Top 12 SaaS-software voor uitgavenbeheer om kosten te besparen en efficiëntie te verhogen

Stel je voor dat je elk softwareabonnement, elke verlenging en elk licentiegebruik in je bedrijf bijhoudt - klinkt dat overweldigend? SaaS tools voor uitgavenbeheer kunnen daar verandering in brengen.

Naarmate bedrijven meer en meer vertrouwen op SaaS-applicaties, is het beheren van alle abonnementskosten, het gebruik en de vernieuwingstermijn een serieuze uitdaging geworden. 

Zonder een solide systeem kunnen de kosten de pan uit rijzen en kunnen nalevingsrisico's onverwacht opduiken. 

In dit artikel bekijken we hoe SaaS spend management tools het bijhouden en transparant maken van softwarekosten vereenvoudigen. Deze tools automatiseren verlengingen, stroomlijnen licenties en helpen financiële, IT- en inkoopteams grip te krijgen op zelfs de meest complexe SaaS-portefeuilles.

We bekijken de beste tools, belichten de belangrijkste voordelen, bespreken een paar uitdagingen en geven aan waar je op moet letten bij het kiezen van de juiste tool voor jouw bedrijf. 

Of je nu kosten wilt besparen, compliance wilt verbeteren of gewoon elke gebruikte app wilt bijhouden, een SaaS-spend managementtool kan precies zijn wat je nodig hebt.

Wat is SaaS-software voor uitgavenbeheer?

Stel je voor dat je elk abonnement, elke verlenging en elk softwaregebruikspatroon in je hele organisatie zou moeten bijhouden. 

Voelt overweldigend, toch? 

Een SaaS-hulpprogramma voor uitgavenbeheer lost dit allemaal voor je op. 

Ze zijn ontworpen om het zware werk te doen, van het bewaken, beheren en stroomlijnen van al je SaaS-kosten. 

Zie het als een controlecentrum voor alles wat met SaaS te maken heeft: softwarekosten, betrokkenheid van gebruikers en contractverlengingen bevinden zich allemaal onder één dak. 

Ze veranderen chaos in duidelijkheid en maken het volgen en optimaliseren van uitgaven eenvoudig. 

Als je een SaaS-hulpprogramma voor uitgavenbeheer integreert, kun je:

• Afval elimineren. Bezuinigen op ongebruikte licenties.
• Vernieuwingen automatiseren. Onverwachte kosten behoren tot het verleden.
• Zorg voor naleving. Vereenvoudigen hoe contracten en gebruikerstoegang worden beheerd.

Tot de belangrijkste functies behoren:

• Onkosten bijhouden. Houd de kosten van elk abonnement goed in de gaten en zoek naar onderbenutte licenties.
• Licentiebeheer. Vereenvoudig eenvoudig verlengingen en annuleringen.
• Gebruiksanalyses. Patronen herkennen om redundantie te verminderen en het maximale uit elke tool te halen.
• Controles op naleving en beveiliging. Versterk de integriteit van gegevens met duidelijke toegangscontroles, waardoor risico's worden beperkt.

Voordelen en uitdagingen van SaaS-spaarprogramma's

Investeren in een SaaS tool voor uitgavenbeheer kan grote voordelen opleveren, maar er zijn ook een paar hordes.

Hier volgt een korte blik op de voor- en nadelen om je te helpen beslissen of dit de juiste keuze is.

Voordelen van een SaaS-platform voor uitgavenbeheer

Met een goede SaaS-uitgavenbeheertool kun je de manier waarop je organisatie software beheert stroomlijnen. Enkele van de voordelen zijn:

• Real-time zichtbaarheid. Krijg een live overzicht van elk actief abonnement. Weet precies wat er wordt gebruikt en waar de kosten naartoe gaan.
• Kostenbeheersing en optimalisatie. Bespaar door te weinig gebruikte tools of overbodige licenties op te sporen. Het is slimmer budgetteren.
• Ongebruikte abonnementen identificeren. Deze tools markeren automatisch inactieve of overbodige software, waardoor het budget vrijkomt voor wat echt belangrijk is.
• Gestroomlijnde verlengingen en aankopen. Geen gedoe meer met vernieuwingen. Automatiseer goedkeuringen zodat niets onopgemerkt blijft.
• Nauwkeurig bijhouden van uitgaven. Houd alle SaaS-uitgaven op één plek bij. Geen onverwachte kosten meer in je budget.
• Naleving en beveiliging. Blijf de regelgeving voor. Volg licentie- en toegangscontroles om beveiliging en naleving eenvoudig te handhaven.

Uitdagingen van SaaS-platform voor uitgavenbeheer

Natuurlijk is geen enkel hulpmiddel perfect. Hier zijn enkele uitdagingen waarmee je te maken kunt krijgen:

• Complexiteit van de implementatie. Het kan lastig zijn om alles in te stellen, vooral als je organisatie al veel tools heeft.
• Hoge kosten.  De investering vooraf kan veel zijn, vooral voor geavanceerde functies.
• Leercurve. Er is een aanpassingsperiode. Er kan training nodig zijn om de volledige waarde te krijgen.
• Voortdurende updates en audits. Regelmatige controles en updates van gegevens zijn essentieel om alles nauwkeurig en relevant te houden.

