Gestão de despesas

Posso utilizar um cartão de crédito pessoal para fins profissionais?

05 de dezembro de 2024

No início, o seu cartão de crédito pessoal era uma tábua de salvação. Agora, as compras aumentaram e a gestão de custos é complexa. Deverá mudar para um cartão de crédito empresarial?

É perfeitamente legal utilizar o seu cartão pessoal para despesas profissionais. Para as empresas em fase de arranque e as pequenas empresas em particular, esta opção é conveniente.

Com apenas uma pequena equipa de empregados, é mais fácil gerir as despesas e controlar a afetação do orçamento. Está a fazer um punhado de pagamentos baixos e regulares e alguns pagamentos pontuais maiores - todos visíveis nas suas contas.

No entanto, esse sistema não é bem dimensionado. Agora, pode dar por si a fazer algumas das seguintes perguntas ao analisar as suas finanças:

  • Trata-se de uma compra comercial ou de uma transação pessoal?
  • Isso será dedutível nos impostos?
  • Porque é que isto foi contabilizado como um custo comercial?
  • Este pagamento elevado irá afetar a minha notação de crédito?

Se está a começar a ponderar os prós e os contras dos cartões de crédito pessoais ou empresariais, não é o único. Vamos explorar a razão pela qual esta questão é tão amplamente debatida no mundo dos negócios. 

Cartão de crédito pessoal vs. cartão de crédito empresarial: porquê o debate?

Existem muitas semelhanças entre os cartões de crédito pessoais e empresariais. Ambos permitem-lhe pedir dinheiro emprestado, pagar o seu saldo (parcial ou totalmente), distribuir os custos dos artigos e ganhar prémios pelas suas despesas. 

Cartões pessoais beneficiam da proteção da Secção 75 quando há problemas com bens ou serviços. Estão imediatamente acessíveis ao proprietário da empresa que necessita de uma transação sem problemas no meio do seu dia atarefado. 

A ideia de pedir um cartão de visita e esperar semanas para ter acesso a ele também pode ser desagradável. 

Cartões de crédito para empresaspor outro lado, são mais bem concebidos para os investimentos mais avultados que as empresas de grande dimensão necessitam de fazer. Oferecem limites mais elevados e adaptam os seus prémios às despesas da empresa, por exemplo, cashback em combustível e milhas aéreas. Também lhe dão a opção de atribuir cartões aos empregados, tornando as compras mais um esforço de equipa. 

Embora seja verdade que, muitas vezes, estão associados a taxas de juro e limites de pagamento mais elevados, é possível que a sua empresa esteja preparada para responder a estas elevadas exigências. 

Cartão de crédito pessoal vs cartão de crédito comercial para despesas comerciais
Cartão de crédito pessoal Cartão de crédito para empresas
Recompensas pessoais, por exemplo, pontos de compras 

 

Limites de empréstimo mais elevados
Proteção do direito do consumidor Pode atribuir cartões de funcionário para o orçamento atribuído
Prático e rapidamente acessível  Recompensas orientadas para as empresas, por exemplo, milhas aéreas
Os pagamentos em atraso podem afetar a notação de crédito pessoal ✅ Centraliza as despesas
Pode levar a uma dispersão das despesas Em alguns casos, menor proteção dos consumidores

Se está preocupado com o facto de o potencial de uma maior escala poder significar um maior risco, considere como as ineficiências ocorrem frequentemente através de pequenos erros repetidos ou de negligência. Os cartões pessoais estão frequentemente cheios de oportunidades de otimização de custos perdidas. 

As desvantagens da utilização de um cartão de crédito pessoal para pagamentos a empresas 

Um cartão de crédito pessoal pode ser mais cómodo, mas pode levar à complacência. Eis alguns riscos associados à utilização de um cartão pessoal para despesas profissionais. 

