Aquisições

Melhores ferramentas de aquisição
para pequenas empresas - classificadas e avaliadas

23 de outubro de 2024

As pequenas empresas compram meia dúzia de novas aplicações por mês. Mas as suas despesas com SaaS são mais irregulares do que organizadas? Se for esse o caso, analise melhor as suas aquisições. 

O aprovisionamento pode parecer uma maratona. Um processo tão longo pode levá-lo a fazer compras ou aprovações por capricho ou mesmo a adiá-las completamente. 

É inevitável que, à medida que a sua empresa cresce, utilize mais software. O aprovisionamento não vai desaparecer, mas algumas soluções simplificam o processo e fazem com que as aprovações de novo software sejam mais um sprint do que uma maratona. 

Qual é o aspeto de um processo de aquisição eficaz?

Se a sua empresa ainda utiliza procedimentos desactualizados e informais para a aquisição e aprovação de novas candidaturas, pode sentir-se fora do circuito. Vamos começar de novo, explicando as etapas envolvidas na aquisição. 

Algumas empresas têm um diretor de aquisições ou um diretor de compras. Mas mesmo com pessoal crucial afetado ao aprovisionamento, podem ocorrer erros manuais e problemas de custos. 

Quando é que é altura de automatizar o seu processo de aquisição?

Software de gestão de aquisições foi concebido para simplificar o processo de aquisição, desde a recolha de pedidos dos funcionários até à renovação de aplicações que provaram o seu valor. Uma plataforma centralizada com fluxos de trabalho automatizados facilita a colaboração e poupa dinheiro à sua empresa. 

Então, como é que se sabe quando é altura de utilizar o aprovisionamento automatizado?

Imagine um colaborador que envia um pedido de uma aplicação de design ao seu gestor de aquisições. O gestor aprova rapidamente o pedido - não consegue ver qualquer software de design no seu sistema e o funcionário vai começar o seu projeto na próxima semana. 

No entanto, o gestor não conseguiu ver os pormenores. Um pacote de design diferente já tinha sido aprovado e um contrato tinha sido assinado, mas ainda não tinha sido pago. Este descuido levou à compra de duas soluções, o que é um gasto excessivo do orçamento e um desperdício de SaaS.

Mas é possível antecipar-se ao problema. 59% dos responsáveis pelas aquisições consideram que a utilização de tecnologia actualizada faz a diferença no desempenho da empresa. Atualmente, a gestão das aquisições é um aspeto ainda mais importante para as pequenas empresas. 

Pequena empresa, mas não pensamento pequeno

É um mercado competitivo e pode parecer que as pequenas empresas são prejudicadas de todos os ângulos, especialmente quando se trata de aquisições. 

Muitas vezes, as PME não têm o poder de compra junto dos fornecedores que as grandes empresas têm, porque não têm escala ou mão de obra. 

Com orçamentos apertados, as pequenas empresas não se podem dar ao luxo de perder poupanças nos custos de aquisição ou de ter longas discussões de negociação apenas para obter pequenos descontos. 

Nem tudo está perdido, uma vez que, com a ferramenta de aquisição correta, a sua empresa pode eliminar os obstáculos à otimização dos custos e proteger as suas margens de lucro. 

Alguns dos principais factores a ter em conta na escolha de uma ferramenta de gestão de aquisições são

  • Centralização para uma visibilidade total
  • Integrações com o seu software habitual
  • Assistência na gestão de fornecedores 
  • Facilidade de adoção e utilização
  • Orçamentação e economia de custos

Com isto em mente, está na altura de explorar as melhores soluções de aquisição para a sua empresa. 

10 melhores ferramentas de aquisição

Precisa de simplificar o seu processo de aquisição, mas não tem a certeza de qual a ferramenta mais adequada para si? 

Aqui estão as melhores ferramentas atualmente disponíveis, classificadas por preço, facilidade de utilização e avaliações. 

