Inkoopuitdagingen beginnen met een verzoek: los ze op voordat ze een sneeuwbaleffect hebben

Haast creëert overal chaos. De haast om SaaS te implementeren creëert chaos bij inkoop. Het resultaat? Ongecontroleerd inkopen en verspilling van middelen.

De SaaS aanbestedingskwesties zijn ingewikkeld en gelaagd. Hoewel het totale traject van het identificeren van een behoefte tot het doen van een aankoop complex is, laten we wat licht schijnen op de eerste fase: intake-to-procure.

De inkoopproces begint met een verzoek van een werknemer. En dit intake tot inkoop Deze fase is vaak het meest verwaarloosde en chaotische deel van de hele operatie. 

Als je op zoek bent naar een oplossing, is dit de plek waar je je kunt verdiepen in veelvoorkomende inkoopuitdagingen en de oplossingen kunt vinden die werken.

Ongecontroleerd kopen van SaaS

Een van de grootste uitdagingen bij inkoop is het ongecontroleerd kopen van SaaS, ook bekend als "schaduw-IT". Dit gebeurt wanneer werknemers het gebruikelijke inkoopproces overslaan en op eigen houtje software kopen zonder de benodigde goedkeuringen te krijgen. 

Volgens Cisco, 80% van eindgebruikers software gebruiken die niet is goedgekeurd door IT. Deze aankopen lijken misschien een snelle oplossing voor zakelijke behoeften, maar kunnen op de lange termijn negatieve gevolgen hebben voor het bedrijf.

Wanneer werknemers software aankopen buiten de officiële kanalen om, verliezen bedrijven het overzicht over welke applicaties worden gebruikt. Dit kan leiden tot een mix van tools die niet goed samenwerken, waardoor workflows ingewikkelder en minder efficiënt worden. 

Daarnaast kan het gebruik van niet-goedgekeurde tools beveiligingsrisico's met zich meebrengen. 

Werknemers kunnen software kiezen die niet voldoet aan de beveiligingsregels van het bedrijf, waardoor gevoelige informatie in gevaar kan komen. IT-afdelingen kunnen moeite hebben om alles veilig te houden als ze niet weten welke software wordt gebruikt. 

Iemand kan zich bijvoorbeeld abonneren op een softwareoplossing om te voorzien in een kortetermijnbehoefte, maar als hij niet de juiste goedkeuring krijgt, kan hij uiteindelijk een leverancier kiezen die niet voldoet aan de beveiligingsstandaarden van het bedrijf, waardoor gevoelige klantgegevens in gevaar komen.

Spendbase biedt een inkoopplatform dat helpt bij het creëren van gecentraliseerd inzicht in het SaaS-gebruik, waardoor organisaties aankopen kunnen controleren, de afstemming van software op de bedrijfsbehoeften kunnen beoordelen en het beheer van leveranciers kunnen stroomlijnen.

Schending van de goedkeuringshiërarchie

Het overslaan van de goedkeuringshiërarchie is een van de meest voorkomende uitdagingen van inkoop. Er moeten duidelijke stappen zijn voor het evalueren en goedkeuren van softwareaankopen om ervoor te zorgen dat ze passen bij de bedrijfsdoelen en budgetten. Maar als werknemers deze processen overslaan, kan dat leiden tot geldverspilling, hoofdpijn over compliance en een rommelige organisatie.

Als werknemers bijvoorbeeld aankopen doen zonder de juiste goedkeuring te krijgen, kan dit leiden tot budgetoverschrijdingen. Als verschillende afdelingen soortgelijke abonnementen aanschaffen zonder dit te overleggen met de financiële afdeling, kan het bedrijf uiteindelijk veel meer uitgeven dan nodig is. Dit kan leiden tot spanningen tussen afdelingen en de algehele financiële gezondheid van het bedrijf beïnvloeden.

Het overslaan van het goedkeuringsproces kan ook leiden tot software van slechte kwaliteit die niet voldoet aan de behoeften van het bedrijf. Verschillende afdelingen kunnen hun eigen tools kiezen, wat kan leiden tot inconsistenties in kwaliteit en functionaliteit. Dit maakt het moeilijker voor teams om samen te werken en hun tools soepel te integreren.