Erros contabilísticos

Teme preencher a sua declaração anual de impostos, mas o processo torna-se mais complicado quando as suas transacções pessoais e comerciais estão no mesmo cartão. Separar os pagamentos é uma tarefa árdua e o seu gestor de contabilidade terá de dedicar uma parte do seu tempo ao processo administrativo. 

A sobreposição complexa de pagamentos pessoais e empresariais ou as áreas "cinzentas" também podem levar a erros contabilísticos. Quando esses erros se repetem ou são ignorados, aumenta o risco de auditorias financeiras ou mesmo de coimas por parte do IRS. 

Redução da relação custo-eficácia

Quando os pagamentos são efectuados a partir da sua conta pessoal, é difícil controlar o montante que está a ser gasto. 

Imagine que, no final do ano, descobre que ultrapassou largamente o seu orçamento num departamento específico. Pergunta-se: "Como é que isso aconteceu? Na verdade, é muito fácil: os funcionários efectuaram despesas que não eram rentáveis e a despesa foi omitida entre outros pagamentos. Lá se vai a sua previsão orçamental exacta para o próximo ano...

E quanto aos impostos? É possível que esteja a perder despesas dedutíveis nos impostos se a sua contabilidade for caótica. 

Proteção pessoal

A utilização do seu cartão pessoal para fins profissionais torna-o imediatamente responsável por quaisquer problemas que surjam. Infelizmente, os atrasos nos pagamentos e as despesas não organizadas podem prejudicar a sua pontuação de crédito pessoal, afectando a sua vida fora do trabalho. No pior dos cenários, os seus bens pessoais podem ser penhorados em processos judiciais e as contas de família ou bens de propriedade conjunta, como a sua casa, também podem ser passíveis de penhora. 

Os cartões de visita protegem os seus bens pessoais dos litígios comerciais e dão-lhe a tranquilidade de saber que os problemas profissionais não se infiltrarão na sua vida familiar. 

O único ónus da responsabilidade

Enquanto proprietário de um cartão de crédito pessoal, é a única pessoa que pode, em última análise, sancionar as despesas e gerir os pagamentos. Isto parece cada vez mais impossível numa empresa em crescimento que gere centenas de funcionários e várias compras diárias. 

Mas qual é a alternativa? Partilhar os dados do seu cartão pessoal com alguns funcionários de confiança pode parecer um alívio na altura, mas pode resultar em gastos irregulares e, na pior das hipóteses, em fraude. 

Quando tudo depende de uma só pessoa, os processos são ineficientes e o negócio pára. Os cartões de crédito empresariais permitem que o peso da responsabilidade seja partilhado estrategicamente com os empregados. 

Se existem tantas áreas de risco, há alguma circunstância em que a utilização de um cartão de crédito pessoal seja aceitável?

Quando pode um cartão de crédito pessoal pode ser utilizado para fins comerciais?

A palavra-chave é "com moderação". Já não está em condições de efetuar pagamentos regulares com o seu cartão de crédito pessoal. Há demasiados pagamentos de grande volume. 

No entanto, a utilização pouco frequente do seu cartão pessoal para transacções comerciais é compreensível e, por vezes, até inevitável. De facto, 53% das pequenas empresas utilizam tanto cartões pessoais como cartões de visita. Por exemplo, pode pagar um jantar para um cliente ou as decorações do escritório com o seu cartão de crédito pessoal se não tiver o seu cartão profissional consigo. 

É uma boa prática questionar para que é que pretende utilizar o cartão. Se o volume de transacções for reduzido ou se se tratar de uma compra única, um cartão pessoal será suficiente. Deve manter registos da data e do montante deste pagamento para facilitar a declaração de impostos. 

Para pagamentos regulares, é mais vantajoso ter um cartão de crédito empresarial. Eis as principais circunstâncias que justificam a utilização de um cartão de empresa em vez de um cartão de crédito pessoal. 

Quando utilizar um cartão de crédito empresarial em vez de um cartão pessoal

Os cartões de crédito para empresas farão mais sentido para muitas das suas compras regulares e de grande dimensão e são também uma excelente forma de otimizar a gestão das despesas. 