# Software Melhor para Classificação G2 Preços 
1 Base de dados de despesas Tudo em volta  4.7 Ver preços
2 Spendflo Múltiplas opções de funcionalidades 4.6 Iniciante - $18,000 por ano
3 Procurificar Acelerar as aprovações 4.6 Não fornecido
4 Base aérea Serviço ao cliente 4.7 Não fornecido
5 Pivô Política de aprovisionamento 4.9 (16 comentários) Não fornecido
6 Plutão Aprovação em vários níveis  4.6 Gratuito para 5 utilizadores por mês
7 Vendr Entradas personalizáveis  4.6 Iniciante - $36,000 por ano
8 Vértice Negociações com fornecedores 4.5 $30,000 anualmente
9 Omneia Entrada de IA inteligente  Sem classificação Não fornecido
10 Fecho Colaboração 4.7 Não fornecido

Naturalmente, cada produto tem caraterísticas úteis, mas também limitações. Eis uma visão geral das principais ferramentas de aquisição para o ajudar a decidir qual escolher. 

1. Spendbase - O melhor para as PME

A Spendbase é a Ferramenta de aquisição para PMEs que oferece fluxos de trabalho e notificações automatizados para acelerar as aprovações e obter controlo sobre cada pedido de compra. 

A plataforma ajuda as empresas que não dispõem de um departamento de aquisições completo, reduzindo a carga de trabalho dos especialistas em TI e finanças que se ocupam das aquisições de software.

Atualmente, os recursos do Spendbase para Compras abrangem a parte do processo que vai da entrada à aquisição. No entanto, o conjunto de recursos se expande rapidamente para o Procure-to-Pay e, em breve, a plataforma abrangerá todo o ciclo de compras corporativas.

As melhores caraterísticas do Spendbase

  • Fluxos de trabalho de aprovação linear e condicional ajudam a garantir que cada pedido segue a trajetória mais suave desde a apresentação até à conclusão.
  • Notificações automáticas manter os aprovadores e os requerentes actualizados em tempo real, ajudando a tomar a decisão final dentro do prazo previsto
  • Integração com o Slack permite que os funcionários apresentem, acompanhem e aprovem pedidos sem sair da sua principal ferramenta de comunicação.
  • Poupança de custos com descontos em software e serviços em nuvem - você pode economizar 39% em seu software graças à assistência da Spendbase nas negociações com fornecedores. 

Preços

A Spendbase é muito económica.ver preços.

Classificações e críticas

G2 - 4.7 (100+ avaliações) 

Capterra - 5.0

Os clientes dizem:

  • Navegação fácil
  • Software intuitivo
  • Simplifica os fluxos de aprovação
  • Ferramenta de poupança de custos inestimável
  • 100% confiança na tomada de decisões

2. Spendflo - Melhor para várias funcionalidades

A ferramenta de aprovisionamento da Spendflo simplifica o processo de admissão ao aprovisionamento para colaboração e aprovações aceleradas. 

Oferecem múltiplas funcionalidades, incluindo aprovações automáticas e gestão de fornecedores.

As melhores caraterísticas do Spendflo

  • Visibilidade através de uma plataforma de gestão centralizada
  • Fluxos de trabalho de aprovação claros e automatização das aquisições
  • Integração com o Slack
  • Lembretes de renovação

Limitações do Spendflo

  • O número de funcionalidades pode ser avassalador e pouco prático para as PME
  • Os relatórios são por vezes repetitivos, pouco claros ou não permitem a personalização
  • Não há teste gratuito do serviço
  • Caro 

Preços

Um escalão inicial (para empresas com despesas anuais de SaaS de $250K-$400K) é de $18.000 por ano. 

Classificações e críticas

G2 - 4.6 (100+ avaliações) 

Capterra - 4.7

Os clientes dizem:

  • Pouparam horas valiosas para garantir o melhor preço para as ferramentas adquiridas
  • O painel de controlo podia ser mais claro
  • O prazo para fechar um contrato é longo
  • A comunicação dos representantes de negociação nem sempre é útil

3. Procurify - Melhor para acelerar as aprovações

O Procurify é um software Procure-to-Pay com uma plataforma de automatização de compras e contas a pagar. 

Concentram-se no apoio a eficiências operacionais para dar mais tempo às iniciativas empresariais.

As melhores caraterísticas do Procurify

  • Serviços de gestão de fornecedores 
  • Actualizações em tempo real da informação sobre custos
  • Opções para integração personalizada 

Limitações do Procurify

  • A categorização e os filtros de pesquisa nem sempre são fiáveis
  • As encomendas nem sempre podem ser editadas 
  • Os relatórios nem sempre oferecem informações mais aprofundadas sobre as tendências e as despesas em matéria de aquisições

Preços

Não há um preço claro, mas sugere-se uma demonstração gratuita. 

