Otimização de custos
Evitar custos vs. poupar: O que é melhor para a saúde financeira?
Como é que a sua empresa enfrentaria uma tempestade financeira? Cortar custos agora ou evitar despesas futuras? Em primeiro lugar, é necessário considerar estes factos.
Todas as empresas enfrentam momentos em que precisam de apertar o cinto e as partes interessadas têm de encontrar um equilíbrio entre as poupanças imediatas e a resiliência a longo prazo.
A isto chama-se evitar e poupar custos.
Ambos podem ajudar a manter as finanças no caminho certo, mas seguem caminhos diferentes para a estabilidade.
Neste artigo, vamos explorar estas duas estratégias.
Iremos explorar o que são, analisar alguns exemplos, ver as suas diferenças e considerar os prós e os contras de cada um.
No final, terá uma forte compreensão de ambos e um caminho mais claro para o futuro.
Vamos encontrar a abordagem correta para a sua empresa.
Custos reais vs. custos não materiais
No sector das aquisições, depara-se com custos reais e custos não reais.
Ambos desempenham um papel crucial na compreensão das suas despesas.
Mas o que são exatamente?
Custos elevados
Os custos reais são despesas diretas e tangíveis.
São tipicamente:
- Activos ou recursos físicos
- Fácil de quantificar
- Aparecer claramente nas suas demonstrações financeiras
São custos que podem ser diretamente identificados. Por exemplo, o preço de compra do equipamento, das matérias-primas, das existências ou dos activos são todos custos fixos.
Os custos fixos também se alinham bem com as estratégias de poupança.
Uma vez que são mensuráveis, pode reduzi-los diretamente negociando melhores preços com os fornecedores, comprando a granel ou optimizando os seus processos.
Custos suaves
Os custos suaves, por outro lado, são despesas indirectas e intangíveis.
Normalmente:
- Não aparecem tão claramente nas demonstrações financeiras
- Estão frequentemente ligados a serviços ou a aspectos não físicos de uma compra
Os custos indirectos típicos incluem honorários legais, manutenção contínua, formação dos empregados ou consultoria. São cruciais, mas podem ser muito mais difíceis de controlar.
São frequentemente geridos através da prevenção de custos.
Ao investir na manutenção preventiva, garantir contratos de assistência a longo prazo ou formar os funcionários, está a tomar medidas para evitar custos futuros mais elevados.
O que é a prevenção de custos?
A prevenção de custos é uma estratégia proactiva que o ajuda a evitar custos adicionais mais tarde.
Minimiza os potenciais aumentos adiantando-se.
O elemento central é a adoção de medidas preventivas, como o investimento em manutenção, a negociação de taxas fixas de fornecedores ou a criação de uma força de trabalho qualificada. Isto ajuda-o a evitar despesas maiores mais tarde.
Uma vez que a prevenção de custos incide sobre os custos futuros, nem sempre aparece nas demonstrações financeiras. No entanto, desempenha um papel importante para manter as finanças estáveis e previsíveis a longo prazo. Um aspeto essencial da prevenção de custos é manter visibilidade dos contratos públicosque lhe permite controlar e gerir as despesas potenciais antes de se tornarem custos reais.
Exemplos de prevenção de custos
- Manutenção preventiva. A manutenção regular do equipamento ajuda-o a evitar avarias ou substituições dispendiosas. Saltar a manutenção agora pode significar contas muito maiores no futuro.
- Bloqueio dos preços dos fornecedores. Fixe os preços actuais com os fornecedores para evitar aumentos de preços inesperados. O preço fixo dá-lhe estabilidade e previsibilidade de custos.
- Formação dos trabalhadores. Investir na formação agora para evitar erros dispendiosos mais tarde. Uma equipa bem formada tem menos probabilidades de cometer erros que conduzam a um dispendioso retrabalho.
