Aquisições
Cansado de atrasos? Transforme o fluxo de trabalho do seu processo de aprovação com a automatização
Está à espera de aprovações? Um fluxo de trabalho de processo de aprovação ineficiente não é apenas frustrante - está a custar-lhe tempo e dinheiro. E se pudesse reduzir os atrasos dispendiosos?
Se o seu processo de aprovação parece ser um estrangulamento, não é o único.
Os fluxos de trabalho manuais são propensos a erros, falhas de comunicação e prazos não cumpridos. Mas há uma forma de acelerar as suas aprovações.
A automatização dos fluxos de trabalho de aprovação de compras e despesas garante decisões mais rápidas, menos erros e acompanhamento em tempo real em cada etapa.
Neste artigo, vamos explorar a forma como a automatização pode melhorar radicalmente o seu processo de aprovação, tornando-o eficiente, transparente e sem complicações.
Iremos explorar as armadilhas comuns das aprovações manuais, os principais componentes dos fluxos de trabalho automatizados e como um processo de aquisição eficiente pode ajudar a sua empresa a poupar tempo e dinheiro.
O que é um processo de aprovação de compras ou um fluxo de trabalho de aprovação de despesas?
Um workflow de aprovação de compras ou despesas é uma série de tarefas que devem ser concluídas antes de uma empresa aprovar uma despesa.
Estes fluxos de trabalho garantem que todas as despesas respeitam as políticas e os orçamentos internos.
Ajudam as empresas a gerir tudo, desde as ordens de compra até às despesas de capital.
Porque é que é importante?
Um fluxo de trabalho de aprovação de compras ou despesas organiza o processo, garantindo que as decisões são tomadas de forma sistemática. Também evita despesas não autorizadas ou compras não aprovadas que podem causar o caos mais tarde.
Um fluxo de trabalho de aprovação é composto por vários elementos-chave. Deve pensar-se nele como uma máquina bem oleada. Cada parte (ou pessoa) desempenha um papel crucial na aprovação das despesas de forma controlada.
Porque é que os fluxos de trabalho de aprovação são importantes para si
Os fluxos de trabalho de aprovação são vitais para controlar as despesas e garantir a conformidade com as políticas da empresa.
Os benefícios incluem:
- Evitar compras desnecessárias.
- Assegurar que as despesas do fluxo de trabalho se mantêm dentro do orçamento.
- Reduzir os riscos de fraude, uma vez que tudo é controlado e verificado.
- Garantir que as decisões não são atrasadas ou baseadas em suposições.
Quando os fluxos de trabalho estão bem estruturados, evitam-se erros e falhas de comunicação dispendiosas.
Fluxos de trabalho para automatização do processo de aprovação
É aqui que as coisas se tornam excitantes - a automatização.
Cada vez mais empresas estão a adotar fluxos de trabalho automatizados para eliminar as ineficiências manuais. Fluxo de trabalho do processo de aprovação manual vs. automatizado para ver porque é que isso acontece.
Fluxo de trabalho do processo de aprovação manual | Fluxo de trabalho automatizado do processo de aprovação |
Atrasos de tempo. Aprovações lentas devido a mensagens de correio eletrónico. |
Decisões mais rápidas. Aprovações simplificadas com encaminhamento automático. |
Falhas de comunicação e erros. Maior risco de erros com a introdução manual de dados. |
Redução de erros. Dados exactos através de introdução e controlos automatizados. |
Falta de transparência. Incerteza sobre o estado dos pedidos. |
Transparência em tempo real. Acesso imediato ao estado dos pedidos. |
Critérios de aprovação incoerentes. A existência de normas diferentes gera confusão. |
Critérios normalizados. Aplicação coerente das políticas de aprovação. |
Problemas de escalabilidade. Os processos não conseguem acompanhar o crescimento da empresa. |
Processos escaláveis. Lida facilmente com um maior volume de aprovações. |
Riscos de conformidade. Dificuldade em manter registos de auditoria. |
Conformidade reforçada. Manutenção automática de registos para auditorias. |
Pode dizer adeus aos intermináveis e-mails de ida e volta.
