7 essentiële stappen om
uw SaaS-kosten en optimaliseer uw uitgaven

SaaS-kosten kunnen snel uit de hand lopen. Het ene moment teken je voor een handvol tools om de productiviteit te verhogen, het volgende moment verdrink je in overbodige apps. 

De realiteit is dat de meeste bedrijven geld lekken door de kieren van hun SaaS-stack. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Met de juiste aanpak kun je die op hol geslagen kosten beteugelen, je tools stroomlijnen en van je SaaS-omgeving een geoliede machine maken.

In deze gids geven we je uitvoerbare stappen om je SaaS-kosten te verlagen. Van het ontdekken van verborgen abonnementen tot het inzetten van benchmarking bij onderhandelingen, je leert hoe je controle krijgt over je SaaS-uitgaven.

Stap 1. Zoek strategieën om SaaS-kosten te verlagen

Wist je dat de gemiddelde onderneming te maken heeft met 4,3 verweesde apps en 7,6 dubbele apps? Dat zijn een hoop verspilde uitgaven. Je moet grip krijgen op je SaaS-landschap om die kosten te drukken. Zo krijg je een volledig beeld.

Interne bronnen raadplegen

• Afdeling Financiën. Bekijk afdelingsbudgetten en onkostendeclaraties om terugkerende SaaS-betalingen op te sporen.
• IT-afdeling. Controleer op centraal beheerde licenties en abonnementen in een spreadsheet of een SaaS-beheertool.
• Marketing en verkoop. Deze afdelingen gebruiken vaak gespecialiseerde tools zoals marketing en SEO automatisering en CRM - zie ze niet over het hoofd.

Inboxen van werknemers inspecteren

Scan afschriften op terugkerende kosten. En vergeet niet om de pasjes van individuele werknemers te controleren als ze abonnementen uitgeven.

Overzicht transacties

Zoek op je afschriften naar terugkerende kosten die gekoppeld zijn aan cloudservices. Vergeet niet om de pasjes van individuele werknemers te controleren als het bedrijf onkostenvergoedingen toestaat - daar kunnen verborgen abonnementen op staan.

Praat met je team

Met bedrijven die $2.623 per medewerker per jaar op SaaSis het van essentieel belang om het naadje van de kous te weten te komen. Organiseer bijeenkomsten of stuur enquêtes om erachter te komen welke tools uw team daadwerkelijk gebruikt. 

Houd "gratis" proefversies en freemium-plannen in de gaten: ze worden vaak betaalde abonnementen voordat je er erg in hebt. Aanbieders houden van deze modellen omdat freemium tools converteren 25% meer klanten dan gratis proefversies.

Ga verder dan het voor de hand liggende

Schaduw-IT, de ongeautoriseerde tools die werknemers gebruiken, zijn goed voor 30% tot 40% van de IT-uitgaven, volgens Gartner. Bied alternatieven of zet een door het bedrijf goedgekeurde app store op om schaduw-IT in toom te houden.

En kijk uit voor integraties tussen SaaS-tools. Deze kunnen onverwachte kosten met zich meebrengen, dus zorg ervoor dat je de volledige kosten van de gekoppelde services begrijpt.

Stap 2. Geef prioriteit aan aanvragen op basis van kosten

Niet alle SaaS-apps zijn gelijk. Sommige zullen een grotere deuk in je budget slaan dan andere. Hier lees je hoe je uw software-uitgaven beperken en kies de abonnementen die het hardst aankomen in je portemonnee.

Verzamel de gegevens

Begin met het verzamelen van de jaarlijkse of maandelijkse kosten voor elke SaaS tool. Vergeet niet die stiekeme verborgen kosten per gebruiker, dataoverschrijdingen en dergelijke mee te rekenen. Verzamel indien mogelijk ook gebruiksgegevens: actieve gebruikers, gemaakte projecten, verbruikte opslagruimte. Hoe meer gegevens, hoe beter.

Bereken de totale jaarlijkse kosten (TAC)

Neem de maandelijkse abonnementskosten en vermenigvuldig die met 12. Als je een jaarlijks bedrag hebt, ben je al klaar. Dit geeft je de totale jaarlijkse kosten (TAC) voor elke toepassing.

Prioriteiten stellen op basis van kosten

Rangschik nu je apps van hoogste TAC naar laagste. Deze eenvoudige stap onthult direct de grootste budgetverliezers in je line-up.

Gebruiksgegevens analyseren

Voeg gebruiksgegevens toe aan de topbesteders. Waar vallen jouw apps in het TAC vs. gebruikskwadrant?

Heb je een app gevonden met een hoog TAC-verbruik en een minimaal gebruik? Dat is een rode vlag - het is misschien tijd om te downgraden of te annuleren. 