- Atualização da tecnologia. A nova tecnologia pode ajudá-lo a evitar ineficiências, poupando-o a revisões dispendiosas ou a estrangulamentos no futuro. Implementar software de aquisição pode simplificar os seus processos de compra, reduzir os erros manuais e ajudar a evitar custos desnecessários no futuro.
O que é a poupança de custos?
A poupança de custos, por outro lado, consiste em reduzir as suas despesas actuais neste momento.
Reduz as despesas dentro do seu orçamento atual, visando benefícios financeiros mensuráveis.
Verá isso refletido diretamente nas suas demonstrações financeiras, aumentando o fluxo de caixa e reforçando as margens de lucro.
Exemplos de economias de custos
- Negociação de contratos com fornecedores. Trabalhe com os fornecedores para obter descontos e taxas mais baixas. Normalmente, é possível negociar contratos para ajudar a reduzir os custos.
- Compra a granel. A compra a granel é uma forma infalível de reduzir o custo por unidade. É especialmente útil para um produto que se utiliza frequentemente.
- Otimização do processo. A racionalização dos seus fluxos de trabalho ajuda a eliminar a utilização desnecessária de recursos.
Ao aperfeiçoar os seus processos, poupará tempo e materiais. Para as pequenas e médias empresas, a utilização de ferramentas de aquisição para PME pode aumentar significativamente a eficiência e conduzir a poupanças de custos substanciais.
Qual é a diferença entre poupança de custos e evitar custos?
Poupar e evitar custos são duas faces da mesma moeda quando se trata de estratégia financeira.
Ambos têm como objetivo reduzir as despesas, mas seguem caminhos muito diferentes para lá chegar.
Saber quando utilizar cada um deles pode ajudá-lo a fazer escolhas mais precisas e estratégicas em matéria de finanças e aquisições.
Explicação das principais diferenças
Abordagem (proactiva vs. reactiva)
Evitar custos tem tudo a ver com ser proactivo. É olhar para o futuro, planear e pôr em prática medidas para evitar custos que podem vir a ser incómodos mais tarde.
Pense nisto como "preparar o seu orçamento para o futuro".
E quanto à poupança de custos? Isso é reativo.
Trata-se de tomar medidas aqui e agora, para reduzir o que já está a gastar. Está a cortar custos em tempo real, melhorando instantaneamente os seus resultados.
Impacto financeiro e relatórios
A poupança de custos tem um impacto imediato. Verá isso mesmo nas suas demonstrações financeiras, aumentando o fluxo de caixa e as margens de lucro. É tangível, visível e fácil de controlar.
A prevenção de custos, no entanto, é um pouco diferente. Não aparece diretamente nas demonstrações financeiras.
Não verá uma rubrica para "despesas que evitámos". Mas o seu poder reside no facto de manter as coisas estáveis a longo prazo, protegendo-o de custos que, de outra forma, poderiam perturbar os seus orçamentos futuros.
Tipos de custos abordados (diretos vs. indirectos)
As poupanças de custos vão atrás dos custos diretos e difíceis de medir. A redução das despesas com materiais e a negociação de melhores negócios são poupanças concretas e imediatas.
A prevenção de custos aborda os custos indirectos ou "suaves", como a manutenção ou a gestão de riscos. Estas acções podem parecer menos imediatas, mas evitam custos maiores no futuro. Vejamos um pequeno quadro comparativo:
Poupança de custos | Prevenção de custos |
Reativo (despesas correntes) | Proactivo (despesas futuras) |
Diretamente registado nas declarações | Não diretamente visível nas declarações |
Melhoria imediata do fluxo de caixa | Prevenção de custos a longo prazo |
Descontos para fornecedores, compras a granel | Manutenção preventiva, bloqueio de preços |
Custos fixos/tangíveis | Muitas vezes, custos indirectos/intangíveis |
Considerações estratégicas: Quando utilizar cada um
Quando utilizar as economias de custos
A poupança de custos é a sua opção para obter ganhos financeiros rápidos.