A automatização ajuda a encaminhar os pedidos para as pessoas certas, envia lembretes e assegura que o fluxo de trabalho continua a progredir.
É mais rápido, mais inteligente e funciona melhor.
Quais são os desafios comuns dos processos de aprovação?
O desafios em matéria de contratos públicos são intrincados e estratificados. E, normalmente, começam logo com um novo pedido de aquisição.
Atrasos no processo de aprovação do fluxo de trabalho
Os atrasos são um grande problema.
Provavelmente, já passou por isso: está tudo pronto para avançar, mas as aprovações arrastam-se.
Está preso em e-mails intermináveis, a fazer vários telefonemas e a procurar aquelas assinaturas de aprovação esquivas.
E quando alguém não está disponível - está preso!
A automatização acelera o processo para que nunca mais tenha de andar atrás de aprovações. É uma vitória para os seus prazos e para a sua sanidade mental!
Falhas de comunicação e erros no processo de aprovação
A falta de comunicação pode ser um enorme pesadelo.
Envia uma mensagem de correio eletrónico. Eles perdem-no. Agora está à espera.
Com os sistemas manuais, os pormenores cruciais podem perder-se no meio da confusão - informações erradas e formulários incompletos.
Um sistema centralizado mantém toda a gente na mesma página, reduzindo a probabilidade de erros.
Falta de transparência nos fluxos de trabalho de aprovação
Onde está a aprovação? Quem está a rever?
A falta de transparência nos fluxos de trabalho pode deixar toda a gente na dúvida. Os pedidos podem desaparecer e torna-se impossível saber em que fase se encontram.
Os fluxos de trabalho automatizados oferecem um acompanhamento em tempo real, para que saiba exatamente onde se encontra o seu pedido e quem tem de agir a seguir.
Critérios de aprovação inconsistentes nos processos de aprovação
Pedidos semelhantes podem, por vezes, ser tratados de forma diferente. Com critérios de aprovação inconsistentes, podem surgir rapidamente sentimentos de frustração e confusão.
Terá alguns gestores rigorosos. Outros, nem por isso.
Com critérios normalizados e automatizados, pode garantir que todos estão a seguir as mesmas regras.
Problemas de escalabilidade nos processos de aprovação
O crescimento é excitante, mas traz consigo desafios.
Mais empregados. Mais pedidos. Mais estrangulamentos.
O que funcionava para uma empresa de 50 pessoas já não funciona da mesma forma quando se chega aos 500 empregados. Os pedidos acumulam-se e tudo se torna mais lento.
A automatização das aprovações garante que o seu fluxo de trabalho se adapta ao crescimento da sua empresa. Não há mais afogamento em papelada ou e-mails. Apenas processos simples e escaláveis.
Conformidade e auditoria nos processos de aprovação
Sem um acompanhamento adequado, a conformidade e a auditabilidade tornam-se um grande desafio.
Se não conseguir apresentar registos de quem aprovou o quê, pode ficar em maus lençóis durante uma auditoria. E esse não é um sítio divertido para se estar.
Com um sistema de aprovação automatizado, cada passo é registado. Isto cria uma pista de auditoria clara. Está sempre preparado quando se trata de conformidade.
Nem toda a gente tem a mesma autoridade. Nos processos manuais, muitas vezes não é claro quem deve aprovar o quê.
A confusão reina.
Um gestor júnior aprova uma compra importante que deveria ter sido feita pela equipa financeira.
Os fluxos de trabalho automatizados atribuem as aprovações certas às pessoas certas, assegurando que ninguém ultrapassa a sua autoridade.
Quais são as etapas do processo de aprovação de despesas?
Um processo estruturado de aprovação de despesas é essencial para manter o seu orçamento sob controlo.