Stap 3. Abonnementsafval elimineren

Verspilling van abonnementen - die onderbenutte of volledig ongebruikte SaaS-tools - kunnen je budget stilletjes leegzuigen. Hier leest u hoe u het vet kunt wegsnijden en verlaag uw SaaS-kosten:

Een gebruikscontrole uitvoeren

Begin met de analyses die veel SaaS-platforms bieden. Deze rapporten kunnen je laten zien welke apps stof verzamelen met minimale aanmeldingen of gebruik. Maar stop daar niet - praat met de werknemers die deze tools gebruiken. Vraag hen hoe vaak ze de app gebruiken, welke waarde ze eraan ontlenen en of het echt de moeite waard is om hem te houden.

Gratis proeven en freemium-plannen aanpakken

Gratis tests hebben een stiekeme manier om te veranderen in betaalde abonnementen die niemand zich herinnert. Stel kalenderherinneringen in om deze proefabonnementen te bekijken en te annuleren voordat ze worden omgezet. Freemium-abonnementen zijn verleidelijk, maar hebben vaak beperkingen die je workflow kunnen verstoren. 

Evalueer of deze beperkingen je tegenhouden en zo ja, dan kan upgraden naar een betaald plan je op de lange termijn geld besparen.

Afval omzetten in uitgavenoptimalisatie

Door abonnementen te schrappen, bespaart u niet alleen geld, maar maakt u ook middelen vrij die elders beter besteed kunnen worden. Als je je bedrijfsuitgaven op een verstandige manier beheert, kun je hier zien waar die teruggewonnen middelen naartoe kunnen gaan:

• Upgrade essentiële gereedschappen. Investeer in extra functies of hogere niveaus voor de apps die echt cruciaal zijn voor je workflows.
• Verken nieuwe technologieën. Gebruik de besparingen om nieuwe SaaS-tools te testen en te implementeren die je activiteiten een boost kunnen geven.
• Verhoog de productiviteit van werknemers. Richt fondsen op trainingsprogramma's of extra gebruikerslicenties voor tools die je team sterker maken.

Stap 4. Strategieën bepalen voor toekomstige aankopen

Abonnementsverspilling tegengaan gaat niet alleen over het opruimen van het verleden, maar ook over het beheersen van de uitgaven en het maken van slimmere keuzes voor de toekomst. Hier lees je hoe je jezelf kunt voorbereiden op succes met toekomstige SaaS-aankopen:

Bepaal uw behoeften voordat u gaat winkelen

Bepaal, voordat je tools gaat bekijken, de specifieke bedrijfsdoelen of uitdagingen die een nieuwe SaaS-oplossing moet aanpakken. Betrek de belangrijkste belanghebbenden van de afdelingen die de tool daadwerkelijk gaan gebruiken erbij: vraag hun input over de functies en integraties die ze nodig hebben.

En grijp niet zomaar naar de eerste optie die opduikt. Neem de tijd om alternatieven te onderzoeken die misschien betere functies, flexibelere prijzen of naadloze compatibiliteit met je bestaande technologiestapel bieden.

Maak gebruik van gratis tests voor slimmer uitgavenbeheer

Gratis tests zijn uw kans om de banden aan te halen voordat u zich vastlegt. Moedig potentiële gebruikers aan om de functies van de tool te verkennen en ervoor te zorgen dat het aan hun behoeften voldoet. Gebruik deze periode om te testen hoe goed de tool integreert met uw bestaande software - een soepele gegevensstroom tussen apps kan de efficiëntie aanzienlijk verhogen.

Let tijdens het uitproberen goed op de gebruiksgegevens die veel platforms verstrekken. Deze gegevens zijn van onschatbare waarde voor het begrijpen van de gebruikersadoptie en om te bepalen of een betaald abonnement de kosten waard is.

Een gecentraliseerd goedkeuringsproces instellen

Met 65% van alle SaaS-apps wordt niet gesanctioneerd-Je hebt een gestandaardiseerd proces nodig voor alle SaaS-aankopen. Dit zorgt voor een goede doorlichting, verhoogt de veiligheid en voorkomt impulsieve, onnodige abonnementen.

Stel duidelijke criteria op voor het goedkeuren van nieuwe SaaS-tools. Deze criteria moeten onder meer betrekking hebben op de afstemming op bedrijfsdoelen, budgetbeperkingen en hoe goed de tool kan integreren met je bestaande systemen.

Stap 5. Overlappingen wegwerken om SaaS-kosten verlagen

Hoeveel tools in je portfolio zijn echt nodig? Analyseer uw hoofdlijst om te zien waar de functies van de ene tool overlappen met die van een andere. Concentreer u op functies die essentieel zijn voor uw workflows en gebruikersbehoeften en markeer de minder essentiële functies als mogelijke gebieden voor consolidatie.

