Relatiebeheer met leveranciers:
Kortingen, vertrouwen... en inside jokes

Je SaaS-stack is een regenboog van apps op je dashboard. Maar zijn de relaties met je leveranciers wel zo gezond of heb je het goud aan het einde van de regenboog gemist? 

Het is makkelijk om software te zien als statisch achter een bedrijfslogo. Maar elke SaaS-tool die je bedrijf gebruikt, wordt onderhouden door een team van echte mensen. Er zitten mensen achter de SaaS. En mensen gedijen op gevoede relaties. 

Wanneer relaties met leveranciers worden gecultiveerd, zijn de beloningen voor uw bedrijf betrouwbaar en langdurig. Aanpassingsopties, het op maat maken van functies, onderhandelingen en kostenbesparingen zijn allemaal afhankelijk van de relatie die uw organisatie ontwikkelt met uw leveranciers. 

Als je te maken hebt met aanzienlijke kostenstijgingen bij verlenging, lange klantenservicetijdlijnen en een gebrek aan flexibiliteit in extra functies, dan heb je misschien genoegen genomen met een standaard, transactionele leveranciersovereenkomst. 

Maar bespaart eenvoud geen tijd? Niet op de lange termijn, nee. Als je gewend bent aan deze aanpak, kan het moeilijk zijn om de mogelijkheden voor bedrijfsgroei en kostenoptimalisatie te zien die je opoffert. 

Laten we, om een duidelijker beeld te krijgen, eens kijken wat SaaS vendor relationship management is. 

Wat is leveranciersrelatiebeheer?

Vendor relationship management (VRM) is een cruciaal onderdeel van je bedrijfsstrategie. Bedrijven zijn afhankelijk van zo'n honderd SaaS-apps om tijdlijnen te beheren, doelen te bereiken en ideeën te ontwikkelen.

Sommigen definiëren vendor relationship management als "toezicht houden op processen met externe leveranciers". Maar, alleen toezicht houden op Een proces is niet genoeg om het rendement van uw leveranciersbeheer te maximaliseren. 

Gartner stelt dat vendor relationship management een "discipline die organisaties in staat stelt om controlekostenrijden uitmuntende serviceen risico's beperken om meer waarde te halen uit hun leveranciers gedurende de gehele levenscyclus van de deal." Hoewel dit drie integrale facetten van VRM zijn, is er nog meer nodig om op dit gebied uit te blinken. 

Relatiebeheer met leveranciers is het opbouwen en voortdurend onderhouden van wederzijds voordelige partnerschappen die het succes van uw bedrijf versterken, ondersteunen en beschermen. 

Succes is geen overdrijving. U kunt zich verheugen op een aantal belangrijke voordelen wanneer u uw strategie voor leveranciersrelaties optimaliseert. 

Waarom is het belangrijk om gezonde relaties met leveranciers te onderhouden?

Je streeft naar betrouwbare, positieve bedrijfsgroei jaar na jaar. Vergeet niet dat uw leveranciers ook meereizen. Sterke partnerschappen zorgen voor winstgevende vooruitgang. Maar er is veel meer te winnen dan alleen kostenreductie.

Vertrouwen

Stel je een leverancier voor die efficiënt reageert op je ondersteuningsverzoeken en je feedback gebruikt om hun service te verbeteren. Stel je nu een bedrijf voor dat op tijd betaalt en proactief is in zijn communicatie. Dat is een betrouwbare, waardevolle relatie. 

Vertrouwen opbouwen aan beide kanten opent mogelijkheden voor groei, exclusieve voordelen, voordelige contractverlenging en gunstige prijzen. Een vertrouwensvolle verkopersrelatie is het geschenk dat je bedrijf blijft geven. 

Kostenbesparingen

Als je een vertrouwensrelatie met je leverancier hebt opgebouwd, zullen de onderhandelingen soepeler verlopen en zullen deals en kortingen toegankelijker zijn. Optimaliseer je aanpak voor een complete zichtbaarheid van aanbestedingen is een snelle manier om verspilling tegen te gaan en de totale eigendomskosten te verlagen. 

