Gestão de Saas
Recupere o seu tempo e orçamento com a gestão de subscrições B2B SaaS
O software merece um momento de gratidão. Torna o seu trabalho mais fácil e mais eficiente. Mas será que a sua crescente pilha de tecnologia está a trazer mais problemas do que soluções?
O crescimento da empresa deve ser certamente celebrado. À medida que cresce, a utilização de SaaS no local de trabalho aumenta normalmente. Surgem novas necessidades empresariais e são adicionadas mais ferramentas. Os desenvolvimentos avançam e são adquiridas mais ferramentas para acompanhar a concorrência.
Mas, cada nova ferramenta é mais um processo de pagamento a gerir.
E os registos da sua folha de cálculo já não dão visibilidade suficiente para se manterem actualizados.
Com as empresas a sentirem os efeitos de uma desaceleração da crescimento do PIB mundialSe o seu sistema de gestão manual não for eficaz, esta é a melhor altura para resolver as ineficiências.
Não tem de cortar ferramentas SaaS valiosas da sua empresa. Está na altura de ser mais inteligente na gestão das suas subscrições SaaS.
O que é a gestão de subscrições SaaS?
Em termos simples, a gestão de SaaS consiste em controlar as subscrições de aplicações.
Existem, no entanto, muitos elementos diferentes que devem ser monitorizados no ciclo de vida de cada aplicação. Estes incluem:
- Aquisições
- Utilização da aplicação e ROI
- Renovação
- Manutenção
Quando se considera que uma empresa média utiliza 200-300 aplicações, manter-se a par de todos os elementos de cada subscrição parece impossível de gerir.
Mas continuar a utilizar processos manuais demorados e propensos a erros significa que a sua empresa pode estar a desperdiçar mais de $1 milhões por ano.
A gestão de subscrições SaaS deve ser uma prioridade.
Com os desenvolvimentos modernos e a automatização digital, as ferramentas de gestão SaaS eficazes são mais do que um mero armário de arquivo virtual. Oferecem soluções abrangentes para otimizar os custos da sua empresa com base em informações valiosas sobre o valor do software.
Como funciona a gestão de subscrições SaaS?
Desde a compra de uma subscrição até à sua renovação, um processo de gestão de SaaS bem sucedido maximiza as poupanças e a eficiência em todas as fases.
Para contextualizar, vamos utilizar o software de comunicação Slack como exemplo.
1. Compra
Sua empresa compra uma assinatura do Slack. É necessário registar informações importantes, como o preço e as datas de renovação. Com uma ferramenta de gerenciamento automatizada, essas informações se tornam parte de um banco de dados centralizado que pode ser recuperado rapidamente quando necessário.
2. Propriedade
Agora, deve designar um funcionário, normalmente um gestor de equipa, para garantir que a integração do Slack é eficaz. Este responsável designado monitorizará a utilização e recolherá feedback e relatórios sobre o desempenho do Slack.
3. Monitorização da utilização e elaboração de relatórios
Ao fim de algum tempo, obterá feedback sobre o desempenho. O Slack está a tornar a comunicação mais rápida e fácil? A produtividade aumentou? Os projetos estão sendo concluídos de forma mais eficiente e econômica?
Estas linhas de investigação levam tempo a investigar. Uma ferramenta de subscrição SaaS pode poupar-lhe horas com relatórios automatizados que revelam informações sobre a utilização, tendências, padrões e ROI.
4. Gestão da renovação
Todas as subscrições têm de chegar ao fim, mas antes disso, receberá um lembrete do Slack de que o prazo de renovação está a aproximar-se.
Mas não se trata de um momento triste. É uma grande oportunidade de dimensionar corretamente as suas necessidades de subscrição e obter as melhores ofertas possíveis.
Munido dos seus relatórios de software, pode abordar as negociações de renovação com confiança. Pode adaptar a sua assinatura exatamente às suas necessidades ou pode cancelá-la se não atingir os seus objectivos.
