SaaS-afval is geen beroepsrisico:
leer hoe je het kunt vermijden

Onnodig. Inefficiënt. Niet hoe je je dienst beschreven wilt hebben. Maar met de groei van SaaS door 20% jaar na jaar wordt afval een urgent probleem. 

Middelgrote bedrijven verspillen jaarlijks $1-$2 miljoen aan een overvolle SaaS-stack. 

Verspilling treedt op wanneer SaaS-beheer niet effectief is. Een gebrek aan beheer zet de deur open voor onnodige uitgaven aan apps en aangeschafte software die niet volledig wordt benut.

Belangrijkste problemen veroorzaakt door SaaS-afval:

• Onnodige uitgaven
• Afgenomen productiviteit
• Schaduw IT
• Lagere ROI op technologie
• Minder budget voor innovatie
• Achterop raken bij de concurrentie
• Verkeerde toewijzing van IT-middelen
• Compliance- en beveiligingsrisico's

Je denkt misschien: we hebben spreadsheets om abonnementen en app-gebruik bij te houden. Is dat genoeg om SaaS-afval te voorkomen? 

Het antwoord is een volmondig nee. 

Spreadsheets gaan vaak ten koste van kostenbesparende maatregelen en zijn niet effectief in het benadrukken van verspillingen. Bovendien kost het handmatig bijhouden van informatie tijd en kan het leiden tot invoerfouten. 

In plaats daarvan profiteren succesvolle bedrijven van geautomatiseerde beheerplatforms voor hun SaaS-stack. Ze helpen gegevens snel en efficiënt te controleren en analyseren. 

SaaS in 2024 bloeit als een goed onderhouden tuin in hartje zomer. Maar het huidige economische klimaat vraagt om een grondig landscapingplan. Industrieën moeten prioriteit geven aan kapitaalbehoud en duurzaamheid op lange termijn in plaats van 'groei ten koste van alles'. 

Nu de bedreigingen van SaaS-verspilling duidelijk zijn, is het tijd om te kijken waar in jouw bedrijf verspilling kan optreden. En hoe SaaS-beheerplatforms de zichtbaarheid kunnen bieden die je bedrijf nodig heeft om verspilling tegen te gaan, te besparen en te groeien.

Een SaaS-beheerplatform kan helpen om verspilling op vier kritieke gebieden te identificeren: onderbenutte abonnementsplannen, ongebruikte licenties, overbodige apps en spookaccounts. 

Onderbenutte plannen

Denk aan een enthousiaste, hardwerkende medewerker binnen uw organisatie. Stel je nu voor dat ze hun productiviteit willen verhogen. Geweldig! 

Ze onderzoeken drie productiviteitsplatforms en melden zich aan voor een proefperiode. Na de proefperiode kopen ze een businessplan, dat maandelijks $25 kost voor hun gekozen app. Hun productiviteit neemt toe, maar tegen welke verborgen kosten?

Hoogwaardige abonnementen bevatten vaak aantrekkelijke functies die voldoen aan de behoeften van de koper. Maar extra functies die 'bij het pakket horen' en de gepercipieerde waarde verhogen, blijken vaak overdreven en blijven ongebruikt.

Mensen hebben de neiging om hun behoeften te overschatten. Zonder duidelijk zicht op budgetten en het grotere geheel is het gemakkelijk om een verkeerde beslissing te nemen en te veel te betalen.

Stel je nu voor dat 1 op 6 van je werknemers dezelfde misplaatste beslissing nemen. En vervolgens worden de onderbenutte abonnementen jaar na jaar verlengd, zonder heroverweging. 

Wat een goede deal leek, veranderde al snel in een slechte waarde door SaaS-verspilling.

Wat is de beste manier om de kosten van je SaaS-abonnement te optimaliseren?

Verspilling van abonnementen kan moeilijk te zien zijn binnen de overvolle SaaS-stapel van een organisatie. 

