15 prestatiecijfers inkoop
om uw bedrijf in beweging te krijgen

Je hebt jarenlang op dezelfde inkoopprocedure vertrouwd en veel gegevens verzameld. Maar weet je ook welke processen het goed doen en welke niet?

Als je de manier waarop je bedrijf inkoop beheert al een tijdje niet hebt bijgewerkt, kan je bedrijf een plateau bereiken - geen opmerkelijke achteruitgang, maar ook geen groei. 

Of, nog erger, je handmatige inkoopbeleid kan kosten weglekken en de ogen sluiten voor waardegedreven mogelijkheden.

Hoe kun je de inkoop optimaliseren om je bedrijf weer op gang te krijgen?

De sleutel zit hem in de statistieken. Een duidelijk, granulair beeld van inkoopgegevens helpt je de beste beslissingen te nemen voor bedrijfsverbetering en innovatie. 

Laten we, voordat we in de details duiken, een beter beeld krijgen van wat je kunt gebruiken en hoe je de prestaties van je inkoopprocedure kunt evalueren. 

Hoe u de efficiëntie van uw inkoopproces kunt meten

Het is verleidelijk om een paar kostenbesparingen en kortingen als een succesvol inkoopresultaat te beschouwen. Natuurlijk is budgetbesparing een belangrijke prioriteit voor bedrijven, maar het is niet de enige maatstaf voor efficiënte inkoop. 

Inkoop-KPI's (key performance indicators) zijn bedrijfsspecifieke gegevens en feedbackmarkers. KPI's voorkomen dat je verdrinkt in gegevens en belangrijke kansen op waarde mist. 

KPI's volgen specifieke inkoopelementen en geven nuttige feedback over kosten, kwaliteit, tijd en risico. Dit laat zien waar je inkoopstrategie uitblinkt en waar deze verder ontwikkeld moet worden. 

Je KPI's moeten je bedrijfsdoelen weerspiegelen en je aanzetten tot groei en innovatie. Er is echter een enorme hoeveelheid gegevens die je kunt verzamelen. Welke indicatoren zijn het belangrijkst?

Sommige bedrijven verzamelen zo veel mogelijk. Dit kan leiden tot analyseverlamming en als gevolg daarvan geen tijd voor beslissingen en actie. 

Sommigen richten zich alleen op de kosten en missen potentieel op andere gebieden.

Holistische waarde voor uw bedrijf door efficiënte inkoop wordt bereikt door het analyseren van een verscheidenheid aan KPI's. Technologieën zoals QR-codes kan helpen bij het stroomlijnen van het bijhouden van voorraden en leveranciers, het leveren van realtime gegevens die de operationele efficiëntie verbeteren, naast het bijhouden van kosten, feedback van medewerkers en operationele evaluaties. U kunt zelfs Gratis QR code genereren om eenvoudig producten en leveranciers te traceren, waardoor het proces sneller en soepeler verloopt.

Laten we eens onderzoeken wat uw bedrijf zal winnen bij een gegevensgerichte aanpak.

Waarom zijn KPI-metrics belangrijk?

Stel je de situatie voor. Uw bedrijf heeft net nieuwe software aangeschaft en is bezig met het inwerken van de medewerkers. Het is een langdurig proces geweest en verschillende projecten hebben daardoor vertraging opgelopen. U vraagt zich af: Waarom duurde het zo lang?

Je zou verder kunnen gaan, blij dat je eindelijk aan het onboarden bent, en duimen dat het de volgende keer sneller gaat. 

Of u kunt gebruikmaken van KPI-gegevens om het probleem te identificeren en herhaling te voorkomen. Een snelle blik op de gemiddelde cyclustijd van PO's over het afgelopen kwartaal kan bijvoorbeeld een antwoord geven.

Net als in elk ander bedrijfsonderdeel biedt het bijhouden van KPI's in je inkoopprocedure een aantal voordelen, waaronder:

• Mogelijkheden voor kostenbesparing
• Risicobeheer 
• Efficiëntieverbeteringen
• Productiviteitsstijging
• Klanttevredenheid

Maar om op al deze gebieden winst te maken, heb je het volgende nodig zichtbaarheid van aanbestedingen. Real-time gegevens en feedback zijn de sleutels tot het nauwkeurig evalueren van uw prestaties ten opzichte van uw doelstellingen en benchmarks in de sector. Het resultaat? Slimme besluitvorming. 

Je analyse kan bijvoorbeeld trage onderhandelingen blootleggen die geen hoge kortingen opleveren. Misschien zorgen bepaalde interne processen voor inefficiëntie in de inkoopcyclus of zijn de relaties met leveranciers slecht, waardoor er minder mogelijkheden zijn voor innovatie. Wat het probleem ook is, je zult het niet vinden zonder KPI's.

KPI's zetten ruwe gegevens om in uitvoerbare verbeteringen. Maar er is geen algemeen aanvaarde lijst. Elk bedrijf opereert in een andere sector en heeft zijn eigen doelen te vervullen. 

