Inkoop vs. inkoop:
Het verschil weten kan alles veranderen

Wat is het verschil tussen inkoop en inkoop? Het is meer dan je denkt en als je het weet, kan het je bedrijf tijd, geld en kopzorgen besparen.

Inkoop en inkoop lijken op het eerste gezicht misschien op elkaar, maar dat is niet zo.

Inkoop is strategisch, terwijl inkoop tactisch is. 

Maar ze zijn allebei essentieel.

Als je begrijpt hoe ze werken, zul je nieuwe manieren vinden om tijd te besparen, kosten te besparen en je processen soepeler te laten verlopen.

Dit artikel legt het voor je uit. Je leert het volgende:

• Wat inkoop en aanbesteding echt betekenen.
• Stapsgewijze gidsen voor elk proces.
• Hoe ze verschillen en waarom dat van belang is.
• Hoe ze samenwerken in de procure-to-pay cyclus.

Laten we beginnen!

Wat is inkoop?

Inkoop is een proces dat ervoor zorgt dat je bedrijf de juiste goederen of diensten krijgt tegen de best mogelijke prijs. Dit wordt gedaan terwijl er ook duurzame relaties met leveranciers worden opgebouwd. 

Een goede inkoopstrategie zorgt ervoor dat je bedrijf de juiste goederen en diensten krijgt.

Is inkoop hetzelfde als inkoop? Niet helemaal. In tegenstelling tot inkoop, dat zich richt op transacties, bestaat inkoop uit stappen die zijn ontworpen om uitgaven af te stemmen op je bredere doelen.

• Het begint met vaststellen wat je bedrijf nodig heeft.
• Hieronder valt ook het onderzoeken en doorlichten van potentiële leveranciers.
• Onderhandelen over contracten is een belangrijk onderdeel van het proces.
• Tot slot zorgt de inkoop ervoor dat alles op tijd wordt geleverd en voldoet aan de afgesproken normen.

Het gaat niet alleen om geld besparen. Het gaat om het creëren van waarde op lange termijn, het verminderen van risico's en het verbeteren van de kwaliteit van datgene waar uw bedrijf op vertrouwt.

Voorbeeld:

Stel je voor dat je een IT-directeur bent die zich bezighoudt met SaaS-inkoop en op zoek is naar het perfecte SaaS-platform voor jouw bedrijf. 

Je kiest niet zomaar de goedkoopste optie - je evalueert de behoeften van je bedrijf, onderzoekt leveranciers, onderhandelt over voorwaarden en sluit een deal die nu werkt en kan meegroeien met je bedrijf. 

Dat is inkoop in actie.

Het is strategisch, relationeel en cruciaal om je bedrijf op de rails te houden.

Stappen in het inkoopproces

Het inkoopproces bestaat niet alleen uit het kiezen van de eerste optie die er goed uitziet. Het is een gedetailleerd en strategisch proces dat is ontworpen om ervoor te zorgen dat je de beste waarde krijgt en tegelijkertijd de risico's beperkt. 

Dit is hoe het allemaal samenkomt, zodat elke stap wordt geoptimaliseerd voor efficiëntie en zichtbaarheid van aanbestedingen:

Stap 1: De behoeften vaststellen

Elk goed inkooptraject begint hier. Wat heeft je bedrijf echt nodig? Bij deze stap gaat het erom de doelen van je bedrijf af te stemmen op de juiste oplossing.

Voorbeeld: Je realiseert je dat je team worstelt met het bijhouden van projecten en een SaaS-tool nodig heeft om werkstromen te stroomlijnen.

Tip: Betrek iedereen erbij. Raad niet naar wat je bedrijf nodig heeft - vraag het! Een snelle enquête of brainstormsessie met je team kan inzichten aan het licht brengen die je in je eentje misschien zou missen. 

Stap 2: Marktonderzoek en leverancierssourcing

Tijd om de markt op te gaan. Dit is waar je leveranciers onderzoekt om de best passende te vinden.

Denk aan kwaliteit, kosten, betrouwbaarheid en leveringssnelheid. Als je nu je huiswerk doet, voorkom je latere hoofdpijn.