Tenzij je een hulpmiddel hebt dat zichtbaarheid toevoegt. 

Om abonnementen effectief te monitoren, moet een gecentraliseerd beheerplatform de tijdrovende spreadsheets vervangen. 

Je krijgt volledig inzicht in je SaaS-abonnementen en kunt IT-goedkeuringsworkflows instellen voor nieuwe abonnementsaanvragen. 

Je kunt voorkomen dat verspilling weer de kop opsteekt door regelmatig geautomatiseerde controles van je abonnementen uit te voeren.

Right-sizing komt daarna. 

Met maximale zichtbaarheid, experts in kostenoptimalisatie kan je helpen om het huidige app-gebruik te analyseren en aan te geven waar je abonnementen kunt downgraden zonder productiviteitsverlies. 

Een audit van het app-gebruik kan bijvoorbeeld aangeven dat applicaties beter geschikt zijn voor een andere afdeling en opnieuw kunnen worden toegewezen. Of misschien kunnen contracten worden geconsolideerd in organisatiebrede abonnementen voor het optimaliseren van SaaS-kosten. 

Bij het opstellen van contracten geven leveranciersbeheerders prioriteit aan schaalbaarheid, flexibiliteit en gunstige prijzen om ervoor te zorgen dat de kosten beheersbaar en de moeite waard blijven terwijl u groeit. 

Kortingen maken het helemaal af. 

De meeste organisaties betalen te veel voor SaaS, maar met IT-leverancierbeheermaar dat hoeft niet. Vendor management services hebben langdurige positieve relaties met leveranciers en toegang tot hoge besparingen op je SaaS-uitgaven.

Om je abonnementskosten te optimaliseren en verspilling te voorkomen, moet je een gecentraliseerd beheerplatform gebruiken om verspilling op te sporen en de juiste middelen in te zetten. kortingen tot 75% korting. Het geld dat u bespaart, gaat rechtstreeks naar innovatie en groei voor uw bedrijf. 

Nu we de app-abonnementen onder controle hebben, gaan we een andere blinde vlek verkennen die vatbaar is voor verspilling. 

Ongebruikte licenties

Volgens statistieken van SaaS-beheerdiensten gebruiken bedrijven slechts 49% van hun licenties. Meer dan de helft wordt verspild, wat aanzienlijke financiële gevolgen heeft. 

Voor de context, overweeg een aankoop van 700 licenties voor Google Workspace tegen $13 per maand per licentie. Als je echter maar 500 werknemers hebt die de licentie dat jaar gebruiken, is dat een enorme verspilling van $31.200.

Zonder volledig inzicht in de software- en licentiegegevens van uw bedrijf worden kansen gemist om overtollige capaciteit te herkennen en worden resources niet afgestemd op de werkelijke behoeften van elke afdeling. Wat volgt? Een verliescyclus als gevolg van onnauwkeurige budgetprognoses. 

De oplossing? Controle krijgen met een gecentraliseerd beheerplatform. 

Hoe kan een beheerplatform licentieverspilling tegengaan? 

Het monitoren van je volledige SaaS-stack op één platform is een gegarandeerde winst voor kostenoptimalisatie.

Effectieve gecentraliseerde beheersystemen geven inzicht in licenties. Je kunt zien hoeveel licenties aan werknemers zijn toegewezen en hoeveel er nog moeten worden toegewezen. 

Het kan ook zijn dat licenties zijn toegewezen maar nog niet zijn gebruikt. Aangezien 33% van de softwarelicenties in de stack van een organisatie onderbenut zijn door onvoldoende training, is het de moeite waard om een auditanalyse te koppelen aan feedback van medewerkers om de oorzaak van de verspilling te begrijpen. 

Als je eenmaal een duidelijk beeld hebt van de efficiëntie en noodzaak van je licenties, kunnen ze worden doorgestuurd naar afdelingen die deze middelen nodig hebben of worden geschrapt als het tijd is om te vernieuwen. 

