Gestão de despesas

Guia claro de 5 minutos para escolher um software de gestão de despesas empresariais

15 de dezembro de 2024

Empresas resíduos quase 10% dos seus orçamentos devido a um fraco desempenho dos projectos e a uma gestão ineficaz das despesas. A ferramenta certa pode poupar-lhe milhares de euros. 

As pequenas ineficiências podem transformar-se em enormes perdas financeiras para as organizações que lidam com despesas de viagem, contratos com fornecedores e aprovações de facturas. 

No entanto, com inúmeras opções de software disponíveis, encontrar a combinação perfeita pode ser uma tarefa árdua. 

Como é que se faz a escolha certa? 

Nós da Base de dados de despesasA empresa de software SaaS, Inc., é especializada em ajudar as empresas a otimizar o seu portfólio SaaS. Este artigo irá ajudá-lo a compreender as diferentes categorias de software de gestão de despesas empresariais (BSM) e orientá-lo na escolha do mais adequado. 

Ao analisarmos as principais caraterísticas, vantagens e aplicações reais, vamos orientá-lo através da confusão e ajudá-lo a encontrar a ferramenta certa. 

O mercado do software de gestão das despesas das empresas é confuso

Encontrar o software BSM correto pode parecer impossível. 

Há uma superabundância de opções. Desde plataformas tudo-em-um a soluções pontuais de nicho. Cada ferramenta pretende poupar-lhe tempo, otimizar as suas despesas e facilitar-lhe a vida. 

Muitas empresas de software de gestão de despesas empresariais especializam-se em determinadas áreas, pelo que é essencial identificar as que melhor se adaptam aos seus desafios específicos.

Mas com todo este ruído, como é que se pode encontrar a pessoa certa? 

É como tentar encontrar uma agulha minúscula num palheiro enorme. 

E sites como o G2 e o Capterra - sim, são úteis para análises, mas não deixam de lhe dar todas as opções. 

E aqui reside o paradoxo. Quando se tem todas as opções disponíveis, torna-se ainda mais difícil escolher.

Navegar no caos requer mais do que adivinhação. Para encontrar a solução certa, é necessário compreender claramente o que existe e como se adapta às suas necessidades.

7 Categorias de software BSM explicadas através de pizza 

Sim, leu bem... pizza. 

Pode ensinar-nos muito.

Gerir a pizza é surpreendentemente semelhante a gerir as despesas da sua empresa. Um passo em falso e, de repente, tem ananás onde não deve (ou um relatório de despesas que está fora de controlo).

Para simplificar, a tabela abaixo explica as diferentes categorias de software BSM utilizando pizza.

Categoria Utilização de pizzas Exemplos
Software de gestão de despesas

"Rastreador de coberturas de despesas"

Controlo o número de fatias de pepperoni que os meus empregados estão a adicionar e asseguro-me de que está dentro do orçamento de topping. Expensify, SAP Concur, Spendesk
Software de gestão de aquisições

"Gerente de Mozzarella"

Negoceio com o fornecedor de queijo e certifico-me de que não ficamos sem mozzarella. Coupa, Ariba, GEP SMART
Software de gestão de facturas

"Processador de Facturas Crust"

Asseguro que a padaria recebe o pagamento das côdeas que entregou sem falhar uma fatura. Bill.com, Tipalti, Stampli
Software de gestão de cartões empresariais

"Protetor de cartões de pizza"

Dou cartões de pizza aos empregados e controlo quanto gastam em queijo extra. Brex, Ramp, Divvy
Software de gestão de viagens e despesas

"Planeador de viagens de carro para pizzas"

Reservo viagens para exposições de pizzas e controlo todas as despesas da viagem. TripActions, Concur Travel
Software de automatização de contas a pagar

"Pepperoni Paymaster"

Automatizo os pagamentos ao fornecedor de pepperoni e controlo as encomendas recorrentes. AvidXchange, Plate IQ, Beanworks
Software de análise estratégica de despesas 

"Estratega de poupança de fatias"

Analiso a quantidade de dinheiro que gastamos em coberturas e sugiro formas de poupar. Tableau, SpendHQ, Power BI

Tem uma visão geral básica, mas que tal algo mais pormenorizado?

Em seguida, verá uma análise mais aprofundada de cada categoria de software BSM, analisando as caraterísticas, as vantagens e as aplicações reais. 

1. Software de gestão de despesas

Esta categoria de software BSM acompanha, comunica e controla as despesas dos empregados. Automatiza o processo de captura de recibos, apresentação de relatórios de despesas e garantia de conformidade com a política.

Caraterísticas principais:

  • Captura digital de recibos.
  • Fluxos de trabalho de aprovação.
  • Acompanhamento dos reembolsos.

