SaaS wildgroei overwinnen:
Uitdagingen en methodes om ze te overwinnen

30% van de SaaS-uitgaven wordt verspild aan Ongebruikte abonnementen, overbodige toolsof dubbele licenties. Je kunt net zo goed je geld verbranden - dat is hetzelfde.

Je bent middelen opslokken, workflows onoverzichtelijk maken, en je gebrek aan zichtbaarheid zorgt ervoor dat jij en je team vast blijven zitten.

Wat kun je doen?

In dit artikel leer je precies wat SaaS sprawl isde belangrijkste factorenen de grootste uitdagingen.

Maar maak je geen zorgen - je leert ook Bewezen strategieën om SaaS wildgroei te overwinnen en ervoor zorgen dat je nooit meer geld of middelen verspilt.

Wat is SaaS sprawl?

Bedrijven hebben het aantal SaaS-apps dat ze gebruiken verhoogd met 4% op jaarbasis naar 93volgens een rapport van Okta.

Het probleem is rife, maar wat is het precies?

SaaS wildgroei is wanneer een Ongecontroleerde hoeveelheid apps worden gebruikt binnen een organisatie. Er is meestal weinig overzicht van IT of management en dat gaat gepaard met een hoop problemen. 

Dit houdt ook verspilling van geld en middelen in. 

Bijna half van de SaaS-licenties niet wordt gebruikt, en 69% van de werknemers verspilt elke dag een uur met het schakelen tussen apps.

Wat zijn de oorzaken van SaaS sprawl?

De meeste bedrijven werken in een perfecte storm waarin wildgroei kan gedijen.

• Nieuwe SaaS-applicaties zijn eenvoudig toegankelijk. Het is nog nooit zo eenvoudig geweest om een app voor je probleem te vinden. Er is niet alleen een groeiend aanbod, maar de aanschaf is ook moeiteloos. Het kost een paar simpele klikken, een snelle gezichtsscan en binnen een paar minuten kunnen werknemers aan de slag met de nieuwste SaaS-applicatie. Dit resulteert in een golf van verkeerd beheerde software. 
• Geen duidelijk beleid. Zonder duidelijk beleid ontstaat er al snel chaos. Er zijn geen grenzen of richtlijnen voor het personeel om te volgen, dus doen ze wat ze denken dat het beste is. Het is niet de bedoeling van het personeel om wildgroei te creëren, maar ze zijn zich niet bewust van het probleem en hebben geen expliciete richtlijnen gekregen. Het resultaat? Een wirwar van apps verspreid over het bedrijf. 
• De inkoop van apps is gedecentraliseerd. Gedecentraliseerde inkoop geeft vrijheid, maar is een belangrijke oorzaak van wildgroei. Dit leidt tot onoverzichtelijkheid. Toezicht leidt tot inefficiëntie, ongecontroleerde uitgaven en veiligheidsrisico's.

Wat zijn de uitdagingen van SaaS wildgroei? 

Het is cruciaal om SaaS sprawl te behandelen en te voorkomen vanwege de ernstige gevolgen. 

Te veel uitgeven aan SaaS

Als er zoveel apps worden gebruikt, kunnen de uitgaven uit de hand lopen. 

Zonder duidelijk beleid en een gedecentraliseerd inkoopproces kan het personeel kiezen wat ze kopen, wanneer ze willen, zonder erover na te denken en zonder goedkeuring nodig te hebben. 

Dit leidt tot inefficiënties. 

Waarschijnlijk is er een SaaS-licentie die de taak kan uitvoeren die de werknemer zoekt, zonder dat hij een extra tool hoeft aan te schaffen. 

Het is geldverspilling. Net als boodschappen doen als de koelkast al vol is. 

Hoe kan je organisatie haar financiën beheren als zakken met geld chaotisch worden uitgegeven? 

Hoe kan je organisatie kosten besparen als er bezuinigd moet worden? 

Het is essentieel om een overzicht te hebben van alle software die wordt gebruikt.

Schaduw IT 

30-40% van de IT-uitgaven in grote organisaties is schaduw-IT, zo blijkt uit onderzoek van Gartner. 

Schaduw-IT is wanneer de aankoop van SaaS-software niet is goedgekeurd door de IT-afdeling.. Het is een gevolg van SaaS-woekering. 

Dit brengt bedrijven in gevaar.

