De inkoopkostenbesparingsstrategie
dat uw budget vrijmaakt

Budgetten breken. Kosten die de pan uit rijzen. De beste bedrijven hebben alles onder controle. Wat is hun geheim? Reken maar dat het een effectieve strategie is om de inkoopkosten te verlagen.  

'Maar we zorgen er altijd voor dat we de beste prijs kiezen als we nieuwe SaaS kopen,' denk je misschien. 

Dat is een goed uitgangspunt. Maar als je geen rekening houdt met mogelijke zachte besparingen door het vermijden van kosten, laat je belangrijke kansen liggen. Kansen zoals het vrijmaken van budget voor ongebruikte apps, bijvoorbeeld.

Organisaties zonder een plan om de inkoopkosten te verlagen lopen niet alleen het risico te veel uit te geven, maar lopen ook het risico achterop te raken bij hun concurrenten. Terwijl anderen ruimte maken voor innovatie, beperkt uw verouderde, langdurige inkoopprocedure uw groei. 

Hier is het goede nieuws: verlaging van de inkoopkosten is haalbaar voor het MKB. 

Een solide strategie van korte- en langetermijntechnieken kan het kostenbeheer tijdens het hele inkoopproces optimaliseren. Als je je richt op een holistische strategie en de besparingsmentaliteit achter je laat, win je het budget terug en daag je concurrenten uit. 

Laten we eerst kristalhelder zijn over het terugdringen van inkoopkosten en waarom dit belangrijk is voor uw bedrijf. 

Hoe kan inkoop helpen bij het verlagen van de kosten? 

Bij het terugdringen van inkoopkosten draait alles om evenwicht. Als bedrijf moet je een strategische aanpak hanteren om de uitgaven te minimaliseren en tegelijkertijd hulpmiddelen van hoge kwaliteit garanderen om je bedrijfsdoelstellingen te bereiken. 

Het probleem is dat er een aantal minder voor de hand liggende gebieden van budgetverspilling zijn. Samen vormen ze een stille aanslag op de financiën. Deze indirecte inkoopgebieden omvatten bijvoorbeeld administratie- en verwerkingskosten, boetes voor te late betaling, kosten voor spoedleveringen en slechte onderhandelingsresultaten.

Vanuit een positievere invalshoek betekenen meerdere probleemgebieden echter meerdere spannende mogelijkheden binnen de inkooplifecycle om verborgen waarde te ontdekken. 

En het is spannend om meer budget te vinden. Teruggevorderde uitgaven kunnen direct worden gebruikt voor innovatie en groei, zodat u concurrerend blijft in de branche.

De Hackett Groep stelt dat kostenreductie nog steeds een topprioriteit is voor bedrijven en benadrukt verder dat zowel kostenbesparing als kostenvermijding een hoge prioriteit hebben. Maar wat zijn de belangrijkste gebieden om een alomvattende kostenreductie te bereiken? 

De beste praktijk houdt in dat kortetermijntechnieken worden gebruikt om snel fouten te herstellen voordat langetermijnmethoden worden geïmplementeerd die een betrouwbare kostenreductie in de toekomst opleveren. 

Dit zijn de beste voordelen op korte termijn voor het verlagen van de inkoopkosten.

Inkoopkostenbesparingstechnieken voor de korte termijn

Als je de inkoopkostenreductie koud of lauw benadert, is dit de plek om te beginnen. Begin met een aantal eenvoudige kortetermijntechnieken waarmee je direct zakelijk voordeel behaalt en leg de basis om later wat dieper te graven.

Schaduw-IT elimineren 

Weet u wat er in uw SaaS-stack schuilt en wat uw budget stilletjes opslokt? Met een gemiddelde van 41% van werknemers die niet-goedgekeurde technologie aanschaffen, heb je misschien meer niet-goedgekeurde apps dan je beseft. 

Naast de initiële niet-goedgekeurde abonnementskosten, dreigt Shadow IT een steeds terugkerende nachtmerrie te worden. Wanneer de verlengingsdata aanbreken en de plannen zijn ingesteld op automatische verlenging, begint de betalingscyclus opnieuw zonder onderhandeling. Je betaling is waarschijnlijk verhoogd en zal dat bij elke verlenging blijven doen. 

