Onderhandelen over SaaS-contracten om de beste deals te sluiten
en voorwaarden elke keer

De meeste bedrijven laten geld liggen wanneer onderhandelen over SaaS-contracten. Maar wat als je het script kunt omdraaien en de beste deal kunt sluiten in elke onderhandeling?

De waarheid is dat een strategische benadering van SaaS-contractonderhandelingen kan meer doen dan alleen geld besparen. Het kan de relaties met leveranciers verbeteren, de kwaliteit van de service verhogen en uw bedrijf klaarstomen voor succes op de lange termijn. 

In deze gids duiken we in SaaS-onderhandelingstactieken moet je met vertrouwen kunnen onderhandelen. Of het nu gaat om het gebruiken van economische gegevens of het beheersen van de kunst van het ruilen, deze tips zullen je helpen om een deal te sluiten die niet alleen goed is, maar ook geweldig.

Wat je nodig hebt om te beginnen SaaS-contractonderhandelingen

Bij Spendbase snappen we het - omgaan met meerdere leveranciers en contractvoorwaarden uitwerken kan hoofdpijn opleveren. Maar maak je geen zorgen, wij zijn er om je te helpen het proces soepel te laten verlopen. Dus, waar begin je?

Voordat je in SaaS-contractonderhandelingenNeem de tijd om de behoeften en doelen van je bedrijf grondig te beoordelen. Deze cruciale stap zorgt ervoor dat het SaaS-contract dat je kiest niet alleen past bij je huidige activiteiten, maar je ook klaarstoomt voor toekomstige groei.

Functionele vereisten definiëren

Voordat je een SaaS-oplossing aanschaft, moet je precies bepalen welke functies en mogelijkheden je bedrijf nodig heeft. SaaS kopen Dit proces vereist inzicht in de gebruikersbehoeften, of de oplossing kan worden geïntegreerd met uw bestaande systemen en of de oplossing uw unieke workflows ondersteunt.

• Vereisten voor de gebruiker. Zoek uit hoeveel gebruikers toegang nodig hebben en welke rollen ze spelen in het gebruik van de SaaS-applicatie.
• Integratiebehoeften. Controleer hoe goed de SaaS-oplossing compatibel is met je huidige IT-installatie en andere belangrijke software.
• Operationele workflows. Identificeer welke processen de SaaS moet stroomlijnen om de efficiëntie te verhogen.

Schaalbaarheid en toekomstige vereisten beoordelen

Kijk vooruit. Denk na over de groei van je bedrijf en met welke schaalbaarheidseisen je te maken kunt krijgen. De SaaS-overeenkomst moet flexibel genoeg zijn om toekomstige uitbreidingen en veranderende behoeften aan te kunnen zonder je met extra kosten of onderbrekingen op te zadelen.

• Schaalbaarheidsvereisten. Zorg ervoor dat de SaaS-product kan met je bedrijf meegroeien en zich naar behoefte aanpassen aan meer gebruikers en uitgebreidere functionaliteiten.
• Flexibiliteit in licenties en gebruik. Onderhandel over voorwaarden waarmee je licenties, gebruikerstoegang en functies kunt aanpassen naarmate je bedrijf zich ontwikkelt.

Door deze basis te leggen, stem je de SaaS-oplossing niet alleen af op je huidige activiteiten, maar zorg je er ook voor dat je bedrijf zich met minimale wrijving kan aanpassen aan toekomstige veranderingen.

Beste praktijken voor onderhandelen over SaaS-contracten

Bij het onderhandelen over een SaaS-contract gaat het niet alleen om het krijgen van een goede deal, maar ook om het veiligstellen van voorwaarden die overeenkomen met je budget, passen bij je operationele behoeften en risico's minimaliseren. Hier lees je hoe je ervoor zorgt dat je gedekt bent:

Slim omgaan met prijsmodellen

Begrijpen hoe SaaS-prijzen zodat je de beste deal kunt sluiten die past bij het gebruik en het budget van je bedrijf.

• Prijzen per gebruiker versus gedifferentieerde prijzen. Zoek uit of betalen per gebruiker of kiezen voor een gelaagd model zinvoller is voor je team.
• Kwantumkortingen en bundels. Mis geen kortingen - vraag naar prijsvoordelen voor het toevoegen van meer gebruikers of het bundelen van services.

Leg uw SLA's vast

Je service level agreements (SLA's) zijn je vangnet. Zorg ervoor dat ze glashelder en afdwingbaar zijn.

• Prestatiemetingen instellen. Leg specifieke gegevens vast, zoals uptimegaranties, responstijden en deadlines voor het oplossen van problemen.
• Straffen opleggen. Als de verkoper een fout maakt, zorg er dan voor dat je gecompenseerd wordt. Boetes of servicekredieten moeten niet-onderhandelbaar zijn.

Gegevensbeveiliging frontaal aanpakken

Gegevensbeveiliging is niet zomaar een selectievakje, zeker niet als je te maken hebt met gevoelige informatie. Zorg ervoor dat je SaaS-leverancier in staat is om te voldoen aan GDPR of CCPA.

