SaaS-uitgaven optimaliseren
en bespaar veel op software

Stel je voor dat je duizenden dollars zou investeren in apps die je team nauwelijks gebruikt. Absurd? Het is de realiteit voor talloze bedrijven die worstelen met het beheer van SaaS-apps. 

De waarheid is, terwijl SaaS-applicaties ons werk hebben verbeterd, hebben ze ook een sluis van onnodige uitgaven geopend. Wat als je je SaaS-softwarekosten zou kunnen veranderen van een aanslag op je budget in een goed geoliede machine van efficiëntie en waarde? 

Deze gids gaat niet alleen over kosten besparen. Het gaat erom uw organisatie in staat te stellen slimmere, meer strategische beslissingen te nemen. Door SaaS-uitgaven optimaliserenbespaart u niet alleen geld, maar maakt u ook de weg vrij voor meer flexibiliteit, innovatie en groei. Laten we er eens in duiken.

Voordelen van optimalisatie van SaaS-uitgaven

SaaS is een hoeksteen van modern zakelijk succesmaar de wijdverspreide toepassing ervan brengt nieuwe uitdagingen met zich mee, vooral op het gebied van financieel beheer.

Verbeterde zichtbaarheid van kosten

Met tientallen of zelfs honderden SaaS-abonnementenHet kan een uitdaging zijn om uitgaven bij te houden en te beoordelen of deze uitgaven echt gerechtvaardigd zijn.

Schaduw-IT elimineren

Helaas beheren IT-afdelingen in een gemiddeld bedrijf nauwelijks een derde van de apps en de totale uitgaven aan software. Medewerkers abonneren zich regelmatig op SaaS-platforms zonder medeweten of goedkeuring van IT, wat leidt tot overbodige investeringen in Saas-software of ongeoorloofde uitgaven.

Ongebruikte of onderbenutte licenties identificeren

Gemiddeld blijkt uit SaaS-onderzoek dat bedrijven slechts de helft van hun SaaS-licenties gebruiken en de rest onbenut laten - een duidelijk gebied waar verspilde uitgaven om optimalisatie vragen, zodat er geen irrelevante SaaS-implementatie achterblijft. 

Prijsstijgingen verzachten

Volgens de SaaStr onderzoek73% van de SaaS-bedrijven van plan was om de prijzen te verhogen in 2024, is het van vitaal belang om deze veranderingen op de voet te volgen. Als ze niet worden opgemerkt, kunnen deze prijsstijgingen je budget stilletjes opblazen.

SaaS-uitgaven optimaliseren Dit betekent dat we deze uitdagingen direct moeten aanpakken, strategieën moeten implementeren die kostenefficiëntie garanderen en uitgaven moeten afstemmen op bedrijfsdoelstellingen.

Een audit uitvoeren om SaaS-uitgaven te optimaliseren

De eerste stap in SaaS-uitgaven optimaliseren is het verkrijgen van volledig inzicht in je huidige SaaS-gebruik en -kosten. Hiervoor moet je een grondige audit uitvoeren van alle SaaS-applicaties in je bedrijf. Zo doe je dat:

Maak een Saas-systeem of record aan

Begin met het maken van een SaaS-recordsysteem van al uw abonnementen. Deze inventarisatie moet zowel tools voor het hele bedrijf bevatten als tools die specifiek zijn voor afdelingen of teams. Belangrijke details die moeten worden vastgelegd zijn onder andere

• Naam toepassing
• Verkoper
• Aantal licenties
• Maandelijkse/jaarlijkse kosten
• Verlengingsdata
• Toegewezen gebruikers/teams
• Contractvoorwaarden

Je kunt spreadsheets gebruiken om deze informatie bij te houden, maar het is veel efficiënter als je SaaS-beheertoolszoals Spendbase, hiervoor. Zorg ervoor dat je de inventaris regelmatig bijwerkt om wijzigingen in gebruik of uitgaven voor saas weer te geven.

Overbodige en ongebruikte applicaties identificeren

Zodra je SaaS-inventaris analyseer deze dan om overbodige of onnodige saas-applicaties te identificeren. Overbodige tools zijn tools die vergelijkbare of overlappende functionaliteiten bieden, terwijl onderbenutte applicaties applicaties zijn met licenties die niet volledig worden benut.