Je kunt een onzichtbare vijand niet vernietigen. Software voor inkoopbeheer is je belangrijkste bondgenoot in deze strijd. Gebruik het om een volledige audit van je SaaS uit te voeren, snel schaduw-IT te identificeren en dure contracten te beëindigen. Nog beter, stel machtigingen en goedkeuringsworkflows in om ervoor te zorgen dat het probleem in de toekomst niet meer de kop opsteekt. 

Herzie de prijsstellingsvoorwaarden van het contract

Stelt u zich het scenario eens voor: Een projectmanagementtool is al bijna vijf jaar een vaste metgezel in uw bedrijf. Het automatisch vernieuwen van de app heeft enorm veel tijd bespaard. Maar waarom schieten de budgetten voor projectbeheer elk kwartaal over? 

Elk contract dat lange tijd onbesproken blijft, zal niet-concurrerende prijzen hebben en een lage ROI opleveren. Het is van vitaal belang om dergelijke contracten aan te vechten. Bespreek veranderingen met je leverancier en heronderhandel over prijsvoorwaarden - misschien kun je bijvoorbeeld een volumekorting krijgen of een aanbod voor je loyaliteit.

Om je te ondersteunen biedt inkoopsoftware volledig inzicht in de tijdlijnen van SaaS-contracten. Herhaling voorkomen is eenvoudig met tijdige verlengingswaarschuwingen. De beste inkooptools voor het MKB bieden ook inzicht in de prijzen om je te helpen de meest kostenefficiënte SaaS voor je bedrijf te kiezen. 

Middelen op maat

Net als de prijsvoorwaarden, moeten ook de SaaS-kenmerken goed bekeken worden. 

Misschien heeft je hele bedrijf toegang tot Microsoft 365 E5 terwijl slechts 70% van het bedrijf deze specificaties nodig heeft. Of misschien heeft de abonnementsklasse die je in eerste instantie voor Hootsuite hebt gekozen nu meerdere overbodige functies. Maar je betaalt er nog steeds voor. 

Analyse van gebruiksgegevens via je inkooptool laat zien welke apps vol zitten met ongebruikte functies. Gebruik je statistieken als hefboom in gesprekken met je leverancier. De vrijgekomen kosten kunnen worden geïnvesteerd in relevantere functies die de ontwikkeling van het bedrijf bevorderen. 

Concurrentieverstorende leveranciers uitschakelen

Nadat je de prijzen van je contracten en de grootte van je resources hebt bekeken, heb je een goed idee van welke leveranciers financieel voordeel opleveren voor je bedrijf en welke je budget leegzuigen. Enkele belangrijke rode vlaggen van leveranciers zijn:

• Tijdens de onderhandeling werd geen aanbod of korting geaccepteerd.
• Hogere prijzen bij elke verlenging.
• Weinig flexibiliteit om de grootte van het abonnement aan te passen aan je behoeften.
• Geen begrip van je visie op innovatie.
• Slechte ondersteuning en verspilling van tijd door administratieve medewerkers.

Als een leverancier geen waarde voor zijn service kan bieden, is het tijd om een andere SaaS-oplossing te zoeken. 

Inkoopsoftware houdt een overzicht bij van eerdere leveranciers en je inkoophistorie, waardoor je in de toekomst sneller onderzoek kunt doen.

Uitgaven voor noodgevallen verlagen 

Stel je voor: het is een week tot je grote lancering. Je loopt de dag door in je hoofd en plotseling zakt je maag naar beneden. Het plan was om organische reacties op het nieuwe product vast te leggen met korte video's en audio, maar de software is nog niet goedgekeurd. 

Haastig doe je de aankoop. Crisis afgewend - of toch niet?

De waarheid is dat je geen tijd had om de service level agreements te bekijken of te onderhandelen over kostenefficiënte en hoogwaardige voorwaarden, dus de kosten waren veel hoger dan verwacht. 