Se precisar de aliviar o fluxo de caixa agora ou quiser aumentar as margens de lucro, é aqui que deve concentrar-se.
Renegociar os preços dos fornecedores, reduzir o desperdício e racionalizar os processos - estas medidas têm um impacto imediato.
Quando utilizar a prevenção de custos
A prevenção de custos é o seu jogo a longo prazo. Utilize-o quando quiser preparar-se para riscos futuros ou proteger-se contra custos imprevisíveis.
Fixe as tarifas dos fornecedores, invista na manutenção preventiva e estabeleça salvaguardas. Está a criar resiliência e a manter as coisas calmas para o futuro.
Utilizar ambos para uma estratégia equilibrada
Quando se utiliza a poupança e a redução de custos em conjunto, está-se a criar uma abordagem sólida e equilibrada.
As poupanças de custos dão-lhe esse impulso imediato, enquanto a prevenção de custos reforça a sua base financeira ao longo do tempo.
Em conjunto, ajudam-no a manter-se magro agora e seguro para o que está para vir, preparando-o para o sucesso a longo prazo.
Quais são os prós da prevenção de custos?
Pro 1: Aumenta o seu lucro
A prevenção de custos tem tudo a ver com medidas preventivas. Se agir agora, elimina despesas futuras.
Em vez de ser reativo, está a ser proactivo. Como tal, não terá de procurar dinheiro extra mais tarde para retificar algo que correu mal.
Está a gastar menos agora do que gastaria se o tivesse deixado.
Exemplo: Digamos que é uma empresa de software e vê que algumas das suas infra-estruturas de servidores estão quase a atingir a capacidade máxima. Em vez de esperar por uma falha, actua agora e investe na atualização da infraestrutura. Está a melhorar hoje, para evitar problemas mais tarde, e a poupar em custos futuros.
Pro 2: Simplifica as suas operações
A prevenção de custos ajuda-o a libertar recursos futuros, evitando despesas que poderiam surgir mais tarde. Permite-lhe concentrar-se em tarefas de maior prioridade e evita que seja obrigado a fazer correcções reactivas.
Isto simplifica as suas operações, eliminando processos, ferramentas ou tarefas desnecessárias. Como tal, reduz a complexidade, permitindo-lhe a si e à sua equipa concentrarem-se no que tem de ser feito.
Exemplo: Imagine que, na sua empresa, repara que a sua equipa está a utilizar algumas ferramentas obsoletas. Estão a ser pouco utilizadas e a consumir o seu orçamento. Em vez de simplesmente se contentar com elas, decidiu substituí-las por uma única plataforma que faz o mesmo trabalho que todas elas. Como resultado, a sua equipa pode concentrar-se numa única plataforma em vez de fazer malabarismos. Isto melhora a eficiência e a concentração.
Pro 3: Atenuação dos riscos
É melhor apagar um pequeno incêndio agora do que um enorme incêndio mais tarde. A mitigação de riscos é essencialmente isso. Detecta potenciais problemas agora e corrige-os para evitar problemas maiores e inesperados mais tarde. Isto também evita futuras interrupções do negócio e reparações dispendiosas.
Exemplo: Digamos que na sua empresa começa a notar que os computadores portáteis que forneceu ao seu pessoal estão a começar a ficar um pouco velhos. Ouviu algumas queixas sobre um desempenho lento. Em vez de esperar que se estraguem, investe agora em novo equipamento. Ao fazê-lo, aumenta a produtividade e evita futuras perturbações que poderiam ter interrompido o trabalho.
Quais são os contras de evitar os custos?
Con 1: Difícil de medir
A prevenção de custos permite poupar dinheiro no futuro, mas é difícil de controlar. O dinheiro poupado não aparece nas demonstrações financeiras da mesma forma que as "poupanças suaves".
Assim, embora as poupanças sejam reais, pode ser difícil provar o impacto exato que estão a ter. É quase como ter uma vitória invisível, é real e valiosa, mas difícil de ver.