Nas quatro áreas seguintes, um cartão de crédito empresarial pode ser a diferença entre poupanças significativas e desperdícios de custos prejudiciais. 

Crédito imobiliário 

Se está a expandir a sua empresa de sucesso, precisa de crédito. Uma das melhores formas de aumentar a sua pontuação de crédito é utilizar um cartão de crédito empresarial. 

Com o tempo, uma boa notação de crédito dará à sua empresa acesso a melhores taxas de juro e melhores condições para empréstimos que possa ter de contrair no futuro. No entanto, a utilização de um cartão pessoal não permite necessariamente obter empréstimos mais elevados para os investimentos da sua empresa. 

Existe também uma divisão clara entre a sua conta empresarial e pessoal; pode ter um rácio de utilização de crédito mais elevado num cartão empresarial, por exemplo, sem que isso afecte a sua pontuação de crédito pessoal. 

Gestão SaaS 

Os processos de reembolso de despesas são uma dor de cabeça. São demorados, propensos a erros e podem expor a empresa a fraudes nas despesas. 

A utilização de cartões de crédito pessoais também abre a porta a despesas irreflectidas e a TI-sombra - algumas das principais causas de desperdício de custos. Cartões de crédito para pequenas empresas permitir que os empregados gastem de forma segura e eficiente os orçamentos cuidadosamente atribuídos. 

Imagine uma compra SaaS sem problemas, em que as aprovações automáticas são recebidas e um empregado pode utilizar o orçamento atribuído para efetuar uma compra facilmente no cartão de visita. Basta pensar quanto tempo seria poupado ao reduzir o estrangulamento dos pagamentos. 

Várias renovações de contratos SaaS na mesma semana? Não é um problema com limites de despesas mais elevados no seu cartão de crédito empresarial. As relações com os seus fornecedores também beneficiarão dos pagamentos atempados das subscrições. 

Relatórios pormenorizados e controlo de despesas

Poderá pensar que o facto de dar a vários funcionários acesso ao cartão de crédito empresarial levará a uma dispersão das despesas. No entanto, o controlo das despesas é simplificado com os cartões de crédito empresariais. Está tudo visível num único local. 

Melhor ainda, para além de emitirem um extrato mensal detalhado, muitos emissores de cartões fornecem às PME ferramentas online com funcionalidades de relatório e de controlo de despesas. 

Estas plataformas permitem às empresas visualizar as transacções, os pagamentos devidos e os eventuais juros ou comissões. As melhores versões destas ferramentas emitem relatórios regulares sobre a atividade dos cartões e análises dos tipos de despesas que podem ser integrados noutros programas de contabilidade utilizados pela sua empresa para uma gestão holística dos custos. 

Prémios específicos da empresa

O seu cartão pessoal pode oferecer tu alguns prémios tentadores, mas os cartões de crédito de empresas recompensam a sua própria empresa

Estas recompensas destinam-se mais a despesas comerciais e incentivam o crescimento da empresa. Por exemplo, pode aceder a cashback em compras elegíveis ou a programas de recompensa para compras comuns, como combustível, material de escritório e viagens. 

Alguns dos cartões de crédito para empresas mais bem classificados permitem-lhe adaptar as suas recompensas às necessidades da sua empresa, selecionando as suas próprias categorias de bónus. O melhor de tudo é que estes prémios não são tributáveis e são considerados descontos sobre os artigos que comprou com o seu cartão de crédito empresarial. 

Quais são as considerações jurídicas?

Todas as empresas, incluindo as sociedades anónimas e as SRL, são elegíveis para cartões de crédito empresariais. Então, quais são as principais considerações legais ao finalizar a sua escolha?

