Hoe kun je het inkoopproces van software soepel laten verlopen?

Zakelijke behoefte? Er zijn meer dan 30.000 SaaS-apps... Tijd om te shoppen! Maar met een ineffectieve inkoop kan een andere app meer kostenverhogend dan kostenoptimaliserend werken. 

De aankoop van software is de afgelopen decennia enorm veranderd. Vroeger kocht IT of een inkoopmanager een eeuwigdurende licentie voor een tool en beheerde die voor het hele bedrijf. 

Tegenwoordig wordt de meeste software verkocht op abonnementsbasis. Dit opent de deur naar een snelle aanschaf van nieuwe opwindende tools, maar kan de aanschaf onbeheersbaar maken. 

Met een groeiend SaaS-gebruik rapporteert de Hackett Group een 10.6% toename van de inkoopbehoeften van bedrijven wereldwijd. Het rapport benadrukt ook de bezorgdheid over een gebrek aan inkoopexperts, wat leidt tot inefficiëntie en geldverspilling. 

Maar je inkoopproces kan worden verfijnd met slimmere stappen en helder denken, zodat de weg wordt vrijgemaakt voor een soepele operatie van begin tot eind. 

Wat is een software-aankoopproces?

Het is gemakkelijk om te verzanden in de terminologie, maar in wezen is een software-aankoopproces een stapsgewijze methode om de tools aan te schaffen die uw bedrijf nodig heeft. 

Net als bij elke workflow binnen je organisatie, zorgt een gestandaardiseerd proces ervoor dat alles soepeler verloopt, beter zichtbaar is en minder vatbaar is voor risico's.

Inkoop gaat echter verder dan alleen inkoop. Wat zijn de verschillen tussen inkoop en inkoop? 

Inkoop

Inkoop omvat de stappen die komen kijken bij het kopen van software, zoals het evalueren van aanvragen, het aanmaken van inkooporders, het ontvangen van producten en het betalen ervoor. Het is een kortetermijnactie binnen het inkoopproces. 

Inkoop 

Inkoop is een strategisch proces voor de lange termijn, van het identificeren van softwarebehoeften tot het onderhouden van goede relaties met leveranciers. Als je het goed aanpakt, kan je bedrijf profiteren van kostenbesparingen en efficiëntieverbeteringen in de workflow die meer ruimte creëren voor groei en innovatie. 

Inzicht in de fundamentele principes van inkoop is de volgende stap naar bedrijfsbrede optimalisatie. 

Inkoopbeginselen

Drie belangrijke elementen leggen de basis voor de beste inkooppraktijk - mensen, processen en papierwerk.

Mensen

De tijd dat IT-medewerkers zelfstandig softwareaankopen afhandelden is voorbij. Effectieve inkoop vereist nu samenwerking tussen afdelingen en strategisch denken vanuit een centrale bron van waarheid. 

Belangrijke medewerkers zijn onder andere:

• Afdelingsmanagers
• HR
• Inkoopmanagers
• IT
• Financiën
• Wettelijk

Hoe groter de softwarekosten, hoe meer mensen betrokken zijn bij de aanschaf. Met zoveel ogen op software-inkoop worden risico's beperkt en is de besluitvorming financieel voordelig.  

Er moet echter ook rekening worden gehouden met de agenda's van meerdere partijen. Als een goedkeurder bijvoorbeeld twee weken op vakantie is, moet het proces mogelijk eerder worden gestart om rekening te houden met hun tijdige goedkeuring. 

Mensen zijn niet alleen verantwoordelijk voor goedkeuringsbeslissingen. Andere activiteiten, zoals de evaluatie van leveranciers, onderhandelingen met leveranciers en contractbeheer, maken ook integraal deel uit van een succesvolle inkoop. Deze activiteiten zullen verder in detail worden besproken. 