• Controleer hun gegevenspraktijken. Zoek uit hoe ze omgaan met versleuteling, toegangscontrole en back-ups.
• Eis bewijs. Zorg voor papierwerk. Certificaten en auditrapporten zijn ononderhandelbaar als het gaat om de bescherming van je gegevens.

Flexibiliteit inbouwen

Je behoeften zullen veranderen - zorg ervoor dat je contract mee kan veranderen.

• Onderhandelen over contractvoorwaarden voor lengtes en verlengingen. Houd een oogje op contractverlenging voorwaarden. Automatische verlengingen kunnen een valstrik zijn, dus zorg ervoor dat je opnieuw kunt onderhandelen als dat nodig is.
• Plan je vertrek. Weet hoe je eruit kunt stappen. Stel duidelijke voorwaarden voor het beëindigen van de licentieovereenkomstinclusief gegevensextractie en eventuele vergoedingen.

Door deze best practices te volgen, vergrendel je het volgende contracten die meer doen dan alleen de juiste vakjes aankruisen - ze geven je de flexibiliteit en zekerheid die je nodig hebt om te groeien. De volgende keer bekijken we hoe u het succes van uw SaaS-contracten om er zeker van te zijn dat je krijgt waar je voor betaalt.

Juridisch en naleving voor Onderhandelen over SaaS-contracten

Navigeren door het juridische landschap van SaaS-contracten vereist meer dan alleen een scherp oog-het vereist expertise in technisch contractenrecht. Een juridisch adviseur inschakelen om contractvoorwaarden onderhandelen is van cruciaal belang om de belangen van uw bedrijf te beschermen en ervoor te zorgen dat u blijft voldoen aan de wettelijke vereisten.

Contractvoorwaarden herzien

Verlies de kleine lettertjes niet uit het oog. Bestudeer grondig alle contractvoorwaarden om de verantwoordelijkheden, aansprakelijkheden, intellectuele eigendomsrechten en hoe geschillen zullen worden behandeld te verduidelijken.

• Beperking van aansprakelijkheid. Stel duidelijke grenzen aan de aansprakelijkheid voor schade als gevolg van onderbrekingen in de dienstverlening, datalekken of andere incidenten. Laat dit niet aan het toeval over.
• Intellectuele eigendomsrechten. Leg vast wie de eigenaar is van wat - of het nu gaat om uw gegevens, inhoud of aanpassingen die zijn ontwikkeld tijdens de looptijd van het contract.

Problemen met jurisdictie en naleving aanpakken

SaaS-contracten kan aanzienlijke gevolgen hebben voor de jurisdictie, vooral bij internationale overeenkomsten. Zorg ervoor dat je voldoet aan alle toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot gegevensprivacy, consumentenrechten en elektronische transacties.

• Internationale gegevensoverdracht. Controleer of de SaaS-aanbieder voldoet aan de internationale regelgeving voor gegevensoverdracht en de nodige mechanismen heeft voor rechtmatige grensoverschrijdende gegevensverwerking.
• Wetten voor consumentenbescherming. Wees op de hoogte van wetten voor consumentenbescherming die van toepassing kunnen zijn op uw SaaS-overeenkomstenmet name in de regio's waar uw organisatie actief is of gegevens opslaat.

Door deze juridische en compliance-bases af te dekken, beschermt u uw bedrijf tegen mogelijke valkuilen en zorgt u ervoor dat uw SaaS-contracten zijn niet alleen effectief, maar ook juridisch verantwoord.

Beheer van implementatie en post-onderhandelingen

Een gunstige SaaS-overeenkomst is nog maar het begin. Om echt de vruchten te plukken van je SaaS-investering, is een effectieve implementatie en doorlopende contractbeheer zijn essentieel. Zo haal je het meeste uit je SaaS-product en behoud je een sterke relatie met je leverancier.

Begin met een solide plan. Schets de implementatietijdlijnen, trainingsprogramma's voor gebruikers, strategieën voor gegevensmigratie en integratiestappen met bestaande systemen. Het doel? Minimale verstoring en een soepele overgang.

Doe het niet alleen. Betrek de belangrijkste belanghebbenden op het gebied van IT, juridische zaken, financiën en bedrijfsvoering bij het planningsproces. Dit zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit en dat de implementatie in lijn is met de doelstellingen van uw organisatie.

Verandering beheren. Het is moeilijk, vooral als het om nieuwe technologie gaat. Gebruik strategieën voor verandermanagement om de overgang te vergemakkelijken, de acceptatie door gebruikers aan te moedigen en eventuele weerstand of uitdagingen direct aan te pakken.

Relaties met leveranciers beheren

Je relatie met de SaaS-leverancier eindigt niet zodra het contract is getekend. Zorg voor duidelijke communicatiekanalen en samenwerkingsmechanismen om de prestaties te controleren, problemen snel aan te pakken en het gebruik van de SaaS-oplossing voortdurend te optimaliseren.

• Regelmatige prestatiebeoordelingen. Houd in de gaten hoe goed de leverancier presteert door regelmatige prestatiebeoordelingen uit te voeren op basis van de overeengekomen SLA's en belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's).
• Feedback en voortdurende verbetering. Schroom niet om constructieve feedback te geven. Het is tweerichtingsverkeer - uw inzichten kunnen bijdragen aan voortdurende verbetering en innovatie van de service die u ontvangt.