Proteção jurídica

A Lei CARD de 2009 é uma poderosa lei de proteção do consumidor que garante aos titulares de cartões que o emissor não pode aumentar a TAEG sem motivo ou aviso justo. Esta lei não se aplica à maioria dos cartões de crédito empresariais; no entanto, muitos oferecem agora protecções ao consumidor semelhantes às dos concorrentes. Faça a sua pesquisa para garantir que a sua proteção de compra é a melhor possível.

Ninguém gosta de pensar no pior cenário possível, mas se a sua empresa limitada entrar em liquidação, as suas finanças pessoais estarão mais protegidas se as despesas da empresa forem efectuadas principalmente através do seu cartão de crédito empresarial. 

Responsabilidade pessoal

Os cartões de visita oferecem uma maior proteção dos seus bens pessoais, mas muitos emissores exigem uma garantia pessoal antes de o seu cartão de crédito ser aprovado. 

Uma garantia pessoal é um compromisso juridicamente vinculativo através do qual o cliente concorda em assumir a responsabilidade pelo pagamento do cartão de crédito se a empresa não o puder fazer. Isto protege o fornecedor do cartão de qualquer risco de não reembolso. Se a sua empresa se atrasar nos pagamentos, tornar-se-á pessoalmente responsável pela dívida, o que pode afetar a sua pontuação de crédito.

Os cartões de empresa, concedidos a empresas com activos e historial de crédito significativos, não requerem normalmente uma garantia pessoal. 

Imposto

Misturar despesas pessoais com despesas profissionais é um pesadelo quando chega a altura da declaração de impostos. Um cartão de crédito empresarial mantém as compras separadas e organizadas, tornando a manutenção das contas muito mais fácil a longo prazo. 

As compras dos empregados podem ser facilmente identificadas, reduzindo os erros de supervisão nos seus formulários fiscais. Isto significa que evitará multas dispendiosas e produzirá uma declaração fiscal exacta. O IRS aplica multas rigorosas por falta de declaração precisa e a possibilidade de ser auditado aumenta para as empresas com práticas de manutenção de registos deficientes. 

A utilização de um cartão de empresa específico torna claro onde é possível tirar partido das deduções fiscais. Isto melhora a sua métrica de prevenção de custos e liberta mais orçamento. É também de salientar que os juros pagos num cartão de crédito empresarial são dedutíveis nos impostos quando utilizados exclusivamente para efetuar compras comerciais, ajudando a sua empresa a recuperar custos para o crescimento.

Conclusões

Se ainda está a fazer malabarismos entre cartões de crédito pessoais e empresariais, a decisão resume-se ao que é melhor para o crescimento e sustentabilidade da sua empresa. As vantagens de utilizar um cartão de crédito empresarial tornam-se mais evidentes à medida que a sua empresa cresce.

  1. A mistura de despesas pessoais e profissionais pode levar a erros contabilísticos, a um aumento do risco de auditoria e a dores de cabeça fiscais.
  2. Os cartões de crédito para empresas oferecem prémios personalizados, como cashback em combustível ou viagens, específicos para as necessidades da sua empresa.
  3. Ao utilizar um cartão comercial, pode melhorar a notação de crédito da sua empresa e aceder a melhores condições de empréstimo.
  4. Os cartões pessoais podem afetar a sua pontuação de crédito, enquanto os cartões de empresa separam as responsabilidades pessoais das da empresa.
  5. Os cartões de visita permitem controlar as despesas e simplificar a declaração de impostos, mantendo tudo num único local.
  6. Pode atribuir cartões aos empregados, melhorando o controlo orçamental e reduzindo o risco de despesas excessivas.
  7. Embora as taxas de juro mais elevadas possam ser uma desvantagem, a proteção financeira e as recompensas superam os custos para a maioria das empresas em crescimento.

No final, um cartão de crédito empresarial não é apenas uma ferramenta financeira - é uma forma de promover o crescimento a longo prazo, controlar as despesas e garantir que as práticas financeiras da sua empresa estão em bases sólidas. Está na altura de dar o próximo passo e fazer a escolha certa para o futuro da sua empresa.

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