Risicobeheer 

Om hoge beveiligingsstandaarden te handhaven is het essentieel om duidelijk te weten of uw leverancier gedurende zijn hele loopbaan bij uw bedrijf aan de regels voldoet. Als u een eerlijke communicatie tot stand hebt gebracht, kunt u eventuele problemen vroegtijdig en gezamenlijk aanpakken. 

Efficiënte prestaties

Gestroomlijnde relaties met leveranciers betekenen dat workflows efficiënter verlopen. Als bijvoorbeeld onboarding effectief wordt uitgevoerd met goede communicatie tussen u en uw leverancier, zal de adoptie van de software door het bedrijf hoog zijn en de productiviteit winstgevend. 

Kwaliteit, flexibiliteit en aanpassingsvermogen

Als er regelmatig contact is, zijn leveranciers gemotiveerd om een service van hoge kwaliteit te leveren. Je hoeft je geen zorgen te maken dat je tegen een 'muur' aanloopt als je app-functies moet aanpassen, en ze zullen eerder bereid zijn om mee te werken aan jouw behoeften. 

Verbeterde reputatie

Positieve beoordelingen van verkopers vergroten je reputatie binnen de branche en bieden meer mogelijkheden voor samenwerking. Je marketingteam zal dankbaar zijn voor je gezonde verkopersrelatie, omdat het mogelijkheden biedt om promotiemateriaal te coördineren, waardoor je PR een boost krijgt.

Innovatie

De concurrentie voorblijven is eenvoudiger met inzicht in nieuwe technologieën en functies. Leveranciers geven hun meest vertrouwde partners voorrang bij het testen van nieuwe functies en gezond relatiebeheer is de sleutel tot het behalen van deze bonussen. 

Er is veel te winnen, maar hoe zit het met de praktische aspecten? Hoe optimaliseert u uw relatiebeheer met leveranciers?

Best practices voor succesvol leveranciersbeheer

Het onderhouden van positieve relaties met leveranciers hangt niet af van slechts één actie, zoals het sturen van een fles naar je leverancier op zijn verjaardag (hoewel dat kan helpen). Investeren in de volgende zes gebieden zal je leveranciersbeheer verbeteren en je holistische bedrijfswinsten opleveren. 

1. Selecteer de juiste leverancier

Een goed partnerschap begint met een goede match tussen leverancier en klant. Uw leveranciersmanagement is vanaf het begin gedoemd te mislukken als uw leverancier niet op één lijn ligt met de doelstellingen van uw bedrijf. 

Neem bijvoorbeeld een luxe woningstylingbedrijf. Hun ontwerpers hebben een app nodig met aanpasbare sjablonen om prachtige displays van hun producten te maken. Ze vragen elke leverancier op de shortlist welke aanpassingsopties ze bieden en aan de hand van de feedback kunnen ze een geïnformeerde keuze maken die het beste aansluit bij hun behoeften. De werknemers zijn tevreden, de productiviteit neemt toe en de verkoop aan klanten stijgt. 

Andere elementen om rekening mee te houden zijn de reputatie van de leverancier, het nalevings- en beveiligingsprotocol en de beoordelingen van de klantenservice.

Aarzel niet om je huidige leveranciers om referenties te vragen, want zij begrijpen al wat jouw compatibiliteitsbehoeften zijn. Ze kunnen zelfs hun eigen oplossingen voor uw problemen onthullen, wat betekent dat u bij een bekende leverancier kunt blijven en uw langetermijnrelatie nog verder kunt ontwikkelen. 

2. Duidelijke SLA's definiëren

Hoe zou je je voelen als je manager een geschil aankaartte over je prestaties op een gebied dat geen deel uitmaakt van je functieomschrijving? 

Hoe zou jij je voelen als een onderdeel van je werk ondermaats presteerde, maar je weet dat als je een specifiek hulpmiddel had gehad, het wel zou zijn gelukt? 

Beide zijn frustrerende scenario's.  

Gezonde relaties met leveranciers voorkomen deze verwarring met een basis van duidelijke, formele clausules die door beide partijen zijn overeengekomen. Deze afspraken over serviceniveaus worden samen met het contract besproken en ondertekend. Dan kennen alle betrokkenen hun verantwoordelijkheden en verwachtingen. 

