Zichtbaarheid van inkoop is de sleutel tot uw budgetcontrole

Het is moeilijk om de uitgaven van je bedrijf onder controle te houden. Inkoopinzicht verandert dat. Zonder zichtbaarheid glijden kosten weg. Met inzicht krijg je controle en bespaar je geld. 

Als je elke stap van het inkoopproces kunt zien, kun je verspilling opsporen voordat het gebeurt, processen aanscherpen en altijd binnen het budget blijven. 

Wat is inkoopzichtbaarheid?

Procurement visibility verwijst naar volledige transparantie in de interne operaties, uitgaven en inkoopprocessen binnen de organisatie. Hiermee kunnen teams aankopen, leveranciers en kosten in elke fase van de inkoopcyclus volgen. 

Met realtime inzichten kunnen besluitvormers identificeren waar geld naartoe gaat, inefficiënties opsporen en inkoopstrategieën optimaliseren om onnodige uitgaven te vermijden. 

Hierdoor worden inkoopactiviteiten afgestemd op bedrijfsdoelen en krijgen besluitvormers toegang tot realtime gegevens. Het helpt hen ook om uitgaven effectiever te beheersen en betere relaties met leveranciers te onderhouden.

Hoe zichtbaarheid van inkoop leidt tot zichtbaarheid van uitgaven

In veel organisaties beginnen Procurement Category Directors en Chief Procurement Officers hun inkoopproces met het analyseren van de uitgaven van het bedrijf in het verleden. Ze proberen te begrijpen wie hun leveranciers zijn, hoeveel het bedrijf voor elk van hen uitgeeft en in welk land, welke regio en op welke locatie de facturen zijn uitgeschreven. 

Helaas is dit proces niet zo eenvoudig als het lijkt wanneer het bedrijf zijn activiteiten begint uit te breiden en alle uitgavengegevens op één plek wil verzamelen.  

Complexe inkoopprocessen die op bedrijfsniveau zijn gecreëerd, mislukken vaak wanneer ze worden uitgerold over meerdere entiteiten. De reden is eenvoudig: elke entiteit werkt anders en een standaardaanpak leidt tot inconsistente zichtbaarheid en naleving. 

Daarom is een meer praktische aanpak om te beginnen met inkoopzichtbaarheid op het meest fundamentele niveau: initiële factuurgegevens. Het bijhouden van facturen geeft direct inzicht in hoe uitgaven binnen het bedrijf plaatsvinden.

Elke factuur wordt een waardevol gegevenspunt en stelt inkoopteams in staat om hiaten in het proces te identificeren en het uitgavenbeleid dienovereenkomstig aan te passen. Naarmate facturen beter zichtbaar worden, kunnen inkoopteams zich richten op het consolideren van leveranciers, het stellen van besparingsdoelen en het geleidelijk stroomlijnen van processen in de hele organisatie. 

Een dergelijke strategie helpt bedrijven om realistische inkoopdoelstellingen te bereiken en de valkuilen te vermijden van dure, grootschalige systemen die niet zijn afgestemd op de dagelijkse activiteiten. Op deze manier leidt zichtbaarheid van inkoop tot zichtbaarheid van uitgaven vanaf dag één. 

Voordelen van zichtbaarheid van inkoopprocessen

Als bedrijven een duidelijk beeld hebben van hun inkoopactiviteiten, kunnen ze processen stroomlijnen, uitgaven optimaliseren en naleving van regels garanderen. Dit zijn de belangrijkste voordelen van inkoopzichtbaarheid:

• Duidelijk inzicht in uitgaven leidt tot proactieve aanpassingen van budgetten, waardoor de financiën van het bedrijf in lijn worden gebracht met de strategische doelen.
• Inkoopteams bouwen sterkere relaties op en beheren leveranciers effectiever. Dankzij deze zichtbaarheid kunnen teams prestaties controleren, naleving evalueren en onderhandelen over betere voorwaarden voor toekomstige contracten.
• Alle aankopen in het bedrijf volgen het interne beleid en de externe regelgeving, waardoor inkoopprocessen transparant zijn en aan de regels voldoen.
• Zichtbaarheid in uitgavenpatronen en relaties met leveranciers leidt tot slimmere besluitvorming en efficiënter gebruik van middelen binnen het bedrijf.