A quem se destina: 

  • Equipas de RH que gerem as despesas dos empregados. 
  • Pequenas e médias empresas com reembolsos frequentes.
  • Empresas que pretendem simplificar o controlo de despesas.

Impacto nas empresas:

  • Reduz o volume de trabalho manual, automatizando a apresentação e aprovação de despesas.
  • Acelera os prazos de reembolso, melhorando a satisfação dos funcionários.

Exemplo: Uma empresa em crescimento com viagens frequentes de funcionários utiliza este software para eliminar folhas de cálculo manuais e reduzir os atrasos nos reembolsos.

Exemplos de ferramentas: Expensify, SAP Concur, Spendesk, Brex, TripActions.

2. Software de gestão de aquisições

Esta ferramenta simplifica a gestão de fornecedores, as ordens de compra e as negociações de contratos, melhorando simultaneamente o aprovisionamento estratégico. Assegura que os fluxos de trabalho de aprovisionamento são fluidos e conformes.

Caraterísticas principais:

  • Acompanhamento do desempenho dos fornecedores e gestão das relações.
  • Fluxos de trabalho automatizados de criação e aprovação de ordens de compra.
  • Ferramentas para negociação e armazenamento de contratos.
  • Análise das despesas para otimização dos custos.

A quem se destina:

  • Os diretores financeiros e as equipas de compras que lidam com vários fornecedores.
  • Empresas que procuram melhorar as relações com os fornecedores e reduzir as ineficiências das aquisições.

Impacto nas empresas:

  • Poupa tempo através da automatização de tarefas manuais como o processamento de encomendas.
  • Melhora as relações com os fornecedores através do controlo do desempenho baseado em dados.
  • Reduz os custos de aquisição através de melhores negociações de contratos e estratégias de aprovisionamento.

Exemplo: Um retalhista de média dimensão utiliza um software de aquisições para gerir mais de 100 contratos com fornecedores, garantindo entregas atempadas e negociando poupanças de 20% através de uma melhor perceção do aprovisionamento.

Exemplos de ferramentas: Coupa, Ariba (SAP), GEP SMART, Ivalua, Oracle Procurement Cloud.

3. Software de gestão de facturas

Esta ferramenta automatiza todo o ciclo de vida das facturas, desde o processamento e as aprovações até ao acompanhamento dos pagamentos e à otimização das contas a pagar, assegurando operações financeiras sem problemas.

Caraterísticas principais:

  • Processamento digital de facturas e encaminhamento de aprovações.
  • Ferramentas de acompanhamento e reconciliação de pagamentos de fornecedores.
  • Lembretes automáticos para os prazos de pagamento.
  • Otimização das contas a pagar com informações baseadas em IA.

A quem se destina:

  • Equipas financeiras que procuram reduzir o esforço manual e os erros no processamento de facturas.
  • Empresas com elevados volumes de facturas que necessitam de uma gestão eficiente das contas a pagar.

Impacto nas empresas:

  • Reduz o tempo de processamento das facturas, acelerando os pagamentos aos fornecedores.
  • Melhora as relações com os fornecedores através de pagamentos atempados e exactos.
  • Diminui os erros manuais, garantindo a conformidade e a exatidão dos registos financeiros.

Exemplo: Uma empresa de logística com 500 facturas mensais utiliza um software de gestão de facturas para automatizar o processamento, poupando mais de 10 horas por semana e evitando penalizações por atrasos de pagamento.

Exemplos de ferramentas: Bill.com, AvidXchange, Tipalti, Airwallex, Stampli.

4. Software de gestão de cartões de empresa

Software que simplifica a gestão das despesas com cartões de crédito da empresa com acompanhamento em tempo real, categorização automática de despesas e controlos de despesas. Ajuda as empresas a emitir e monitorizar facilmente os cartões empresariais.

Caraterísticas principais:

  • Acompanhamento e relatórios de despesas em tempo real.
  • Categorização automatizada de transacções.
  • Limites de despesas e controlos de conformidade com as políticas.
  • Emissão e gestão de cartões de crédito para empresas.

A quem se destina:

  • Os diretores financeiros e as equipas financeiras que gerem as despesas dos empregados em vários departamentos.
  • Empresas que pretendem controlar e monitorizar as despesas empresariais em tempo real.

Impacto nas empresas:

  • Reduz as despesas não autorizadas ou acima do orçamento através de controlos em tempo real.
  • Acelera a reconciliação de despesas automatizando a categorização.
  • Aumenta a transparência, oferecendo um acompanhamento detalhado e atualizado das despesas.

Exemplo: Uma empresa SaaS utiliza um software de gestão de cartões empresariais para emitir cartões com limites predefinidos para os funcionários, garantindo que as despesas se mantêm dentro do orçamento e eliminando os relatórios de despesas manuais.

