Soepel en strategisch: beheer de levenscyclus van leveranciersbeheer

Leveranciersbeheer omvat de levenscyclus van software, van de eerste inkoop tot het einde van een contract. En je hebt een holistische leveranciersstrategie nodig.

Waarde is een belangrijk doel bij het onderzoeken van een nieuwe SaaS-leverancier. Maar onderzoek is slechts één onderdeel van leveranciersmanagement. 

Of het nu voor of na het contract is, elke fase belooft waarde en positieve relaties met leveranciers ondersteunen het proces. 

Bedrijven hebben het meeste succes wanneer levenscycli van leveranciers vroeg, uitgebreid en regelmatig worden beheerd. Het resultaat? Een sterke basis voor groei, uitbreiding en een hoge ROI. 

Het is tijd om verder te gaan dan statische leverancierslijsten en prioriteit te geven aan dynamisch beheer. Dit is waarom het beheren van je SaaS-leveranciers zo'n belangrijke investering is voor winst op de lange termijn. 

Het belang van strategisch beheer van de levenscyclus van leveranciers 

Het is niet meer dan logisch dat de tijdlijnen van de levenscyclus van uw leveranciers... overal verspreid zijn. 

Je moet Evernote opzeggen, je onderzoekt vier verschillende boekhoudprogramma's en je hebt een onderhandelingsgesprek met Slack... en dat is alleen nog maar vandaag.

Het aantal leveranciers zal waarschijnlijk toenemen naarmate je groeit. Tijdlijnen zullen versnipperd zijn, maar je proces niet. Een versnipperd proces brengt je bedrijf in gevaar.

Misschien heb je er momenteel mee te maken:

• Langdurige handmatige processen
• Ontbrekende elementen in je verkopersproces 
• Inefficiënte communicatie tussen afdelingen
• Onvoldoende administratie
• Sporadische monitoring

Zonder gestructureerd leveranciersbeheer eindig je in het beste geval met een hoop licenties waar je voor betaalt maar die niemand gebruikt. In het ergste geval kun je cyberbeveiligingsincidenten krijgen. 

Effectief leveranciersbeheer zorgt voor een transparante, systematische structuur met strategische besluitvorming voor wederzijds voordelige relaties met leveranciers. 

Het beheer van de levenscyclus van leveranciers is een proces, geen vinkvakje en elke fase van het proces kan worden gebruikt om:

• Risico verminderen
• Efficiëntie maximaliseren
• Naleving verbeteren
• Waarde creëren
• Kosten besparen
• Relaties met leveranciers onderhouden

Wat zijn de fasen van het managen van een leverancier?

Laten we nu eens onderzoeken hoe best practices de efficiëntie, beveiliging en kosten van leveranciers kunnen optimaliseren.

1. Identificeer en betrek

Je hebt een softwarebehoefte in je bedrijf geïdentificeerd. Het kan zijn dat een afdeling snel is gegroeid en dat er nu een communicatietool nodig is om de activiteiten soepel te laten verlopen. Je wilt er waarschijnlijk gewoon induiken en beginnen met het onderzoeken van verschillende leveranciers. 

Maar voordat je dat doet, heb je nagedacht over welke elementen je gaat gebruiken om leveranciers te vergelijken? 

Maak eerst een korte motivatie. Dit moet het volgende omvatten:

• Waarom je bedrijf de software nodig heeft.
• Operationele vereisten van 'moeten hebben' naar 'leuk om te hebben'.
• Rangschikking van het belang van vereisten. 
• Begrotingslimieten en geschatte implementatiedoelen.

Het is essentieel dat nieuwe software aansluit bij de doelstellingen en waarden van je bedrijf. Per slot van rekening hoop je op een lange en wederzijds winstgevende relatie met je leverancier.

Welke kwalificaties en kosten moet je leverancier hebben? Denk na:

• Hun reputatie binnen de branche.
• Aantal jaren ervaring.
• Certificaten of licenties.
• Prijzen.