Hier hebben we de belangrijkste KPI's voor moderne SaaS-inkoop verzameld die leiden tot holistische waardevermeerdering voor je bedrijf. 

15 inkoop-KPI's om vandaag bij te houden

Gedetailleerde inzichten in operationele, personeels-, kostenbesparings- en leveranciers-KPI's zullen duidelijk maken waar je bedrijf groeit en waar het daalt. 

Kostenbesparende KPI's

Als je regelmatig je inkoopbudget overschrijdt, zullen de volgende KPI's je laten zien waar de kosten onbeheersbaar zijn. Identificeer en plan vervolgens verbeteringen om je budget weer onder controle te krijgen. 

Uitgaven onder beheer (SUM)

Het percentage van inkoop dat gebeurt met goedkeuring van het inkoopteam en volgens het juiste protocol. 

Maatregel: Bereken een percentage op basis van de totale uitgaven (inclusief niet-goedgekeurde aankopen) en de totale goedgekeurde uitgaven.

Een hoog percentage staat voor een solide strategie voor kostenoptimalisatie. De SaaS die je aanschaft komt overeen met je bedrijfsdoelstellingen en de relaties met de leveranciers zijn waarschijnlijk sterk.

Minder dan 85% vraagt om verder onderzoek. De Beste inkooptools voor het MKB regelmatige audits kunnen uitvoeren om afwijkende uitgaven en schaduw-IT te identificeren en elimineren.

Inkoopprijsvariantie (PPV)

Het verschil tussen wat een bedrijf verwacht te betalen voor een app en de werkelijke prijs. 

Meten: Trek de werkelijke prijs af van de geschatte waarde. 

Een constant lage PPV suggereert dat je inkoopteam of onderhandelaars geen aanzienlijke kortingen krijgen. Misschien hebben ze niet genoeg invloed om de benodigde diensten aan te passen, wat leidt tot kostenverspilling. 

Positieve PPV-resultaten moeten worden gevierd. Ze duiden op effectief onderhandelen en winstgevende overeenkomsten. En als je geen meesteronderhandelaar in huis hebt, externe deskundigen inschakelen is de moeite waard.

Kosten vermijden 

De strategische maatregelen die worden gebruikt om de uitgaven op peil te houden.

Meten:  Maak een schatting van de potentiële kosten als er geen strategisch management is en trek de prijs van een oplossing hiervan af (bijvoorbeeld een investering in een strategisch management). software voor inkoopbeheer).

Je potentiële kosten omvatten boetes voor datalekken, risicobedreigingen, software-uitval en reparaties en verspilde opslag of functies. 

Er zal waarschijnlijk een aanzienlijke kloof zijn als je best practices voor inkoopbeheer implementeert, inclusief het onderhouden van relaties met leveranciers. 

Rendement op investering (ROI) van inkoop

De algehele winstgevendheid en kostenbesparingen van uw inkoopproces. 

Meten: Bereken de verhouding tussen je jaarlijkse kostenbesparingen en je interne jaarlijkse inkoopkosten. 

Deze waarde laat zien of je proces je kosten bespaart, gelijk is aan of je budget opslokt. Het is een algemener beeld van of inkoop werkt, maar je moet ook kijken naar zachte kostenbesparingen, zoals kostenvermijding, voor een beter begrip van waar de problemen precies liggen. 

Leveranciers KPI's

Verkopers zijn externe partijen, dus houd de volgende statistieken goed in de gaten om de hoogst mogelijke waarde voor je bedrijf te bereiken. 

Doorlooptijd leverancier

Hoe lang het duurt voordat een verkoper een bestelling levert nadat hij deze heeft ontvangen. 

Meten: Zoek het verschil tussen de PO-aanvaardingsdatum en de invoerdatum. 

Als je meer dan twee maanden wacht met het lanceren van essentiële, nieuwe software, dan is je leverancier niet proactief. Komt dit patroon terug in uw leveranciersbestand? Dan is het tijd om nieuwe leveranciers te zoeken en te vinden. 

Aantal leveringsdefecten

Het aantal ondermaatse functies binnen apps.

Meten: Deel het totale aantal defecte functies door het totale aantal functies in je abonnement. 

Waar het percentage defecten hoog is, is risicomanagement ineffectief. Verkopers zijn niet voldoende gecontroleerd voordat er aankopen werden gedaan. Denk na over de volgende vragen: Worden klantbeoordelingen gebruikt als onderdeel van ons inkoopproces? Doen we genoeg onderzoek naar de reputatie van leveranciers?

Nalevingspercentage

Hoe goed leveranciers voldoen aan de vereisten en SLA's (service level agreements).

Meten: Bereken het verschil tussen nagekomen en niet nagekomen afspraken. 