Belangrijkste overwegingen bij het kiezen van een SaaS-oplossing voor uitgavenbeheer

Het kiezen van de juiste SaaS-uitgaven beheertool is een grote beslissing. Je wilt een tool die je de duidelijkheid en controle geeft die nodig zijn om de kosten te optimaliseren en elk abonnement onder controle te houden.

Hier is waar je op moet letten.

Primaire overwegingen

• Zichtbaarheid, controle en kostenefficiëntie. Zoek een tool die volledig inzicht biedt in elke SaaS-app die in je organisatie wordt gebruikt. Je kunt dan de kosten in de gaten houden, ongebruikte licenties vinden en overtollige licenties elimineren. 

• Risico en naleving. Houd uw organisatie veilig en compliant. Een degelijke tool markeert ongeautoriseerde apps, zorgt ervoor dat licenties altijd actueel zijn en ondersteunt alle wettelijke vereisten in uw branche.

Belangrijkste kenmerken

• Geautomatiseerde ontdekking. Laat geen enkele app door de mazen van het net glippen. Kies een tool die automatisch elke SaaS-app detecteert die je team gebruikt.

• Gebruik bijhouden en analyseren. Inzichten zijn de sleutel. Met de juiste analyses zie je precies hoe elke app in teams wordt gebruikt, elimineer je redundantie en haal je het maximale uit elk abonnement.

• Beheer van contracten en verlengingen. Stop onverwachte verlengingen! Zoek naar tools met een sterk contractbeheer die de verlengingsdata bijhouden, je helpen bij het onderhandelen over voorwaarden en ongewenste automatische verlengingen voorkomen.

Gebruiksgemak en ondersteuning

• Gebruiksvriendelijke interface. Een schoon, intuïtief dashboard maakt navigeren een stuk eenvoudiger. Kies een tool die gebruiksgemak hoog in het vaandel heeft staan en die snel in gebruik kan worden genomen.

• Klantenondersteuning en training. Vergeet ondersteuning niet. Zoek een tool met een responsieve klantenservice en toegankelijke trainingsbronnen.

12 beste SaaS-software voor uitgavenbeheer

1. Spendbase

Spendbase is een krachtig, alles-in-één SaaS-beheerplatform ondersteund door Google. Het is gebouwd om je controle te geven over software-uitgaven en biedt realtime inzichten voor financiële en IT-teams om slimmere beslissingen te nemen.

Unieke kenmerken:

• Geautomatiseerde inkoopworkflows om het goedkeuren van aankopen te stroomlijnen
• Schaduw IT-detectie voor verbeterde beveiliging en controle over de app-stack
• Besparingscalculator om direct te zien hoeveel u kunt besparen op SaaS en cloud

Ideaal voor: Als je deel uitmaakt van een middelgrote organisatie die een allesomvattende oplossing wil voor SaaS-uitgaven optimaliserenis Spendbase een topkeuze. Het is vooral nuttig voor teams die op zoek zijn naar automatisering en deskundige onderhandelingen met leveranciers om de kosten laag en de activiteiten gestroomlijnd te houden.

2. Mesh Betalingen

Mesh Payments is een krachtige SaaS tool voor uitgavenbeheer. Het is ontworpen om B2B-betalingen te vereenvoudigen en je uitgaven gedetailleerd bij te houden. Als je op zoek bent naar flexibiliteit in het beheren van uitgaven, dan zit je met deze tool goed.

Unieke kenmerken:

• Geautomatiseerde betalingen
• Virtuele kaarten
• Real-time uitgavenanalyse

Ideaal voor: Mesh Payments is het beste als je een bedrijf bent met grote volumes B2B-transacties. Als je een flexibele, alles-in-één tool nodig hebt om uitgaven bij te houden en te optimaliseren, dan is dit een uitstekende keuze.

3. Cledara

Cledara is een SaaS-beheerplatform voor financiële teams. Het geeft je inzicht in je hele softwarestack, zodat je kunt besparen op overmatige uitgaven en die vervelende administratieve taken kunt stroomlijnen.

Unieke kenmerken:

• Zichtbaarheid in SaaS-stack
• Datagestuurde inzichten
• Geautomatiseerde admin

Ideaal voor: Cledara is ideaal als je deel uitmaakt van een financieel team of een klein tot middelgroot bedrijf dat op zoek is naar een gebruiksvriendelijke manier om je SaaS-uitgaven te centraliseren en te optimaliseren.

4. Torii

Torii is een SaaS-beheertool die is gebouwd om je realtime inzicht in en controle over elke applicatie te geven. Volg, analyseer en optimaliseer je softwaregebruik met gemak.

Unieke kenmerken:

• SaaS in realtime volgen
• Sterke analytische hulpmiddelen
• Uitgebreide integraties met SSO-, financiële en HR-systemen

Ideaal voor: Perfect als je als organisatie op zoek bent naar datagestuurde inzichten en volledig overzicht over je SaaS-ecosysteem.