Zonder het juiste toezicht kunnen werknemers ook tools kiezen die niet aan hun behoeften voldoen of belangrijke functies missen, wat leidt tot frustratie en tijdverlies wanneer ze proberen deze tools te laten werken.

Bovendien kan het niet volgen van inkoopprocessen het leveranciersbeheer in de war sturen. Bedrijven kunnen moeite hebben om goede relaties op te bouwen met leveranciers of betere deals te sluiten, waardoor ze potentiële kostenbesparingen en ondersteuning mislopen.

Als een van de top 10 inkooptools voor het MKBSpendbase standaardiseert goedkeuringsworkflows en zorgt er zo voor dat alle aankopen worden doorgelicht door de juiste belanghebbenden, waardoor het risico op ongeautoriseerde uitgaven afneemt.

Het goedkeuringsproces duurt te lang

De duur van het goedkeuringsproces kan leiden tot uitdagingen bij inkoop die het moreel en de productiviteit van je werknemers beïnvloeden. 

Wanneer medewerkers lang moeten wachten op goedkeuring van software, kan dat leiden tot frustratie. Teams kunnen het gevoel krijgen dat hun behoeften geen prioriteit krijgen, wat kan leiden tot desinteresse en verminderde productiviteit. 

Langdurige goedkeuringsprocessen kunnen ook leiden tot gemiste kansen, omdat teams niet snel genoeg kunnen handelen om belangrijke tools veilig te stellen. 

Een marketingteam kan bijvoorbeeld een nieuwe softwareoplossing ontdekken die hun campagnes kan verbeteren, maar als de goedkeuring te lang duurt, kan de lancering van een campagne vertraging oplopen. 

Spendbase helpt knelpunten te verminderen en versnelt het besluitvormingsproces. Met functies die snelle evaluaties en goedkeuringen mogelijk maken, kunnen teams de tools krijgen die ze nodig hebben zonder onnodige vertragingen.

Dubbele aanvragen voor dezelfde SaaS

Het bijhouden van dubbele aanvragen voor SaaS kan een heel gedoe zijn voor IT-teams. 

Wanneer teamleden via verschillende kanalen of afdelingssystemen verzoeken indienen, kan het gemakkelijk gebeuren dat iemand per ongeluk om dezelfde software vraagt. Dit zorgt niet alleen voor verwarring, maar verspilt ook tijd en geld.

Als er geen centraal systeem is, weten medewerkers vaak niet of iemand anders al een verzoek heeft ingediend. De IT-afdeling is dan te veel tijd kwijt met het uitzoeken en beheren van aanvragen via verschillende kanalen. Dit vertraagt het hele inkoopproces en neemt tijd weg van belangrijkere taken.

Met Spendbase kunnen IT-teams alle aanvragen zien op het moment dat ze binnenkomen, waardoor ze prioriteiten beter kunnen beheren en sneller op behoeften kunnen reageren. 

Door alle aanvragen op één plek te bewaren, helpt Spendbase bedrijven om onnodige uitgaven te vermijden en hun budget beter te benutten. Het helpt ook de communicatie tussen medewerkers en het IT-team te verbeteren.

Gesprekken in verschillende chats

SaaS-inkoop kan een beetje rommelig worden als gesprekken overal plaatsvinden. Teamleden kunnen over softwarebehoeften praten in e-mail threads, Slack-berichten of zelfs naast de waterkoeler, dus het is makkelijk om belangrijke informatie kwijt te raken.

Als teams niet hetzelfde platform gebruiken, kunnen ze bovendien belangrijke updates over softwareaanvragen missen. Een persoon die verantwoordelijk is voor een goedkeuring kan bijvoorbeeld meldingen missen, waardoor vertragingen ontstaan.

Voor een effectieve samenwerking moet iedereen op één lijn zitten, maar als gesprekken verspreid zijn, maakt dat teamwerk lastig. Zonder een centrale plek om softwarebehoeften te bespreken, is het moeilijk voor afdelingen om hun doelen op elkaar af te stemmen en soepel samen te werken.

Om al die heen-en-weer chaos te vermijden, gebruik je een centraal punt voor communicatie en verzoeken. 

Regelmatige check-ins tussen teams kunnen ook helpen. Door een paar informele bijeenkomsten te organiseren om aankomende softwarebehoeften te bespreken, zorgt u ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit en dezelfde prioriteiten heeft. 

