Inkoop

Gebruik procure-to-pay procesautomatisering om uw activiteiten uit te breiden

Inkoop kan vervelend zijn. Fouten, een overvolle inbox met e-mails en tijdrovende handmatige processen. Maar er is een eenvoudiger manier: Versnel uw groei met automatisering.

Kleine fouten zijn een geaccepteerd onderdeel van het dagelijkse werk. Iedereen is menselijk, toch? Maar als je bedrijf groeit, kunnen één of twee fouten per medewerker zich opstapelen en aanzienlijke knelpunten veroorzaken in het inkoopproces die leiden tot vertragingen bij projecten en teleurgestelde klanten. 

Heb jij Heb je de laatste tijd meer problemen met je inkoop dan beloningen? Hier zijn enkele belangrijke indicatoren die aangeven dat het tijd is om verder te gaan dan handmatig inkopen:

  • Een hoog volume aan Shadow IT en Maverick-uitgaven
  • Vertragingen en knelpunten bij goedkeuring
  • AP inefficiënties en onnauwkeurigheden
  • Dubbele of te veel betaalde facturen
  • Opgeblazen budgetten
  • Procedures met terugwerkende kracht

Medewerkers sturen de ontwikkeling van je bedrijf en hebben geen tijd voor langdurige SaaS-acquisitieprocedures. Maar juist in tijden van groei zijn soepele processen en snelle acties het hardst nodig.

Procure-to-pay technologie is uw ticket uit deze tijdsparadox. Als we het procure-to-pay proces onderzoeken, zien we op hoeveel gebieden technologie voordelen kan bieden. 

Wat is het procure-to-pay proces?

Inkoopsoftware uit het verleden verzorgde de opslag van leveranciers- en inkoopinformatie, maar volstond niet voor efficiënte verwerking. Hoe is procure-to-pay anders?

In plaats van een enkelvoudige focus, omvat het p2p-proces de hele cyclus van activiteiten die betrokken zijn bij het verwerven van SaaS. Van het identificeren van een behoefte tot inkooporders, het matchen van facturen en contractbeheer, automatisering speelt een belangrijke rol in een soepel procure-to-pay systeem. 

P2p-softwareoplossingen zijn het hulpmiddel bij uitstek voor succesvolle, groeiende bedrijven die inzien dat ze hun tijd en moeite beter kunnen besteden aan innovatie dan aan spreadsheets. 

Naast operationele stroomlijning besparen p2p-tools budget op gebieden die vatbaar zijn voor kostenverspilling. Organisaties zien zelfs tot 60% verbetering in zichtbaarheid van uitgaven en uitgavenbeheer bij gebruik van een P2P-platform. 

Dit komt omdat automatisering van inkoop zowel tactische dagelijkse acties als strategische planning aankan. Het vinkt niet slechts één element van inkoop aan; het optimaliseert de korte- en langetermijnpraktijken om je financiële gezondheid intact te houden. 

Maar met zoveel kleine stappen in de procure-to-pay cyclus, hoe weet je welke je p2p software moet automatiseren? 

Zeven processen om te automatiseren in je procure-to-pay cyclus 

De beste inkooptools voor het MKB maak gebruik van procure-to-pay automatisering en geef prioriteit aan de volgende gebieden voor maximale kostenefficiëntie, productiviteit en bedrijfsgroei.

1. Inkoopaanvraag (PR)

Wat is de e-mailtitel voor aankoopaanvragen? En wie moet ik kopiëren? 

Deze vragen zijn slechts een tipje van de sluier van praktische vertragingen aan het begin van de inkoopcyclus. Verwijzend naar handmatig beleid, is het opstellen en verzenden van e-mails met de benodigde informatie en links lastig en tijdrovend. 

Automatisering van PR's stroomlijnt dit proces en stelt werknemers in staat om hun verzoeken digitaal in te dienen. 

Procure-to-pay software maakt het mogelijk om snel inkoopaanvragen te genereren en in te dienen met gestandaardiseerde sjablonen om de procedures binnen het bedrijf consistent te houden. 

PR's worden automatisch getoetst aan interne beleidsregels en voorschriften, waardoor er minder terugzendingen zijn. 

De uren die je bespaart op het schrijven, controleren en opnieuw doen van inkoopaanvragen, kun je weer investeren in winstgevende projecten voor het bedrijf. Uw medewerkers zullen u ook dankbaar zijn voor het wegnemen van hun frustraties. 

2. Goedkeuring van aankoop

Goedkeuringen kunnen aanvoelen als in slow motion door hoepels springen. De tijd die je kwijt bent aan het 'najagen' van aankoopaanvragen kan veel beter worden besteed aan het onderhouden en uitbreiden van het bedrijf.

