Gestão de Saas
O desperdício de SaaS não é um risco profissional:
saiba como o evitar
Desnecessário. Ineficiente. Não é assim que quer que o seu serviço seja descrito. Mas com o crescimento do SaaS em 20% ano após ano, os resíduos estão a tornar-se uma questão urgente.
As empresas de média dimensão desperdiçam $1-$2 milhões por ano numa pilha de SaaS sobrelotada.
O desperdício ocorre quando a gestão do SaaS é ineficaz. A falta de gestão abre a porta a gastos desnecessários com aplicações e software adquirido que não é utilizado em todo o seu potencial.
Principais problemas causados pelo desperdício de SaaS:
- Despesas desnecessárias
- Diminuição da produtividade
- TI sombra
- Redução do ROI da tecnologia
- Menos orçamento para a inovação
- Ficar atrás da concorrência
- Má afetação dos recursos informáticos
- Riscos de conformidade e segurança
Poderá estar a pensar - temos folhas de cálculo para controlar as subscrições e a utilização das aplicações. Será isso suficiente para evitar o desperdício de SaaS?
A resposta é um sonoro "não".
Muitas vezes, as folhas de cálculo negam as medidas de poupança de custos e são ineficazes na identificação das áreas de desperdício. Além disso, o controlo manual das informações é moroso e pode dar origem a erros de introdução.
Em vez disso, as empresas de sucesso beneficiam de plataformas de gestão automatizadas para a sua pilha SaaS. Estas ajudam a monitorizar e analisar os dados de forma rápida e eficiente.
O SaaS em 2024 está a florescer como um jardim bem cuidado no pico do verão. Mas o clima económico de hoje exige um plano de paisagismo completo. As indústrias devem dar prioridade à preservação do capital e à sustentabilidade a longo prazo em vez do "crescimento a todo o custo".
Agora que as ameaças de desperdício de SaaS são claras, está na altura de esclarecer onde é que o desperdício pode ocorrer na sua empresa. E como as plataformas de gestão de SaaS podem fornecer a visibilidade de que a sua empresa necessita para eliminar o desperdício, fazer poupanças e crescer.
Uma plataforma de gestão de SaaS pode ajudar a identificar desperdícios em quatro áreas críticas: planos de subscrição subutilizados, licenças não utilizadas, aplicações redundantes e contas fantasma.
Planos subutilizados
Pense num colaborador da sua empresa que trabalha afincadamente e com afinco. Agora, imagine que ele quer aumentar a sua produtividade. Ótimo!
Pesquisam e inscrevem-se para um teste de três plataformas de produtividade. Após o teste, compram um plano de negócios, com um custo mensal de $25 para a aplicação escolhida. A sua produtividade aumenta, mas a que custo oculto?
Os planos de subscrição de alto nível incluem frequentemente caraterísticas atractivas que satisfazem as necessidades do comprador. No entanto, as caraterísticas adicionais que "acompanham o pacote" e aumentam o valor percepcionado revelam-se frequentemente excessivas e não são utilizadas.
As pessoas tendem a sobrestimar as suas necessidades. Sem uma visibilidade clara dos orçamentos e do panorama geral, é fácil tomar uma decisão errada e pagar demasiado.
Agora, imagine que 1 em 6 dos seus empregados tomam a mesma decisão errada. E depois, as subscrições subutilizadas são renovadas ano após ano, sem reconsideração.
O que parecia ser um bom negócio rapidamente se transformou num mau valor devido ao desperdício de SaaS.
Qual é a melhor forma de otimizar os seus custos de subscrição SaaS?
O desperdício de subscrições pode ser difícil de ver no conjunto de SaaS de uma organização.
A menos que tenha uma ferramenta que lhe dê visibilidade.
Para monitorizar eficazmente as subscrições, uma plataforma de gestão centralizada deve substituir as folhas de cálculo que consomem muito tempo.
Obtém visibilidade total das suas subscrições SaaS e pode configurar fluxos de trabalho de aprovação de TI para novos pedidos de subscrição.