Voorbeeld: Je zoekt drie SaaS-aanbieders en vergelijkt hun prijzen, klantbeoordelingen en extra functies.

Tip: Doe je huiswerk. Gebruik online platforms zoals G2 om beoordelingen van leveranciers te bekijken. Dat gaat sneller dan helemaal opnieuw beginnen en je krijgt een duidelijk beeld van welke leveranciers aan jouw specifieke behoeften voldoen. 

Stap 3: Offerteaanvraag (RFP) of offerteaanvraag (RFQ)

Nu wordt het formeel. Een RFP of RFQ helpt je te begrijpen wat leveranciers aanbieden.

Deze stap zorgt voor duidelijkheid en geeft je opties op maat.

Voorbeeld: Je stuurt een RFP waarin je verkopers vraagt om te laten zien hoe hun software 200+ gebruikers aankan en aangepaste integraties biedt.

Tip: Stel de moeilijke vragen. Je RFP is niet zomaar een formaliteit, het is je kans om verkopers te testen. Neem vragen op die dieper ingaan op hun vermogen om met jouw unieke uitdagingen om te gaan, zoals snel opschalen of voldoen aan compliance-eisen.

Stap 4: Evaluatie en selectie van leveranciers

Niet alle leveranciers zijn gelijk. Hier analyseer je de voorstellen om de beste mix van kosten, waarde en betrouwbaarheid te vinden.

Voorbeeld: Nadat je de voorstellen hebt bekeken, kies je een leverancier met schaalbare prijzen en uitstekende klantenondersteuning.

Tip: Maak een score. Wanneer je meerdere opties hebt, maak dan een scoreformulier. Beoordeel leveranciers op kosten, kwaliteit, klantenondersteuning en al het andere dat belangrijk is voor je bedrijf.

Stap 5: Onderhandeling en afronding van het contract

Tijd om de deal te sluiten. Je onderhandelt over prijzen, ondersteuningsvoorwaarden en leveringsschema's.

Een sterk contract vergrendelt de waarde en zorgt ervoor dat beide partijen duidelijk zijn over de verwachtingen.

Voorbeeld: Je krijgt korting als je een tweejarige overeenkomst aangaat en zorgt ervoor dat er training voor je team in zit.

Tip: Kom voorbereid. Weet wat onderhandelbaar is en wat niet. Doe onderzoek naar standaard contractvoorwaarden in jouw branche en ga de onderhandelingen in met drie prioriteiten waarover niet onderhandeld kan worden. 

Stap 6: Bestelling plaatsen en uitvoeren

Hier beginnen de raderen te draaien. Zodra het contract is getekend, plaats je de bestelling en begin je met het uitrollen van de oplossing.

Voorbeeld: De SaaS-provider stelt je team in, configureert het systeem en biedt onboardingsessies aan.

Tip: Zet de toon vroeg. Plan zodra je de bestelling hebt geplaatst een startvergadering. Deze hoeft niet formeel te zijn, maar moet wel verwachtingen scheppen, rollen verduidelijken en tijdschema's op elkaar afstemmen.

Stap 7: Controle en beheer van leveranciersrelaties

Het proces stopt niet zodra het product is geleverd. Je moet de prestaties bijhouden, problemen oplossen en een goede relatie onderhouden.

Voorbeeld: Je controleert regelmatig de systeemprestaties en woont elk kwartaal beoordelingsvergaderingen met je leverancier bij.

Tip: Blijf niet stilzitten. Regelmatige controles met je leverancier, per kwartaal of per maand, houden de relatie gezond. Gebruik deze sessies om de prestatiecijfers te bekijken en te brainstormen over manieren om te verbeteren. 

Wat is kopen?

Inkoop is waar de actie plaatsvindt. Het is het proces van het verwerven van goederen of diensten die uw bedrijf op dit moment nodig heeft. Inkoop en inkoop zijn nauw verwante maar verschillende processen.

In tegenstelling tot inkoop, dat zich richt op strategie en relaties, draait inkoop om uitvoering. Het gaat om efficiëntie: de juiste artikelen krijgen, op het juiste moment, voor de juiste prijs.

