Tools voor het beheer van softwarelicenties: 12 keuzes voor slimme bedrijven in 2024

Ze zeiden tegen je: 'Je hebt softwarebeheer nodig als je bedrijf groeit. Ze hadden gelijk. Maar welke licentiebeheer-app biedt de slimste oplossing?

Software voor licentiebeheer stond vroeger misschien niet bovenaan je lijst van must-haves. Van projectbeheertools tot boekhoudsoftware... door je groei is je SaaS-stapel geëxplodeerd. Plotseling moet je actie ondernemen om je tools te harmoniseren. 

Softwarelicentiebeheer biedt een effectieve manier om de app-abonnementen van je bedrijf optimaliseren. De beste tools worden ondersteund door een krachtige strategie voor kostenoptimalisatie en geven je de beste kans om te gedijen in een concurrerende markt. 

Als je nog steeds twijfelt of je wel of niet bij je stoffige spreadsheets moet blijven, is het tijd om de rode vlaggen te erkennen.

Wanneer is het juiste moment voor licentiebeheersoftware?

Bedrijven floreren met efficiëntere software. Software die de productiviteit en het evenwicht tussen werk en privé verhoogt, zorgt voor positiviteit in het hele bedrijf. Het is dan ook geen wonder dat een roze SaaS-bril kan leiden tot uitstel van rigoureus licentiebeheer. Maar het is cruciaal voor de financiële groei van je bedrijf om je licenties onder controle te krijgen. 

Dit zijn enkele belangrijke indicatoren die aangeven dat je licenties meer holistisch beheerd moeten worden. 

• Chaotische uitgaven. De ontwerpafdeling is begonnen met de aanschaf van een nieuwe app en je vraagt je af waarom. Het maakt geen deel uit van je bedrijfsdoelen voor dit kwartaal en het past niet bij de richting van je merk. Dit soort emotionele beslissingen zijn het gevolg van een gebrek aan een gecentraliseerde aanpak en handmatige goedkeuringen op het laatste moment. 

• Verkeerd toegewezen budgetten. Als je sinds het begin van je bedrijf voor elke afdeling hetzelfde budget hebt gehad, mis je waarschijnlijk ontwikkelingskansen. Het is echter moeilijk om te zien waar kansen liggen zonder een grondige analyse van de prestaties en het gebruik van apps. Als je bijvoorbeeld niet kunt zien dat een app-plan moet worden opgeschaald vanwege het hoge gebruik, wijs je misschien te weinig middelen toe voor de vernieuwing ervan. Later kan een afdeling dan dure extra storage of seats aanschaffen.

• Ongebruikte of dubbele licenties. Kleine en middelgrote ondernemingen kunnen gemiddeld $2 miljoen jaarlijks op ongebruikte licenties. Misschien zijn er 150 licenties aangeschaft terwijl slechts 50 medewerkers toegang tot de software nodig hadden. Nog erger is het schrijnende moment waarop je ontdekt dat verschillende afdelingen dezelfde software hebben aangeschaft, waardoor je kosten verdubbelen. 

• Niet-geïdentificeerd verkopersrisico. Onbeheerde licenties kunnen gevoelig zijn voor risico's, zoals operationele inefficiënties, reputatieproblemen en cyberbeveiligingsbedreigingen. Het regelmatig evalueren van leveranciers maakt deel uit van effectief SaaS-beheer.

• Interne toegangsbedreigingen. Niet alle werknemers hoeven toegang te hebben tot elk stukje software. Als licenties echter niet worden beheerd, kunnen werknemers mogelijk gevoelige gegevens blootgeven, waardoor uw beveiligingsnaleving in gevaar komt. 

• Niet-conforme software. De beste tools voor licentiebeheer bieden een gestructureerd en betrouwbaar inkoopproces. Als je SaaS op een lukrake manier aanschaft, kun je je bedrijf blootstellen aan een datalek of compliancewetgeving, zoals GDPR, beïnvloeden. 

Deze zorgen kunnen eenvoudig worden weggenomen met een geautomatiseerde aanpak van SaaS-beheer. Gelukkig zijn er veel tools die je licentiebeheer kunnen verzorgen... maar te veel opties leiden tot analyseverlamming. 

Hoe weet je dat een softwarelicentiemanagementtool van hoge kwaliteit is?

De belangrijkste kenmerken van een effectief SaaS licentiebeheerprogramma

Natuurlijk komt er bij SaaS-beheer meer kijken dan het netjes categoriseren van software. Hier zijn een aantal must-haves voor je nieuwe licentiebeheertool.

• Centralisatie. Het aan het licht brengen van je SaaS-stack op één platform is een game-changer. Je kunt onmiddellijk duplicatie of ongeautoriseerde Schaduw IT en te verwijderen. Duidelijke zichtbaarheid voor alle medewerkers betekent gedeelde verantwoordelijkheid voor SaaS en minder kans op toekomstige inefficiënties. Stel je de kosten voor die kunnen worden terugverdiend door slechts een paar onnodige app-abonnementen te annuleren. 