Classificações e críticas

G2 - 4.6 (mais de 200 avaliações) 

Capterra - 4.5

Os clientes dizem:

  • Simplifica as compras numa única plataforma e permite uma melhor comunicação
  • Nem sempre é possível ver as ordens de compra anteriores ao criar uma nova ordem
  • As caraterísticas dos relatórios nem sempre são robustas
  • A acessibilidade do ambiente de trabalho versus a acessibilidade das aplicações precisa de ser desenvolvida

4. Airbase - Melhor para o serviço ao cliente

O Airbase é uma ferramenta Procure-to-Pay que oferece controlo, visibilidade e conformidade para todas as despesas não relacionadas com a folha de pagamentos. 

As melhores caraterísticas do Airbase

  • Comentários positivos sobre o serviço ao cliente 
  • Integração com o Slack 
  • Uma plataforma simplificada e centralizada para visibilidade das despesas 

Limitações da base aérea

  • Os fluxos de trabalho (especialmente POs e pagamentos de contratos) nem sempre são fáceis
  • O processo de aprovação pode ser moroso
  • Sem teste gratuito
  • Os escalões de preços significam um acesso reduzido a determinadas funcionalidades

Preços

Não há um preço claro. 

Classificações e críticas

G2 - 4.7 (mais de 1000 avaliações) 

Capterra - 4.8

Os clientes dizem:

  • A racionalização poupa tempo e a ferramenta é fácil de utilizar
  • O serviço não é tão intuitivo como se esperava
  • São necessárias demasiadas aprovações no fluxo de trabalho
  • As categorias podem ficar confusas

5. Pivot - Melhor para a política de aprovisionamento

A Pivot fornece um sistema de gestão de controlo de custos de ponta a ponta. O seu objetivo é uma elevada adoção inicial da política de aquisições.

As melhores caraterísticas do Pivot

  • Informações sobre despesas em tempo real com IA 
  • Controlo do registo do fornecedor
  • Visibilidade antecipada das despesas

Limitações do Pivot

  • Sem cartão virtual 
  • Poucas críticas e classificações
  • Sem teste gratuito

Preços

Não foi fornecido qualquer preço. 

Classificações e críticas

G2 - 4.9 (16 comentários) 

Capterra - Sem classificação

Os clientes dizem:

  • Um serviço de aprovisionamento intuitivo
  • Algumas funcionalidades em falta
  • Alguns problemas com o painel de controlo e erros
  • O software precisa de mais desenvolvimento 

6. Plutão - Ideal para aprovações a vários níveis

O Pluto é uma solução automatizada de aprovisionamento para pagamento. Oferece uma abordagem rigorosa com aprovação em vários níveis. 

As melhores caraterísticas de Plutão

  • Políticas de aprovação personalizáveis e com vários níveis
  • Lista de fornecedores sincronizada
  • Software de contabilidade integrado

As limitações de Plutão

  • O processo de aprovação pode ser lento devido à abordagem a vários níveis
  • Os gastos com o cartão nem sempre se reflectem claramente no sistema
  • As aprovações de transacções com cartão nem sempre estão acessíveis na aplicação móvel
  • Sem teste gratuito

Preços

Gratuito para 5 utilizadores por mês. 

Classificações e críticas

G2 - 4.6 (mais de 400 avaliações) 

Capterra - Sem classificação

Os clientes dizem: 

  • Fecho rápido do mês com integração
  • A faturação do cartão nem sempre é clara e, por vezes, são cobrados encargos adicionais
  • As aprovações poderiam ser melhoradas para permitir um acesso mais fácil
  • São necessárias mais opções de categorização e subcategorização

7. Vendr - Melhor para entradas personalizáveis

A Vendr é uma plataforma de aprovisionamento que oferece visibilidade das despesas da empresa. Eles são especializados em entradas personalizáveis e lógica condicional para se adequar ao seu negócio. 

As melhores caraterísticas do Vendr

  • Avisos de auto-renovação 
  • Personalização
  • Recomendações de poupança de custos

Limitações de Vendr

  • Algumas funcionalidades não estão disponíveis sem add-ons premium pagos, por exemplo, inteligência premium para relatórios e integrações
  • Sem teste gratuito
  • Caro

Preços

O escalão Starter é de $36 000 por ano. 