Exemplo: Imagine que é uma empresa que investe regularmente em actualizações de software. Isto ajuda a evitar futuras avarias, no entanto, as poupanças imediatas não são óbvias. É evidente que se trata de um investimento inteligente, mas tentar provar o benefício financeiro pode ser complicado.
Contras 2: Aumento dos custos a curto prazo
Com a prevenção de custos, pode por vezes ser necessário um custo inicial mais elevado. É normal que as medidas preventivas tenham um impacto nos orçamentos a curto prazo.
Pode ser um compromisso, mas ao gastar agora está a evitar custos maiores mais tarde. É a escolha proactiva para poupar a longo prazo.
Exemplo: Imagine que é uma empresa de tecnologia e decide atualizar preventivamente o seu software de segurança. Esta decisão aumenta o orçamento do trimestre atual e resulta num aumento de custos a curto prazo.
Con 3: Impacto retardado
A prevenção de custos tem tudo a ver com os benefícios a longo prazo. Isto é bom para o "você" do futuro, mas para o "você" do aqui e agora, pode por vezes ser frustrante.
Quando se tem de lidar com as partes interessadas, estas podem revelar-se difíceis de gerir. Eles querem resultados rápidos, mas é preciso explicar que isso é melhor a longo prazo.
Isto pode contrastar diretamente com a poupança direta, em que a prova é imediata.
Exemplo: É uma empresa de tecnologia que decidiu investir em ferramentas de teste automatizadas para o desenvolvimento de software. O custo inicial é elevado, mas sabe que isso ajudará a evitar erros dispendiosos mais tarde. Ao tentar obter aprovação, as partes interessadas questionam se este custo vale realmente a pena.
Quais são as vantagens da poupança de custos?
Pro 1: Impacto financeiro imediato
Com a redução de custos, obtém-se um rápido impulso financeiro que melhora diretamente os seus resultados. Uma vez que, com a poupança de custos, os custos são imediatamente reduzidos, o fluxo de caixa aumenta de imediato.
Isto liberta o seu dinheiro para ser direcionado para outros projectos benéficos, como o crescimento ou para necessidades urgentes. Essencialmente, reforça a sua estabilidade financeira desde o primeiro dia.
Exemplo: Digamos que é uma empresa tecnológica em fase de arranque com custos elevados de computação em nuvem. Para reduzir esses custos, fala com o fornecedor e negoceia taxas mais baixas. O imediato liberta dinheiro extra que pode ser canalizado para outras áreas do negócio.
Pro 2: Competitividade do mercado
As poupanças de custos reduzem as suas despesas operacionais através da redução dos custos operacionais regulares, como as licenças de software. Uma vez que os custos operacionais são agora mais baixos na empresa, esta pode baixar o preço do produto ou serviço, mantendo a mesma qualidade elevada.
Isto, por sua vez, pode atrair novos clientes, reter os seus clientes actuais e aumentar a sua quota de mercado.
Exemplo: Imagine que trabalha numa empresa de tecnologia que muda o seu licenciamento de software para um mais económico. As poupanças que faz podem ser transferidas para os clientes, evitando aumentos de preços. Desta forma, garante que oferece o mesmo serviço de valor e agrada aos clientes sem sacrificar a qualidade do que fornece.
Pro 3: Oportunidades de investimento
A redução de custos pode libertar dinheiro extra que pode ser utilizado para reinvestir na empresa. Ao reinvestir, está a investir mais para obter mais. Por exemplo, pode utilizar os fundos extra para iniciativas de crescimento, actualizações tecnológicas ou desenvolvimento da equipa.
Isto ajuda a reforçar a posição da sua empresa e estimula a inovação.
Exemplo: É uma empresa de software que decide combinar ferramentas utilizadas pela sua equipa para ajudar a reduzir a sua taxa de licenciamento. O dinheiro que poupou foi utilizado para contratar um programador. Este programador ajuda a expandir as funcionalidades do produto e permite-lhe entrar em novos mercados. Este reinvestimento impulsiona o seu crescimento e mantém as suas ofertas competitivas.