• SaaS-analyse. Je hebt niet langer een reeks formules en trage, handmatige controles van een spreadsheet nodig om SaaS-feedback te verzamelen. Software voor licentiebeheer kan een gedetailleerde analyse maken van het gebruik, de prestaties en de ROI van SaaS binnen je bedrijf. Samen met de kwalitatieve feedback van medewerkers vormt dit de basis voor een op feiten gebaseerde benadering van het stellen van bedrijfsdoelen.

• Budgetbeheer. Met een duidelijk inzicht in de prestaties van uw tech stack, SaaS-afval is verleden tijd. Nu is de toewijzing van je budget afgestemd op de behoeften van het bedrijf. Je kunt software met overlappende functies op maat maken en slecht presterende software of inactieve licenties elimineren. Zo ontdekt u meer budget voor innovatie. 

• Risico- en beveiligingsbeheer. Ongewenste apps die SaaS wildgroei en potentiële datalekken kunnen worden verwijderd. Een beheerplatform maakt beveiligingsinformatie en updates eenvoudig zichtbaar voor de medewerkers die deze nodig hebben. Voor degenen die dat niet hebben, kan de toegang worden beperkt met toestemmingssets. 

• Aanbestedingsprocedure. Een complex proces als inkoop vereist tijd en een toegewijd personeelsbestand, maar de beste software licentietools bieden ook op dit gebied ondersteuning. Ze maken gebruik van beste praktijken voor verlengingenInclusief tijdlijnherinneringen, geautomatiseerde workflows en on/offboarding procedures. Je kunt veel tijd en geld besparen als je niet langer vastzit aan automatisch verlengde SaaS of te veel uitgeeft aan onnodige app-functies. Investeer deze tijd in het opbouwen van wederzijds winstgevende relaties met leveranciers om nog meer deals en kortingen te krijgen op toekomstige SaaS. 

In een Hoogwaardige SaaS-licentiebeheertoolElke belangrijke functie werkt samen om de kostenefficiëntie en ROI te maximaliseren. 

Helaas heeft geen enkel bedrijf een onbeperkt budget. Je wilt er zeker van zijn dat je de beste waarde uit je licentietool haalt. Om een weloverwogen beslissing te nemen die de groei van je bedrijf stimuleert, moet je de fijne kneepjes van elke tool vergelijken. 

12 beste tools voor het beheer van softwarelicenties

Het lijdt geen twijfel dat kosten een belangrijke overweging zijn voor moderne bedrijven bij het kiezen van een nieuwe tool voor licentiebeheer. Maar beveiliging is net zo belangrijk, met 70% van de bedrijven die momenteel prioriteit geven aan deze factor. 

Hier vind je een overzicht van de beste tools voor het beheer van softwarelicenties.

Met een duidelijk overzicht van de prijs, mogelijke besparingen en veiligheidsnormen bent u dichter bij de keuze van uw software voor licentiebeheer. Laten we nu de specifieke voordelen van elke tool bekijken om de perfecte keuze te maken. 

1. Spendbase

Geschikt voor: Uitgebreid, kostengeoptimaliseerd SaaS-beheer

Met een onbeperkt aantal inkoopaanvragen, apps, integraties en licenties die je kunt beheren, Spendbase biedt waarde bij elke stap. Inzichten in prijsbenchmarks en exclusieve leverancierskortingen onderscheiden Spendbase op het gebied van licentiebeheer. 

Voordelen

• Identificeer schaduw-IT op je gecentraliseerde platform om direct kosten te besparen en de beveiliging van je bedrijf te beschermen.
• Ontdek gebieden van financiële verspilling, zoals ongebruikte en slecht presterende licenties, door middel van geautomatiseerde SaaS-uitgavenanalyses en diepgaande rapportage.
• Houd controle over je SaaS-verlengingen met realtime updates en herinneringen.
• Optimaliseer je inkoop met geautomatiseerde workflows en Slack-integratie.
• Win SaaS-kortingen en -deals met de hulp van de deskundige onderhandelaars van Spendbase.

Beveiliging

ISO 27001 , SOC 2, AWS Cloud versleutelde gegevensopslag, Nul tracking van persoonlijke werknemersaccounts

2. Cloudeagle

Geschikt voor: Gestroomlijnde processen

Cloudeagle's streven om je te helpen minder uit te geven aan elke app-aankoop wordt bereikt door middel van soepele SaaS-governance en inkoopprocessen. Hun tool biedt 100% inzicht in je stack, waardoor je niet meer voor vervelende kostenverrassingen komt te staan.

Voordelen

• Schaduw-IT opsporen en elimineren
• Inzichten in uitgaven, app-gebruik en licenties
• Geautomatiseerd in- en uitstappen
• Slack goedkeuringsworkflows voor snelle communicatie
• AI-gestuurde verlengingskalenders om het missen van deadlines te voorkomen

Beveiliging, ISO 27001, SOC 2, Geen gegevens bewaren en geen gegevens delen

3. LicentieOne

Geschikt voor: SaaS-afval voorkomen

LicenceOne heeft een eenvoudige maar effectieve benadering van SaaS-beheer. Hun belangrijkste pijlers van detectie, preventie en toegangsbeheer helpen je om weer controle te krijgen over je softwareabonnementen. 