Exemplos de ferramentas: Brex, Ramp, Corporate Spending Optimizer (CSO), Divvy, American Express Corporate Cards.

5. Software de gestão de viagens e despesas

Integra a reserva de viagens, o controlo de despesas e a conformidade com a política para simplificar as viagens da empresa e as despesas associadas. Assegura que os funcionários viajam de forma eficiente, respeitando os orçamentos da empresa.

Caraterísticas principais:

  • Reserva centralizada de viagens e gestão de itinerários.
  • Relatórios de despesas automatizados para custos relacionados com viagens.
  • Verificações de conformidade com a política durante a reserva e a apresentação de despesas.
  • Relatórios em tempo real sobre as despesas de viagem.

A quem se destina:

  • Empresas com viagens frequentes, incluindo equipas de vendas e consultores.
  • Equipas de RH e de finanças que pretendem simplificar as aprovações relacionadas com viagens e o controlo de despesas.

Impacto nas empresas:

  • Poupa tempo ao combinar a reserva de viagens e a gestão de despesas numa única ferramenta.
  • Previne as violações das políticas, assinalando as reservas não conformes.
  • Melhora a visibilidade dos custos de viagem e reduz as despesas excessivas em viagens.

Exemplo: Uma empresa de consultoria utiliza software de viagens e despesas para reservar as viagens dos seus empregados, garantindo o cumprimento das políticas e automatizando os pedidos de reembolso de despesas, poupando horas de trabalho administrativo.

Exemplos de ferramentas: TripActions, Concur Travel, Workday Travel and Expense, Chrome River, SAP Integrated Business Planning.

6. Software de automatização de contas a pagar

Software que automatiza o processamento e os pagamentos de facturas de fornecedores, reduzindo o esforço manual e os erros e optimizando os fluxos de trabalho de contas a pagar com informações baseadas em IA.

Caraterísticas principais:

  • Fluxos de trabalho automatizados de processamento e aprovação de facturas.
  • Métodos de pagamento eletrónico e reconciliação.
  • Relatórios financeiros com análise preditiva.
  • Integração com os sistemas contabilísticos existentes.

A quem se destina:

  • Equipas financeiras que gerem grandes volumes de facturas e processos manuais de contas a pagar.
  • Empresas que procuram melhorar a eficiência dos pagamentos e manter relações sólidas com os fornecedores.

Impacto nas empresas:

  • Reduz o tempo de processamento de facturas, assegurando pagamentos atempados aos fornecedores.
  • Minimiza os erros na reconciliação de pagamentos e na elaboração de relatórios financeiros.
  • Aumenta a satisfação dos fornecedores com pagamentos mais rápidos e fiáveis.

Exemplo: Uma empresa de fabrico automatiza o seu processo de contas a pagar para 1000 facturas mensais, reduzindo o tempo de processamento em 70% e evitando taxas de atraso.

Exemplos de ferramentas: Beanworks, AvidXchange, Plate IQ, Bill.com, Docusign Insight.

7. Software de análise estratégica de despesas

Esta categoria de ferramentas fornece uma visão profunda das despesas organizacionais através de análises avançadas, ajudando as empresas a identificar oportunidades de redução de custos e a otimizar estratégias financeiras.

Caraterísticas principais:

  • Visibilidade e painéis de controlo abrangentes das despesas.
  • Análise preditiva para tendências de despesas futuras.
  • Recomendações de otimização de custos com base em informações de dados.
  • Relatórios financeiros pormenorizados para a tomada de decisões.

A quem se destina:

  • Diretores financeiros e planeadores estratégicos que procuram alinhar as despesas com os objectivos empresariais.
  • Empresas que pretendem tomar decisões financeiras baseadas em dados.

Impacto nas empresas:

  • Descobre oportunidades ocultas de redução de custos através de uma análise detalhada das despesas.
  • Melhora o planeamento financeiro e as previsões com análises preditivas.
  • Aumenta a transparência, proporcionando visibilidade em tempo real dos padrões de despesa.

Exemplo: Uma grande empresa utiliza a análise estratégica de despesas para consolidar contratos com fornecedores e reduzir os custos em 15% anualmente.

Exemplos de ferramentas: SpendHQ, Tableau, Power BI, Spend Matters, Rosslyn Analytics.

Como escolher o software BSM adequado para a sua empresa

Agora já sabe quais são os tipos de software BSM disponíveis e o que podem fazer. 

Mas como escolher o mais adequado para a sua empresa? 

Não se trata apenas das caraterísticas - é preciso pensar nas suas necessidades, prioridades e objectivos a longo prazo. 

Eis alguns passos simples que pode seguir para o ajudar a fazer a melhor escolha.    

1. Avaliar as necessidades da sua empresa

Enumere os seus maiores desafios. 