No entanto, é fácil esquecer os prazos de renovação e perder as mensagens electrónicas de aviso. A a melhor forma de gerir as renovações SaaS é com uma ferramenta de gestão de subscrições SaaS. Um painel de controlo centralizado envia alertas de renovação muito antes dos prazos e dá-lhe visibilidade total do processo de renovação.
Os quatro passos acima indicados permitem-lhe iniciar o seu percurso para otimizar a gestão das suas subscrições. No entanto, existem alguns pormenores mais subtis a explorar para obter procedimentos ainda mais suaves.
Como gerir as subscrições SaaS versus licenças
A aquisição de software evoluiu da propriedade de uma única licença para as mais populares aquisições por subscrição. A conveniência é a força motriz por detrás desta mudança, bem como a capacidade de personalizar o que paga e recebe. Mas qual é a diferença entre estes modelos e a forma como são geridos?
Gerir uma licença de software
Antes da computação em nuvem, as licenças de software eram vendidas em disquetes ou CD-ROMS para serem instaladas num dispositivo individual. Agora, são instaladas num servidor para serem utilizadas por toda a organização.
A A licença de software é um acordo que concede a uma organização o direito de utilizar o software. As licenças de software são normalmente vendidas através de licenças perpétuas, o que significa que o utilizador paga uma taxa única e inicial para possuir uma cópia do software indefinidamente.
É verdade - uma vez efectuado o pagamento, não tem de se preocupar com custos adicionais.
No entanto, há elementos adicionais a gerir internamente. As TI estão fortemente envolvidas na segurança, manutenção e apoio do software.
À medida que a sua empresa cresce e as suas necessidades mudam, a sua licença de software pode não ser capaz de acompanhar a procura. A longo prazo, este pode não ser o melhor método para manter a sua empresa a prosperar.
Gerir subscrições de software
As subscrições de software oferecem acesso como um serviço durante um período definido, normalmente mensal ou anual, com base num pagamento recorrente.
Estes serviços oferecem uma maior flexibilidade para adaptar os planos às necessidades da empresa, com a opção de adicionar ou reduzir as subscrições conforme necessário.
Outra caraterística útil do modelo de subscrição é que pode aceder a actualizações, suporte e novas funcionalidades durante o período de subscrição.
As assinaturas funcionam em parceria com um mercado competitivo em constante evolução. No entanto, os calendários de pagamento exigem uma maior gestão dos custos. Do mesmo modo, há mais pontos de renovação e de negociação a gerir.
Por muito flexíveis que sejam, as subscrições SaaS colocam alguns desafios de gestão significativos. Vamos explorar o impacto destas questões.
Desafios da gestão SaaS
Num mercado em ritmo acelerado, não há tempo para pesquisas em folhas de cálculo. Aqui estão alguns dos riscos da gestão manual de SaaS.
Falta de visibilidade
À medida que a sua organização adopta mais aplicações, obter uma visão geral das subscrições é um desafio, especialmente se envolver várias folhas de cálculo com dados extensos.
Esta situação pode levar a ineficiências de tempo e dificulta o controlo da utilização, dos custos e do ROI. A utilização de um criador de vídeo online pode ajudar a criar tutoriais e guias detalhados, melhorando a compreensão da equipa e a utilização eficiente de várias ferramentas SaaS
Falta de estratégia
Se não consegue ver os pontos fortes e fracos do seu software, não pode atuar sobre eles. A inação conduz a más decisões financeiras, como renovações de software não utilizado ou aplicações com fraco desempenho.
Sem uma análise pormenorizada do desempenho das aplicações, os mesmos erros de avaliação podem repetir-se ano após ano.
Expansão de SaaS
Quando vários departamentos e funcionários adquirem assinaturas de forma independente, existe o risco de duplicação e desperdício, bem como a ameaça de incidentes de segurança.