Overweeg deze stappen:

• Enquêteteams: Vraag teams naar hun gebruik van elke toepassing om te bepalen of de tool essentieel is of dat er een beter alternatief is.
• Gebruiksgegevens bekijken: Veel SaaS-platforms gebruiksanalyses bieden. Gebruik deze inzichten om applicaties te identificeren die zelden of nooit worden gebruikt.
• Hulpmiddelen consolideren: Consolideer waar mogelijk meerdere tools in één applicatie met vergelijkbare functies.

Toepassingswaarde beoordelen

Niet alle SaaS-tools zijn gelijk. Beoordeel de waarde van elke applicatie op basis van de impact op je bedrijf. Overweeg het volgende:

• Zakelijke impact: Hoe belangrijk is de applicatie voor uw dagelijkse werkzaamheden? Draagt het direct bij aan het genereren van inkomsten of kostenbesparingen?
• Gebruikerstevredenheid: Zijn werknemers tevreden over de tool of vinden ze hem omslachtig en inefficiënt?
• Alternatieven: Zijn er kosteneffectievere alternatieven met vergelijkbare functionaliteit?

Bepaal op basis van deze beoordeling welke applicaties je moet behouden, degraderen of verwijderen.

Strategieën voor Saas-uitgavenoptimalisatie

Als je eenmaal een duidelijk beeld hebt van je SaaS-inventaris en de kosten daarvan, is de volgende logische stap het onderhandelen over betere voorwaarden met je SaaS-verkopers. Hier lees je hoe je dat effectief doet:

Optimaliseer uw SaaS door koopkracht

Als je bedrijf al lange tijd klant is of als je meerdere licenties hebt bij een leverancier, gebruik dit dan in je voordeel. Leveranciers waarderen loyaliteit en volume - ze zijn vaak bereid om kortingen aan te bieden aan waardevolle klanten behouden. Wees niet bang om een betere deal te vragen.

Vergrendel besparingen met meerjarige contracten

Als je er zeker van bent dat een bepaalde SaaS-hulpprogramma op de lange termijn essentieel zal zijn, overweeg dan om een meerjarig contract af te sluiten. Leveranciers bieden meestal kortingen voor langere verbintenissen, waardoor je lagere tarieven kunt vastleggen en na verloop van tijd kunt besparen. Door te onderhandelen over SaaS-contracten kun je ook effectief uitgeven, vooral aan bestaande Saas-oplossingen die je al een tijdje gebruikt.

Bundel producten voor grotere kortingen

Als een leverancier meerdere producten aanbiedt die je bedrijf gebruikt, probeer ze dan te bundelen in één contract. Bundeling leidt vaak tot lagere totale kosten in vergelijking met de aanschaf van elk product afzonderlijk. Bovendien vereenvoudigt het leveranciersbeheer. Met Saas-aankoopstrategieën kun je uitgebreide SaaS-software krijgen zoals Hubspot voor korting.

Tim je onderhandelingen verstandig

Timing is alles. Probeer te onderhandelen over contracten aan het einde van het fiscale kwartaal of jaar van de leverancier. Leveranciers zijn vaak meer gemotiveerd om kortingen aan te bieden tijdens deze periodes, omdat ze hun verkoopdoelstellingen willen halen.

Onderzoek contractvoorwaarden

Voordat je nieuwe contracten verlengt of ondertekent, moet je de voorwaarden nog eens goed doornemen. Kijk uit voor automatische prijsverhogingen of clausules die misschien niet in jouw belang zijn. Onderhandel over flexibiliteit - zorg ervoor dat je het aantal licenties kunt aanpassen als je behoeften veranderen.

implementeren SaaS-beheer platform

SaaS-uitgaven beheren Handmatig is niet alleen tijdrovend, maar ook gevoelig voor fouten - vooral in grotere organisaties. SaaS-software voor uitgavenbeheer kunnen veel van dit proces automatiseren, waardoor het eenvoudiger en nauwkeuriger wordt. Dit is hoe deze tools kunnen helpen.

Gecentraliseerd beheer

SaaS-platforms voor uitgavenbeheer bieden een gecentraliseerd dashboard waar je al je SaaS-abonnementen, kosten en gebruiksgegevens op één plek kunt zien. Deze zichtbaarheid maakt het makkelijker om snel gebieden te vinden waar je de uitgaven kunt optimaliseren.

Geautomatiseerd licentiebeheer

Deze tools houden automatisch het licentiegebruik bij en sturen waarschuwingen wanneer licenties onderbenut worden of bijna vernieuwd zijn. Op deze manier kun je proactief stappen ondernemen om onnodige kosten te elimineren voordat ze oplopen.