Door je op deze gebieden te richten, zorg je niet alleen voor een succesvolle implementatie, maar bouw je ook aan een langdurig partnerschap dat de waarde van je SaaS-investering maximaliseert.

Onderhandelingstips voor SaaS-contracten om de beste deal te sluiten

Onderhandelen over SaaS-contracten is een kunst en een wetenschap - het gaat om meer dan alleen maar afdingen op de prijs. Om de beste deal te sluiten, heb je een mix van strategie, invloed en creativiteit nodig.

Gebruik een ruilhandel

Accepteer niet zomaar het eerste aanbod - gebruik wat je hebt om te krijgen wat je wilt. Als je iets waardevols te bieden hebt aan je SaaS-leverancierals toegang tot je doelgroep, gebruik dat voor een korting. Bereid je verhaal van tevoren voor. Je kunt bijvoorbeeld aanbieden om hun service te promoten bij jouw doelgroep in ruil voor een prijsverlaging of zelfs gratis toegang. Overweeg doorverwijzingen, co-marketinginitiatieven of andere toegevoegde waarde die de deal voor beide partijen zoeter kan maken.

Onderhandelen over maximumprijzen

Een kleine prijsstijging lijkt nu misschien niet veel voor te stellen, maar over een paar jaar zul je blij zijn dat je de prijs hebt gemaximeerd. Onderhandel over limieten voor prijsstijgingen in de komende jaren. Om de pot zoeter te maken voor de leverancier, kun je aanbieden om een twee- of driejarige overeenkomst af te sluiten in plaats van jaarlijks te verlengen. SaaS-verkopers geven de voorkeur aan langere verbintenissen omdat dit stabiele inkomsten garandeert en hun kosten verlaagt - ze hoeven niet voor elke jaarlijkse verlenging een vertegenwoordiger te betalen.

Een strategie creëren

Elk verzoek moet een reden hebben. Maak een verhaal dat rechtvaardigt waarom je minder wilt uitgeven. Misschien heb je betaald voor meer licenties dan je nodig hebt, of misschien betaal je voor een pakket met functies die je nooit gebruikt. Je kunt ook vermelden dat je concurrenten overweegt die vergelijkbare services goedkoper aanbieden. Het belangrijkste is om je verzoeken te onderbouwen met een goede reden.

Bewapen jezelf met economische gegevens

Kennis is macht, vooral als het om prijzen gaat. Als je weet hoe de prijsinflatie van SaaS zich verhoudt tot de algemene marktinflatie, kun je je voordeel doen bij de onderhandelingen. Aarzel niet om verkopers te vragen om hun prijsverhogingen te rechtvaardigen. Gebruik de economische gegevens die je hebt verzameld om weloverwogen tegenoffertes te doen.

De juiste grootte voor uw SaaS-licenties

Kijk eens goed naar je huidige abonnementen. Heb je echt alle licentieovereenkomsten waar je voor betaalt? Zit u op het juiste serviceniveau? Beoordeel of uw bedrijf de tools volledig gebruikt of dat er ruimte is om te downgraden, licenties te verminderen of zelfs sommige abonnementen helemaal te annuleren.

Verzamel echte aanbiedingen

Gebruik concurrentie in je voordeel. Besteed tijd aan het verzamelen van offertes van andere leveranciers voordat je begint te onderhandelen. Of gebruik een B2B SaaS-beheerprogramma die gegevens verschaft over prijsbenchmarks. Of het nu gaat om enterprise hosting, CRM's of andere oplossingen, weten wat er nog meer is versterkt je onderhandelingspositie. Je bent misschien niet van plan om over te stappen, maar de geloofwaardige dreiging om dat te doen kan leiden tot een betere deal. Bovendien ontdekt u misschien een alternatief dat nog beter aansluit bij uw behoeften.

Gebruik kleine trucjes om de best mogelijke deal

• Begin met een kaart met 0 saldo als je je voor het eerst aanmeldt, dus als je de verlengingsdatum mist, wordt er niets in rekening gebracht.
• Gebruik Spendbase SaaS Inzicht in prijzen om te zien wat experts en gebruikers zeggen over de prijsaanpak van verschillende leveranciers.
• Upgrade niet meteen - vraag om een proefperiode om nieuwe functies te testen zonder de extra kosten.
• Als er studenten onder je werknemers zijn, vraag dan naar studentenlicenties: ze worden vaak met korting geleverd.
• Analyseer hoeveel licenties je eigenlijk nodig hebt. Veel bedrijven betalen voor functies die ze nooit gebruiken of verzuimen abonnementen te deactiveren wanneer werknemers vertrekken.

Door deze onderhandelingstips toe te passen, krijg je niet alleen betere voorwaarden, maar bouw je ook sterkere, meer op samenwerking gerichte relaties op met je SaaS-providers. Vergeet niet dat een goede deal niet alleen over de prijs gaat, maar ook over de waarde die je ervoor terugkrijgt.