Uitdagingen voor zichtbaarheid van inkoop

Het bereiken van volledige zichtbaarheid in inkoop is geen kleine taak. Veel organisaties worstelen met het stroomlijnen van hun inkoopprocessen door een combinatie van operationele inefficiënties en weerstand tegen verandering. Hieronder staan enkele van de belangrijkste uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd:

1. Gebrek aan gestandaardiseerde processen voor Intake-to-Procure

Zonder een duidelijk, gestandaardiseerd inkoopproces hebben bedrijven moeite om zichtbaarheid te behouden over alle inkoopactiviteiten. 

Dit kan leiden tot ontbrekende of vertraagde inkooporders, gefragmenteerde leveranciersrelaties en verspreide uitgavengegevens. Wanneer elke afdeling verschillende inkoopmethoden hanteert, wordt het een grote uitdaging om deze gegevens te centraliseren.

Deze inconsistentie heeft een directe invloed op hoe efficiënt bedrijven uitgaven en relaties met leveranciers kunnen beheren en creëert blinde vlekken in de zichtbaarheid van inkoop.

2. Slecht begrip van de werking van leveranciers

Veel bedrijven hebben moeite om realtime inzicht te krijgen in de prestaties, financiële gezondheid of milieupraktijken van hun leveranciers.

Volgens het KPMG-onderzoekVeel bedrijven hebben geen zicht op de prestaties van hun primaire leveranciers, inclusief aspecten als financiële stabiliteit en productiecapaciteit.

Dit gebrek aan transparantie creëert risico's in de toeleveringsketen, wat kan leiden tot inefficiëntie, vertraagde leveringen en nalevingsproblemen.

3. Medewerkers volgen bestaande processen niet en verzetten zich tegen veranderingen

Zelfs als er processen zijn, omzeilen medewerkers deze vaak omdat ze te ingewikkeld of tijdrovend zijn. Werknemers kunnen bijvoorbeeld formele goedkeuringsstappen overslaan of gebruikmaken van leveranciers die niet de voorkeur genieten, waardoor de inkoopactiviteiten nog ingewikkelder worden. 

Er zijn nog veel meer redenen waarom werknemers niet klaar zijn om nieuwe systemen te gebruiken:

• Werknemers kunnen zich zorgen maken dat nieuwe inkoopsystemen hun rol minder noodzakelijk maken en vrezen dat ze hun baan kwijtraken.
• Zonder concreet bewijs dat nieuwe tools duidelijke voordelen opleveren, kunnen werknemers aarzelen om ze te gebruiken. De mentaliteit van "als het niet kapot is, repareer het dan ook niet" kan overheersen.
• Medewerkers raken vaak gewend aan legacysystemen of specifieke leveranciers.
• Sommige werknemers zijn bang dat nieuwe inkoopprocessen inefficiënties, non-compliance of onethische praktijken binnen de organisatie aan het licht zullen brengen.

Manieren om zichtbaarheid in inkoop te bereiken 

Zichtbaarheid van inkoop gaat niet vanzelf. Om deze uitdagingen te overwinnen, moeten bedrijven specifieke acties ondernemen om zichtbaarheid te brengen in elke fase van het inkoopproces.

Hieronder staan enkele strategieën die kunnen helpen:

• Standaardisatie van het inkoopproces. Creëer een gestructureerd intake-to-procure proces dat elke afdeling volgt. Hierdoor zullen inkoopaanvragen een consistent pad volgen, waardoor bedrijven elke transactie effectiever kunnen vastleggen en volgen. 
• Automatisering voor goedkeuringsworkflows. Geautomatiseerde systemen introduceren die handmatig ingrijpen verminderen, het inkoopproces versnellen en de kans op menselijke fouten verkleinen. Controleer of elke stap van de inkoopcyclus in realtime wordt uitgevoerd, zodat inkoopmanagers direct toegang hebben tot gegevens. 
• Overname door werknemers. Integreer inkooptools in platforms die werknemers al gebruiken. Bijvoorbeeld Spendbase software voor inkoopbeheer integreert met Slack om inkoop in de dagelijkse werkomgeving te brengen. Medewerkers kunnen aanvragen indienen, goedkeuringen bijhouden en updates ontvangen - allemaal in Slack. 

