P2P-software en alternatieven:
levenscyclus van inkoop automatiseren

Worstelt uw bedrijf met handmatige inkoop die de inkoop vertraagt en ruimte laat voor fouten? Laten we eens kijken of P2P tools uw probleem kunnen oplossen.

Als bedrijven uitbreiden, kan het handmatig beheren van inkoop leiden tot vertragingen, inefficiëntie en compliance risico's. 

Procure-to-pay (P2P) software, intake-to-pay en intake-to-procure (I2P) tools helpen bij het standaardiseren en automatiseren van verschillende onderdelen van het inkoopproces, verminderen handmatige taken en verbeteren de zichtbaarheid.

P2P-software automatiseert het hele proces, van de eerste aankoopaanvraag tot de betalingen, zodat er geen stap overgeslagen wordt. 

Intake-to-Procure-software daarentegen richt zich op de intake en goedkeuring van inkoopaanvragen, maar heeft geen betrekking op betalingen. 

Daarnaast gaat Intake-to-Pay nog een stap verder en biedt het een complete oplossing door zowel het intake- en goedkeuringsproces als het betalingsproces te automatiseren, waardoor een volledig geïntegreerde inkoopworkflow van aanvraag tot betaling ontstaat.

Dit artikel gaat in op de verschillen tussen deze oplossingen. We belichten de pijnpunten die elk van deze oplossingen oplost en leggen uit hoe automatisering de inkoopworkflows kan transformeren. 

We bespreken ook hoe bedrijven hun inkoopproces kunnen stroomlijnen met tools zoals Spendbase's SaaS-beheerplatform.

Inkoopproces en de fasen ervan

In elke organisatie omvat het inkoopproces een reeks gestructureerde stappen die ervoor zorgen dat elke aankoop in lijn is met de behoeften en financiële doelen van het bedrijf. 

Of je nu een nieuwe SaaS-tool aanschaft of onderhandelt over de verlenging van een bestaande service, dit proces moet gestroomlijnd en gestandaardiseerd worden. 

Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste stappen in het inkoopproces, die voor elke IT-directeur, inkoopmanager of CFO essentieel zijn om effectief te beheren.

Uitdagingen bij de aanschaf van software

Software-inkoop, vooral in organisaties met een groeiend SaaS-gebruik, brengt verschillende uitdagingen met zich mee die de efficiëntie en productiviteit kunnen schaden. Als bedrijven hun inkoopproces willen stroomlijnen, stuiten ze vaak op belangrijke pijnpunten die de besluitvorming vertragen.

1. Gebrek aan standaardisatie

Zonder een gestandaardiseerd inkoopproces volgen verschillende afdelingen of medewerkers hun eigen methoden om SaaS-oplossingen aan te schaffen, wat leidt tot inconsistenties en inefficiënties. 

Dit gebrek aan standaardisatie kan leiden tot dubbele aankopen, onbeheerde leverancierscontracten en nalevingsproblemen. Een gecentraliseerd en geautomatiseerd inkoopsysteem zorgt voor een uniforme aanpak van inkoop in de hele organisatie.

2. Handmatige goedkeuringsprocessen

Een van de meest tijdrovende aspecten van inkoop is het handmatige goedkeuringsproces. 

Teams moeten coördineren via e-mails en spreadsheets, wat leidt tot buitensporige heen-en-weer communicatie die aankopen vertraagt. Handmatige processen verhogen ook het risico op fouten tijdens het aanmaken van inkooporders of het doorlichten van leveranciers. 

Dit is waar p2p-software essentieel is, omdat het de goedkeuringsworkflows automatiseert, beslissingen versnelt en menselijke fouten vermindert.

3. Complexiteit van leveranciersbeheer

Het beheren van meerdere leveranciers kan overweldigend worden omdat verschillende contracten verschillende voorwaarden, verlengingsdata en prijsstructuren hebben. 

Zonder een uniform inkoopproces wordt het een uitdaging om alle leveranciersovereenkomsten bij te houden, wat kan leiden tot gemiste verlengingen of onbeheerde kosten. 

Een procure-to-pay oplossing vereenvoudigt het leveranciersbeheer door real-time inzicht te bieden in het contract van elke leverancier, waardoor het eenvoudiger wordt om verlengingen af te handelen en prestaties te controleren.

4. Gebrek aan zichtbaarheid

Een andere belangrijke uitdaging is het gebrek aan inzicht in softwareaankopen en -gebruik binnen de organisatie. Wanneer de inkoop gedecentraliseerd is, hebben IT- en financiële teams vaak moeite om de uitgaven bij te houden of ervoor te zorgen dat de aankopen voldoen aan het interne beleid. 