Proporciona-lhe um sistema claro e repetível, garantindo que todas as despesas são autorizadas e reduzindo o risco de despesas excessivas.
Eis as 5 etapas do processo de aprovação de despesas.
Etapa 1: Apresentação do pedido no processo de aprovação interna
Tudo começa com a apresentação de um pedido de despesas.
Terá de indicar o motivo da despesa, o custo total e a informação do fornecedor. Também é necessário incluir quaisquer documentos de apoio, como orçamentos ou contratos.
Certifique-se de que o pedido tem todos os campos obrigatórios preenchidos. Evitará atrasos frustrantes mais tarde.
Etapa 2: Cadeia de aprovação no fluxo de aprovação
O pedido passa então pela cadeia de aprovação.
Dependendo da dimensão ou do tipo de despesa, pode ser uma aprovação rápida de uma pessoa ou de vários níveis de gestão (por exemplo, gestor, finanças, diretor financeiro).
Certifique-se de que a sua cadeia de aprovação é sólida, cada pessoa precisa de conhecer o seu papel. Por vezes, é necessário o contributo de vários departamentos.
Etapa 3: Atribuir níveis de permissão na gestão de aprovações
Nem toda a gente tem a mesma autoridade. É aqui que os níveis de permissão entram em jogo - asseguram que as pessoas certas estão a aprovar as coisas certas.
Atribuirá níveis de permissão com base na função do aprovador, no tamanho das despesas e no departamento.
Um chefe de departamento pode tratar de pequenas compras. As despesas maiores necessitam normalmente de aprovação a um nível superior.
Etapa 4: Definir prazos no processo de aprovação
Estabeleça prazos firmes para cada fase de aprovação. Certifique-se de que ninguém fica demasiado tempo à espera de um pedido. Se precisar de um lembrete, as notificações automáticas são suas amigas.
A chave é o equilíbrio.
Alguns pedidos são mais complexos e necessitam de mais tempo, enquanto outros podem ser aprovados num instante.
Etapa 5: Registos de auditoria e manutenção de registos no processo de aprovação
A transparência e a responsabilização são cruciais e a manutenção de registos exactos é primordial, especialmente quando os auditores batem à porta!
Todas as acções do processo de aprovação devem ser registadas.
Quem o aprovou? Quando? Houve alterações?
É importante certificar-se de que o seu sistema de manutenção de registos é completo e seguro.
Isto coloca-o em boa posição para auditorias, revisões ou qualquer outra coisa que possa surgir no seu caminho.
Como criar um processo de aprovação e um fluxo de trabalho automatizados?
Porquê automatizar?
Não se trata apenas de velocidade. O seu objetivo é a eficiência, a redução de erros e a conformidade total.
As vantagens incluem:
- Acabaram-se os estrangulamentos manuais
- Menos erros
- Cada etapa segue a política da empresa
Eis 7 passos para criar um processo automatizado de aprovação de despesas.
Passo 1: Avaliar as actuais regras de fluxo de trabalho e o processo de aprovação
Antes de mergulhar na automatização, dê um passo atrás. É necessário saber o que está a acontecer neste momento.
Avalie o seu atual fluxo de trabalho manual. Identifique todos os tipos de compras, departamentos e limites de dólares que requerem aprovação. Reúna as partes interessadas para identificar os pontos de estrangulamento.
Onde é que as coisas estão a ficar bloqueadas? Veja as áreas que mais o atrasam. É aí que a automatização terá o maior impacto.
Terá uma compreensão clara de onde o seu processo está a falhar. Isto torna-se a base para construir um sistema que funcione para todos.
Etapa 2: Definir as principais etapas do processo de aprovação
Agora vamos planear tudo. É preciso saber quem está a aprovar o quê e quando.
Defina cada fase do processo de aprovação. Desde o momento em que um pedido é apresentado até à aprovação final.
Utilizar um questionário para as partes interessadas: "Quem precisa de assinar?" "Que aquisições necessitam de aprovações em várias etapas?"
