Efficiënte SaaS-inkoop:
Belangrijkste strategieën voor financiële en IT-teams

Groeien uw SaaS-uitgaven sneller dan verwacht? Dan is het misschien het juiste moment om je inkoopproces te heroverwegen. 

Zonder een gestructureerde strategie kan het beheer van softwareaankopen chaotisch worden en leiden tot budgetoverschrijdingen, dubbele abonnementen en complianceproblemen.

SaaS-inkoop is meer dan alleen software kopen. Het gaat om het maken van strategische keuzes die aansluiten bij je bedrijfsdoelstellingen. Zonder een duidelijk proces loop je het risico te veel uit te geven aan tools die geen waarde toevoegen of contracten niet efficiënt te beheren.

Laten we eens duiken in wat SaaS-inkoop essentieel maakt voor je budget en ROI en hoe je het kunt stroomlijnen voor betere resultaten.

Wat is SaaS-inkoop?

SaaS-inkoop verwijst naar het proces van het aanschaffen en beheren van cloudsoftware (Software-as-a-Service) voor een bedrijf. 

In tegenstelling tot ouderwetse software-inkoop, waarbij je een eenmalige licentie koopt, zijn er bij SaaS doorlopende contracten en abonnementen. De belangrijkste taken bij SaaS-inkoop zijn het selecteren van de juiste software, het beheren van contracten en het bijhouden van verlengingen.

Veel definities benadrukken SaaS-inkoop als een kostenbesparend en productiviteitsverhogend hulpmiddel. Voor een uitgebreidere definitie moeten we ons echter richten op de strategische waarde. 

SaaS-inkoop centraliseert de aankoop van software, voorkomt redundanties en zorgt voor compliance tussen afdelingen. Dit in tegenstelling tot gedecentraliseerde modellen waarbij verschillende teams onafhankelijk van elkaar software aanschaffen, wat leidt tot dubbele abonnementen en beveiligingsrisico's.

Neem het voorbeeld van een bedrijf met meer dan 100 werknemers. In zo'n bedrijf kopen verschillende afdelingen zonder gestructureerd inkoopproces vaak dezelfde tools. Dit resulteert in geldverspilling door meerdere abonnementen en verhoogde cyberbeveiligingsrisico's door onbeheerde softwaretoegang.

Het implementeren van een SaaS-inkoopproces vermindert deze problemen. Eenmaal geïmplementeerd, krijgen bedrijven volledige controle over het softwaregebruik, stroomlijnen ze het contractbeheer en nemen ze weloverwogen beslissingen over welke tools het bedrijf echt ten goede komen.

Hoe SaaS-inkoop anders is

SaaS-inkoop biedt unieke uitdagingen en voordelen in vergelijking met traditionele inkoopmodellen. In tegenstelling tot industrieën waar inkoop draait om fysieke goederen of eenmalige softwareaankopen, werkt SaaS op basis van een abonnementsmodel, waarvoor doorlopende relaties met leveranciers nodig zijn. 

Vooral kleine bedrijven moeten zorgvuldig met deze verschillen omgaan.

Bij traditionele inkoop hebben bedrijven vaak te maken met bulkaankopen of vaste contracten die jaren duren. Met SaaS beheer je meerdere kortlopende contracten, vaak met verschillende verlengingsdata.

Bovendien bieden SaaS-leveranciers flexibele prijsmodellen. Het vereist actiever contractbeheer. Kleine bedrijven moeten regelmatig beoordelen of ze nog steeds waarde halen uit hun abonnementen of dat het tijd is om op te schalen of af te bouwen.

Integratie met bestaande systemen is een andere cruciale factor. Veel kleine bedrijven vertrouwen op boekhoud- of ERP-systemen en SaaS-inkoopoplossingen moeten in deze architectuur passen.

Als SaaS-inkooptools niet goed integreren, zorgen ze voor extra werk voor financiële en IT-teams, waardoor het bijhouden van kosten en gebruik complexer wordt.

Nu er meerdere SaaS-tools in gebruik zijn, moeten bedrijven hun gegevensbeheer centraliseren om informatiesilo's te voorkomen. Als ze dat niet doen, zijn inefficiënties en problemen bij het nemen van strategische beslissingen op basis van nauwkeurige gegevens onvermijdelijk.

Kortom, SaaS-inkoop vereist continu overzicht, flexibiliteit en efficiënt leveranciersbeheer. Door het aanpakken van uitdagingen bij inkoopkunnen kleine bedrijven onnodige kosten vermijden en garanderen dat de softwaretools zijn afgestemd op hun groei.