Empregados irreverentes que compram subscrições com base nas suas preferências e não nos objectivos da empresa sangrar os orçamentos. Pior ainda, essas subscrições podem passar despercebidas durante algum tempo. Para acabar com a proliferação de SaaSA visibilidade total deve ser obtida através de um sistema de gestão abrangente.
Confusão de custos
Os diferentes níveis de preços, as diferentes funcionalidades e as decisões sobre o número de licenças de subscrição a adquirir podem ser avassaladoras. Nesta altura, pode ser tentador escolher apenas a melhor opção e fazer o trabalho. No entanto, a longo prazo, esta abordagem irá desperdiçar mais tempo e custos, afectando significativamente o seu orçamento financeiro.
Supervisão da renovação
Está ocupado e as oportunidades podem escapar-lhe quando os prazos de renovação passam sem renegociação. De repente, está a pagar mais por um pacote quando só utiliza metade das funcionalidades.
Gestão de fornecedores
Várias subscrições de software significam vários fornecedores com quem lidar. São muitas conversas, especialmente quando se trata de acordos de nível de serviço, suporte e alinhamento de termos contratuais. Podem perder-se negócios e descontos devido à falta de tempo e de pessoal para investir nas relações com os fornecedores.
Integração e adoção
A melhor prática de SaaS envolve uma integração perfeita entre ferramentas para garantir um trabalho diário optimizado. Mas, quanto mais aplicações tiver, mais complicado se torna e a colaboração é prejudicada.
Se os funcionários sentirem que as ferramentas não estão a funcionar eficazmente para eles, isso leva a taxas de adoção e utilização baixas. A ferramenta e o seu custo são desperdiçados.
Deseja evitar estes desafios e avançar rapidamente para uma abordagem estratégica e gerida das subscrições SaaS? Então, vamos examinar as vantagens das plataformas de gestão automatizadas.
Serviços automatizados de gestão de assinaturas
A automatização simplifica os processos de gestão de subscrições em toda a sua organização.
Se é completamente novo numa plataforma de gestão de subscrições, há muitas recompensas que lhe podem abrir os olhos.
Controlo dos custos
Atribua o orçamento com precisão com base em feedback claro sobre os seus custos de subscrição no seu painel de controlo centralizado. Aqui, pode ver rapidamente as despesas planeadas e reais.
A criação de um cartão virtual ligado a orçamentos departamentais torna as despesas ainda mais controladas. Os seus processos de pagamento serão mais simples e menos arriscados.
Análise estratégica
Descubra o desempenho de cada subscrição com uma auditoria automática aprofundada. Os seus relatórios fornecerão informações valiosas sobre a localização do desperdício e onde deve investir para desenvolver o seu negócio.
Melhoria da eficiência
Reduzir as tarefas administrativas e as pesquisas demoradas com uma plataforma centralizada e visual. Os processos são simplificados para eliminar qualquer trabalho manual desnecessário. Os funcionários irão apreciar o facto de poderem "continuar" com o seu trabalho e a produtividade de toda a empresa irá melhorar.
Integração harmoniosa
Quando as aplicações funcionam bem em conjunto, os erros são minimizados e a produtividade é maximizada. As ferramentas de gestão de subscrições SaaS podem integrar-se nos seus sistemas ERP, CRM e de contabilidade para manter todos os departamentos envolvidos e informados.
Renovações automatizadas
Elimine os atrasos nos prazos com notificações atempadas. Isto dá-lhe o espaço e a flexibilidade para cancelar renovações que já não satisfazem uma necessidade ou renegociar termos para maximizar o seu potencial. O seu serviço de gestão de subscrições automatiza o processo de renovação, garantindo a continuidade do seu software de elevado ROI.
Escalabilidade
Através da plataforma de gestão, pode ajustar facilmente as suas necessidades de software. Nunca mais pagará por mais armazenamento ou funcionalidades do que precisa. À medida que as suas necessidades se adaptam, pode flexibilizar a sua subscrição, tomando decisões rentáveis para a sua empresa.
