Best practices voor het vernieuwen van SaaS:
Spreadsheets overboord gooien en besparen

Nu de SaaS-markt jaar na jaar groeit, profiteren bedrijven van meer tijdbesparende en budgetterende tools dan ooit. Prachtig, maar niet altijd een win-win situatie. 

Het gemiddelde bedrijf verspilt 51% aan licenties en $18 miljoen per jaar op niet-aangevinkte software. Hoe gebeurt dit?

• Bij elke nieuwe applicatie hoort een abonnement dat beheerd moet worden. Dat zijn minstens 50 verschillende data en verlengingsprocedures waar de meeste middelgrote organisaties bovenop moeten zitten. 
• Veel bedrijven vertrouwen nog steeds op spreadsheets om informatie over app-abonnementen te verzamelen. Dergelijke praktijken zijn gevoelig voor menselijke fouten en verwarring. Ze kunnen ook geen verlengingsherinneringen instellen, wat resulteert in paniek op het laatste moment dagen voor de verlenging of zelfs gemiste deadlines. 
• Een gebrek aan adequate interne SaaS-audit betekent dat verspild geld aan ineffectieve apps onopgemerkt blijft. 
• Automatische verlengingen van applicaties hebben de perfecte vermomming door te doen alsof ze 'tijd besparen' op langdurige verlengingsprocessen. In feite zorgt automatisch verlengen ervoor dat deals, kortingen en besparingen verloren gaan. 

Als dit je bekend in de oren klinkt, dan zit je hier goed. 

Een effectief SaaS-vernieuwingsproces zorgt ervoor dat je financiële prestaties er niet onder lijden. Veel bedrijven besparen elke dag aanzienlijk. 

Een middelgrote onderneming met 650+ werknemers maakte bijvoorbeeld softwarebesparingen van meer dan $128.000 met behulp van de beste vernieuwingspraktijken. 

Een klein bedrijf met 50+ werknemers kreeg 45-50% kortingen voor vier SaaS-apps met behulp van best practices voor vernieuwing. Ze vierden ook de tijd die ze tijdens het proces hadden gewonnen. 

Besparingen en zakelijk succes zijn haalbaar met de volgende best practices voor SaaS-vernieuwing. 

Er zijn zes belangrijke elementen voor een naadloze abonnementsverlenging. 

1. Een gecentraliseerd SaaS-beheerplatform

Sleep die spreadsheets naar de prullenbak en zeg vaarwel tegen een onbeveiligd, onbehulpzaam, verwarrend systeem. 

We kunnen het IT-team al opgelucht horen ademhalen...

Maar wat gebruik je in plaats van spreadsheets om je SaaS-abonnementen bij te houden? 

A SaaS-beheerplatform geeft je inzicht in al je applicaties op één plek. Door je softwaregegevens te consolideren, wordt het eenvoudiger om alle contractgegevens die je nodig hebt te vinden en terug te vinden wanneer het tijd is voor verlenging of controle. 

Functies zoals een overzicht van verlengingen en deadlines voor abonnementen bieden een broodnodig overzicht van het grotere geheel. 

IT-teams kunnen zich in sommige organisaties geïsoleerd voelen en toezicht houden op meerdere apps met weinig inbreng van medewerkers. Een gecentraliseerd platform verwijdert de kloof tussen IT en andere afdelingen. Het verlengen van abonnementen wordt een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de app-gebruikers, het IT-team en de financiële afdeling, in plaats van dat één afdeling een 'beste gok' doet over het al dan niet verlengen van een abonnement. 

Een gecentraliseerd beheerplatform elimineert ook het risico dat werknemers zich zonder toestemming abonneren op apps. Deze vervelende praktijk, bekend als Shadow IT, kan verantwoordelijk zijn voor ongeveer 11% van cyberincidenten binnen uw bedrijf en neem 30-40% van de uitgaven van een bedrijf. 

Verborgen applicaties slokken het budget op, maar een effectief SaaS-beheerplatform brengt alle abonnementen onder de aandacht. 

Het is netjes, het is efficiënt en het bespaart enorm veel geld. 

Nadat je de eerste stap hebt gezet naar een succesvol SaaS-vernieuwingssysteem met een gecentraliseerd SaaS-beheerplatform, moet je overwegen wie verantwoordelijk is voor het eigendom van elke app. 

2. Gedefinieerd eigendom

Heb je ooit naar je lijst met bedrijfsapps gekeken en gedacht - Wie heeft deze app gekocht? Wie gebruikt deze app eigenlijk? Je bent niet de enige. 

Het is arbeidsintensief en inefficiënt voor IT-teams om handmatig te zoeken naar eigenaren en gebruikers wanneer het tijd is om het gebruik en de vernieuwingen van SaaS-tools te controleren. 