Certifique-se de que tem em conta as diferentes necessidades. Algumas compras podem ter uma aprovação rápida. Outras podem necessitar de um par de olhos extra.
Acabará por ter um processo de aprovação muito claro, sem qualquer ambiguidade.
Etapa 3: Selecionar o software de fluxo de trabalho do processo de aprovação
A ferramenta correta é crucial. Ou vai facilitar a sua vida ou dar-lhe uma dor de cabeça.
Procure ferramentas de automatização que se adaptem às necessidades da sua empresa.
A ferramenta deve:
- Tratar regras personalizadas
- Gerir fluxos de trabalho em várias etapas
- Enviar notificações e lembretes
Deverá ter em conta se a ferramenta se integra nos seus sistemas actuais. É de fácil utilização? Não quer uma ferramenta demasiado complexa.
Acabará por identificar uma ferramenta poderosa que se enquadra perfeitamente no seu fluxo de trabalho. Automatiza as aprovações sem acrescentar camadas adicionais de complexidade.
Passo 4: Personalizar regras de fluxo de trabalho e processos de aprovação
É aqui que a magia acontece. Configura regras personalizadas para satisfazer as necessidades da sua organização.
Pode criar regras com base em critérios como departamentos, montantes de despesas ou mesmo localizações geográficas.
Além disso, certifique-se de que estabelece níveis de permissão para os diferentes aprovadores. Quem pode aprovar o quê? Os diferentes departamentos podem ter mais controlo sobre determinados tipos de despesas, por isso, certifique-se de que as suas regras reflectem esse facto.
Passo 5: Implementar notificações e lembretes no fluxo de trabalho de aprovação
Não subestime as notificações. Elas são o molho secreto para manter o seu processo no caminho certo.
Deve configurar notificações para alertar os aprovadores quando for necessário atuar. Adicione lembretes para avisar as pessoas que estão a atrasar as coisas.
A pontualidade é fundamental, mas não sobrecarregue as caixas de entrada.
Etapa 6: Formar as partes interessadas para solicitarem a aprovação de forma eficaz
A melhor ferramenta não funciona se ninguém souber como a utilizar. É aqui que entra a formação.
Ofereça sessões de formação aos gestores, funcionários e aprovadores. Certifique-se de que eles conhecem a sua função e o funcionamento do sistema.
Adapte a formação em função das funções. Algumas precisam de ser aprofundadas, outras precisam apenas de uma passagem rápida.
Vale a pena o investimento. Terá uma equipa bem treinada que sabe como utilizar o sistema. Uma adoção suave significa processos mais suaves.
Passo 7: Monitorizar e otimizar o fluxo de trabalho de aprovação automatizado
Colocar e esquecer? Não é bem assim.
É preciso estar atento para ter a certeza de que tudo está a funcionar como um relógio.
Monitorize o seu fluxo de trabalho para detetar quaisquer estrangulamentos ou ineficiências. Se alguma coisa não estiver bem, não hesite em ajustá-la.
Acompanhe métricas como tempos de aprovação, rejeições e atrasos. Utilize estes dados para melhorar continuamente.
No final destes passos, terá um processo optimizado e automatizado que funciona como um motor suave e não como uma máquina velha e cansada.
Como funciona o software de fluxo de trabalho do processo de aprovação?
O software não se limita a ajustar a forma como as aprovações são geridas, transforma-a completamente.
Ao eliminar as ineficiências manuais, reduzir os atrasos e minimizar os erros humanos, o software elimina as suposições das aprovações. E com o acompanhamento em tempo real e a transparência, saberá sempre em que pé estão as coisas.
Mas como é que isso funciona na prática?
Vamos utilizar o Spendbase como um exemplo real e ver como o seu fluxos de trabalho de aprovisionamentojuntamente com a integração com o Slack, fazem o trabalho.
Visão geral passo a passo de um fluxo de trabalho de aprovação automatizado
Apresentação de pedidos no processo de aprovação interna
Tudo começa com a apresentação de um pedido de aquisição em que os funcionários preenchem um formulário personalizável no Spendbase.