Quais são os contras da poupança de custos?
Con 1: Impacto potencial na qualidade
Com a redução de custos, uma das maiores desvantagens que corremos é a de fazer cortes demasiado agressivos. Ao fazê-lo, está a pôr em causa a qualidade do que fornece.
E se a qualidade se tornar percetível, isso pode levar a clientes insatisfeitos e prejudicar as vendas, bem como a sua reputação.
Exemplo: É uma empresa de software que decidiu reduzir o apoio ao cliente. Isto resulta em respostas mais lentas e má comunicação. Os clientes que necessitam da sua ajuda ficam frustrados, o que os leva a abandonar a empresa e a não voltar a utilizar o seu serviço. Podem também deixar críticas negativas.
Contras 2: Impacto negativo na moral dos trabalhadores
Como parte da sua estratégia de redução de custos, pode decidir reduzir o pessoal. Sim, isto pode poupar dinheiro, mas já pensou no impacto sobre a moral do pessoal?
As pessoas são despedidas, o que cria uma atmosfera negativa. Os recursos também são afectados e os trabalhadores começam a sentir-se desvalorizados.
A motivação atinge o seu nível mais baixo de sempre, com uma diminuição da produtividade e uma elevada rotação do pessoal.
Exemplo: Uma empresa SaaS reduz o seu orçamento e, consequentemente, decide reduzir o pessoal do seu departamento de marketing. Agora, há apenas um diretor e um membro da equipa. Estes começam a sentir-se sobrecarregados e subvalorizados, tentando fazer o trabalho de uma equipa inteira. Eventualmente, os funcionários despedem-se e é necessário substituí-los.
Contras 3: Diminuição da inovação
Se a redução de custos for demasiado pesada, pode funcionar como um obstáculo à inovação e sufocar a criatividade.
À medida que os recursos se esgotam, há menos espaço para novas ideias prosperarem. A capacidade da sua equipa para inovar e manter-se competitiva é reduzida e começa a notar que está a ficar atrás dos seus concorrentes.
Exemplo: A sua empresa de software decide reduzir a investigação e o desenvolvimento para poupar custos. Como resultado, a sua equipa deixa de poder experimentar novas funcionalidades, como as ferramentas baseadas em IA. Eventualmente, os seus produtos parecem antiquados e demoram mais tempo a construir, ficando atrás dos seus concorrentes.
Conclusões
Escolher entre evitar e poupar custos não é apenas uma decisão financeira - trata-se de preparar a sua empresa para a resiliência e o crescimento. Eis o que deve ter em mente:
- Evitar custos é estar preparado para o futuro. Não aparecerá nas suas demonstrações financeiras, mas protege-o de despesas que podem ser mais pesadas no futuro.
- A poupança de custos aumenta o fluxo de caixa agora. As reduções imediatas melhoram os seus resultados e têm um impacto tangível.
- É mais fácil cortar os custos difíceis. Físicos e mensuráveis, alinham-se bem com as acções de redução de custos.
- Os custos suaves devem ser evitados. Muitas vezes ocultas, as despesas como a formação e a manutenção evitam problemas futuros, mas não são tão fáceis de controlar.
- O tempo é importante. Utilizar a poupança de custos para obter resultados imediatos e a prevenção de custos para evitar perturbações futuras.
- Cada abordagem tem contrapartidas. As poupanças de custos podem afetar a qualidade se forem exageradas, enquanto que a prevenção de custos exige despesas iniciais.
- Uma abordagem equilibrada é a melhor solução. As poupanças de custos proporcionam ganhos rápidos; a redução de custos assegura a estabilidade a longo prazo.
Em última análise, a combinação de ambas as estratégias ajuda-o a manter-se financeiramente estável agora, enquanto se prepara para o que está para vir.
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