Automatisering geeft je die tijd terug. Goedkeuringen worden direct doorgestuurd naar de juiste goedkeurders, vaak via een handige integratie met je communicatiesoftware, zoals Slack. Dit houdt alles zichtbaar en haalbaar voor iedereen. 

Lineaire goedkeuringsworkflows behandelen standaard PR's, maar automatisering heeft meer mogelijkheden. Goed beoordeelde procure-to-pay tools beschikken over dynamische en voorwaardelijke goedkeuringsworkflows die kunnen worden aangepast aan de behoeften van uw bedrijf en die het budget en de financiële doelstellingen weerspiegelen. 

Een dynamische workflow zal bijvoorbeeld een goedkeuringsverzoek automatisch doorsturen naar een hogere manager als de prijs vooraf gedefinieerde limieten overschrijdt. Een workflow voor voorwaardelijke goedkeuring kan automatisch worden teruggestuurd als bepaalde parameters ontbreken. PR's die niet voldoen aan de bedrijfsdoelstellingen worden snel teruggestuurd voordat er kosten worden gemaakt. 

3. Verkopersselectie

Het is gemakkelijk om vast te lopen bij het kiezen van een leverancier. Je moet specifieke softwarefuncties onderzoeken, prijsplannen uitpluizen, de reputatie van bedrijven controleren, reviews lezen... Het kan weken duren. Vermenigvuldig dat nu eens met minstens drie, want je selectieproces houdt wijselijk in dat je minstens een paar leveranciers moet vergelijken. Onmogelijk!

Maak kennis met P2P-software. Vanaf het allereerste begin werkt het met u samen. Uw software herbergt uw leveranciersdatabase zodat u ze gemakkelijk kunt matchen met de oplossing die u nodig hebt. Uw perfecte leverancier kan al in uw systeem zitten en uw inkoopplatform maakt hem zichtbaar.

Als je dieper wilt graven en kleinere details tussen topleveranciers wilt vergelijken, kunnen P2P tools gedetailleerde statistieken over KPI's leveren om je te helpen bij je besluitvorming. Analyse van statistieken zoals uitgaven per leverancier, nalevingspercentage en nauwkeurigheid van facturen geeft u vertrouwen in uw keuze. 

Real-time statistieken geven je ook de mogelijkheid om de beste prijzen te bedingen in onderhandelingen met leveranciers zonder het tijdrovende gedoe van spreadsheets verzamelen. 

Wilt u nog meer tijd en kosten besparen? De hoogste kwaliteit procure-to-pay tools bieden strategische sourcing partners die deskundig zijn geplaatst met business intelligence om tot 60% van uw cloudfacturen te winnen. 

4. Inkooporder (PO) aanmaken

Tijd om serieus te worden. Een inkooporder moet nauwkeurig zijn. Niemand wil dat er een auditvlag wordt gehesen vanwege een slordige inkooporder die belangrijke informatie mist. Dus hoe kunnen inconsistenties worden vermeden?

Automatisering garandeert een georganiseerde en zorgvuldige aanpak. PO's kunnen worden gegenereerd op basis van goedgekeurde aanvragen in je procure-to-pay software en bevatten up-to-date informatie die rechtstreeks uit je leveranciersinventaris wordt gehaald. 

Consistente PO's in uw hele bedrijf maken alle aankopen relevant en waardevol. Je procure-to-pay software integreert ook met boekhoudsoftware om de kostenefficiëntie te behouden. Dit is nog een belangrijke functie die verspilling beter zichtbaar maakt en dure verrassingen in de toekomst voorkomt.

Er kunnen geautomatiseerde workflows worden ingesteld om inkooporders snel te behandelen op basis van interne voorwaarden, zoals leveranciersgegevens en goedkeuringen. Wanneer PO's worden verzonden, houdt de software dit bij zodat jij dat niet hoeft te doen. De activiteit, datum, tijdstempel en details worden vastgelegd in een audit trail voor eenvoudige toegang en zichtbaarheid.

Automatisering van waarschuwingen stelt het relevante personeel op de hoogte wanneer leveranciers de inkooporder hebben geaccepteerd, en het soepele proces gaat verder zonder dat handmatige tussenkomst nodig is.

5. Goedkeuring factuur

SaaS-facturen zijn vaak een natuurkracht. Uw factuur kan pagina's lang zijn en kleine details bevatten waarnaar moet worden verwezen. Opnieuw verliezen goedkeurders tijd en energie aan een proces dat gedigitaliseerd zou kunnen worden. 

Automatisering speelt een cruciale rol bij het verwerken van facturen en het vrijmaken van personeel om zich te concentreren op meer strategische bedrijfsdoelstellingen. Procure-to-pay-systemen automatiseren gegevensextractie, het matchen van facturen en het identificeren van afwijkingen. 