Met een goede inkoopplanning kun je te hoge kosten voor noodgevallen terugdringen. Managementsoftware helpt je de inkooptijdlijnen te controleren en goedkeuringswaarschuwingen op je dashboard houden je op het juiste spoor. Tools zoals SpendbaseMaak workflows bijvoorbeeld nog soepeler met Slack-integratie, zodat werknemers hun taken gemakkelijk kunnen voltooien en vertragingen kunnen voorkomen.

Snelle oplossingen voelen geweldig. Maar met kortetermijndoelen alleen bereik je geen maximale kostenreductie. Zoals bij elke bedrijfsstrategie zijn langetermijntechnieken de sleutel tot stabiele en betrouwbare financiële voordelen. 

Technieken om de inkoopkosten op lange termijn te verlagen

Een succesvolle kostenbesparingsstrategie wordt ondersteund door een goed beheerd inkoopproces. Een proces waarin veel langetermijntechnieken consequent op die achtergrond meewerken om de kosten onder controle te houden. Maar hoe bereik je deze betrouwbaarheid? 

Software voor inkoop geeft je die gemoedsrust. Terwijl de software best practices optimaliseert, bent u in staat om te reageren op een voortdurend veranderende markt en uw behoeften aan te passen naarmate uw bedrijf groeit. En dat alles terwijl u besparingen tot 60% op uw cloudrekeningen. 

Hier is de top vijf van kostenbesparende activiteiten op de lange termijn die eenvoudig te realiseren zijn met inkoopsoftware.

Informatie centraliseren

Het is allemaal goed en wel om Schaduw-IT te elimineren, maar het zou kunnen terugkeren met slechts een paar buitenbeentje uitgaven. 

Sommige werknemers geven voorrang aan hun eigen voorkeuren boven de waarde voor het hele bedrijf en door handmatige processen glippen deze aankopen door de mazen van het net. Het resultaat? SaaS duplicatie en verspilling infiltreren je bedrijfsfinanciën opnieuw. 

Om controle te krijgen en de cyclus te stoppen, moet je SaaS-informatie centraliseren op één platform dat je toegang geeft tot inzichten binnen handbereik. Softwaresystemen bieden direct zichtbaarheid van aanbestedingen van inkooporders, leveranciersgegevens, facturen en betalingen. 

Je krijgt vroegtijdig zicht op mogelijke ongeautoriseerde uitgaven voordat het te laat is en dankzij realtime updates op het gecentraliseerde platform kun je snel reageren op wijzigingen in betalingen of factuurfouten. 

Je hoeft niet meerdere spreadsheets te openen, items te vergelijken en jezelf hoofdpijn te bezorgen. Je softwareplatform geeft de uitgaven duidelijk weer ten opzichte van het gebruik van je apps, zodat je kunt zien waar je kunt besparen.

Inzichten in gegevens gebruiken

Betrouwbare kostenreductie is niet mogelijk zonder inzicht in gegevens. En er zijn veel inkoop-KPI's die je kunt gebruiken om een beeld te krijgen van je SaaS-waarde. Totale gebruikspatronen laten bijvoorbeeld zien of er bespaard kan worden op licenties. Of je kunt onderzoeken welke functies binnen apps overbodig zijn om je abonnementspakketten te rightsizen. Inkoopsoftware geeft je het inzicht dat je nodig hebt om weloverwogen, winstgevende beslissingen te nemen. 

Een belangrijke KPI voor kostenbesparing is de totale eigendomskosten. Dit is belangrijk omdat het rekening houdt met alle kosten in de levenscyclus van software, inclusief indirecte kosten zoals ondersteuningskosten, risicobeheer en disaster recovery. Gebruik deze metriek om te voorkomen dat je vast komt te zitten in een cyclus van initiële kostenbesparingen met hoge onverwachte kosten verderop in de keten. 

Eenvoudige en betrouwbare toegang tot rigoureuze gegevensinzichten maakt budgetprognoses specifieker. Je profiteert van minder overbesteding en doelgerichtere investeringen in groeigebieden. 