Deze duidelijkheid maakt het onderzoek gerichter, wat resulteert in minder maar meer gekwalificeerde potentiële leveranciers.

Communiceer vroegtijdig en wijs een vertegenwoordiger aan van juridische, financiële en inkoopteams om een holistisch en efficiënt proces te garanderen.

Zodra je genoeg onderzoek hebt gedaan, kun je een RFQ (Request for Quotation) uitschrijven voor leveranciers die aan je eisen voldoen. Nu kun je beginnen met een nadere beoordeling. 

2. Risicobeoordeling 

Als je je offertes binnen hebt, kun je twee of drie leveranciers op de shortlist zetten voor analyse. 

Vergeet niet dat het bij het selecteren van een leverancier gaat om het maximaliseren van de totale waarde voor je bedrijf vanuit zowel financieel als productiviteitsperspectief. Het gebruik van kwantitatieve gegevens en kwalitatieve feedback geeft een gedetailleerder beeld. Je wilt bijvoorbeeld informatie over het aantal integraties dat elke leverancier aanbiedt, maar je wilt ook referenties en beoordelingen van echte klanten zien. 

Je inkoopteam moet de legitimiteit en betrouwbaarheid van leveranciers zorgvuldig beoordelen. 

De leverancier die aan je eisen voldoet en veel goedkoper is dan de concurrentie, kan bijvoorbeeld financieel onverantwoord zijn. 

Hier is wat belangrijke informatie om aan leveranciers te vragen:

• Adres hoofdkwartier
• Juridische bedrijfsnaam
• Zakelijke licentie
• Oprichtingsakte
• Belasting ID
• Eigendomsstructuur en aantal werknemers
• Lijst van onderaannemers
• Geschiedenis naleving
• Lopende rechtszaken

Een laatste maar cruciale risico-overweging is beveiliging. 61% van de bedrijven heeft in 2023 te maken gehad met een datalek door derden of cyberbeveiliging, wat gevolgen heeft gehad voor de bedrijfsactiviteiten, financiën en reputatie. Hoe kwetsbaar is de potentiële leverancier voor een datalek? Welke procedures zijn er om dit risico te beperken en om te reageren als er zich toch een incident voordoet? 

Nu kun je één leverancier selecteren om mee verder te gaan. Dien tijdig een goedkeuringsaanvraag in en steek de handen uit de mouwen voor de grootste kans op kostenoptimalisatie van het proces.  

3. Onderhandelen en aan boord gaan

Er is meer dan alleen de prijs waarover je met verkopers moet onderhandelen. Dit zijn enkele van de punten die je in detail moet bespreken:

• Omvang van het werk
• Tijdlijn
• Prijzen
• Deliverables
• Betalingsvoorwaarden
• SLA's (Service Level Agreements)

SLA's zijn vooral belangrijk voor SaaS-aankopen, omdat ze helpen de kwaliteit van de service te garanderen en risico's zoals uitval of prestatieproblemen te beheren. 

Stevig maar eerlijk zijn in de onderhandelingen creëert een basis van vertrouwen. Spreek contractvoorwaarden af die voor beide partijen voordelig zijn en waarin duidelijk uw verwachtingen staan, zonder ruimte te laten voor onverwachte kosten. Later in de levenscyclus van leveranciersbeheer kunt u deze voorwaarden toetsen aan uw veranderende behoeften. 

Als het je aan tijd en personeel ontbreekt om te onderhandelen, is een effectieve oplossing voor leveranciersbeheer is uw reddingslijn. Deskundige onderhandelaars identificeren elke mogelijkheid om de kosten te optimaliseren en kortingen en deals te krijgen. Ze kunnen je gemiddeld 39% besparen op je software.

Vervolgens begin je met het delen van informatie tijdens het inwerken van je nieuwe leverancier. 

Het delen van je bedrijfsoverzicht, missies en projectgegevens, evenals een gedragscode voor verkopers in dit stadium, maakt de weg vrij voor toekomstige personalisatie, ontwikkeling en innovatie.