Proces

Een gevestigde inkoopproces maakt bedrijfsbrede implementatie eenvoudig en laat weinig ruimte voor fouten. Consistentie, transparantie en efficiëntie kunnen leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. 

Papierwerk

Fysiek papierwerk behoort tot het verleden, maar documentatie en registratie ondersteunen nog steeds elke processtap. Inkooporderadministratie, facturen en audit trails moeten accuraat zijn om wettelijke naleving, financieel beheer en efficiënte organisatie te ondersteunen.

Hoe werken deze drie gebieden in de praktijk samen? Om de realiteit van inkoop te visualiseren, is een stroomdiagram een waardevol hulpmiddel. 

Processtroom inkoop

Processtroomdiagrammen geven een duidelijk en eenvoudig beeld van elk nieuw inkooptraject.  

Een grafische weergave van de stappen die werknemers moeten nemen in het inkoopproces maakt naleving soepeler en vermindert het risico op afwijkingen. Iedereen weet welke taken moeten worden uitgevoerd en wanneer.

Dergelijke grafieken zijn onder andere:

• Ingangen: Dit kan zijn: invoer van verzoeken of gegevens. Dit gebeurt meestal aan het begin van het proces.
• Beslispunten: Meestal ja of nee antwoorden; deze momenten zorgen ervoor dat alles wordt overwogen voordat naar de volgende stap wordt gegaan. Ze zorgen ervoor dat het bedrijfsbeleid en de externe regelgeving worden nageleefd. 
• Acties: Deze showactiviteiten aangewezen personeel moet doen voordat het proces verder kan gaan, zoals onderzoek of goedkeuringen.
• Uitgangen: Het resultaat van acties, zoals goedgekeurde inkooporders of verwerkte betalingen. 

Elke organisatie zal kleine variaties hebben in haar proces, maar volgens de best practices voor inkoop moet de processtroom worden geschetst en gecommuniceerd aan het team.

Stappen van het inkoopproces

Het inkoopproces van aanvraag tot aankoop bestaat uit veel stappen, waarvan de meeste geautomatiseerd kunnen worden. Intake tot inkoop, procure-to-payof intake-to-pay software biedt bedrijven de broodnodige ondersteuning in verschillende inkoopfasen om tijd te besparen en kostenbesparingen te optimaliseren. 

Hier volgt een overzicht van de belangrijkste stappen in het inkoopproces. 

1. Identificeer de behoeften

Een regelmatige controle van het gebruik en de prestaties van apps kan mogelijkheden voor ontwikkeling in uw hele bedrijf aan het licht brengen. 

Als uw huidige projectmanagementsoftware bijvoorbeeld geen belangrijke toegang geeft tot resources voor een specifieke afdeling, dan zullen ze er misschien geen gebruik van maken. Dit leidt tot minder efficiënte workflows en kostenverspilling. 

Het herkennen van een softwarebehoefte is de eerste inkoopfase en kan eenvoudig worden bereikt met een beheerplatform die het gebruik helpt analyseren en de verzoeken van werknemers verzamelt. 

Voordat je naar de volgende stap gaat, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de behoefte aansluit bij bredere bedrijfsdoelen en niet alleen een 'wens' of voorkeur vervult. 

2. Maak een inkoopaanvraag

Om het formele proces te starten, moet een aanvraag worden ingediend voor de software. De aanvraag moet informatie bevatten zoals de afdeling die de tool aanvraagt, de verwachte prijs, de deadline voor goedkeuring, of anders. 

De informatie die moet worden ingediend, wordt meestal vooraf gedefinieerd door de inkoopspecialist in een blanco formulier of een formulier om verzoeken te standaardiseren. De informatie kan per bedrijf verschillen, maar moet voldoende details bevatten voor de goedkeurders om een beslissing te nemen over de aanvraag.

3. Onderzoek en selecteer een leverancier

Het kiezen van de juiste leverancier om aan de behoeften van het bedrijf te voldoen is een cruciale stap. Als je dit goed doet, kan het leiden tot langdurige inkooprelaties met gezonde onderhandelingen en betrouwbare toekomstige kostenbesparingsmogelijkheden. 