Van cruciaal belang is dat een gebrek aan duidelijkheid over eigendom en gebruik leidt tot onduidelijke rapporten over de ROI van apps. Deze verwarring vormt een aanzienlijk risico dat geld wordt verspild aan apps die niet langer de beste resultaten voor de organisatie opleveren. 

Een effectieve SaaS-beheertool kan ervoor zorgen dat licenties worden toegewezen aan medewerkers en doelgericht worden gebruikt. Met nauwkeurige gegevens over app-gebruik kun je software herverdelen over teams om de efficiëntie te optimaliseren. 

Verantwoordingsplicht is cruciaal als het gaat om de verlenging van SaaS. Door voor elk abonnement een contactpersoon aan te wijzen, kunnen nauwkeurige gebruiks- en app-analyses worden gebruikt om beslissingen over verlenging te nemen en de waarde van de tool voor het bedrijf te evalueren. 

Na de eerste installatie van de SaaS-beheertool en het eigendom van apps, zal je bedrijf al snel een toename in efficiëntie merken. De volgende stap zal je nog meer tijd opleveren. 

3. Een verlengingsplan van 90 dagen

Een verrassingscadeau? Geweldig! Een verrassingsfactuur voor een app die het grootste deel van het jaar ongebruikt op je systeem heeft gestaan? Veel minder welkom. 

Het is essentieel om een intern beleid op te stellen om minstens drie maanden voor het aflopen van het contract te beginnen met het vernieuwen van het abonnement. Een duidelijk 90-dagen SaaS verlengingsplan voor weloverwogen financiële beslissingen in elke fase zal zeer nuttig zijn.

Een verlengingsplan van 90 dagen geeft je genoeg tijd om een grondige analyse van het gebruik en de ROI uit te voeren en indien nodig feedbackvragenlijsten voor je werknemers af te nemen. Aan de hand van de feedback en analyse kun je bepalen of je je abonnement moet aanpassen. Je kunt het aantal benodigde licenties en abonnementsniveaus opnieuw beoordelen en zelfs overwegen of de app zelf nog wel geschikt is voor het doel. 

Als de tijd aan jouw kant staat, kun je nog meer bereiken. Je zult het gevoel hebben dat je de onderhandelingen met SaaS-verkopers onder controle hebt en meer invloed hebben om een betere deal te sluiten, over te stappen op een beter plan of alternatieve oplossingen te onderzoeken. 

Planning zorgt ervoor dat je goed voorbereid bent op het vernieuwingsproces van SaaS en weloverwogen financiële beslissingen kunt nemen. Elke beslissing draagt bij tot besparingen voor het bedrijf en uiteindelijk tot succes. 

Een succesvol bedrijf is vaak een druk bedrijf. Helaas kan een hoge werkdruk de best gemaakte plannen beïnvloeden. De volgende factor voor SaaS-vernieuwing neemt de druk weg van het hebben van nog iets om te onthouden. 

4. Kalenderherinneringen

Het heeft geen zin om een plan te hebben als het plan vergeten wordt. 

Een vergeten plan kan leiden tot een automatische verlenging. Een nieuwe hap uit het budget van je bedrijf is misschien een overwinning voor de SaaS-app, maar het is een enorme gemiste kans voor je bedrijf. Automatische verlengingen zijn een van de belangrijkste oorzaken van uitgavenescalaties bij bedrijven die SaaS-applicaties gebruiken. 

Daarom zijn herinneringen en kalenders van vitaal belang. 

Je kunt zelfs gratis QR-codes voor belangrijke data en deadlines. Het scannen van deze QR-codes op apparaten van werknemers kan het voor iedereen gemakkelijker maken om op de hoogte te blijven van komende verlengingen, zodat er geen belangrijke herinneringen worden gemist.

Stel een verlengkalender in om je belangrijkste data in één oogopslag te zien en voeg herinneringen toe bij aankoop om ervoor te zorgen dat je de mijlpalen voor de verlenging van je SaaS haalt. 

Een vroege herinnering helpt je team om gesprekken aan te gaan met andere teams en zet aan tot actie. Als herinneringen worden genegeerd, kunnen ze worden geëscaleerd naar meer senior medewerkers om de urgentie te verhogen naarmate de deadline voor het verlengen van het abonnement nadert. 

Bespaar jezelf het handwerk van het maken van een vernieuwingskalender door een SaaS-beheerplatform die de verlengingsdata, gebruiksstatus en abonnementskosten op één centrale locatie weergeeft. 

Nog beter, tools met een visuele maandelijkse uitsplitsing van je vernieuwingen helpen je om je eenvoudig voor te bereiden en te budgetteren. 