Je moet ook aanvullende informatie verzamelen, zoals certificering van naleving van regelgeving, verzekeringspolissen, geheimhoudingsovereenkomsten en beleidsregels voor gepast gebruik. 

Zorg ervoor dat informatie wordt gedocumenteerd, dat processen worden verantwoord en dat de verantwoordelijkheidsgebieden voor de betrokken afdelingen worden gedefinieerd. Dit maakt het gemakkelijker om eventuele twistpunten aan te pakken en modellen voor goede praktijken te creëren. 

Nu kunnen je werknemers genieten van hun inwerktraining en de vruchten plukken van een efficiëntere tool. 

4. Prestaties bewaken

Vendor management houdt hier niet op. Gedurende de levensduur van een app bij je bedrijf moeten er regelmatig evaluaties van de SaaS worden gepland. 

Er zijn twee aspecten om rekening mee te houden bij het monitoren van de prestaties - je leverancier en de app zelf. Het opstellen van duidelijke beoordelingscriteria voor beide is de sleutel tot het ontdekken en oplossen van problemen. 

Evalueer je leverancier. Leveren ze de beloofde kwaliteit? Worden de SLA's gehaald? Verloopt het betalingsproces zo soepel als beloofd? Houd rekening met de service die je ontvangt, de tijdlijnen voor het oplossen van problemen en hun reactievermogen op feedback. 

SaaS-prestatieaudits zijn essentieel om inzicht te krijgen in hoe rendabel je software is voor je bedrijf. Ze onthullen gedragspatronen in plaats van zich te richten op individuele gevallen en geven een eerlijk en nauwkeurig overzicht.. Met veel meetgegevens, zoals snelheid, gebruik en ROI, kunnen audits veel tijd in beslag nemen. Succesvolle bedrijven gebruiken geautomatiseerde SaaS-beheer platformen om een volledig overzicht en inzichtelijke rapporten over de prestaties van hun software te krijgen. Een tijdrovende handmatige taak minder.

Nu kunt u het bewijs van uw prestaties gebruiken als hefboom in uw lopende samenwerking met leveranciers.

5. Relaties met leveranciers beheren

Er zijn een aantal cruciale punten in de levenscyclus om relaties met leveranciers te koesteren. Onderhandelen is een uitgelezen kans, maar betalingstermijnen, verlengingen en geschillen zijn net zo belangrijk. 

Leveranciers kunnen je bedanken voor tijdige betalingen door vóór verlengingen deals en kortingen met je te delen, waardoor je een voorsprong krijgt op concurrenten. Regelmatige communicatie met leveranciers zorgt ervoor dat onderhandelingen over verlengingen soepeler en sneller verlopen zonder verrassingen. 

Ook wanneer je ondersteuning nodig hebt of een geschil aan de orde wilt stellen, kan dit op een collaboratieve, efficiënte manier gebeuren die je snel weer op de rails krijgt. 

Prioriteit geven aan relaties op deze belangrijke punten zal het proces veel soepeler laten verlopen, maar een verkopersrelatie moet gedurende het hele proces worden gecultiveerd. beheer van de levenscyclus van softwareproducten. Feedback hoeft niet altijd negatief te zijn. Positieve feedback kan juist leiden tot innovatieve samenwerking. 

Het beheren van relaties met leveranciers is een voortdurende inspanning tot en met het moment dat het contract afloopt. 

6. Offboard leveranciers

Een einde is een natuurlijk onderdeel van elke levenscyclus. Een succesvolle offboarding is net zo belangrijk als het starten van een nieuw contract. 

Er zijn verschillende essentiële administratieve verantwoordelijkheden in deze laatste fase die met professioneel respect moeten worden afgehandeld om de reputatie van je bedrijf hoog te houden.