• Het is transactioneel. Inkoop zorgt voor de dagelijkse inkopen. Denk aan het opmaken van inkooporders, het goedkeuren van aanvragen en ervoor zorgen dat betalingen op tijd worden gedaan.
• Het is gericht. Het doel is eenvoudig: snel en kosteneffectief een behoefte vervullen.

Voorbeeld:

Stel je voor dat je marketingteam extra SaaS-licenties nodig heeft om nieuwe medewerkers in te werken. Het proces begint met een aanvraagformulier. Zodra het intern is goedgekeurd, wordt er een inkooporder naar de SaaS-leverancier gestuurd. Kort daarna kan je team aan de slag, uitgerust met de tools die ze nodig hebben om succesvol te zijn. Dat is inkopen, efficiënt en to the point.

H2: Stappen in het aankoopproces

Bij inkoop gaat het niet alleen om het plaatsen van een bestelling, maar ook om ervoor te zorgen dat elke stap soepel, efficiënt en foutloos verloopt. 

Dit is hoe het gebeurt:

Stap 1: De aankoopaanvraag ontvangen

Iemand in je team identificeert een behoefte en dient een aanvraag ter goedkeuring in. Dit is het eerste controlepunt in het inkoopproces.

Voorbeeld: Je IT-team vraagt 10 nieuwe SaaS-licenties aan voor het inwerken van werknemers en legt uit waarom ze nodig zijn en hoe ze gebruikt zullen worden.

Tip: Zorg dat het vanaf het begin goed is. Zorg ervoor dat aanvraagformulieren gedetailleerd en duidelijk zijn, inclusief zaken als wat er nodig is, waarom het nodig is en wanneer het nodig is. 

Stap 2: Goedkeuring van het verzoek

Niet elke aanvraag krijgt meteen groen licht. De aanvraag moet worden beoordeeld en goedgekeurd door de juiste mensen om er zeker van te zijn dat het past binnen budgetten en beleid.

Voorbeeld: Het financiële team vergelijkt de aanvraag met het budget van de afdeling en bevestigt dat de uitgave in lijn is met de bedrijfsdoelen.

Tip: Laat goedkeuringen niet aanslepen. Gebruik geautomatiseerde workflows om aanvragen direct naar de juiste persoon te sturen en vertragingen te voorkomen. 

Stap 3: offertes aanvragen en evalueren

Tijd om rond te kijken. Als er offertes nodig zijn, zorgt deze stap ervoor dat je de beste deal krijgt zonder in te leveren op kwaliteit.

Voorbeeld: Voor de SaaS-licenties bevestigt het inkoopteam de prijzen met de leverancier en onderzoekt het kortingen voor een meerjarige overeenkomst.

Tip: Werp een breed net uit. Vraag altijd minstens drie offertes aan en neem de tijd om te vergelijken. De prijs is belangrijk, maar leveringsvoorwaarden, garanties en verborgen extra's ook. 

Stap 4: De inkooporder (PO) uitgeven

Dit is het officiële startsein. De aanvraag wordt een inkooporder, die fungeert als een contract tussen jou en de leverancier.

Voorbeeld: De PO wordt naar de SaaS-verkoper gestuurd met het aantal licenties, de prijs en de verwachte levertijd.

Tip: Nauwkeurigheid is alles. Voordat je de PO verstuurt, controleer je elk detail, zoals de hoeveelheid, de prijs en de levertijd. 

Stap 5: Goederen of diensten ontvangen

Nu gaat het erom dat je krijgt waar je voor betaald hebt. Goederen worden gecontroleerd, diensten worden 

gecontroleerd en eventuele afwijkingen worden gemarkeerd.

Voorbeeld: De SaaS-leverancier activeert de licenties en je IT-team test ze om te garanderen dat ze aan de verwachtingen voldoen.

Tip: Ga er nooit van uit dat alles in orde is. Gebruik een checklist om te controleren of alles in orde is en of de diensten aan de verwachtingen voldoen. Als er iets niet klopt, meld dit dan onmiddellijk. 

