Casestudie Preply

We bespaarden meer dan $128.000 en kregen SaaS-zichtbaarheid

Timothée LEON-DUFOUR,

Wereldwijd IT-manager bij Preply

Timothée LEON-DUFOUR,
Preply

Platform voor online taalleren

650+

Werknemers wereldwijd

25% UIT

logo logo

$128,500

Besparingen in software

Achtergrond

Groei geeft vorm aan SaaS-activiteiten

Preply is een online marktplaats voor taalonderwijs die 30.000 docenten verbindt met meer dan 1 miljoen studenten uit 175 landen. Het bedrijf is snel gegroeid van een startup naar een internationaal bedrijf met kantoren en werknemers in Barcelona, Kiev, Londen en de VS.

In 2024 trad Timothée LEON-DUFOUR in dienst bij Preply als Global IT Manager. Zijn doel was om de efficiëntie van SaaS-activiteiten te verbeteren en de softwarekosten snel te optimaliseren.

"Het bedrijf schaalde, dus was het tijd om ervoor te zorgen dat we meer waar kregen voor elke dollar die we uitgaven. En precies op tijd kreeg ik het advies om Spendbase te bekijken," zei Timothée.

Snelle budgetwinsten

$128,5k aan jaarlijkse besparingen op software

Preply voerde een gratis SaaS-uitgavenanalyse uit met Spendbase om kostenbesparingsmogelijkheden te identificeren voor hun duurste software.

"De potentiële besparingen op onze twee grootste contracten waren veelbelovend, dus gaven we onze onderhandelaars het groene licht", aldus Timothée.

De onderhandelingsexperts van Spendbase legden het Preply-team uit hoe het bedrijf het licentievolume kon spreiden over verschillende abonnements- en licentieniveaus om zo aanzienlijke besparingen te realiseren.

"De experts van Spendbase hebben ons geholpen $128,5k te besparen op dure contracten, wat een sterke start is van een langetermijnrelatie", aldus Timothée.

Zichtbaarheid van app-gebruik

Effectieve distributie van licenties

Vervolgens gebruikte Preply de SaaS-managementtool van Spendbase om ervoor te zorgen dat de aangeschafte licenties aan medewerkers werden toegewezen en effectief werden gebruikt.

"Door verbinding te maken met onze IDP's en gebruik te maken van OOTB directe integraties met verschillende apps, liet Spendbase ons zien hoe vaak elke app wordt gebruikt. Als een medewerker een licentie heeft, maar een tijdje niet heeft ingelogd, kunnen we dat zien," zegt Timothée.

Met nauwkeurige gegevens over app-gebruik kon Timothée softwarelicenties efficiënt herverdelen over het team. Deze zichtbaarheid in app-gebruik helpt bij het identificeren van ongebruikte dure licenties zonder medewerkers te ondervragen..

Inzichten in SaaS-gebruik

100% relevant SaaS-portfolio

Optimalisatie ging verder dan individuele licenties. Voor elke app die door Spendbase werd gevolgd, kon het IT-team het totale gebruik van betaalde licenties versus gratis licenties zien. Ze konden ook zien welke abonnementsniveaus de werknemers gebruikten voor elke tool om de trends in app-adoptie te analyseren.

"Nu weten we wanneer we vraagtekens moeten zetten bij automatische verlengingen van bestaande abonnementen. Het zien van een lage gebruiksfrequentie gaf ons een reden om apps opnieuw te beoordelen en ze op te schorten als ze overbodig bleken te zijn. De benchmark voor overbodige apps is belangrijk, maar ook moeilijk te handhaven omdat veel apps tegenwoordig overlappende functies hebben," aldus Timothée.

Dankzij het analyseren van app-gebruiksgegevens kon Preply zijn SaaS-portfolio optimaliseren, ervoor zorgen dat onnodige abonnementen onmiddellijk werden verwijderd en het app-portfolio en de licentievolumes te allen tijde relevant houden.

HET IS JOUW BEURT

Zet je SaaS-activiteiten in de hoogste versnelling

"Ik pleit zelden voor leveranciers, maar bij Spendbase zagen we de volgende waarde
in zo'n korte tijd was onmiskenbaar."
- Timothée LEON-DUFOUR, Global IT Manager bij Preply

SAAS-ACTIVITEITEN OPTIMALISEREN