Hier is een lijst met de taken die je moet uitvoeren bij het opstarten van een leverancier:

• Verspreid informatie over contractbeëindiging onder al het betrokken personeel.
• Controleer of je alle vereisten van het contract hebt ontvangen.
• Uitstaande facturen vereffenen.
• Alle verdere betalingen opschorten. 
• Noteer details van aftersales. 
• Ervoor zorgen dat beëindigingsclausules worden nageleefd.

Documentatie van dit proces is van vitaal belang. Zorg ervoor dat je de redenen voor vertrek vastlegt, de wetten en industrienormen waaraan je hebt voldaan en een evaluatie van het leveranciers- en offboardingproces zelf. Dit geeft je een referentiepunt om van te leren, aan te passen en te hergebruiken als je bedrijf groeit. 

Tot slot kun je de leverancier verwijderen uit je interne systemen om gevoelige gegevens of IP te beschermen.

Je hebt nu een holistische benadering van vendor lifecycle management onder de knie! De volgende uitdaging is echter om ervoor te zorgen dat alle medewerkers toegang hebben tot deze best practice en er gebruik van kunnen maken.

Processtroom voor leveranciersbeheer

Een workflow is een effectief visueel hulpmiddel om ervoor te zorgen dat je geoptimaliseerde leveranciersbeheerproces door het hele bedrijf wordt overgenomen. 

Je SaaS-leverancierbeheerworkflow zal een duidelijk, stapsgewijs proces voor werknemers presenteren. De voordelen van zo'n transparante procedure zijn: 

• Fouten elimineren. 
• Risicovermindering. 
• Gewonnen tijd. 
• Meer tijd en mogelijkheden voor het onderhouden van relaties met leveranciers.
• Meer kansen voor waardeoptimalisatie.
• Productiviteitsstijging. 
• Eenvoudiger traceren en bijhouden.

Het onderstaande voorbeeld toont een effectieve workflow voor leveranciersbeheer die je in je bedrijf kunt implementeren voor een soepeler proces.

Met een duidelijk te volgen pad kun je bedrijfsbreed uitmuntendheid bereiken in leveranciersbeheer. Maar als het nog steeds overweldigend voelt, is het automatiseren van je proces een slimme manier om tijd, energie en kosten te besparen. 

Hoe kan software voor leveranciersbeheer helpen? 

Software voor leveranciersbeheer is de slimme optie voor groeiende bedrijven. Deze dynamische tools maken gebruik van automatisering, waardoor langdurige, handmatige taken in belangrijke onderdelen van de levenscyclus van leveranciers, zoals audits, documentatie en verlengingen, minder vaak nodig zijn. 

Geautomatiseerde processen elimineren fouten, besparen tijd en stellen je in staat om prestatiecijfers en budgetinformatie in real-time te volgen. Dankzij tijdige updates en meldingen kunnen medewerkers zich richten op hoogwaardige, strategische taken die prioriteit geven aan de groei van het bedrijf. 

Spendbase biedt een holistisch SaaS-managementsysteem dat een kwalitatief hoogstaand beheer van de levenscyclus van leveranciers voor uw bedrijf levert. 

Verkrijg onmiddellijk intelligentie met prijstabellen voor software om uw SaaS aankoopbeslissingen te ondersteunen. Met de wijsheid van Spendbase tast je niet langer in het duister. 

Volledige zichtbaarheid van je SaaS met het beheerplatform van Spendbase geeft je controle en maakt het eenvoudig om mogelijkheden voor kostenoptimalisatie te spotten ruim voor je volgende leveranciersonderhandeling. 

Geniet van een soepel proces met geautomatiseerde goedkeurings- en verlengingssystemen en realtime budgetupdates en herinneringen. 

De ervaring van Spendbase gaat verder dan leveranciersbeheer. Ze hebben ook de onderhandelingen onder controle. Hun deskundige onderhandelaars hebben een succespercentage van 86% om de allerbeste deals voor uw bedrijf binnen te halen. Profiteer van hun exclusieve SaaS-kortingenProfiteer van slimmer leveranciersbeheer en investeer de besparingen die u realiseert in bedrijfsgroei.