Inventarisatie van functies

Begin met het samenstellen van een uitgebreide lijst van alle functies die elk van je SaaS-abonnementen biedt. Neem alles op, van kernfuncties tot minder bekende of onderbenutte functies. Organiseer deze functies op basis van hun primaire gebruikssituaties, zoals projectbeheer, communicatie of relatiebeheer.

Verken consolidatieopties

Het komt vaak voor dat verschillende afdelingen vergelijkbare tools gebruiken die hetzelfde doel dienen. Om de activiteiten te stroomlijnen, kun je overwegen om deze te consolideren in één platform dat aan ieders behoeften voldoet. ClickUp is een goed voorbeeld van een app die bedrijven vaak kiezen bij het vereenvoudigen van hun softwarestack.

Aan de andere kant gebruiken werknemers soms SaaS-oplossingen met veel functies, maar uiteindelijk maar een paar van de functies. Als je team ClickUp voor slechts één taak gebruikt, kan het overkill zijn. In dat geval kan het beter zijn om over te stappen op een meer gespecialiseerde tool.

Overweeg abonnementen te downgraden

Veel SaaS-tools hebben gedifferentieerde prijsplannen met verschillende functies. Overweeg een lagere prijs te kiezen voor tools met overlappende functies, zodat u de overbodige functies die u niet nodig hebt kunt verwijderen. 

Het is de moeite waard om op te merken dat de pay-per-use trend is een blijvertje, met naar verwachting 74% van de SaaS-bedrijven die gebruiksgebaseerde prijzen zullen aanbieden als onderdeel van hun model.

Je kunt ook kijken naar alternatieve SaaS-opties die de functies bundelen die je nu krijgt van meerdere abonnementen. Consolidatie op één enkel platform kan workflows stroomlijnen en de productiviteit aanzienlijk verhogen. verlaag uw SaaS-kosten.

Stap 6. Gebruik maken van benchmarking voor onderhandelingen

Onderhandelen over SaaS-kosten gaat niet over mooie praatjes, maar over koude, harde gegevens. Benchmarking is uw geheime wapen. Zo gebruik je het:

Marktinformatie verzamelen

Verdiep je in brancherapporten en SaaS prijstrends. Deze inzichten geven je de basis die je nodig hebt om met vertrouwen te onderhandelen.

Praat met collega's in uw branche. Zoek uit wat zij betalen voor vergelijkbare tools - kennis is macht en inzicht in de markt geeft u een voorsprong.

Sla online beoordelingsplatforms niet over. Deze staan vol met door gebruikers opgegeven prijsinformatie die kan onthullen wat anderen echt betalen.

Analyseer je gebruiksgegevens

Ken je cijfers voordat je aan tafel gaat zitten. Als je een tool niet optimaal gebruikt, is dat het teken om aan te dringen op een downgrade of korting.

Laat de waarde zien die de tool voor je bedrijf heeft, zoals productiviteitsstijgingen, grotere klanttevredenheid of kostenbesparingen. Dit gaat niet alleen over kosten besparen; het gaat over bewijzen waarvoor je bereid bent te betalen.

Tot slot, denk in het groot. Onderhandel over volumekortingen voor meerdere licenties of sluit een beter tarief af door een meerjarige overeenkomst af te sluiten. Benut elke hoek van de juiste SaaS-leverancierbeheer om de best mogelijke deal te sluiten.

Stap 7. Een registratiesysteem implementeren

Het beheer van een groeiende stapel SaaS-abonnementen kan snel uit de hand lopen. Een System of Record (SoR) is je antwoord om weer controle te krijgen, processen te stroomlijnen en SaaS-uitgaven te optimaliseren. Zo werkt het:

Bepaal uw behoeften

Begin met het identificeren van de kritieke datapunten die je moet bijhouden voor elke SaaS tool-abonnementsgegevens, gebruikerslicenties, verlengdata, gebruiksgegevens en kosten. Bedenk wie toegang moet hebben tot deze gegevens en hoe ze gebruikt zullen worden. Je SoR moet gebruiksvriendelijk zijn en gemakkelijk toegankelijk voor iedereen die het nodig heeft.

Kies de juiste oplossing om SaaS-kosten verlagen

Ga voor complexe SaaS-omgevingen voor SoR-software met geavanceerde functies zoals geautomatiseerde gegevensverzameling, robuuste rapportagetools en integratiemogelijkheden. Zorg ervoor dat het naadloos integreert met je bestaande boekhoud- of ERP-systemen. Het doel? Vermijd datasilo's en behoud een uniform financieel overzicht.

Je SoR vullen en onderhouden

Werk je SoR regelmatig bij om de nauwkeurigheid te garanderen en kostenbesparingen te maximaliseren. Plan periodieke audits om het gebruik van licenties te vergelijken met abonnementsplannen - dit is waar je mogelijkheden vindt om uitgaven te optimaliseren.