadelen van kosten vermijden? 

Con 1: Moeilijk te meten

Het vermijden van kosten bespaart geld in de toekomst, maar is moeilijk bij te houden. Het bespaarde geld verschijnt niet in financiële overzichten op dezelfde manier als "zachte besparingen" dat doen. 

Dus hoewel de besparingen echt zijn, kan het moeilijk zijn om de exacte impact ervan te bewijzen. Het is bijna alsof je een onzichtbare winst hebt: het is echt en waardevol, maar moeilijk te zien. 

Voorbeeld: Stel dat je een bedrijf bent dat regelmatig investeert in software-updates. Dit helpt toekomstige storingen te voorkomen, maar de directe besparingen zijn niet vanzelfsprekend. Het is duidelijk dat het een slimme investering is, maar het kan lastig zijn om het financiële voordeel te bewijzen. 

Con 2: Kortetermijnkosten verhogen

Bij het vermijden van kosten kan het soms nodig zijn om in eerste instantie hogere kosten te maken. Het is normaal dat preventieve maatregelen een impact hebben op kortetermijnbudgetten. 

Het kan een afweging zijn, maar door nu geld uit te geven voorkom je grotere kosten later. Het is de proactieve keuze voor besparingen op de langere termijn. 

Voorbeeld: Stel je voor dat je een techbedrijf bent en besluit om je beveiligingssoftware preventief te upgraden. Deze beslissing voegt iets toe aan het budget van het huidige kwartaal en resulteert in een kostenstijging op korte termijn.

Con 3: Vertraagde impact

Bij het vermijden van kosten draait alles om de voordelen op lange termijn. Dit is goed voor toekomstige "jij", maar voor de "jij" in het hier en nu kan het soms frustrerend aanvoelen. 

Wanneer je te maken hebt met belanghebbenden, kunnen ze lastig te managen zijn. Ze willen snelle resultaten, maar je moet uitleggen dat dit beter is voor de lange termijn. 

Dit staat in schril contrast met direct sparen, waarbij het bewijs direct wordt geleverd.   

Voorbeeld: Je bent een technisch bedrijf dat heeft besloten om te investeren in geautomatiseerde testtools voor softwareontwikkeling. Er zijn hoge kosten aan verbonden, maar u weet dat het zal helpen om kostbare bugs later te voorkomen. Bij het verkrijgen van goedkeuring vragen de belanghebbenden zich af of deze kosten het echt waard zijn. 

Wat zijn de voordelen van kostenbesparing? 

Pro 1: Onmiddellijke financiële gevolgen

Met kostenbesparing krijg je een snelle financiële boost die je resultaat direct verbetert. Omdat je met kostenbesparing onmiddellijk kosten bespaart, verhoogt dit meteen je cashflow. 

Hierdoor komt je geld vrij voor andere nuttige projecten, zoals groei of dringende behoeften. In wezen versterkt het je financiële stabiliteit vanaf de eerste dag. 

Voorbeeld: Laten we zeggen dat je een technische startup bent met hoge cloudkosten. Om deze kosten te drukken, praat je met de provider en onderhandel je over lagere tarieven. Zo komt er direct extra geld vrij dat naar andere onderdelen van het bedrijf kan worden doorgesluisd. 

Pro 2: Concurrentievermogen op de markt

Kostenbesparingen verlagen je operationele kosten door te besparen op reguliere operationele kosten, zoals softwarelicenties. Omdat de operationele kosten binnen het bedrijf nu lager zijn, kan het bedrijf het product of de service verlagen, terwijl de kwaliteit hetzelfde blijft. 

Dit kan weer nieuwe klanten aantrekken, je huidige klanten behouden en je marktaandeel vergroten. 

Voorbeeld: Stel je voor dat je in een techbedrijf werkt dat zijn softwarelicenties verandert in een meer kosteneffectieve licentie. De besparingen die u maakt, kunt u doorgeven aan uw klanten door prijsstijgingen te vermijden. Dit zorgt ervoor dat je dezelfde waardevolle service biedt en klanten tevreden stelt zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van wat je levert. 

Pro 3: Investeringsmogelijkheden

Kostenbesparingen kunnen extra geld vrijmaken dat kan worden gebruikt om opnieuw in het bedrijf te investeren. Door te herinvesteren stop je er meer geld in om er meer uit te halen. Je kunt het extra geld bijvoorbeeld gebruiken voor groei-initiatieven, technologische upgrades of verdere teamontwikkeling. 

Dit helpt de positie van je bedrijf te versterken en stimuleert innovatie. 

Voorbeeld: Je bent een softwarebedrijf dat besluit om tools die je team gebruikt te combineren om je licentiekosten te verlagen. Het geld dat je hebt bespaard, heb je gebruikt om een ontwikkelaar in te huren. Deze ontwikkelaar helpt je productfuncties uit te breiden en stelt je in staat nieuwe markten te betreden. Deze herinvestering stimuleert je groei en houdt je aanbod concurrerend. 

Wat zijn de nadelen van kostenbesparingen? 

Con 1: Potentiële invloed op kwaliteit

Een van de grootste nadelen van kostenbesparingen is dat je te agressief snijdt. Hierdoor zet je de kwaliteit van wat je levert op het spel. 

En als de kwaliteit opvalt, kan dit leiden tot ontevreden klanten en zowel de verkoop als je reputatie schaden. 

Voorbeeld: Je bent een softwarebedrijf dat heeft besloten om te bezuinigen op de klantenservice. Dit resulteert in tragere reacties en slechte communicatie. Klanten die je hulp nodig hebben raken gefrustreerd, waardoor ze je dienst niet meer gebruiken. Ze kunnen ook slechte recensies achterlaten. 

Con 2: Negatief effect op het moreel van werknemers

Als onderdeel van je kostenbesparingsstrategie kun je besluiten om het personeelsbestand in te krimpen. Ja, dit kan geld besparen, maar heb je ook nagedacht over de gevolgen voor het moreel van het personeel? 

Mensen worden ontslagen, wat een negatieve sfeer creëert. De middelen raken ook uitgeput en werknemers voelen zich ondergewaardeerd. 

De motivatie bereikt een historisch dieptepunt, met een verminderde productiviteit en een hoog personeelsverloop. 

Voorbeeld: Een SaaS-bedrijf snijdt in zijn budget en besluit daarom het personeel op de marketingafdeling in te krimpen. Er is nu nog maar één manager en één medewerker. Ze beginnen zich overwerkt en ondergewaardeerd te voelen, terwijl ze het werk van een heel team proberen te doen. Uiteindelijk zeggen ze hun ontslag op en moet je personeel vervangen. 

Con 3: Verminderde innovatie

Als je iets te zwaar inzet op kostenbesparing, kan dat een blok aan het been zijn van innovatie en creativiteit. 

Als de middelen uitgeput raken, is er minder ruimte voor nieuwe ideeën. Het vermogen van je team om te innoveren en concurrerend te blijven neemt af en je begint te merken dat je achterop raakt bij je concurrenten. 

Voorbeeld:  Je softwarebedrijf besluit te bezuinigen op onderzoek en ontwikkeling om kosten te besparen. Als gevolg daarvan kan je team niet meer experimenteren met nieuwe functies, zoals AI-tools. Uiteindelijk zien je producten er gedateerd uit en duurt het langer om te bouwen, waardoor je achterop raakt bij je concurrenten.