Kostentoewijzing en rapportage

Veel SaaS tools voor uitgavenbeheer bevatten functies voor kostentoewijzing en rapportage, zodat je SaaS-uitgaven kunt toewijzen aan specifieke afdelingen of projecten. Deze mogelijkheid is cruciaal voor budgetplanning en om ervoor te zorgen dat er verantwoording wordt afgelegd over SaaS-uitgaven.

Contractbeheer

Deze platforms slaan ook op en SaaS-contracten beherenU wordt gewaarschuwd voor komende verlengingen en u wordt eraan herinnerd om de voorwaarden te controleren voordat automatische verlengingen van start gaan. Dit helpt onverwachte kostenstijgingen te voorkomen en zorgt ervoor dat je altijd bovenop je overeenkomsten zit.

Reclassering van SaaS-licenties

Overprovisionering van SaaS-licenties is een veel voorkomend probleem dat snel kan leiden tot onnodige kosten. Rechten toekennen aan je SaaS-licenties betekent het aantal licenties afstemmen op het werkelijke gebruik. Zo doe je dat:

Analyseren uitgaven en gebruik patronen

Het gemiddelde bedrijf verspilt $18 miljoen per jaar op ongebruikte licenties - een cijfer dat jaar na jaar met 7% is gestegen. Gebruik gegevens van je SaaS-audit en beheertools om te analyseren hoe licenties worden gebruikt. Identificeer licenties die inactief of onderbenut zijn en overweeg ze te verminderen of opnieuw toe te wijzen.

Gebruikersgebaseerde licenties implementeren

Sommige SaaS-verkopers bieden gebruikersgebaseerde licentiemodellen, waarbij je alleen betaalt voor actieve gebruikers. Als deze optie beschikbaar is, overweeg dan om over te stappen om de kosten voor inactieve licenties te verlagen. Controleer het Saas-gebruik op elk moment. 

Regelmatige licentiebeoordelingen uitvoeren

Stel een regelmatig schema op om SaaS-licenties elk kwartaal of elke twee jaar te controleren. Uitgavenbeheer SaaS-leverancier zorgt ervoor dat je licentietoewijzing in lijn blijft met de behoeften van je organisatie en dat veranderingen in personeel of workflows worden meegenomen.

Verantwoord SaaS-bestuur aanmoedigen

Werknemers informeren over kosten

Zorg ervoor dat werknemers begrijpen wat de kosten zijn van SaaS-tools en hoe onnodige uitgaven het bedrijfsbudget beïnvloeden. Als werknemers zich bewust zijn van de financiële implicaties, zullen ze SaaS-tools waarschijnlijk op een verantwoorde manier gebruiken.

SaaS-uitgavenbeheer en goedkeuringsproces

Creëer een duidelijk inkoopproces voor nieuwe SaaS-aankopen waarbij IT, financiën en relevante afdelingshoofden betrokken zijn. Dit zorgt ervoor dat alle nieuwe tools zowel noodzakelijk als kosteneffectief zijn voordat ze worden toegevoegd aan je technische stapel.

Monitor voor schaduw-IT

Shadow IT (wanneer werknemers zich abonneren op SaaS-tools zonder medeweten of goedkeuring van IT) kan leiden tot overbodige uitgaven en beveiligingsrisico's, vooral wanneer applicaties buiten de standaard aanbestedingsprotocollen om worden aangeschaft. Gebruik Saas-beheerindexprogramma's om ongeautoriseerd gebruik te detecteren software-abonnementen en breng ze in het formele goedkeuringsproces.

Consolidatie van tools bevorderen

Stimuleer teams om te consolideren SaaS-tools waar mogelijk. Als meerdere teams bijvoorbeeld verschillende tools gebruiken voor vergelijkbare doeleinden, onderzoek dan of één tool kan voldoen aan de behoeften van alle teams. Deze aanpak vermindert redundantie en helpt de kosten te verlagen.

Planning voor toekomstige SaaS-behoeften

Naarmate je organisatie groeit en evolueert, zullen ook je SaaS-behoeften toenemen. Vooruit plannen is de sleutel tot geoptimaliseerde uitgaven. Lees hier hoe u de curve voor kunt blijven:

SaaS-gebruik voorspellen

Werk samen met afdelingshoofden om toekomstige SaaS-behoeften te voorspellen op basis van komende projecten, verwachte groei en veranderingen in workflows. Deze proactieve aanpak helpt je om je SaaS-budget nauwkeuriger te plannen en onverwachte uitgaven te voorkomen.