Omdat alle informatie gecentraliseerd is en je software gekoppeld is aan je boekhoudprogramma, is het risico op te hoge betalingen en dubbele facturen weggenomen. De meest bekwame P2P aanbieders maken gebruik van een drieweg matching van facturen, wat vergelijkt:

  1. De beschrijving, hoeveelheid, kosten en voorwaarden van de inkooporder van het bedrijf
  2. De beschrijving en hoeveelheid van de goederen op het ontvangstbewijs
  3. De beschrijving, hoeveelheid, kosten en voorwaarden op de factuur van de verkoper

Gestroomlijnde workflows automatiseren het goedkeuringsproces van facturen na het matchingsproces. Stakeholders ontvangen direct waarschuwingen en kunnen accurate facturen snel goedkeuren. Geen vertragingen meer!

6. Betaling leverancier

Je hebt tot nu toe zo'n gestaag inkoopproces gehad, dus het zou zonde zijn als een vertraagde of onnauwkeurige betaling dat zou verpesten. 

Procure-to-pay-software integreert met je ERP- of boekhoudsysteem, wat betekent dat je zowel de inkoop ten opzichte van het budget kunt bijhouden als een nauwkeurige financiële administratie kunt bijhouden voor kostenbewustzijn op de lange termijn. 

Na je eerste aankoop kun je geautomatiseerde betalingsschema's instellen en digitale kaarten gebruiken om je betalingen efficiënter en nauwkeuriger te maken. Tijdige betalingen houden je prognoses nauwkeurig en je leveranciers tevreden. 

P2p tools vergemakkelijken ook het automatisch verlengen van abonnementen. Het is echter verstandig om snel te reageren op verlengingsherinneringen op je dashboard. Je wilt geen belangrijke kansen missen om opnieuw te onderhandelen over je SaaS-prijzen of om deals veilig te stellen. 

7. Contractbeheer

Nu je contract er is, ben je misschien geneigd om het onaangeroerd te laten. Het beheren van contracten, het opslaan van gegevens en het regelmatig beoordelen kan aanvoelen als een enorme taak, vooral als je honderden apps binnen het bedrijf moet verwerken. Maar een verwaarloosd contract kan na verloop van tijd ernstige kostenlekkage verbergen. 

Procure-to-pay automatisering kan je handenarbeid uit handen nemen. Je kunt regelmatige herzieningsherinneringen instellen voor elk stuk software in je systeem, zodat je controle houdt over hun rendement op investering en onnodige kostenverspilling voorkomt. 

Als het tijd is voor een evaluatie, hoe weet je dan dat je SaaS goed presteert? Ook hier heeft je P2P-platform het inzicht. Belangrijke meetgegevens zoals kostenbesparing en beschikbaarheid of rating van leveranciers zorgen ervoor dat je SaaS consistent in het voordeel van je bedrijf werkt.

Het automatiseren van deze zeven stappen in je inkoopcyclus leidt tot kostenbesparingen, verbeterde relaties met leveranciers, betere naleving en snellere verwerkingstijden. Laten we eens kijken welke specifieke KPI's hier de vruchten van plukken. 

Waar ziet u de voordelen van procure-to-pay in uw bedrijf?

Het is inmiddels geen geheim meer dat zichtbaarheid van aanbestedingen is de sleutel tot het beheren van SaaS-aankopen. Als je het kunt zien, kun je het controleren, en dat wordt nog makkelijker met automatisering. 

Uw P2P-automatisering biedt nauwkeurig en tijdig inzicht in waar waarde kan worden geoptimaliseerd. Welke KPI's kunt u verwachten te verbeteren als gevolg van uw geautomatiseerde procure-to-pay-traject? 

Uitgaven onder beheer

Nu lange goedkeuringstijden zijn uitgebannen, voelen medewerkers niet langer de drang om problemen in een opwelling op te lossen. Schaduw-IT en buitenbeentje-uitgaven nemen af en je gegevens over uitgaven onder beheer laten een positieve trend zien van goedgekeurde SaaS in je stack. 

Uw volledig transparante inkoop software houdt je controle over aankopen en aanvragen.

Gemiddelde kosten per factuur

Een grotere nauwkeurigheid door het automatisch matchen van facturen en integratie met financieringssoftware betekent lagere gemiddelde kosten. Met technologie kunnen te hoge betalingen of dubbele facturen eenvoudig worden voorkomen. 

De besparingen die je realiseert, kun je toevoegen aan de budgetten die het het hardst nodig hebben binnen je organisatie of reserveren voor innovatieve ontwikkeling. 