Classificações e críticas

G2 - 4.6 (100+ avaliações) 

Capterra - 3

Os clientes dizem: 

  • Os alertas em tempo real, as informações e os fluxos de trabalho carecem por vezes de rigor
  • As negociações com os vendedores nem sempre são totalmente geridas, pelo que foi necessário um envolvimento adicional

8. Vertice - Melhor para avaliação comparativa de fornecedores

A Vertice fornece visibilidade através de uma plataforma centralizada que automatiza as aquisições. Dispõem também de uma equipa de compradores que dimensionam corretamente os contratos. 

As melhores caraterísticas do Vertice

  • Negociações personalizadas com fornecedores
  • Integrações com várias aplicações 
  • Informações e auditorias SaaS

Limitações do Vertice

  • Sem opção de cartão de pagamento
  • Sem teste gratuito
  • Caro

Preços

$30.000 por ano. 

Classificações e críticas

G2 - 4.5 (75 comentários) 

Capterra - Sem classificação

Os clientes dizem: 

  • Há demasiadas funcionalidades - muitas não são utilizadas
  • É necessário muito tempo para utilizar plenamente o software e manter tudo atualizado

9. Omnea - O melhor para a ingestão inteligente de IA 

A Omnea utiliza a IA inteligente para automatizar as tarefas manuais de aquisição e tornar os processos eficientes em termos de tempo. 

As melhores caraterísticas do Omnea

  • Visibilidade e centralização de despesas e fornecedores
  • Renovações automatizadas
  • Integração simples de fornecedores 

Limitações da Omnea

  • Falta de actualizações em tempo real
  • Não há peritos disponíveis para as negociações
  • Sem teste gratuito
  • Poucas críticas e classificações 

Preços

Não fornecido. A Omnea recomenda uma demonstração. 

Classificações e críticas

G2 - Sem classificação

Capterra - Sem classificação

10. Zip - Ideal para colaboração

O Zip é uma solução de aquisição "intake-to-pay". Facilita a apresentação de pedidos e a colaboração em qualquer tipo de aquisição. 

As melhores caraterísticas do Zip

  • Acompanhamento transparente do orçamento e das poupanças
  • IA para informações e tomada de decisões sobre SaaS
  • Opções de integração

Limitações do Zip

  • Devem ser adquiridos vários complementos, por exemplo, sourcing, pagamentos globais, cartões de fornecedor e plataforma de integração
  • Os relatórios de admissão nem sempre são exaustivos
  • Sem teste gratuito

Preços

Não fornecido. 

Classificações e críticas

G2 - 4.7 (52 comentários) 

Capterra - 4.8 

Os clientes dizem: 

  • A navegação pode ser difícil de um pedido para o outro
  • Por vezes ocorrem tempos de carregamento e problemas de integração
  • As capacidades de informação poderiam ser melhoradas

Conclusões

A forma como gere as aquisições pode ter um impacto direto no crescimento e na rentabilidade da sua empresa. Mas à medida que a utilização de software aumenta, também aumentam as complexidades na sua aquisição e gestão. Aqui estão cinco pontos-chave a ter em conta:

  1. As despesas SaaS sem estrutura conduzem ao caos. Meia dúzia de novas aplicações por mês? Sem um processo de aquisição simplificado, é provável que esteja a gastar demasiado.
  2. As aquisições manuais são sinónimo de erros e ineficiências. Por muito boa que seja a sua equipa, a negligência humana pode resultar em compras duplas e desperdício de orçamento.
  3. A automatização não é apenas uma coisa agradável de se ter, é essencial. As plataformas de aquisição centralizadas poupam tempo, reduzem os erros e oferecem uma visibilidade total das suas despesas.
  4. A falta de visibilidade é um sinal de alerta. Se não sabe em que é que está a gastar ou que ferramentas já tem, o seu processo de aquisição está avariado.
  5. As pequenas empresas não se podem dar ao luxo de ignorar as ferramentas de aquisição. Num mercado competitivo, a utilização da tecnologia certa pode proteger as suas margens de lucro e ajudá-lo a crescer.

O aprovisionamento não tem de ser uma maratona. Com as ferramentas certas, é um sprint para uma despesa mais inteligente e um crescimento mais eficiente.

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