Deze KPI laat zien hoe goed je SaaS-leveranciers zich houden aan de contractvoorwaarden, zoals prijzen, responstijden, functies en updates. Als dit laag is, kunnen medewerkers het gevoel krijgen dat de software niet voldoet aan hun eisen, wat kan leiden tot afwijkende uitgaven. Vroegtijdige identificatie elimineert riskante schaduw-IT in je SaaS-stack. 

Beschikbaarheid verkoper

Hoe goed leveranciers voldoen aan de behoeften van je bedrijf.

Meten: Zoek de verhouding tussen het aantal keren dat verkopers snel beschikbaar waren en het totale aantal gestelde vragen. 

De behoeften van uw bedrijf zullen veranderen naarmate u groeit en het is belangrijk om snel te reageren op economische en industriële ontwikkelingen. Een lage ratio duidt op betrouwbare leveranciers die uw terugkerende zaken verdienen. 

Nauwkeurigheid van inkooporders en facturen

Of leveranciers de juiste diensten op het juiste moment leveren. 

Meten: Bereken het percentage inkooporders dat is uitgevoerd zoals afgegeven ten opzichte van het totale aantal inkooporders. 

Je moet kenmerken, prijzen, hoeveelheden en leveringsdatums meenemen in je beoordeling van PO-vervulling. Het is een goede gewoonte om deze KPI over een bepaalde periode te evalueren.

Een laag percentage kan betekenen dat er kosten worden verspild en dat de extra operationele kosten toenemen.  

Kwaliteitsbeoordeling leverancier

De prestaties en betrouwbaarheid van de service en leveranciersrelaties.

Meten: Verzamel feedback van elk van de bovenstaande sleutelgebieden, voeg feedback van werknemers over de klantenservice toe en geef leveranciers een cijfer op 10. 

Deze algemene beoordeling biedt in één oogopslag inzicht bij het vergelijken van leveranciers en maakt het gemakkelijker om te zien welke relaties moeten worden onderhouden of verwijderd. 

Operationele KPI's

70% van de bedrijven zegt dat efficiëntieverbetering de belangrijkste drijfveer is voor het implementeren van inkoopsoftware. Efficiënte operaties halen de meeste waarde uit uw SaaS-stack. 

PO-cyclustijd

De tijd die nodig is om een inkooporder uit te voeren. 

Meten: Bereken de totale tijd die aan de bestelling is besteed vanaf het moment dat de bestelling is aangemaakt tot het moment dat de betaling is voltooid. 

Deze waarde onthult je betrouwbare leveranciers en brengt lange goedkeuringscycli aan het licht. Over het algemeen geldt dat als je goedkeuringscyclus langer dan een week duurt, deze moet worden verbeterd. Lopen goedkeuringen ergens vast?

Percentage noodaankopen

Hoe vaak je bedrijf een dringende aankoop moet doen. 

Meten: Bereken de verhouding tussen het aantal noodaankopen en het totale aantal aankopen over een vaste periode. 

Een hoog percentage spoedaankopen is een rode vlag. Je inkoopplannen en -processen werken niet effectief als afdelingen veel software snel moeten bestellen. Overhaaste aankopen resulteren in gemiste kortingen, verminderde 'right-sizing' mogelijkheden en hoge kosten. 

Aantal goedgekeurde leveranciers

Een leveranciersinventaris is je eerste aanloophaven bij het onderzoeken van een nieuwe softwarebehoefte. 

Als je een klein aantal leveranciers hebt die al lang meegaan met de moderne ontwikkelingen, is stagnatie van je bedrijf onvermijdelijk. Aan de andere kant verminderen te veel leveranciers de kans op gebundelde servicekortingen en maken ze relatiebeheer lastiger. Zorg voor de juiste balans om de kosten te optimaliseren. 

Personeel KPI's

Aantal beheerde contracten per werknemer

Met inkoopsoftware kun je het eigendom van aankopen toewijzen aan specifieke medewerkers. Hoewel dit goed is voor de verantwoording en het management, is het belangrijk om medewerkers niet te overladen met te veel contracten. Medewerkers moeten productief en uitgedaagd zijn, niet opgebrand. 

Aantal trainingsuren per werknemer

Balans is ook belangrijk bij training. Software die lange trainingsperiodes of inwerkcycli vereist, kan belangrijke taken onderbreken en deadlines om zeep helpen. Deze metriek laat ook zien of training in de juiste afdelingen is geïnvesteerd, of dat het negatief is gericht op een onnodig gebied. 

Als je duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog in het vaandel hebt staan, kun je ook kijken naar statistieken zoals de milieu-impact van je leveranciers. Daarnaast kunnen diversiteitsmetingen, zoals bedrijven die eigendom zijn van minderheden, inzichtelijk zijn om je horizon te verbreden en verschillende perspectieven voor bedrijfsinnovatie te omarmen. 

Nu je je belangrijkste inkoop-KPI's hebt genoteerd, zit je met de grote 'Hoe?'-vraag. Hoe kun je zoveel statistieken analyseren en daarbij tijd en energie besparen?