Pode evitar que o desperdício volte a aparecer, efectuando auditorias automáticas regulares às suas subscrições.
O dimensionamento correto vem a seguir.
Com a máxima visibilidade, especialistas em otimização de custos pode ajudá-lo a analisar a utilização atual das aplicações e indicar onde pode reduzir as subscrições sem qualquer perda de produtividade.
Por exemplo, uma auditoria à utilização de aplicações pode indicar que as aplicações são mais adequadas para um departamento diferente e podem ser redistribuídas. Ou, talvez os contratos possam ser consolidados em subscrições para toda a organização para otimização dos custos de SaaS.
Ao elaborar os contratos, os gestores de fornecedores dão prioridade à escalabilidade, flexibilidade e preços favoráveis para garantir que os custos se mantêm geríveis e compensadores à medida que a empresa cresce.
Os descontos dão o toque final.
A maioria das organizações paga demasiado por SaaS, mas com Gestão de fornecedores de TInão tem de o fazer. Os serviços de gestão de fornecedores têm relações positivas a longo prazo com os fornecedores e acesso a poupanças elevadas nas suas despesas com SaaS.
A otimização dos seus custos de subscrição para evitar desperdícios implica a utilização de uma plataforma de gestão centralizada para detetar desperdícios e dimensionar corretamente os recursos e obter descontos até 75%. O dinheiro que poupa vai diretamente para a inovação e o crescimento da sua empresa.
Com as subscrições de aplicações sob controlo, vamos explorar outro ponto cego propenso ao desperdício.
Licenças não utilizadas
De acordo com as estatísticas recolhidas pelos serviços de gestão SaaS, as empresas estão a utilizar apenas 49% das suas licenças provisionadas. Mais de metade são desperdiçadas, o que resulta em implicações financeiras significativas.
Para contextualizar, considere uma compra de 700 licenças para o Google Workspace a $13 por mês por licença. No entanto, se tiver apenas 500 funcionários que utilizem a licença nesse ano, isso representa um enorme desperdício de $31.200.
Sem uma visibilidade completa do software da sua empresa e dos dados de licenciamento, perdem-se oportunidades de reconhecer o excesso de capacidade e os recursos não são adaptados às verdadeiras necessidades de cada departamento. O que se segue? Um ciclo de perdas resultante de previsões orçamentais incorrectas.
A solução? Ganhar controlo com uma plataforma de gestão centralizada.
Como é que uma plataforma de gestão pode reduzir o desperdício de licenças?
Monitorizar toda a sua pilha SaaS numa única plataforma é uma vitória garantida na otimização de custos.
Os sistemas de gestão centralizada eficazes fornecem visibilidade sobre as licenças. É possível ver quantas licenças estão atribuídas aos empregados e quantas ainda têm de ser atribuídas.
Também pode acontecer que as licenças estejam atribuídas mas ainda não tenham sido utilizadas. Uma vez que 33% das licenças de software na pilha de uma organização são subutilizadas devido a uma formação inadequada, vale a pena combinar uma análise de auditoria com o feedback dos funcionários para compreender a causa do desperdício.
Quando tiver uma ideia clara da eficiência e necessidade das suas licenças, estas podem ser redireccionadas para departamentos que necessitem do recurso ou eliminadas quando chegar a altura de as renovar.
Tal como gestores de fornecedores podem ajudar com descontos, mas também podem ajudar nas negociações durante as renovações.
Estas negociações têm em conta as suas necessidades exactas de licenças, obtendo o melhor valor para maximizar o seu ROI. Os gestores de fornecedores certificam-se de que não há desperdício desde o início.
Agora que já reatribuiu ou eliminou licenças não utilizadas e está a fazer corresponder as compras de licenças às suas necessidades exactas, deve empregar uma abordagem estratégica à própria gestão de aplicações.
Aplicações redundantes
Ninguém questiona o quão revolucionária pode ser uma pilha SaaS totalmente carregada.
A Deloitte revelou recentemente que 50% das empresas afirmam que as mudanças para aplicações baseadas na nuvem são as que mais afectam o desenvolvimento da empresa.