Net als leveranciersmanagers kunnen helpen met kortingen, maar ook met onderhandelingen tijdens verlengingen.

Bij deze onderhandelingen wordt rekening gehouden met uw exacte licentiebehoeften, zodat u de beste waarde krijgt om uw ROI te maximaliseren. Vendor managers zorgen ervoor dat er vanaf het begin geen verspilling optreedt. 

Nu je ongebruikte licenties opnieuw hebt toegewezen of verwijderd en licentieaankopen afstemt op je precieze behoeften, moet je een strategische benadering van app-beheer toepassen. 

Overbodige apps

Niemand twijfelt eraan hoe ingrijpend een volledig opgeladen SaaS-stack kan zijn. 

Deloitte onthulde onlangs dat 50% van de bedrijven meldt dat verschuivingen naar cloud-gebaseerde applicaties de grootste impact hebben op de ontwikkeling van het bedrijf. 

De spannende opties voor workflowverbetering kunnen echter leiden tot onwelkome kostenverrassingen binnen een bedrijf. 

Als je bedrijf bijvoorbeeld een bedrijfscontract heeft voor een samenwerkingsapp, maar nieuwe werknemers zijn niet op de hoogte van deze tool, dan kunnen ze hun eigen oplossing zoeken. Dan zijn er dubbele apps op het systeem - dubbele kosten voor hetzelfde resultaat. 

De gemiddeld bedrijf heeft 15 dubbele online trainingsapps, 11 hulpmiddelen voor projectbeheeren 10 apps voor teamsamenwerking. Of deze nu zijn aangeschaft zonder rekening te houden met de huidige middelen van het bedrijf of door eigenzinnige werknemers met sterke voorkeuren, deze schaduw-IT zorgt voor het wegsluizen van essentiële middelen die gebruikt zouden kunnen worden om de marktontwikkelingen voor te blijven. 

Om het nog erger te maken, kun je met automatische verlengingen van abonnementen verrassingskosten ontvangen voor onnodige apps (vooral als het ongeautoriseerde aankopen zijn). 

Verspilling klinkt misschien minimaal op maandbasis, maar het telt op. Bijvoorbeeld, een onnodige automatische vernieuwing van Adobe Photoshop voor 20 werknemers staat gelijk aan $8,800 aan afval. 

Voor kosteneffectief activabeheer is een automatiseringstool een noodzaak. 

Hoe kunnen geautomatiseerde platforms het uitgavenbeheer optimaliseren?

Bedrijven boeken al langzame en gestage vooruitgang op dit gebied. De gemiddelde organisatie gebruikte 269 apps in 2023, vergeleken met 291 in 2022 en 323 in 2021, wat duidt op een afslanking van onnodige apps. 

Net als veel van de hierboven genoemde bedreigingen voor verspilling, biedt geautomatiseerde centralisatie de zichtbaarheid die nodig is om de uitgaven aan apps te optimaliseren en verspilling te verminderen. 

Beheerplatforms zoals Spendbase kunt u alle goedgekeurde en niet-goedgekeurde app-aankopen bekijken. Kostenoptimalisatie-experts kunnen uw app-portfolio analyseren en aangeven waar abonnementen kunnen worden verlaagd of apps kunnen worden geëlimineerd zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit of waarde. 

Het regelmatig rationaliseren van tools met audits van beheerplatforms kan u gegevens opleveren over gebruik, efficiëntie en integratiemogelijkheden. Met deze gedetailleerde inzichten kunt u financieel geïnformeerde beslissingen nemen voordat de abonnementen verlengd moeten worden.

Bovendien kun je overenthousiaste medewerkers in lijn brengen met financiële prioriteiten met behulp van een gestructureerde workflow voor SaaS-inkoop. 

Workflows kunnen worden opgezet met behulp van een gecentraliseerd beheersysteem en bestaan uit het indienen van inkoopaanvragen bij de goedkeurders, meestal afdelingshoofden, IT en financiën. 