5. Verticaal

Vertice is een krachtig platform voor uitgavenoptimalisatie, ontwikkeld voor financiële en technische leiders. Het is ontworpen om u te helpen de kosten van SaaS en cloud onder controle te krijgen met geavanceerde voorspelling en automatisering.

Unieke kenmerken:

• Nauwkeurig inzicht in uitgaven
• Reserved instance optimizer die de computerkosten met wel 60% kan verlagen
• Aanpasbare workflows en onderhandelingstools om kostenbeheer te vereenvoudigen

Ideaal voor: Gemaakt voor bedrijven van elke omvang die een uniforme, geautomatiseerde aanpak van het beheer van SaaS- en clouduitgaven willen.

6. Spendflo

Spendflo is een SaaS-platform voor uitgavenoptimalisatie dat is gebouwd om inkoop en beheer te vereenvoudigen. Het is perfect voor snelgroeiende bedrijven en is ontworpen om je te helpen SaaS-uitgaven eenvoudig te beheren.

Unieke kenmerken:

• AI-gestuurde aanbevelingen
• Workflowoptimalisatie voor goedkeuringen
• Gecentraliseerd contractbeheer

Ideaal voor: Spendflo is de juiste keuze als je deel uitmaakt van een snelgroeiend bedrijf dat de SaaS-kosten wil verlagen en de efficiëntie wil verhogen met geavanceerde AI en automatisering.

7. Tropic

Tropic is een SaaS-beheerplatform dat is ontworpen om aankopen en vernieuwingen moeiteloos te laten verlopen. Als je soepeler en efficiënter wilt inkopen via SaaS, dan is deze tool iets voor jou.

Unieke kenmerken:

• Stapsgewijze inkoopworkflows
• Geautomatiseerd beheer van vernieuwingen
• Integraties met financiële en HR-systemen

Ideaal voor: Tropic is het beste als je een bedrijf bent dat SaaS-inkoop wil stroomlijnen en vernieuwingsprocessen efficiënt wil houden met een focus op inkoopbeheer.

8. Zluri

Zluri is een SaaS-beheerplatform dat is gebouwd om je volledige controle te geven over je SaaS-ecosysteem. Het is ontworpen om ontdekking, optimalisatie en compliance een fluitje van een cent te maken voor IT-teams.

Unieke kenmerken:

• Geautomatiseerde SaaS-ontdekking
• Licentiebeheer en kostenbeheersing
• Compliance en beveiligingsbeheer

Ideaal voor: Als je gericht bent op het verkrijgen van inzicht, het optimaliseren van kosten en het waarborgen van compliance in je SaaS-stack, dan is Zluri een goede match.

9. Zylo

Zylo is een krachtige SaaS-beheertool die je diepgaand inzicht geeft in het gebruik van je bedrijfssoftware. Het draait allemaal om zichtbaarheid en analyses voor het beheren van software-investeringen.

Unieke kenmerken:

• Diepgaande gebruiksanalyses
• Uitgebreide SaaS-ontdekkingstools
• Licentieoptimalisatie om afval te verminderen

Ideaal voor: Zylo is perfect als je een grote onderneming bent die behoefte heeft aan een sterk overzicht over een complexe softwarestack, zodat je kosten kunt beheren en de ROI kunt verhogen.

10. Spendhond

Spendhound is een 100% gratis platform voor het beheer van verlengingen dat is ontwikkeld om u te helpen de verlengingen van leveranciers in de hand te houden. Het is eenvoudig, effectief en bespaart zowel tijd als geld.

Unieke kenmerken:

• Gratis beheer van softwarevernieuwing
• Volgen van leveranciers met vernieuwingswaarschuwingen
• Gemakkelijk te navigeren interface

Ideaal voor: Spendhound is het meest geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven die op zoek zijn naar een goedkope oplossing voor het beheren van verlengingen zonder extra complexiteit.

11. Vendr

Vendr is een SaaS-inkoopplatform dat het kopen van software herdefinieert. De software bevat een mix van datagestuurde inzichten en deskundige onderhandeling, waardoor je meer kunt besparen op SaaS-uitgaven.

Unieke kenmerken:

• Inzicht in slimme besparingen
• Ondersteuning bij heronderhandeling
• Intuïtieve, gebruiksvriendelijke interface

Ideaal voor: Vendr is geweldig als je deel uitmaakt van een snelgroeiend bedrijf dat een efficiënte, kosteneffectieve manier nodig heeft om SaaS-inkoop af te handelen.

12. Volopay

Volopay is een alles-in-één financieel managementplatform dat bedrijfskaarten, geautomatiseerde onkostenregistratie en eenvoudige boekhoudkundige integraties combineert.

Unieke kenmerken:

• Zakelijke kaarten voor vereenvoudigde uitgaven
• Geautomatiseerd bijhouden en rapporteren van onkosten
• Directe boekhoudintegraties

Ideaal voor: Volopay is perfect voor kleine tot middelgrote bedrijven die een gestroomlijnde aanpak willen voor het beheren van uitgaven en betalingen aan leveranciers.