Naast interne beloningen kunnen je gegevensinzichten ook worden gebruikt voor externe onderhandelingen met leveranciers. Je kunt functies van inkoopsoftware gebruiken zoals prijsvergelijking om je voorstellen aan leveranciers te kwantificeren. Als je duidelijk bent over je details en aanvaardbare voorwaarden, zul je je niet in bochten wringen om je budget te verspillen aan onnodige functies of opslag.

Gebruik automatisering

Hier is een ongemakkelijk beeld. Een gefrustreerde werknemer die weken geleden een goedkeuringsaanvraag voor een SaaS-oplossing heeft gestuurd. Het is nog steeds niet goedgekeurd en ze weten dat er nog verschillende hoepels moeten worden doorlopen voordat er een inkooporder komt. Ze zullen de belanghebbenden moeten vertellen dat het project vertraging oploopt (met alle risico's van dien voor de reputatie van het bedrijf) of ze zullen een misplaatste aankoop moeten doen.

Inkoop moet soepel verlopen, niet frustrerend. De software kan langdurige handmatige taken automatiseren en goedkeuringsprocessen sneller maken met gestroomlijnde workflows. Als die medewerker had kunnen profiteren van dynamische goedkeurders en realtime meldingen, zou hij op schema liggen zonder stress of afwijkende uitgaven. 

Dat is niet het enige waar automatisering bij kan helpen. Naast goedkeuringsmeldingen geeft je dashboard ook aan wanneer er verlengingen aankomen, zodat je nooit een kans mist om de beste prijzen voor je SaaS te bedingen.

De top Inkoopbeheertools voor het MKB bieden aangepaste workflows die goedkeuringen op uw voorwaarden instellen, wat maximale kostenefficiëntie betekent voor uw persoonlijke behoeften. 

Strategisch leveranciers beheren

Elke inkoopcyclus begint met een behoefte en een zoektocht naar een oplossing. Verkopers bieden die oplossingen, maar niet alle leveranciers zijn hetzelfde. 

Je hebt de tijd genomen om je niet-concurrerende leveranciers te selecteren. Behoud die lange termijn door alleen nieuwe, wederzijds voordelige partnerschappen aan te gaan. 

Onderzoek is essentieel om te bepalen of een leverancier geschikt is voor je bedrijf en je moet rekening houden met prijzen, risico's, klantenondersteuning en reputatie om ongewenste toekomstige kosten te vermijden. 

Inkoopsoftware kan details over betrouwbare leveranciers oproepen, zodat je sneller onderzoek kunt doen en meer opties hebt om de perfecte keuze te maken. 

Kostenreductie op de lange termijn op dit gebied gaat echter verder dan alleen het sourcen van leveranciers. Het onderhouden van een gezonde relatie is de sleutel tot voordelen op de lange termijn. Uw inkoopsoftware kan uw leveranciersrelatie ondersteunen met inzichten zoals:

• Waar aankopen kunnen worden geconsolideerd met minder leveranciers.
• Zakelijke groeimogelijkheden die kunnen worden gedeeld met leveranciers, waardoor concurrerende tarieven worden aangemoedigd.
• Gebundelde service-opties.
• Waar langetermijncontracten kunnen worden gebruikt om gunstige prijzen te krijgen.
• Evaluatie van de service en ROI van de leverancier.

Onderhandelingen uitbesteden

Is het eerlijk dat je bedrijf niet eens oog heeft voor sommige ongrijpbare deals of kortingen van leveranciers? Inkoopoplossingen zoals Spendbasedenk het niet. De beste tools voor inkoopbeheer zeggen: "Laat het maar aan ons over.

Deze platformen hebben de schaalvoordelen en het volume om je aanzienlijke besparingen op SaaS te opleveren, en met toegang tot meer dan 200 betrouwbare leveranciers hoef je geen genoegen te nemen met het op één na beste. 

Ze profiteren ook van inzichten in de sector en actuele prijsinformatie, wat betekent dat je toegang krijgt tot kortingen tot 80% op je favoriete apps. 

Het is een techniek met een hoge ROI voor betrouwbare verlaging van inkoopkosten. Vertrouw leveranciersonderhandelingen toe aan de experts en profiteer van een hogere productiviteit en meer budget voor bedrijfsontwikkeling.