Bovendien kan een notificatiesysteem om teams te waarschuwen wanneer er een nieuw verzoek binnenkomt, iedereen op de hoogte houden.

Met Spendbase is er een duidelijke manier voor iedereen om verzoeken in te dienen. 

Medewerkers kunnen snel een formulier invullen dat wordt geregistreerd en bijgehouden, waardoor het voor iedereen eenvoudig is. U kunt het probleem van dubbele aanvragen oplossen, uw inkoopproces vereenvoudigen en een vlottere ervaring voor iedereen creëren.

Geld verspillen aan onnodige SaaS

Zonder te weten welke software ze al hebben, kunnen bedrijven tools kopen die hetzelfde doen of ze uiteindelijk helemaal niet gebruiken. Dit kan leiden tot het kopen van verschillende abonnementen voor vergelijkbare software zonder dat ze zich realiseren dat ze al toegang hebben tot vergelijkbare tools. 

Tegelijkertijd verkopen softwareleveranciers vaak extra functies die misschien niet nodig zijn. Dit kan ertoe leiden dat bedrijven betalen voor functies die ze nooit gebruiken, waardoor de kosten stijgen.

Als bedrijven snel groeien, kopen ze misschien software zonder na te gaan wat ze eigenlijk nodig hebben. Als teams veranderen, kunnen hun softwarebehoeften ook veranderen, maar als bedrijven hun tools niet regelmatig herzien, blijven ze misschien betalen voor software die ze niet meer nodig hebben.

Spendbase for Procurement vereenvoudigt de manier waarop bedrijven softwareabonnementen beheren. Bedrijven kunnen goedkeuringsprocessen instellen met lineaire of voorwaardelijke workflows, zodat elke aanvraag het soepelste traject volgt van indiening tot voltooiing.

Automatische meldingen houden goedkeurders en aanvragers in realtime op de hoogte. Er worden geen stappen gemist, deadlines worden gehaald en iedereen blijft op de hoogte.

Als bedrijven groeien, helpt Spendbase hen hun softwarebehoeften opnieuw te evalueren, zodat ze niet hoeven te betalen voor tools die niet langer nodig zijn.

Spanning tussen collega's

De uitdagingen bij de inkoop Het proces kan soms leiden tot spanningen tussen collega's, vooral wanneer er een gebrek aan transparantie en communicatie is.

Verschillende afdelingen hebben vaak hun eigen softwarebehoeften. Het marketingteam wil bijvoorbeeld een glimmende nieuwe analysetool om hun campagnes een boost te geven, terwijl het verkoopteam zit te springen om een nieuw CRM. Wanneer deze behoeften botsen, kan dit tot spanningen leiden omdat elk team wil wat het wil zonder rekening te houden met het grotere geheel.

Miscommunicatie is een ander veel voorkomend probleem. Als het ene team ervan uitgaat dat het andere op de hoogte is van hun softwaretools en -behoeften, communiceren ze misschien niet effectief. Dit kan leiden tot dubbele aanvragen of het kan lijken alsof de ene afdeling de middelen opslokt, wat behoorlijk frustrerend kan zijn.

Krappe budgetten kunnen het vuur ook aanwakkeren. Als het geld beperkt is, strijden afdelingen vaak om geld. Als het ene team het gevoel heeft dat hun behoeften over het hoofd worden gezien ten gunste van een ander team, kan dat tot wrevel leiden en de samenwerking bemoeilijken.

En laten we de weerstand tegen verandering niet vergeten. Als er nieuwe software komt, is niet iedereen het er altijd mee eens. Als sommige teamleden enthousiast zijn over een nieuwe tool terwijl anderen aarzelen, kan dit verdeeldheid creëren en het voor iedereen moeilijker maken om samen te werken.

Als het financiële team bijvoorbeeld besluit om te snijden in de financiering van een projectmanagementtool die door verschillende afdelingen wordt gebruikt om te investeren in een nieuw ERP-systeem, kunnen de teams die vertrouwden op de oude tool zich over het hoofd gezien voelen. Dit kan leiden tot spanningen die de relaties tussen afdelingen schaden.

Spendbase is een van de meest efficiënte tools op het gebied van procure-to-pay-software en alternatieven. Het kan je team helpen met inkoopproblemen en -oplossingen. Het platform biedt duidelijkheid over inkoopprocessen en creëert communicatiekanalen.