Als de IT-afdeling van een bedrijf niet op de hoogte is van de apps die worden gebruikt, kunnen ze niet worden gecontroleerd. Dit stelt de onderneming bloot en brengt een risico op misbruik door hackers en andere beveiligingsproblemen met zich mee. 

Beveiligings- en nalevingsrisico's

Schaduw-IT kan, zoals hierboven uitgelegd, tot risico's leiden. 

Uw gegevens kunnen worden bewaard in onveilige toepassingen en gedeeld met niet-geverifieerde personen. 

Cloudgebaseerde aanvallen komen veel voor. 

Maar liefst 51% van de grote ondernemingen had een ransomware-aanval met als doel gegevens te stelen en 52% slaagde daarin.

SharePoint Online heeft een aanval door een gecompromitteerde Microsoft Wereldwijd SaaS admin account. De hackers kregen toegang tot vertrouwelijke gegevens en eisten betaling om te voorkomen dat de informatie zou uitlekken.

En het gaat niet alleen om beveiliging, ook compliance is een probleem. 

Als een organisatie beschikt over gevoelige gegevens zoals PHI (protected health information) of PII (personally identifiable information) dan moeten ze voldoen aan strikte protocollen. Het naleven van deze regels wordt moeilijk wanneer schaduw-IT wijdverbreid is, omdat ze niet kunnen controleren welke apps voldoen. 

Hoe SaaS wildgroei voorkomen en beheren

Het is van het grootste belang dat SaaS wildgroei wordt erkend, teruggedrongen en voorkomen. De risico's zijn te groot om te negeren. 

Maar hoe? 

Een SaaS-bestuursbeleid opstellen en best practices beschrijven

A Het bestuursbeleid zal duidelijke richtlijnen bevatten voor werknemers. Het moet bestaan als één document waar alle werknemers toegang toe hebben.

Herzie het beleid jaarlijks en pas het aan op basis van feedback en ervaringen.
Onderwerpen als.

• SaaS-gebruik. Een overzicht van het gebruik van SaaS-tools. 
• Inkoopvereisten. De stappen en het goedkeuringsproces voor de aanschaf van SaaS-tools.

• Beveiliging en compliance. De te volgen procedure en het verificatieproces om ervoor te zorgen dat apps voldoen aan goede beveiliging en compliant zijn. 

• Toegangscontrole en gebruikersrechten. Schetsen wie toegang heeft tot de software, hun toegangsniveau en hoe ze extra lidmaatschap kunnen aanvragen. 

• Integratieprotocollen. Hoe de apps moeten integreren met huidige systemen en tools. 

• Vernieuwing en offboarding. Stappen die aangeven hoe je een lidmaatschap kunt verlengen of beëindigen. 

Om er een te maken, moet je dit proces in vier stappen volgen. 

• Aan de slag. Om te beginnen wil je alle nodige informatie verzamelen van verschillende afdelingshoofden zoals juridische en brede technische gebruikers. Controleer welke huidige SaaS-contracten er zijn en vraag gebruikers wat ze wel en niet goed vinden aan de huidige diensten. Verwijder de apps die niet langer in gebruik zijn en schort de licenties op. 
• Schets je structuur en best practices. Neem de bovenstaande onderwerpen op. Er kan extra inhoud zijn die je wilt opnemen, afhankelijk van je bedrijf en branche. Het belangrijkste is dat het relevant en nuttig is voor je bedrijf. Maak je geen zorgen als het in het begin niet perfect is. Dit is het startdocument dat je regelmatig moet herzien en bijwerken. 
• Schrijf het op. Zorg ervoor dat de taal duidelijk en eenvoudig is en vermijd jargon. Je wilt dat het personeel in de hele organisatie het kan lezen en begrijpen.
• Zoek goedkeuring. Zorg ervoor dat je goedkeuring krijgt van de leiders in het management en maak de nodige aanpassingen. 

Medewerkers trainen in het aanvragen van nieuwe software

Gebrek aan kennis houdt de cyclus van SaaS-woekering in stand. 

Als je eenmaal je SaaS-governancebeleid hebt opgesteld, is het makkelijk om een e-mail te sturen met de bijlage, maar het is beter om een trainingssessie te geven. 

Het nieuwe beleid goed introducerenLaat medewerkers vragen stellen en leer ze vooral hoe ze nieuwe software moeten aanvragen. 