SLA's kunnen de omvang van de diensten, betalingen, exitprocedures en prestatienormen bevatten. De voorwaarden moeten specifiek en ondubbelzinnig zijn. Een garantie dat de klantenservice snel zal reageren is bijvoorbeeld minder geruststellend dan een belofte dat de klantenservice binnen 12-24 uur zal reageren.

Duidelijk gedefinieerde SLA's geven je niet alleen houvast bij mogelijke geschillen met leveranciers, maar ook wanneer je de prestaties van je app gaat analyseren en de toekomst ervan in je bedrijf overweegt. 

3. Gebruik een inkooptool

Als je maar een paar leveranciers te beheren had, zouden handmatige processen zeker kunnen werken. Een grote hoeveelheid SaaS in je bedrijf vereist echter een helpende hand bij het leveranciersbeheer. 

• Centralisatie. Een cloudgebaseerd platform is een georganiseerde en efficiënte manier om je leverancierslijst te centraliseren. Het maakt uw spreadsheets te schande met zijn gemakkelijke toegang, volledige zichtbaarheid en het snel terugvinden van informatie. De top inkooptools voor het MKB bieden één contactpunt voor inkoop, een waakzaam oog op risico's en gestroomlijnde processen om de productiviteit verder te verhogen.
• Automatisering. Als je je afvraagt waar je meer tijd vandaan haalt om de relaties met je leveranciers te onderhouden, dan is automatisering het antwoord. Stel je voor dat je de inwerkprocedure voor leveranciers kunt terugbrengen van twee weken naar slechts drie dagen. Inkooptools maken gebruik van geautomatiseerde gegevensinvoer, documentatiebeheer en workflows voor goedkeuringen, onboarding en verlengingen. 
• Metriek bijhouden. Als u bij uw volgende verlengingsonderhandeling de vraag kreeg: "Hebt u meer stoelen nodig?" of "Werkt de functie voor slepen en neerzetten voor u?", zou u dan het antwoord weten? Zou je het antwoord weten? Het kennen van deze kleine details is het verschil tussen goed en uitstekend leveranciersbeheer. Tools voor leveranciersbeheer bieden regelmatige, diepgaande rapporten over je SaaS-gebruik. 

4. Regelmatig communiceren 

Als je aan software denkt, is het eerste woord dat in je opkomt waarschijnlijk niet 'empathie'. Een goede samenwerking is echter gebaseerd op een zorgvuldige afweging door beide partijen. Leveranciers worden beïnvloed door uw bedrijf en u wordt beïnvloed door dat van hen. Het is in beider belang om gedurende de hele levenscyclus van de software open en eerlijk te communiceren. 

Plan regelmatige contactmomenten met je leverancier om KPI's te bespreken. Elk kwartaal kun je bijvoorbeeld de ROI, het gebruik en specifieke functies en eventuele aanpassingen aan je abonnement bespreken. Het kan zelfs zo zijn dat deze regelmatige contactmomenten de deur openen naar kortingsmogelijkheden en het uitproberen van functies. 

Als je een betrouwbare communicator bent, zullen leveranciers eerder geneigd zijn om geschillen die zich voordoen snel op te lossen. Jullie gezonde relatie betekent dat geschillen professioneel en vlot verlopen.

5. Assertief en eerlijk onderhandelen

Als een klant je benadert met de vraag om 70% korting, 24/7 klantenservice en elke week een gratis product, dan is het meest beleefde wat je zou zeggen 'Nee'.

Een succesvolle verkopersrelatie gaat verder dan alleen de beste prijs. Het richt zich op waarde en langdurige partnerschappen. 

Je kunt bijvoorbeeld een aanzienlijke korting krijgen, maar ontvangt een afgewaardeerde versie van een winstgevende softwarefunctie, wat betekent dat je je team moet uitleggen waarom hun werk twee keer zo lang zal duren en de output half zo impactvol zal zijn.

Zorg ervoor dat je bedrijf de beste waarde krijgt door gebruik te maken van je SaaS-analyse en streef naar een win-winscenario. Een leverancier die zich gerespecteerd voelt, is een leverancier die meer tijd in je bedrijf zal investeren. 