Een cruciaal onderdeel van deze workflow is het toewijzen van een app-eigenaar bij aankoop. Deze persoon neemt de verantwoordelijkheid voor het correcte gebruik van de app, houdt de licentiebehoeften in de gaten en blijft op de hoogte van nieuwe functies om ervoor te zorgen dat de app optimaal wordt gebruikt. 

Nog twee dingen om rekening mee te houden zijn de hoge werkdruk en de snelle werkomgevingen, die er vaak voor zorgen dat de voorbereidingsfase voor SaaS-vernieuwingen over het hoofd wordt gezien - niemand wordt op tijd gewaarschuwd om mogelijkheden voor optimalisatie te beoordelen.

Dankzij gecentraliseerde beheerplatforms hoef je niet meer bang te zijn dat je onnodige abonnementen automatisch hebt vernieuwd. 

Het platform biedt tijdige waarschuwingen en countdowns voor verlengingen. Het is georganiseerd, voorbereid en brengt je in de beste positie om te profiteren van besparingen tijdens verlengingsonderhandelingen. 

Ongetwijfeld zou het elimineren van kostenverspilling met een SaaS-beheerplatform bovenaan je agenda moeten staan. Maar wat als je nog meer budget zou kunnen besparen en een paar spoken van je zolder verdrijven?

Spookaccounts

Door de jaren heen heeft elke werknemer waarschijnlijk toegang gekregen tot meerdere applicaties. 

Projecten lopen af, prioriteiten veranderen en mensen verlaten het bedrijf. Maar de toegang tot de SaaS van je bedrijf kan nog steeds open staan. 

Accounts met toegang tot zakelijke licenties en abonnementen die niet langer worden gebruikt, worden 'spookaccounts' genoemd. Ze stellen je bedrijf bloot aan een van de grootste financiële risico's.

Waarom vormen ze dan zo'n aanzienlijke bedreiging voor de kosten? 

Ten eerste kan elke account honderden verspilde licentiebetalingen verbergen die massaal over het bedrijf zijn verspreid. 

Maar wat nog erger is: elke spookgebruiker op je netwerk verhoogt de kans op een inbreuk op de netwerkbeveiliging. 

1. De extra toegangsrechten van de ghost account kunnen het aanvalsoppervlak voor kwaadwillenden vergroten, waardoor gevoelige gegevens kunnen worden gestolen of netwerkincidenten kunnen plaatsvinden. 
2. Medewerkers die het bedrijf onder moeilijke omstandigheden verlaten, kunnen hun toegang misbruiken door je systemen te beschadigen of belangrijke gegevens te stelen. 
3. Als individuen toegang hebben tot gevoelige gegevens, kan dit zelfs leiden tot niet-naleving. 

Het afmelden van gebruikers van licenties en abonnementen kan gepaard gaan met menselijke fouten, en spookaccounts kunnen onopgemerkt blijven en gedurende lange perioden toegankelijk zijn. 

De wereldwijde gemiddelde kosten van een datalek in 2024 voor een bedrijf zijn $4,88 miljoen. Je kunt de nare bijwerkingen van spookaccounts echter vermijden.

Wat zijn de beste manieren om om te gaan met spookaccounts?

Het is inmiddels geen geheim meer dat een gecentraliseerd beheerplatform je oplossing is. 

Een beheerplatform zoals Spendbase kun je de activiteiten van elke werknemer zien. Het systeem markeert accounts die geen apps gebruiken, wat aangeeft dat ze misschien niet meer voor het bedrijf werken. 

Je kunt dan actie ondernemen, zoals de ongebruikte licenties opnieuw toewijzen of ze helemaal annuleren. De account kan dan worden afgesloten, in de veilige wetenschap dat verspilling is geïdentificeerd en geëlimineerd. 

Het is een goede gewoonte om een gestructureerde workflow te creëren voor het vertrek van werknemers, waaronder het controleren van hun accountactiviteiten in je SaaS-beheerplatform.