Pergunte a si próprio: Estamos a ter dificuldades com as despesas de viagem, o processamento manual de facturas ou o controlo das despesas dos empregados?

Ao identificar claramente os seus problemas específicos, pode escolher um software que ajude na gestão das despesas da empresa e que resolva diretamente essas questões.

De seguida, é necessário definir a dimensão e a complexidade da sua empresa. Por exemplo, se for um...

  • Pequena empresa: Pode procurar um software de gestão de despesas para pequenas empresas, que garanta funcionalidades simples e fáceis de utilizar, adequadas à sua dimensão, bem como flexibilidade e facilidade de utilização.
  • Empresa de média dimensão: Poderá dar prioridade a análises detalhadas e controlos avançados.

Anote estes desafios e utilize-os como ponto de referência ao longo do processo.

2. Defina as suas prioridades

Em seguida, deve identificar as caraterísticas mais importantes para a sua empresa. Os exemplos incluem:

  • Relatórios em tempo real.
  • Fluxos de trabalho automatizados.
  • Cumprimento das políticas.

Classifique estas caraterísticas por ordem de importância. Deve concentrar-se no que é essencial e não nos extras opcionais.

O melhor software de gestão das despesas das empresas deve não só resolver os seus problemas actuais, mas também apoiar o seu crescimento futuro e os seus objectivos estratégicos.

E não se esqueça de definir o seu orçamento. Determine quanto está disposto a investir e evite ferramentas com caraterísticas de que não precisa.

3. Avaliar a compatibilidade

Verifique a forma como o software se integra com os seus sistemas existentes, por exemplo:

  • Plataformas contabilísticas.
  • Sistemas de RH.
  • Ferramentas de comunicação.

É necessário testar a usabilidade. 

Pergunte a si próprio - a minha equipa vai achar isto fácil de utilizar? Se a curva de aprendizagem for demasiado acentuada, a adoção pode ser difícil.

4. Pensar na escalabilidade

Considerar estas questões:

  • Este software acompanhará o crescimento da minha empresa?
  • Dispõe de funcionalidades para necessidades futuras, como capacidades globais ou relatórios avançados?

Se a sua empresa planeia expandir-se, dê prioridade a ferramentas que se adaptem ao longo do tempo em vez de ferramentas limitadas pelas necessidades actuais.

5. Pedir demonstrações ou ensaios

Marque uma demonstração ou um período experimental para as opções selecionadas.

Utilizar este tempo para:

  • Explorar o processo de configuração.
  • Testar a experiência do utilizador.
  • Avaliar a capacidade de resposta do apoio ao cliente.

Preparar perguntas para a demonstração, tais como:

  • "Como é que isto vai poupar tempo à minha equipa?"
  • "Que caraterísticas de relatório estão incluídas?"
  • "Pode suportar o nosso crescimento projetado?"

6. Tomar a sua decisão

Chegou o momento de analisar as suas conclusões e rever a sua lista de prioridades.

Escolha o software que melhor se adapta às suas necessidades, orçamento e objectivos futuros.

Conclusões

A escolha do software de gestão de despesas empresariais (BSM) correto pode poupar milhares à sua empresa, mas requer uma abordagem ponderada. Aqui estão os principais pontos para orientar a sua decisão:

  1. A ineficiência custa-lhe 10% do seu orçamento. As empresas perdem muito dinheiro devido a uma má gestão das despesas - selecionar o software certo não é opcional; é essencial.
  2. Identifique primeiro os seus pontos fracos. Quer se trate de controlar as despesas de viagem ou de gerir contratos com fornecedores, conhecer os seus maiores desafios garante-lhe a escolha de uma solução adaptada às suas necessidades.
  3. As caraterísticas devem estar de acordo com as suas prioridades. Concentre-se em ferramentas que forneçam capacidades essenciais, como relatórios em tempo real, fluxos de trabalho automatizados e conformidade com as políticas - evite os pormenores.
  4. A integração não é negociável. A compatibilidade com os sistemas existentes, como o software de contabilidade ou de RH, assegura uma adoção perfeita e elimina os silos.
  5. A escalabilidade é mais importante do que as correcções a curto prazo. Escolha um software que cresça com a sua empresa, respondendo a necessidades futuras como operações globais ou análises avançadas.
  6. As demonstrações revelam a verdade. Os ensaios práticos revelam a usabilidade, a capacidade de resposta do suporte e se uma ferramenta cumpre verdadeiramente as suas promessas.

A procura do software BSM perfeito não tem de ser como encontrar uma agulha num palheiro. Ao clarificar as suas prioridades, testar as opções e ter em conta a escalabilidade, pode fazer uma escolha segura - uma que transforme a gestão de despesas de uma dor de cabeça numa vantagem estratégica.

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