Voordelen

• Snelle eerste analyse om SaaS-afval op te sporen
• Up-to-date informatierapportage over alle toepassingen
• Zichtbaarheid op uitgaven en toegang, toewijzing van verantwoordelijkheden per team en anticipatie op vernieuwingen 
• Menselijke klantenondersteuning

Beveiliging

ISO 27001, SOC 2, Strikte toegangscontrole tot gegevens

4. Zluri

Geschikt voor: Tijdbesparende automatisering

Zluri biedt een enkele bron van waarheid voor je SaaS-stack. Hun ontdekkingsproces voor Shadow AI en Shadow IT biedt negen unieke methoden voor nauwgezette SaaS-auditing. 

Voordelen

• App rationalisatie en redundantie
• Diepgaande gebruikstracking voor apps
• Licenties automatisch terugvorderen
• Zero-touch SaaS onboarding

Beveiliging

ISO 27001, SOC 2, Bijna-eind-tot-eind versleuteling

5. Spendflo

Geschikt voor: Gestroomlijnde inkoop

Spendflo heeft inkoop centraal gesteld in hun SaaS-beheeragenda. Hun inkoopproces biedt uitgavenbeheersing met naadloze intake en leveranciersbeheer, wat waarde oplevert.

Voordelen

• Een samenhangend platform om je SaaS te stroomlijnen
• Identificatie van duplicaties en schaduw-IT
• Rijke gegevens over SaaS-inzichten
• Geautomatiseerde, periodieke enquêtes om het sentiment onder werknemers over SaaS te peilen

6. Torii

Geschikt voor: Snelle ontdekking van SaaS

Torii helpt je niet alleen om 100% van je apps te ontdekken, maar maakt kostenbesparingen ook eenvoudiger met AI-gestuurd SaaS-Ops-beheer. 

Voordelen

• Lagere SaaS-uitgaven door optimalisatie
• Gecentraliseerde contracten en verlengingen
• Aanpasbare gebruikerstoepassing en kostenbesparende workflows

Beveiliging

SOC 2, AWS cloud-versleutelde gegevensopslag, Vertrouwelijkheidsovereenkomsten

7.Vertice

Geschikt voor: Transparante SaaS-inkoop

Vertice geeft prioriteit aan drie belangrijke gebieden om uw SaaS-stack te optimaliseren - transparantie, voorspelbaarheid en kostenefficiëntie. 

Voordelen

• Gebieden voor kostenoptimalisatie vinden
• Intelligente goedkeuringsworkflows
• Vertrouwde deskundige SaaS-kopers

Beveiliging

Niet vermeld.

8.Cledara

Geschikt voor: Automatisering van dagelijkse taken

De missie van Cledara is om je software-, cloud- en advertentie-uitgaven op één plek te zetten. Ze helpen je om bruikbare inzichten te krijgen om je SaaS-kosten te verlagen. 

Voordelen

• Real-time overzicht van software en hosting
• Geautomatiseerde dagelijkse toegangsverzoeken, budgetwijzigingen, contracten, facturen en handmatige boekhoudtaken
• Betalingen gebouwd voor software

Beveiliging

ISO 27001, SOC 2, Virtuele kaarten met token

9. Zylo

Geschikt voor: Efficiënte workflows

Zylo wil gebruikers antwoorden geven op hun vragen over SaaS-beheer en biedt workflows om software met vertrouwen te beheren.

Voordelen 

• Licentieniveaugebruik en right-sizing
• App-naar-app vergelijkingen
• SaaS vernieuwingsbeheer

Beveiliging

ISO 27001, SOC 2, Beheer door derden

10.BetterCloud

Geschikt voor: SaaS volgen en beveiligen

BetterCloud biedt een compleet en op inzichten gebaseerd platform voor end-to-end SaaS-beheer voor IT. 

Voordelen 

• Voorkom overlap in abonnementen
• Licenties optimaliseren ten opzichte van benchmarks in de sector
• Workflow-bouwer met slepen en neerzetten 

Beveiliging

ISO 27001 , SOC 2, OAuth 2.0 open standaard autorisatie

11.ManageEngine bedrijfsmiddelenverkenner

Geschikt voor: Flexibele activacategorisatie

Asset Explorer biedt de essentie van enterprise IT asset management, met controle van aankoop tot vervaldatum van je SaaS. 

Voordelen 

• Aangepaste workflows om levenscycli te automatiseren
• Inkoop- en leveranciersmanagement
• CMDB om de digitale infrastructuur te visualiseren

Beveiliging

ISO 27001, SOC 2, Coderingsmechanisme

12.FlexNet Manager van Flexera

Geschikt voor: Rapporten met gedetailleerde gegevens

FlexNet Manager helpt u om uitgaven en compliance risico's te verminderen met licentie optimalisatie. 

Voordelen 

• Inzicht op forensisch niveau in licentieprestaties en -gebruik
• Activa op maat maken en beheren
• Bibliotheek met rechten om effectieve licentieposities te automatiseren

Beveiliging

ISO 27001, SOC 2, Transportlaagbeveiliging instellen