Hoe bereik je zichtbaarheid in elke fase van de inkoopcyclus 

Hoe inkooptools de zichtbaarheid verbeteren

Om inkoopzichtbaarheid te bereiken moeten bedrijven strategische controle krijgen over hun uitgaven en financiële verrassingen voorkomen. Inkooptools bieden een allesomvattende oplossing om processen te stroomlijnen, gegevens te centraliseren en een effectief beheer van inkoopcycli te garanderen. 

Belangrijkste kenmerken van inkooptools om zichtbaarheid te bereiken

• Gecentraliseerd gegevensbeheer. Een belangrijk aspect van zichtbaarheid is het hebben van alle inkoopgerelateerde gegevens op één plek. Inkooptools centraliseren gegevens van inkooporders, leveranciersgegevens, facturen en betalingen. Dit biedt besluitvormers realtime inzichten, zodat ze weloverwogen, datagestuurde beslissingen kunnen nemen.
• Geautomatiseerde goedkeuringsstromen. Automatisering vermindert handmatige interventies, die fouten en vertragingen kunnen veroorzaken. Dankzij geautomatiseerde workflows verlopen inkoopaanvragen, goedkeuringen en onboardingprocessen voor leveranciers efficiënter. Als gevolg daarvan worden gegevens voortdurend bijgewerkt en zijn ze direct beschikbaar voor analyse.
• Real-time tracering en uitgavenanalyse. Inkoop tools bieden real-time tracking van uitgaven, goedkeuringen en interacties met leveranciers. Bovendien helpen functies voor uitgavenanalyse inkoopteams bij het identificeren van inefficiënties zoals dubbele uitgaven, gemiste onderhandelingskansen of buitensporige kosten in bepaalde categorieën.
• Integratiemogelijkheden. De meeste inkooptools integreren met de technische stack van uw bedrijf. Naadloze integratie met projectbeheertools, ERP-systemen (enterprise resource planning) en communicatieplatforms helpt gebruikers toegang te krijgen tot inkoopfuncties zonder tussen meerdere systemen te hoeven schakelen.
• Flexibel workflowbeheer. Met flexibele workflows kunnen inkoopmanagers goedkeuringsprocessen afstemmen op verschillende teams, afdelingen of scenario's en alle aspecten van het inkoopproces afdekken.

Spendbase voor zichtbaarheid van inkoop in het MKB

De inkoopfuncties van Spendbase richten zich op de belangrijkste uitdagingen van middelgrote bedrijven en helpen de uitgaven te beheersen, de efficiëntie te verbeteren en de zichtbaarheid van het inkoopproces te garanderen:

• Flexibele workflows Een duidelijke hiërarchie creëren voor goedkeuringen van inkoopaanvragen. Elke aanvraag gaat op het juiste moment naar de juiste persoon, waardoor schendingen van goedkeuringshiërarchieën worden voorkomen.
• Elk verzoek wordt van begin tot eind gevolgd. Deze transparantie helpt inkoopteams en financiële managers om op één lijn te blijven met de begrotingsdoelen.
• Gebruikers kunnen rechtstreeks vanuit Slack verzoeken indienen en goedkeurenDit maakt bedrijfsbrede implementatie eenvoudiger en verbetert de algehele zichtbaarheid.
• Spendbase biedt toegang tot kortingen voor leveranciers en helpt je aanzienlijke besparingen te realiseren. 
• Het platform helpt uitgaven bij te houden en proactief budgetcrises aan te pakken en inkoopstrategieën te optimaliseren.