Veelgemaakte fouten bij de aanschaf van SaaS

SaaS-inkoop is een dynamisch proces en veel bedrijven maken terugkerende fouten die leiden tot onnodige kosten en inefficiëntie. Hier zijn enkele van de meest voorkomende problemen:

• Gebrek aan zichtbaarheid. Bedrijven betalen vaak te veel voor ongebruikte of onderbenutte abonnementen als ze hun softwaregebruik niet controleren. Het is essentieel om het inkoopproces van begin tot eind te volgen en te controleren of elke aankoop overeenkomt met de werkelijke bedrijfsbehoeften. Voor meer informatie over hoe u deze uitdaging kunt overwinnen, kunt u onze gids over zichtbaarheid van aanbestedingen.
• Ongecontroleerde wildgroei van software. Als bedrijven groeien, verzamelen ze meerdere SaaS-tools, waarvan er veel hetzelfde doel dienen. Dit leidt tot dubbele abonnementen en hogere kosten. Regelmatige audits kunnen helpen SaaS-woekering stoppen.
• Het niet beheren van vernieuwingen. Automatische verlengingen kunnen kostbaar zijn als bedrijven vergeten te evalueren of ze de software nog wel nodig hebben. Bedrijven moeten hun contracten actief beheren en waarschuwingen instellen voor komende verlengingen om hun softwarebehoeften opnieuw te beoordelen voordat ze zich verbinden aan een nieuwe abonnementscyclus.
• Slecht contractbeheer. Veel bedrijven besteden geen aandacht aan het belang van contractonderhandeling en management. Het mislopen van volumekortingen of het niet heronderhandelen van contractvoorwaarden kan ertoe leiden dat er meer betaald moet worden voor diensten dan nodig is.

Voordelen van SaaS-inkoop op de juiste manier

Effectieve SaaS-inkoop biedt tal van voordelen die een aanzienlijke impact hebben op het bedrijfsresultaat. 

Een belangrijk voordeel is kostenbeheersing. Gemiddeld, 30% van SaaS software-uitgaven wordt ongebruikt of verspild in een bedrijf. Dit hoeft echter niet het geval te zijn.

SaaS spend management software is een van de benaderingen die bedrijven volgen om de kosten van hun SaaS-portfolio te beheersen en de waarde van SaaS-apps te maximaliseren door middel van effectieve tactieken voor kostenoptimalisatie. Goed beheer helpt bedrijven om verspilling te voorkomen en garandeert dat elk hulpmiddel zijn doel dient.

Een ander groot voordeel is ibetere zichtbaarheid. Als bedrijven hun SaaS-inkoop organiseren, centraliseren ze het beheer en vermijden ze softwaresilo's. 

SaaS-inkooptools helpen organisaties te analyseren hoeveel ze hun abonnementen gebruiken in vergelijking met wat ze betalen. Ze kunnen zien waar ze betalen voor dingen die ze niet echt nodig hebben, zodat ze hun middelen beter kunnen gebruiken.

Het beheer van leveranciers wordt ook eenvoudiger. Met een duidelijk inkoopproces kunnen bedrijven betere voorwaarden bedingen bij leveranciers. Denk bijvoorbeeld aan kortingen voor langetermijncontracten of het aanpassen van abonnementsniveaus op basis van het werkelijke gebruik.

De gegevensbeveiliging verbetert wanneer inkoopteams alle software bijhouden en beheren. Dit zorgt ervoor dat tools voldoen aan compliance-normen, zoals GDPR, wat essentieel is voor de bescherming van gevoelige informatie. Het bijhouden van softwaregebruik helpt ook om beveiligingsrisico's van onbeheerde apps te voorkomen.

Tot slot bevordert effectieve SaaS-aankoop innovatie. Wanneer tools goed geïntegreerd en strategisch gekozen zijn, kunnen bedrijven nieuwe software uitproberen zonder zich zorgen te maken over budget- of beveiligingsproblemen. Deze flexibiliteit ondersteunt groei en helpt teams tools te gebruiken die succes op lange termijn bevorderen.

Hoe je een slim SaaS-inkoopproces opzet

Een SaaS-inkoopproces omvat alles wat komt kijken bij de aanschaf van een nieuw SaaS-product. Om je software efficiënt te beheren, is het cruciaal om dit proces goed op te zetten. 

Vertrouwen op spreadsheets om softwareaankopen, -vernieuwingen en -gebruik bij te houden is niet langer praktisch als je bedrijf groeit. Dit geldt vooral voor kleine bedrijven die snel groeien.

Om volledige zichtbaarheid en controle over je SaaS-stack te krijgen, heb je gespecialiseerde inkooptools nodig die belangrijke stappen in dit proces automatiseren.

Deze tools automatiseren de afhandeling van aanvragen, goedkeuringen en vernieuwingen terwijl alle inkoopgegevens worden gecentraliseerd, waardoor je een duidelijk beeld krijgt van de uitgaven.

Wat is SaaS-inkoopsoftware?

SaaS-inkoopsoftware is bedoeld om de aanschaf en het beheer van softwareabonnementen in de cloud te automatiseren en te stroomlijnen. Overweeg oplossingen zoals intake-to-procure (I2P) en procure-to-pay (P2P)die betrekking hebben op verschillende inkoopfasen. 

Terwijl I2P-oplossingen zich richten op het stroomlijnen van de goedkeuringsstromen van inkoopaanvragen, hebben P2P-oplossingen betrekking op de inkoopfase.

Om een beter idee te krijgen van wat deze tools doen en hoeveel ze kosten, bekijk je de lijst met de beste inkooptools voor het MKB.

Investeren in de juiste inkooptool kan aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen opleveren, vooral voor kleine tot middelgrote bedrijven (MKB) die efficiënt willen schalen.