Stap 6: Factuurverwerking en betaling

Tot slot stuurt de leverancier een factuur, die wordt vergeleken met de PO, en een leveringsbevestiging voordat de betaling wordt gedaan.

Voorbeeld: Het financiële team controleert de factuur van de SaaS-verkoper, zorgt ervoor dat deze overeenkomt met de overeengekomen voorwaarden en verwerkt de betaling op tijd.

Tip: Controleer, controleer en nog eens controleren. Vergelijk de factuur met de inkooporder en het ontvangstbewijs. Het is een snelle maar essentiële stap om fouten of te hoge betalingen te voorkomen. 

Inkoop vs. inkoop: Belangrijkste verschillen

Inkoop en inkoop lijken misschien hetzelfde, maar dat zijn ze niet. 

Inkoop draait om strategie, langetermijndenken, relaties opbouwen en uitgaven afstemmen op de doelen van je bedrijf. 

Inkoop daarentegen richt zich op de uitvoering. Het is de tactische kant van de zaak, ervoor zorgen dat de bestellingen worden geplaatst, de goederen worden geleverd en de betalingen worden gedaan.

Als je de belangrijkste verschillen tussen inkoop en inkoop begrijpt, kan je bedrijf beide processen optimaliseren.

Inkoop vs inkoop vergelijking

Zie inkoop en aanbesteding als onderdelen van hetzelfde proces. Samen vormen ze de procure-to-pay-cyclus, die strategie en uitvoering in één naadloze stroom samenbrengt. Zo werkt het:

Stappen voor inkoop

• Identificeer de behoeften: Begin met uitzoeken wat je bedrijf precies nodig heeft.
• Bron leveranciers: Onderzoek en doorlicht potentiële leveranciers. Zorg ervoor dat ze voldoen aan uw normen voor kwaliteit en kosten.
• Onderhandelen en afronden van contracten: Sluit overeenkomsten af die waarde bieden en risico's minimaliseren.

Aankoopstappen

• Inkooporders aanmaken: Hier begint de actie. Zet verzoeken om in officiële orders met alle details.
• Goederen of diensten ontvangen: Controleer alles als het aankomt. Voldoet het aan de afgesproken normen? Zo niet, markeer het dan onmiddellijk.
• Facturen en betalingen verwerken: Vergelijk de factuur met de inkooporder en de afleverbon en verreken de betaling. Geen verrassingen, geen vertragingen.

De rol van technologie bij inkoop en aankoop

Technologie geeft inkoop een nieuwe vorm en helpt u sneller, slimmer en effectiever te werken.

Dit is hoe inkoop software kan je proces transformeren:

• Automatiseer de saaie dingen. Aanvraagformulieren, goedkeuringen en het matchen van facturen zijn repetitieve taken die eindeloos duren als je ze handmatig uitvoert. E-procurementplatforms handelen ze allemaal automatisch af, waardoor je tijd bespaart en kostbare fouten beperkt blijven.

• Zet gegevens om in beslissingen. Moderne inkooptools verzamelen niet alleen gegevens, ze geven je ook realtime inzichten. Houd uitgaven bij, meet de prestaties van leveranciers en zie kansen om kosten te besparen. U zult sneller slimmere beslissingen nemen.

• Zorg dat iedereen op één lijn zit. Cloudgebaseerde systemen maken teamwerk eenvoudig. Met gedeelde dashboards kunnen inkoop-, financiële en operationele teams naadloos samenwerken, waardoor vertragingen en verwarring worden voorkomen.

• Vereenvoudig de SaaS-chaos. Softwarelicenties beheren kan een nachtmerrie zijn. Gespecialiseerd inkooptools voor het MKB inkoop bijhouden wat je gebruikt, ongebruikte abonnementen markeren en voorkomen dat je te veel betaalt. Het is een game-changer.

• Werk slimmer, niet harder. Technologie versnelt niet alleen de zaken, maar geeft je ook de controle. Met gestroomlijnde workflows en beter overzicht besteedt u minder tijd aan brandjes blussen en meer tijd aan wat echt belangrijk is.