Potentiële leveranciers worden onderzocht en geëvalueerd door het inkoopteam, dat onder andere kijkt naar:

• Reputatie en beoordelingen
• Kosten
• Snelheid van service
• Klantenservice
• Kwaliteit van het product
• Afstemming van waarden, bijv. duurzaamheid
• Beveiliging 
• Naleving

Je kunt ook een VPAT (Voluntary Product Accessibility Template) aanvragen bij potentiële leveranciers. Dit geeft aan hoe goed het product voldoet aan de toegankelijkheidsnormen en helpt je bij het plannen van eventuele even effectieve toegangsmaatregelen die geïmplementeerd moeten worden. 

Het is een goede gewoonte om in dit stadium ten minste drie offertes van geschikte leveranciers te verzamelen. Neem niet alleen de prijs in overweging, maar ook alle belangrijke evaluatiegebieden en beslis welke leverancier de beste waarde voor het bedrijf zal bieden. 

4. Verzoek beoordelen

Dit dient als een check-in punt. Is het verzoek nauwkeurig, voldoet het aan de regels en is er budget beschikbaar? 

Zo ja, dan wordt de inkoopaanvraag goedgekeurd en wordt het een PO (inkooporder). Afgewezen aanvragen worden teruggestuurd naar de aanvrager met een reden voor afwijzing. 

5. Onderhandelen over het contract

Je hebt misschien de voordeligste deal met de leverancier gekozen, maar in dit stadium zijn er nog steeds mogelijkheden om kosten te besparen. 

Onderhandelen over opslag, licenties en abonnementsvoorwaarden zorgt ervoor dat de software de juiste maat heeft voor je bedrijf en niet leidt tot onnodige SaaS-afval. 

Deskundige onderhandelaars kunnen je dit uit handen nemen en win leverancierskortingen van 45-50%. 

6. De bestelling beheren

Zodra er overeenstemming is over de prijs en de details en het contract is ondertekend, wordt er een PO (inkooporder) afgegeven aan de leverancier. Je beslist ook over de levertijden van de software en de onboardingdetails, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. 

7. Verwerk de factuur en betaal

Vervolgens dient de leverancier een factuur in. Hierop staan de details van de service, een specificatie van de kosten en een deadline voor betaling. Het is je laatste kans om te controleren of alles werkt voor jou en of de prijzen kloppen. De financiële afdeling moet binnen de deadline betalen.

8. Registratie 

Bespaar veel tijd door de inkoopactiviteiten uitgebreid bij te houden. Op die manier hoeft niet elke nieuwe inkoop vanaf nul te beginnen en kunnen sjablonen worden aangepast voor een sneller proces. 

Het gebruik van een gecentraliseerd platform voor maximale zichtbaarheid is cruciaal voor blijvend inkoopsucces. Top inkoopplatformen bieden een enkele bron van de waarheid en geautomatiseerde acties, waardoor kostbare uren worden bespaard en een anders langdurig proces wordt gestroomlijnd. procedure. 

Cyclus inkoopproces

Succesvolle bedrijven erkennen dat inkoop niet lineair is, maar cyclisch. 

Elke aangekochte SaaS-app wordt opgenomen in de softwarestack van je bedrijf en moet worden herzien, vernieuwd en soms opgeschort. Dit draait allemaal om de behoeften van je bedrijf, die evolueren zoals dat hoort bij een groeiend ecosysteem.

De sleutel is dat inkoop niet eindigt met een betaling. De relaties met leveranciers moeten voortdurend worden onderhouden om ondersteuning en toegang tot de beste deals te garanderen. Het vraagt ook om regelmatige en rigoureuze SaaS-audits om eventuele updates van de bedrijfsbehoeften aan het licht te brengen naarmate je groeit. 