Integração e desinstalação rápidas
Automatize os seus fluxos de trabalho de onboarding e offboarding. Ninguém quer estar envolvido num processo de boas-vindas de um mês com uma nova aplicação ou ter uma aplicação que não é bem-vinda no sistema. O seu fluxo de trabalho automatizado pode fornecer lembretes em fases-chave para os funcionários e instruções para minimizar os erros em cada processo.
Um topo Plataforma de gestão de subscrições SaaSO Spendbase, por exemplo, coloca você no controle com uma visão de 360 graus e em tempo real da sua pilha de SaaS. Use a análise de uso e gastos para maximizar o retorno das suas despesas com software e nunca perca uma renovação com lembretes automáticos. Uma economia média de 39% com o Spendbase significa mais orçamento para crescer e inovar. Você pode se tornar um líder no seu setor com o gerenciamento de SaaS mais inteligente do Spendbase.
Poderá estar a pensar - este nível de apoio holístico parece caro. Não necessariamente.
Quanto custa um software de gestão de assinaturas?
O objetivo da gestão de subscrições é otimizar os custos do seu software. Mas, se o próprio sistema de gestão for exorbitante... é um investimento sem sentido.
É necessário otimizar os custos através de rentável gestão de subscrições.
Existem várias ferramentas disponíveis, todas com os seus próprios preços.
Por exemplo, alguns pacotes básicos começam em apenas $45 por mês, mas as letras pequenas revelam que o preço é por empregado.
Outros pacotes custam cerca de $60 por mês para dez utilizadores, o que parece mais razoável. Infelizmente, estes serviços oferecem pouca personalização a este preço.
Os pacotes de gama média variam entre $200-$300 por mês e as plataformas de gestão de subscrições mais caras rondam os $35.000 por ano. É um custo muito elevado para tentar... poupar custos.
Depois, há os preços ocultos que levantam mais suspeitas. Várias ferramentas de gestão SaaS sugerem-lhe que "reserve uma demonstração" ou peça um orçamento. A falta de transparência não é, definitivamente, o melhor começo para uma relação saudável.
Felizmente, é possível encontrar o equilíbrio com Ferramenta económica de gestão de subscrições SaaS da Spendbase que trabalha de forma mais inteligente, não mais difícil, para uma otimização completa do seu software.
Conclusões
A gestão inteligente de subscrições SaaS é a chave para manter a sua empresa ágil, rentável e competitiva. Eis o porquê:
- Um painel de controlo centralizado evita o caos das subscrições. Mantenha todos os detalhes da sua subscrição, renovações e relatórios de utilização num único local para eliminar folhas de cálculo dispersas e propensas a erros.
- Os prazos de renovação podem ser uma oportunidade de ouro, não uma dor de cabeça. Automatize os lembretes e as negociações para dimensionar corretamente as suas subscrições e eliminar o inchaço.
- Compras ad-hoc dos empregados? Estão a sangrar o seu orçamento. A expansão do SaaS a partir de compras de departamentos independentes é um dreno financeiro furtivo - obter visibilidade total é o primeiro passo para o impedir.
- A eficiência não é apenas uma questão de velocidade; é uma questão de conhecimento. As auditorias de utilização automatizadas revelam as aplicações de elevado desempenho e destacam as que reduzem a produtividade, para que possa investir onde é mais importante.
- Com a automatização, a escalabilidade é muito fácil. À medida que a sua empresa evolui, ajuste facilmente a sua pilha SaaS - pague pelo que precisa, quando precisa.
- Necessita de ferramentas de otimização de custos que não sejam dispendiosas. O Spendbase oferece soluções inteligentes que otimizam os gastos sem o preço exorbitante de outras plataformas.
O gerenciamento de SaaS não se trata apenas de cortar ferramentas; trata-se de controlar os custos e maximizar o valor. A implementação de um sistema automatizado como o Spendbase torna todo o processo mais inteligente, mais eficiente e muito mais fácil.
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