Blijf op de hoogte van markttrends

Houd trends in de SaaS-markt in de gaten, zoals nieuwe producten, prijsverschuivingen en consolidaties van leveranciers. Als je deze trends begrijpt, kun je weloverwogen beslissingen nemen over in welke tools je moet investeren en wanneer je over nieuwe contracten moet onderhandelen.

Bouw flexibiliteit in je contracten in

Onderhandelen over contracten die flexibiliteit bieden als je behoeften veranderen, of je nu naar boven of naar beneden wilt schalen. Dit zorgt ervoor dat je niet vastzit aan het betalen voor meer licenties dan je nodig hebt, of aan het scrambelen om licenties toe te voegen tegen hogere kosten tijdens piekperiodes.

Maatregel SaaS-optimalisatie succes

Om er zeker van te zijn dat de optimalisatie van je SaaS-uitgaven vruchten afwerpt, is het cruciaal om het succes te meten. Hier zijn de belangrijkste meetgegevens om bij te houden.

Kostenbesparingen

Bereken de totale kostenbesparingen die je hebt bereikt met je optimalisatie-inspanningen, of het nu gaat om het verminderen van overbodige tools, het aanpassen van licenties of het onderhandelen over betere contractvoorwaarden. Dit cijfer is uw bottom-line indicator van succes.

Licentiegebruik

Controleer het percentage actieve licenties ten opzichte van het totale aantal licenties. Een hogere bezettingsgraad betekent dat je licenties efficiënt worden gebruikt, zodat je de meeste waarde uit je investeringen haalt.

ROI op SaaS-investeringen

Beoordeel de ROI van elke SaaS-hulpprogramma door de kosten te vergelijken met de voordelen die het oplevert, zoals verhoogde productiviteit, omzetgroeiof kostenbesparingen. Dit helpt je te bepalen welke tools echt de investering waard zijn.

Tevredenheid van werknemers

Meet de tevredenheid van werknemers over de gebruikte SaaS-tools. Hoge tevredenheidsniveaus geven aan dat de tools voldoen aan hun behoeften en bijdragen aan hun productiviteit - belangrijke factoren om verdere investeringen te rechtvaardigen.

Optimaliseer je SaaS-uitgaven met best practices

Het optimaliseren van SaaS-uitgaven is geen eenmalige taak, het is een continu proces dat voortdurende controle, analyse en aanpassing vereist. Door de strategieën in deze gids te implementeren, kun je de waarde van je SaaS-investeringen maximaliseren en tegelijkertijd onnodige uitgaven minimaliseren:

Controleer regelmatig je SaaS-abonnementen

Voer regelmatig audits uit om onderbenutte of overbodige services te identificeren. Hierdoor kun je weloverwogen beslissingen nemen over het consolideren of elimineren van onnodige software, wat de totale kosten direct verlaagt.

Duidelijk beleid opstellen voor de aanschaf en het beheer van SaaS

Creëer en handhaaf beleidsregels die ervoor zorgen dat alle softwareaankopen gerechtvaardigd zijn en afgestemd zijn op de behoeften van je bedrijf. Dit helpt verkwistende uitgaven te voorkomen en houdt je SaaS-portfolio in lijn met je behoeften. zakelijke doelen.

Effectief onderhandelen met SaaS-verkopers

Ga zinvolle discussies aan met je SaaS-leveranciers over prijsniveaus, volumekortingen en langetermijnverbintenissen. Effectief onderhandelen kan leiden tot aanzienlijke besparingen.

Investeer in SaaS-beheertools

Overweeg te investeren in SaaS-beheerplatforms of tools voor kostenoptimalisatie om meer inzicht te krijgen in uw software-uitgaven. Deze tools kunnen u helpen om het gebruik bij te houden, licenties te beheren en gebieden te identificeren waar u kosten kunt besparen.

Train je team om de waarde van SaaS te maximaliseren

Zorg ervoor dat je team goed getraind is in het gebruik van SaaS-applicaties en hun functies volledig begrijpt. Het maximaliseren van de waarde van elk hulpmiddel begint met goed geïnformeerde gebruikers.

In wezen is een proactieve benadering van SaaS-uitgaven optimaliseren verbetert niet alleen uw financieel beheer, maar ondersteunt ook strategische besluitvorming en operationele efficiëntie.