De eindeloze aard van inkoop in al zijn glorie kan overweldigend aanvoelen. Zeker als je nog steeds vertrouwt op handmatige acties voor meerdere fasen van je proces, kan dit onhandelbaar aanvoelen. 

Maar inkoopuitdagingen kunnen worden uitgebannen met de beste tools voor inkoopoptimalisatie. 

Geautomatiseerde inkoopworkflow

Met kostenbesparende mogelijkheden bij bijna elke stap, is het gemakkelijk te zien waarom 83% van de CPO's (Chief Product Officers) overweegt hun inkoopproces te digitaliseren. 

Handmatige praktijken werpen kritieke uitdagingen op, zoals:

• Complexe goedkeuringsworkflows
• Overhaaste leveranciersselectie
• Gebrek aan leveranciersbeheer
• Gemiste kansen voor kostenbesparing
• Onnauwkeurig bijhouden van gegevens
• Compliance risico's
• Buitenbeentje-uitgaven
• Verminderd aanpassingsvermogen: marktveranderingen
• Integratie- en bedrijfsbrede adoptiekwesties 

Om dergelijke bedreigingen te voorkomen, is het de moeite waard om te investeren in een hoogwaardige inkoopplatform.

Spendbase is bijvoorbeeld gespecialiseerd in het intake-to-procure proces en ondersteunt bedrijven die geen inkoopafdeling hebben die groot genoeg is voor hun groeiende behoeften. 

De geautomatiseerde workflows en meldingen versnellen goedkeuringen en bieden inzicht in elke aankoopaanvraag. 

Sterker nog, met een gecentraliseerd platform is de controle van applicaties snel en toch diepgaand, wat zorgt voor een soepele overgang door de inkooplifecycle. 

Voel je in controle met opvallende functies zoals: 

• Lineaire en voorwaardelijke goedkeuringsworkflows. Elk verzoek volgt het soepelste traject van indiening tot voltooiing.
• Automatische meldingen. Real-time updates voor goedkeurders en aanvragers helpen het proces binnen de tijdschema's te houden en zorgen ervoor dat de uiteindelijke beslissingen op de vervaldatum worden genomen. 
• Integratie met Slack. Werknemers dienen verzoeken in, volgen ze en keuren ze goed zonder ooit hun belangrijkste communicatietool te verlaten. Een winnaar voor bedrijfsbrede toepassing. 
• Kostenbesparingen met kortingen: Kortingen op software en clouddiensten waar je normaal geen oog voor zou krijgen. Je kunt 39% besparen op je software dankzij de hulp van Spendbase bij onderhandelingen met leveranciers. 

Afhaalmaaltijden

Laten we van software-inkoop een sterk punt maken, geen hoofdpijn. Dit is wat we hebben behandeld:

1. Inkoop is niet alleen inkoop-Het is een strategisch proces dat geld bespaart en sterkere relaties met leveranciers opbouwt.
2. Inkoop afstemmen op de doelen van uw bedrijf om verspillende uitgaven te voorkomen en prestaties van verschillende afdelingen te optimaliseren.
3. Onderzoek naar leveranciers is cruciaal-Langdurige relaties met de juiste leveranciers zorgen voor betere deals en soepelere operaties.
4. Automatisering kan je besparen-Handmatige processen zijn tijdrovend, foutgevoelig en missen kansen om kosten te besparen.
5. Succesvol inkopen is cyclisch-Het beheren van contracten, het controleren van software en het onderhouden van relaties met leveranciers is een voortdurende inspanning.
6. Centraliseren en digitaliseren voor efficiëntie-Een enkel platform creëert een "bron van waarheid" en zorgt voor naleving, transparantie en controle.

Wanneer inkoop geoptimaliseerd is, verandert het van een lastig proces in een vitale functie die uw bedrijf vooruithelpt. Investeer nu tijd en middelen en pluk daar de komende jaren de vruchten van.