Schaduw-IT kan ook een probleem worden, waarbij werknemers ongeautoriseerde SaaS-tools aanschaffen. 

Zodra bedrijven het procure-to-pay systeem implementeren en abonnementenbeheer voor SaaS-toolsZe kunnen de zichtbaarheid verbeteren en zorgen voor compliance door inzicht te krijgen in elke inkoopaanvraag, inkooporder en factuur.

De integratie van P2P-automatiseringstools in uw inkoopworkflow helpt deze uitdagingen aan te gaan door vervelende processen te automatiseren, de naleving te verbeteren en het real-time overzicht op aankopen te vergroten. 

Door de goedkeuringsworkflow te standaardiseren en de communicatie met leveranciers te automatiseren, blijft het inkoopproces efficiënt, transparant en afgestemd op de bedrijfsdoelen.

Procure-to-pay software en de rol ervan

P2P-software speelt een cruciale rol bij het automatiseren en stroomlijnen van de hele inkoopcyclus, van de eerste aankoopaanvraag tot de uiteindelijke betaling van een factuur. 

P2P tools helpen bedrijven om tijd te besparen, handmatige fouten te verminderen en meer controle te krijgen over hun financiële activiteiten. 

Hier bekijken we welke onderdelen van het inkoopproces P2P omvat, welke voordelen het biedt en hoe het verschilt van alternatieve oplossingen zoals Intake-to-Procure en Intake-to-Pay.

Welk deel van het inkoopproces bestrijkt P2P-software?

P2P-software automatiseert de downstreamactiviteiten van inkoop, die verschillende stappen omvatten.

Welke problemen lost P2P-software op voor IT-teams?

P2P-software helpt IT-teams bij het overwinnen van belangrijke uitdagingen, zoals:

Handmatige processen. Traditionele inkoopprocessen omvatten veel handmatige stappen, zoals het e-mailen van goedkeuringen en het aanmaken van inkooporders. P2P-software automatiseert deze, vermindert fouten en versnelt workflows.

Gebrek aan naleving en zichtbaarheid. Zonder geautomatiseerde hulpmiddelen kunnen ongeoorloofde aankopen door de vingers glippen en is naleving van het inkoopbeleid moeilijk af te dwingen. P2P-systemen bieden volledige zichtbaarheid en zorgen voor naleving door elke stap te volgen.

Vertraagde betalingen. Vertragingen bij de goedkeuring van facturen kunnen de relatie met leveranciers schaden. P2P automatiseert dit proces, zorgt voor tijdige betalingen en verbetert de tevredenheid van leveranciers.

Beheer van leveranciersrelaties. Het beheren van meerdere leveranciers en contracten kan een hoofdpijn zijn zonder gecentraliseerde tracering. P2P-systemen vereenvoudigen het leveranciersbeheer en geven IT-teams een realtime overzicht van alle lopende contracten en verlengingen.

Voorbeelden van P2P software-oplossingen

Coupa (voor bedrijven). Coupa is een van de meest robuuste procure-to-pay (P2P) platforms voor grote ondernemingen. 

Het onderscheidt zich door zijn uitgebreide automatiseringsfuncties, waarmee bedrijven alles van inkoop tot facturatie met gemak kunnen beheren. Met realtime inzicht in het uitgavenbeheer biedt Coupa één enkel platform om alle inkoopactiviteiten te volgen en te optimaliseren.

• Bestedingsoptimalisatie: Coupa biedt realtime inzicht in bedrijfsuitgaven, helpt bedrijven kosten te verlagen en de efficiëntie van hun inkoop te verbeteren. De functie voor uitgavenanalyse verzamelt gegevens en biedt bruikbare inzichten om inkoopbeslissingen te optimaliseren.
• Beheer van leveranciers: Het platform bevat tools voor samenwerking met leveranciers, waarmee bedrijven in contact kunnen komen met leveranciers, kunnen onderhandelen over voorwaarden en de prestaties van leveranciers kunnen beheren, wat vooral waardevol is voor bedrijven die te maken hebben met een wereldwijd leveranciersbestand.
• Integraties: Coupa integreert naadloos met grote ERP-systemen, zoals SAP en Oracle, en zorgt ervoor dat de inkoopactiviteiten aansluiten op de bredere bedrijfsactiviteiten. Deze integratie maakt naadloze gegevensoverdracht mogelijk, wat de algehele operationele efficiëntie verbetert.
• Duurzaamheidskenmerken: Met de functie Sustainable Business Spend Management (BSM) van Coupa kunnen bedrijven hun uitgaven bijhouden en de ecologische en sociale impact van hun inkoopkeuzes meten. Dit is een belangrijke differentiator voor bedrijven die prioriteit geven aan ESG-initiatieven (Environmental, Social, Governance).