6. Banden smeden met humor

Met een beetje humor kom je een heel eind in verkopersrelaties. Als je een goede verstandhouding hebt opgebouwd, kunnen binnenpretjes en luchtige grappen routinematige interacties veranderen in iets veel leukers. Een lach delen met je contactpersoon - of het nu gaat om een eigenzinnige functie in hun app, of een "noodgeval" dat verrassend eenvoudig bleek te zijn - breekt het ijs en bouwt kameraadschap op.

Deze gedeelde momenten creëren een gevoel van vertrouwdheid en vertrouwen. Als verkopers zich op hun gemak voelen bij jou, zullen ze eerder geneigd zijn om een stapje extra te zetten, openhartige inzichten te geven en prioriteit te geven aan je verzoeken. Humor verlicht niet alleen de sfeer; het versterkt je professionele relatie en verandert je leveranciers van louter contactpersonen in echte bondgenoten.

Net als elk ander aspect van een sterk bedrijf, vereist leveranciersrelatiebeheer een voortdurende inspanning. Als je wilt uitblinken, moet je rekening houden met een aantal veelvoorkomende valkuilen die je moet vermijden. 

Veelgemaakte fouten bij het beheer van verkooprelaties

Bedrijven die worstelen met leveranciersrelatiebeheer maken zich meestal schuldig aan ten minste één van de volgende fouten.

• Kosten vermijden. Denken in het heden zonder zicht op het grotere geheel kan resulteren in te veel nadruk op kosten. Stel je in plaats daarvan open voor de langetermijnvoordelen en waarde die leveranciers kunnen bieden. 

• Overhaaste overeenkomsten. Verborgen kosten, service van lage kwaliteit en grote risico's op datalekken zijn enkele van de gevaren van overhaaste contractafspraken. Neem de tijd om na te denken over elke voorwaarde - is deze specifiek, afgestemd op je doelen en meetbaar? 

• Slechte communicatie. Als je niet benaderbaar of open bent, kan dit weerspiegeld worden door je leverancier en wordt het moeilijker om contact op te nemen als dat nodig is. Zorg voor regelmatige, strategische check-ins om de relatie positief en constructief te houden.  

• Ontoereikende risicobeoordeling. Er zullen altijd enkele kleine aanvaardbare risico's zijn in het bedrijfsleven. De sleutel is weten dat deze bestaan en ze regelmatig controleren. 

• Verwaarlozing. Zelfs de beste leveranciers moeten worden beheerd. Je strategisch belangrijke leveranciers moeten de hoogste prioriteit hebben voor regelmatige controle, omdat problemen met deze leveranciers kunnen leiden tot aanzienlijke verliezen.

Je kunt tijd terugwinnen en de kans op deze fouten verkleinen met een leveranciersbeheersysteem die workflows automatiseert en leveranciersgegevens centraliseert. 

Nu kun je je beginnen voor te stellen hoe dit er in de praktijk uitziet in jouw organisatie. Hoe ziet VRM eruit als het uitstekend wordt uitgevoerd?

Model relatiebeheer leveranciers

Het optimale beheer van verkopersrelaties is een win-win partnerschap tussen jou en je verkoper. Het is een gezonde balans van geven en nemen. Winstgevende SaaS-functies en kostenbesparende maatregelen voor jou; behaalde doelen en omzet voor de verkopers. 

Uw geautomatiseerde inkoop software doet veel van het harde werk voor je - het centraliseren van leveranciers op één dashboard, het stroomlijnen van belangrijke workflows door middel van automatisering en het bieden van gedetailleerde inzichten in leveranciers- en SaaS-prestaties. De beste inkooptools kunnen zelfs deskundige onderhandelaars leveren om je te ondersteunen bij strategische prijsonderhandelingen. 

Van het begin tot het einde van de levensduur van uw software in uw bedrijf profiteert u van een afstemming van doelen en uitdagingen met open en eerlijke communicatie als kern. 

Omdat je betrouwbaar en communicatief bent, bieden leveranciers inzichten en mogelijkheden voor samenwerking en groei om je bedrijf verder te stimuleren. 

De kers op de taart? Toegang tot aanzienlijke kortingen zoals 60% van je cloudrekeningen en 80% van je favoriete apps. 

Met effectief leveranciersrelatiebeheer kunt u beter voorspellen, kosten besparen en budgetteren, zodat uw bedrijf zich in de toekomst kan ontwikkelen.