Variatie aankoopprijs

Als je geen recidivist bent met betalingsachterstanden, zien leveranciers je als een partner. Gezonde relaties maken de weg vrij voor toegang tot deals en kortingen en maken het onderhandelen over prijzen gemakkelijker. 

De variatie in je aankoopprijs zal groter zijn naarmate je meer SaaS-besparingen realiseert. De beste procure-to-pay tools bedrijven meer dan $100,000 besparen door intelligente prijsinzichten en volumekortingen. 

Nauwkeurigheid van inkooporders en facturen

P2P-automatisering maakt gebruik van controles en controletrajecten die het risico op factuurfraude verkleinen en ervoor zorgen dat transacties veilig en nauwkeurig zijn. 

Dit bespaart niet alleen uren die beter besteed kunnen worden aan je bedrijfsdoelen, maar voorkomt ook boetes en kosten voor het herstellen van fouten. 

Nalevingspercentage

Uw bedrijf kan een 92% of hoger nalevingspercentage van PO's door automatisering van de inkoop, wat bijdraagt aan betere uitgavenbeheersing en algehele kostenefficiëntie. 

P2P-software zorgt ervoor dat u problemen niet langer handmatig hoeft te 'blussen' nadat ze zich voordoen, maar potentiële problemen met automatisering kunt opvangen voordat ze de tijd hebben om te ontkiemen. 

Real-time monitoring en audit trails zorgen ervoor dat je je uitgaven voor blijft, je compliance verbetert en je financiële prognoses robuuster worden.

Afhaalmaaltijden

Door over te stappen van handmatige processen op automatisering van procure-to-pay (P2P) kunnen bedrijven belangrijke knelpunten oplossen en kostbare tijd en middelen vrijmaken. Inkoop wordt slimmer, sneller en efficiënter. Lees hier hoe automatisering uw inkoopproces kan transformeren en waarom het tijd is om de sprong te wagen.

  1. Door inkoopaanvragen te automatiseren elimineer je onnodig handmatig werk en houd je de processen in je hele bedrijf consistent.
  2. Dynamische workflows voor inkoopgoedkeuringen versnellen de besluitvorming en zorgen ervoor dat financiële doelstellingen worden nageleefd.
  3. Verkopers selecteren wordt een fluitje van een cent met geautomatiseerde analyses die de gegevens leveren die je nodig hebt om slimmere beslissingen te nemen.
  4. Inkooporders worden automatisch gegenereerd en bijgehouden, zodat transacties altijd nauwkeurig en kosteneffectief zijn.
  5. Het matchen van facturen is gestroomlijnd, waardoor er minder fouten worden gemaakt, er minder te veel wordt betaald en er minder tijd wordt besteed aan het vergelijken van facturen.
  6. Betalingen aan leveranciers worden geautomatiseerd, waardoor betalingen op tijd plaatsvinden en het risico op late betalingen of overbelasting van relaties afneemt.
  7. Automatisering van contractbeheer houdt uw overeenkomsten op schema, met tijdige herinneringen om voorwaarden te herzien en kosten te optimaliseren.

Waar het op neerkomt? P2P-automatisering gaat niet alleen over tijdsbesparing, maar ook over het toekomstbestendig maken van uw inkoopproces voor groei op de lange termijn. Door het te omarmen, ontsluit u nieuwe niveaus van efficiëntie, nauwkeurigheid en kostenbeheersing.

Misschien wilt u het volgende lezen

Inkoop

P2P-software en alternatieven:
levenscyclus van inkoop automatiseren

Worstelt uw bedrijf met handmatige inkoop die de inkoop vertraagt en ruimte laat voor fouten? Laten we eens kijken of P2P tools uw probleem kunnen oplossen.

Inkoop

Zichtbaarheid van inkoop is de sleutel tot uw budgetcontrole

Het is moeilijk om de uitgaven van je bedrijf onder controle te houden. Inkoopinzicht verandert dat. Zonder zichtbaarheid glijden kosten weg. Met inzicht krijg je controle en bespaar je geld.

13 feb 2025

Inkoop

Beste inkoopsoftware voor kleine bedrijven en leveranciers
- Gerangschikt en beoordeeld

Kleine bedrijven kopen maandelijks een half dozijn nieuwe apps. Maar zijn uw SaaS-uitgaven grilliger dan georganiseerd? Kijk dan eens goed naar je inkoop.

Inkoop

Hoe kun je het inkoopproces van software soepel laten verlopen?

Zakelijke behoefte? Er zijn meer dan 30.000 SaaS apps... Tijd om te shoppen! Maar met een ineffectieve inkoop kan een andere app meer kostenverhogend dan kostenoptimaliserend werken.