Volg deze stappen:

• Duidelijk aanvraagproces. Zorg voor een duidelijk aanvraagproces. Zorg voor een stapsgewijze procedure die gemakkelijk te volgen is. 
• Goedkeuringsworkflow. Laat het personeel weten wie het verzoek goedkeurt en wat de criteria zijn om een verzoek te accepteren.
• Risico's van schaduw-IT. Breng medewerkers op de hoogte van de risico's van SaaS-groei en schaduw-IT. Geef voorbeelden en casestudies om je punten effectief te illustreren.
• Verantwoording. Stel vast hoe verzoeken moeten worden gedaan en via welke kanalen om mogelijke duplicatie van hulpmiddelen te voorkomen en om je aan de procedure te houden.
• Zorg voor opfriscursussen. Breng het personeel regelmatig op de hoogte van het belang van het voorkomen van SaaS wildgroei en zorg ervoor dat nieuw personeel ook op de hoogte is.

Verbeter de zichtbaarheid en deel SaaS-applicaties die in het hele bedrijf worden gebruikt

Als de hele organisatie weet welke hulpmiddelen beschikbaar zijn, is het Verhoogt de productiviteit, voorkomt dubbele aanvragen en doorbreekt silo's.

Volg dit proces om het delen van je SaaS-applicaties te optimaliseren.

• Gecentraliseerde zichtbaarheid. Maak een gedeelde opslagplaats voor alle software. Er zijn meerdere manieren om dit te creëren. Misschien heb je een spreadsheet op je gedeelde schijf of een lijst op Notion. Toch is het beter om een SaaS-beheertool te gebruiken, zoals Spendbaseen al je software die erin staat.
• Samenwerking tussen afdelingen. Zorg ervoor dat je alle SaaS-tools krijgt die in de organisatie door elke afdeling worden gebruikt. Vraag hen te vertellen waarvoor ze het gebruiken en welke voordelen het biedt. Zo kunnen andere medewerkers bij het delen met het bedrijf zien welke tools voor hen nuttig kunnen zijn. 

• Zoeken voor aanvragen. Zorg ervoor dat medewerkers de toolrepository doorzoeken voordat ze nieuwe software aanvragen. Dit vermindert het aantal aanvragen en bevordert goede praktijken.

• Nieuwe software aankondigen. Informeer het personeel wanneer een nieuwe tool is geaccepteerd. Zo blijven ze op de hoogte van de nieuwste apps en blijven ze betrokken bij het proces.

Controleer en optimaliseer je SaaS-stack regelmatig

Audits zijn essentieel om SaaS wildgroei te voorkomen. Het helpt het huidige softwaregebruik te optimaliseren en zorgt ervoor dat beveiliging en compliance in de gaten worden gehouden. Het stelt je in staat om te beoordelen welke software in gebruik is en of het nog steeds nodig is.

Een audit kan ook dubbele tools en overbodige apps voorkomen die je SaaS-stack overbelasten.

Hier volgt een korte handleiding voor het uitvoeren van een audit:

Gebruik een SaaS-beheertool 

U kunt opslaan 39% op software bij gebruik van de juiste SaaS-beheertool. 

Je zult enorme kostenbesparingen realiseren door het identificeren van overbodige apps en het onderhandelen over contracten. 

Je voorkomt dat je te veel betaalt voor te weinig gebruikte tools en krijgt 100% inzicht in en controle over je hele SaaS-stack. 

Je kunt ook geld besparen op het gereedschap dat je wilt blijven gebruiken. 86% van mensen die Spendbase gebruiken met succes betere deals sluiten met SaaS-verkopers.

Je audits kunnen een overweldigende en opdoemende taak zijn, alsof je naar de top van een berg kijkt terwijl je onderaan zit.

Spendbase is als een jetpack op je rug bevestigen. Je stelt app-aanvragen en goedkeuringsworkflows in die medewerkers met plezier zullen gebruiken. En je krijgt een transparant en actueel overzicht van alle apps van je bedrijf op één plek.

Stel je een leven voor waarin SaaS wildgroei voelt als een verhaal uit een ander leven. Schaduw-IT is geëlimineerd, uitgaven zijn onder controle en transparantie is altijd beschikbaar. 

Het is tijd om je wildgroei onder controle te krijgen.