In dit stadium heb je een uitstekend visueel overzicht van je SaaS-stack en heb je al veel meer controle over je abonnementen. Maar de volgende stap is een kritieke factor bij het nemen van strategische beslissingen voor kostenoptimalisatie. 

5. Analyse van SaaS-abonnementen

Je hebt je gecentraliseerde platform, toegewezen eigendom van abonnementen en een 90-dagenplan. Wat doet u wanneer u de eerste herinnering krijgt dat een abonnement moet worden vernieuwd? 

Wanneer een SaaS-abonnement verlengd moet worden, moet de applicatie een grondige impactanalyse ondergaan. De audit vereist een allesomvattende aanpak, waarbij rekening wordt gehouden met tijd, geld en efficiëntie. 

Je zou elke app kunnen bezoeken en de individuele gebruiksgegevens bekijken, maar het handmatig bekijken van app-gebruik is ongelooflijk tijdrovend. 

Met een effectief SaaS-beheerplatform kun je zien welke werknemers elke applicatie gebruiken en hoeveel ze gebruiken. 

Sommige platforms voor abonnementenbeheer bieden een SaaS-audit om je digitale ecosysteem te optimaliseren. Een audit van goede kwaliteit verbindt je identity provider met het beheerplatform en ontsluit een lijst van alle SaaS-tools waartoe werknemers toegang hebben via hun zakelijke e-mail. 

Een audit kan onthullen: 

• Welke SaaS-tools worden gebruikt
• Wie gebruikt de tool
• De gebruiksfrequentie
• Laatste inloggegevens 

Deze realtime licentietracking legt de werkelijke behoeften van de organisatie bloot en bouwt een beeld op van de totale waarde van de applicatie. 

Denk bijvoorbeeld aan een organisatie die drie productiviteitstools gebruikt. Stel je nu voor dat een van deze apps door slechts een handjevol werknemers eens in de paar maanden wordt gebruikt. Ondertussen gebruikt 75% van de werknemers de andere twee dagelijks, en de laatste keer dat ze inlogden was vandaag. Het is duidelijk welke applicatie niet nodig is en meer een financiële last is geworden. 

Je grondige analyse zal je goed uitrusten voor de laatste fase van het SaaS vernieuwingsproces - een hoofdpijnloze onderhandeling.

6. Een mogelijkheid om de kosten te optimaliseren 

Onderhandelingen zouden geen snelle afspraken moeten zijn dagen voor de deadline van de verlenging, waarbij de verkoper de discussie stuurt in de richting van zijn eigen verkoopdoelstellingen. 

Onderhandelingen zijn een kans voor kostenoptimalisatie. 

Na het plannen en analyseren van het gebruik van je app-abonnementen en de ROI, kom je met een strategisch overzicht bij je verlengingsonderhandelingen. Nu kun je het gesprek sturen in de richting van wat je weet dat het meest voordelig zal zijn voor je organisatie. 

Eén optie is om kortingen of speciale voorwaarden te vragen. Je kunt bijvoorbeeld vragen om een pakket op maat voor jouw bedrijf dat expliciet is afgestemd op jouw behoeften. Ter ondersteuning van je besluitvorming bieden sommige SaaS-platforms voor abonnementenbeheer prijsinzichten die de voor- en nadelen van applicaties belichten. Dit zijn bronnen van onschatbare waarde om informatie te verzamelen over de door jou gekozen software en ervoor te zorgen dat je later niet voor financiële verrassingen komt te staan, zoals plotselinge kostenstijgingen. 

Het is ook nuttig om verkopers eraan te herinneren dat je een trouwe, langdurige en betrouwbare klant bent en hun service wilt blijven gebruiken. 

Of misschien moet je de moeilijke beslissing nemen om je SaaS-abonnement helemaal te beëindigen. Maar is het echt een moeilijke beslissing? Nu je een diepgaand inzicht hebt in hoe je SaaS-tools de waarde voor je organisatie maximaliseren, wordt het verwijderen van slecht presterende apps een eenvoudige en verstandige keuze. 

In werkelijkheid kan je onderhandelingsgesprek echter nog steeds gepaard gaan met enige druk van de verkoper om te vernieuwen. Ze hebben tenslotte werk te doen. 

Gelukkig kun je deze gesprekken over verlenging helemaal vermijden. De best gewaardeerde SaaS-platforms voor beheer van vernieuwingen gebruiken deskundige onderhandelaars die elke mogelijkheid om te besparen op software identificeren en financiële voordelen voor uw organisatie opleveren. Deskundige onderhandelaars profiteren van exclusieve kortingen en kan aanzienlijke besparingen opleveren voor uw bedrijf.