Coupa is uitermate geschikt voor grote organisaties die een oplossing nodig hebben die grote hoeveelheden inkoopactiviteiten aankan en tegelijkertijd geavanceerde inzichten biedt voor strategische besluitvorming.

Waarom bedrijven voor Coupa kiezen:

• Geavanceerde tools voor uitgavenbeheer en realtime tracering.
• Uitgebreide functies voor leveranciersbeheer.
• Sterke integratie met ERP-systemen voor naadloze activiteiten.
• Focus op duurzaamheid en verantwoord inkopen.

SAP Ariba (voor ondernemingen). SAP Ariba is een andere toonaangevende inkoopoplossing die is ontworpen om te voldoen aan de behoeften van grote ondernemingen. Het wordt algemeen erkend voor zijn vermogen om end-to-end inkoopprocessen te verwerken, met sterke functies in leveranciersbeheer, contract lifecycle management en strategische sourcing.

• Samenwerking en beheer van leveranciers. Met de mogelijkheden voor leveranciersbeheer van SAP Ariba kunnen bedrijven wereldwijd leveranciers aanwerven, evalueren en met hen samenwerken. Het platform centraliseert leveranciersgegevens, waardoor het voor bedrijven eenvoudiger wordt om prestaties bij te houden en relaties te beheren.
• Contractbeheer. Met SAP Ariba kunnen bedrijven contractbeheerworkflows automatiseren en ervoor zorgen dat alle inkoopovereenkomsten op de juiste manier worden onderhandeld, goedgekeurd en opgeslagen. Met de contractopslagplaats kunnen gebruikers alle contractuele verplichtingen volgen en beheren.
• P2P-automatisering. SAP Ariba biedt volledige procure-to-pay automatisering, van aanvraag tot betaling. Het integreert met ERP-systemen zoals SAP S/4HANA, zodat de inkoopactiviteiten nauw aansluiten op het bredere financiële beheer.
• Naleving en risicobeheer. Een van de sterke punten van SAP Ariba is de nadruk op compliance en risicobeheer. Het platform helpt bedrijven ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de wettelijke vereisten en dat leveranciersrisico's worden geminimaliseerd door voortdurende controle en beoordeling.

Waarom bedrijven voor SAP Ariba kiezen:

• Uitgebreid contract- en leveranciersbeheer.
• End-to-end inkoopautomatisering.
• ERP-integratie voor een soepele gegevensstroom.
• Sterke functies voor risicobeheer en compliance.

Spendbase (voor het MKB). Spendbase is een ideale inkooptool voor kleine tot middelgrote bedrijven (MKB) die hun workflows voor intake en goedkeuring van aankopen willen automatiseren. 

De gebruiksvriendelijke interface vereenvoudigt het inkoopproces, waardoor bedrijven aanvragen, goedkeuringen en relaties met leveranciers efficiënt kunnen beheren zonder de complexiteit die doorgaans in bedrijfssystemen wordt aangetroffen.

• SaaS inkoopautomatisering. Spendbase automatiseert SaaS-inkoop van aanvraag tot verlenging, zodat MKB-bedrijven hun software-uitgaven efficiënter kunnen beheren. Het platform biedt een intuïtieve workflow die handmatige goedkeuringen vermindert en het inkoopproces versnelt, waardoor het een krachtig hulpmiddel is voor kleinere teams met beperkte inkoopmiddelen.
• Beoordelingen van SaaS-prijzen. Met Spendbase's Beoordelingen van SaaS-prijzenkunnen bedrijven softwareoplossingen vergelijken op basis van kosten en functies. Dankzij deze functie kunnen inkoopmanagers weloverwogen beslissingen nemen en de juiste tools kiezen om aan hun bedrijfsbehoeften te voldoen zonder te veel uit te geven. Door inzicht te bieden in de prijzen zorgt Spendbase ervoor dat bedrijven hun software-inkoopstrategie kunnen optimaliseren.
• Vernieuwingsbeheer. Een belangrijk voordeel van Spendbase voor het MKB is de mogelijkheid om contractverlengingen bij te houden. Het platform stuurt meldingen over komende verlengingen, zodat bedrijven opnieuw kunnen onderhandelen over voorwaarden of abonnementen kunnen opzeggen op basis van gebruiksgegevens. Dit voorkomt dure automatische verlengingen en helpt bedrijven hun SaaS-budget beter te beheren.

Waarom kmo's kiezen voor Spendbase:

• Flexibele lineaire en voorwaardelijke goedkeuringsworkflows.
• Integratie met Slack voor het gemak van werknemers.
• Eenvoudig beheer van vernieuwingen om onnodige kosten te vermijden.
• Een intuïtief en gebruiksvriendelijk platform waarvoor geen uitgebreide training nodig is.