O formulário foi concebido para captar tudo. Desde o tipo de pedido, o fornecedor e o preço, até ao departamento e ao ciclo de faturação.
Encaminhamento para aprovadores no fluxo de aprovação
Quando o pedido é apresentado, o Spendbase assume o controlo.
Encaminha automaticamente o pedido para os aprovadores corretos com base em critérios como o departamento, o montante da despesa ou o tipo de pedido.
As aprovações podem ser sequenciais (cada aprovador assina uma por uma) ou paralelas (em que vários aprovadores efectuam a revisão ao mesmo tempo).
Mas talvez você precise de algo mais personalizado? O Spendbase também oferece suporte a fluxos de trabalho híbridos.
Acções de aprovação para aprovar pedidos de compra
Os aprovadores analisam a solicitação e a aprovam ou recusam. Com o Spendbase, eles podem fazer isso diretamente na plataforma ou via Slack.
As notificações em tempo real mantêm toda a gente informada e os lembretes automáticos garantem que nada é esquecido.
Processo de aprovação de compras e fluxo de trabalho do Spendbase em ação
Agora vamos falar sobre o processo de compras do Spendbase e como ele simplifica todo o fluxo de trabalho:
- Configuração personalizada do fluxo de trabalho. O Spendbase facilita a configuração de fluxos de trabalho de aprovação que atendam às necessidades da sua empresa. Quer se trate de uma compra de software, serviço ou outras despesas, o assistente de fluxo de trabalho do Spendbase permite personalizar os fluxos de aprovação.
- Tipos de fluxo de aprovação. Como já foi referido anteriormente, O Spendbase oferece opções. É possível configurar aprovações sequenciais, em que as solicitações passam por um aprovador de cada vez. Ou optar por aprovações paralelas, permitindo que vários aprovadores analisem uma solicitação simultaneamente.
- Acompanhamento e transparência. Os colaboradores podem ver facilmente em que ponto se encontra o seu pedido e os aprovadores podem ver o que se está a passar no sistema. Este tipo de transparência garante a responsabilização e reduz a confusão.
O processo de compras do Spendbase agiliza o processo de aprovação do início ao fim, reduzindo o tempo gasto no gerenciamento manual de solicitações e garantindo que tudo avance com eficiência.
Integração com o Slack para fluxo de trabalho de aprovações
Quer tornar as coisas ainda mais fáceis?
Com a integração do Slack, os aprovadores recebem notificações diretamente no seu espaço de trabalho.
Podem rapidamente rever, aprovar ou recusar pedidos. Esta capacidade em tempo real acelera as decisões e mantém tudo sob controlo, sem necessidade de mudar de plataforma.
O resultado? A produtividade recebe um grande impulso.
Conclusões
Eis o que deve retirar de todos os exemplos que considerámos para melhorar radicalmente o seu processo de aprovação, tornando-o eficiente, transparente e sem complicações:
- Esperar por aprovações está a custar-lhe mais do que tempo - está a esgotar recursos.
- Os fluxos de trabalho manuais deixam espaço para erros, atrasos e falhas de comunicação críticas.
- A automatização aumenta a velocidade, a precisão e a transparência em todas as fases do processo de aprovação.
- Os critérios normalizados e automatizados eliminam a incoerência, para que todos joguem segundo as mesmas regras.
- Com o acompanhamento em tempo real, saberá exatamente em que ponto se encontra cada pedido, sem mais adivinhações.
- As notificações e os lembretes automatizados mantêm o processo em andamento sem a sua intervenção constante.
- A expansão é perfeita quando o seu fluxo de trabalho se pode adaptar sem esforço a uma empresa em crescimento.
Por isso, quer esteja a tratar de um punhado de aprovações ou de milhares, a automatização não é apenas uma atualização - é um fator de mudança que transforma o seu fluxo de trabalho num motor de produtividade.
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