Precoro (voor KMO's). is een andere populaire P2P-oplossing die is afgestemd op de behoeften van het MKB. Het vereenvoudigt het beheer van inkooporders, het bijhouden van budgetten en de communicatie met leveranciers, waardoor het een veelzijdige tool is voor bedrijven die hun inkoopprocessen willen stroomlijnen zonder complexe implementaties.

• Beheer van inkooporders. Precoro automatiseert het hele inkooporderproces, van het aanmaken en goedkeuren van inkoopaanvragen tot het ontvangen van goederen en het matchen van facturen. Dit helpt KMO's fouten te verminderen en ervoor te zorgen dat hun inkoopactiviteiten soepel verlopen.
• Budget bijhouden en rapporteren. Met de ingebouwde budgetopvolging stelt Precoro bedrijven in staat om hun uitgaven in realtime te volgen. Deze functie helpt MKB-bedrijven om binnen het budget te blijven en geeft inzicht in waar geld wordt toegewezen, zodat financiële controle gegarandeerd is.
• Communicatie met leveranciers. Precoro verbetert ook de communicatie met leveranciers door een centraal punt te bieden voor het beheren van leveranciersrelaties, bestellingen en betalingen. Dit maakt het voor KMO's gemakkelijk om duidelijke, georganiseerde communicatie met hun leveranciers te onderhouden, waardoor vertragingen en miscommunicatie worden verminderd.

Waarom MKB's voor Precoro kiezen:

• Uitgebreide automatisering van inkooporders om handmatig werk te verminderen.
• Real-time budgetopvolging om de inkoopkosten onder controle te houden.
• Gecentraliseerde communicatie met leveranciers om relaties met leveranciers te verbeteren.
• Gebruiksvriendelijke interface die geschikt is voor MKB's met beperkte inkoopmiddelen.

Software Alternatieven voor Procure-to-Pay: Intake-to-Procure vs. Intake-to-Pay

Software voor intake en inkoop

Intake-to-Procure (I2P) richt zich op de toeleveringsactiviteiten van inkoop: het vastleggen en beheren van inkoopaanvragen van medewerkers en het verkrijgen van interne goedkeuringen voordat inkooporders worden aangemaakt. 

Het biedt een gecentraliseerde interface waar alle inkoopaanvragen worden verwerkt, gevalideerd en goedgekeurd in samenwerking met inkoop-, financiële en IT-teams.

Welke problemen lost het op?

• Vermindert onbeheerde uitgaven door alle inkoopaanvragen in één systeem vast te leggen.
• Verbetert de betrokkenheid van werknemers door het aanvraagproces te vereenvoudigen.
  Een andere manier om de betrokkenheid van werknemers vergroten is door gebruik te maken van software voor beloningen van werknemerswaarmee prestaties worden erkend en motivatie wordt gestimuleerd via naadloos beloningsbeheer.

  Zorgt voor naleving door medewerkers te begeleiden bij de benodigde goedkeuringen

Voordelen:

• Stroomlijnt het goedkeuringsproces en vermindert knelpunten.
• Kan worden geïntegreerd met bestaande systemen, zoals P2P- en ERP-oplossingen.
• Verbetert de naleving en zichtbaarheid van inkoopactiviteiten.

Nadelen:

• Houdt zich niet bezig met downstreamactiviteiten zoals het verwerken van betalingen of het matchen van facturen.
• Beperkte mogelijkheden om relaties met leveranciers te beheren.

Software voor intake en betaling

Intake-to-Pay (I2P) combineert zowel upstream- als downstreamactiviteiten op het gebied van inkoop. Het omvat de hele cyclus, van het vastleggen van inkoopaanvragen tot het maken van inkooporders, het beheren van facturen en het verwerken van betalingen.

Welke problemen lost het op?

• Automatiseert het hele inkoopproces, van aanvraag tot betaling, en biedt één enkel platform voor alle inkoopactiviteiten.
• Verbetert de zichtbaarheid in de volledige inkooplifecycle, vermindert handmatig werk en zorgt voor tijdige verlengingen en betalingen.
• Ondersteunt compliance en het in realtime bijhouden van uitgaven.

Voordelen:

• End-to-end inkoopautomatisering.
• Meer controle over de hele inkoopcyclus, waardoor de operationele efficiëntie verbetert.
• Beter beheer van leveranciers en opvolging van vernieuwingen.

Nadelen:

• Implementatie kan complex zijn, vooral voor grotere organisaties met bestaande systemen.
• Vereist uitgebreidere training en verandermanagement om te integreren met de huidige workflows.