No entanto, as opções interessantes para a melhoria do fluxo de trabalho podem levar a surpresas indesejáveis em termos de custos numa empresa.
Por exemplo, se a sua empresa tiver um contrato empresarial para uma aplicação de colaboração, mas os novos funcionários não tiverem conhecimento desta ferramenta, podem encontrar a sua própria solução. Nesse caso, existem aplicações duplicadas no sistema - o dobro da despesa para o mesmo resultado.
O empresa média tem 15 aplicações de formação em linha duplicadas, 11 ferramentas de gestão de projectose 10 aplicações de colaboração em equipa. Quer tenham sido adquiridas sem ter em conta os recursos actuais da empresa ou por funcionários rebeldes com fortes preferências, esta TI Sombra absorve fundos essenciais que poderiam ser utilizados para estar à frente da evolução do mercado.
Para piorar a situação, pode receber custos de renovação surpresa de aplicações desnecessárias (especialmente se forem compras não autorizadas) com renovações automáticas de subscrições.
O desperdício pode parecer mínimo numa base mensal, mas acaba por aumentar. Por exemplo, uma renovação automática desnecessária do Adobe Photoshop para 20 funcionários equivale a $8.800 de desperdício.
Para uma gestão de activos eficaz em termos de custos, é necessária uma ferramenta de automatização.
Como é que as plataformas automatizadas podem otimizar a gestão de despesas?
As empresas já estão a fazer progressos lentos e constantes nesta área. A organização média utilizou 269 aplicações em 2023, em comparação com 291 em 2022 e 323 em 2021, o que sugere uma redução das aplicações desnecessárias.
Tal como muitas das ameaças de desperdício acima mencionadas, a centralização automatizada proporciona a visibilidade necessária para otimizar as despesas com aplicações e reduzir o desperdício.
Plataformas de gestão como Base de dados de despesas permitem-lhe ver todas as compras de aplicações sancionadas e não sancionadas. Os especialistas em otimização de custos podem analisar o seu portfólio de aplicações e destacar onde as subscrições podem ser reduzidas ou as aplicações podem ser eliminadas sem sacrificar a produtividade ou o valor.
A racionalização regular das ferramentas com auditorias às plataformas de gestão pode fornecer-lhe dados sobre a utilização, a eficiência e as capacidades de integração. Com estas informações detalhadas, pode tomar decisões financeiramente informadas antes da renovação das subscrições.
Além disso, pode alinhar os funcionários demasiado entusiasmados com as prioridades financeiras, utilizando um fluxo de trabalho estruturado para compras SaaS.
Os fluxos de trabalho podem ser configurados através de um sistema de gestão centralizado e envolvem a apresentação de pedidos de compra aos responsáveis pela aprovação - normalmente chefes de departamento, TI e finanças.
Um elemento crítico deste fluxo de trabalho é a atribuição de um proprietário da aplicação aquando da compra. Esta pessoa assumirá a responsabilidade pela utilização correta da aplicação, monitorizará as necessidades de licenças e manter-se-á actualizada em relação às novas funcionalidades para garantir que a aplicação está a ser utilizada em todo o seu potencial.
Dois outros aspectos a considerar são os elevados volumes de trabalho e os ambientes de trabalho acelerados, que muitas vezes fazem com que a fase de preparação antes das renovações SaaS seja negligenciada - ninguém é alertado a tempo de avaliar as oportunidades de otimização.
As plataformas de gestão centralizada eliminam os momentos de pavor quando se apercebe que as subscrições desnecessárias foram renovadas automaticamente.
A plataforma fornece alertas atempados e contagens regressivas para as renovações. É organizada, preparada e coloca-o na melhor posição para capitalizar as poupanças nas negociações de renovação.
Sem dúvida, eliminar o desperdício de custos com uma plataforma de gestão SaaS deve estar no topo da sua agenda. Mas e se pudesse poupar ainda mais orçamento e expulsar alguns fantasmas do seu sótão?
Contas fantasma
Ao longo dos anos na sua empresa, cada funcionário terá provavelmente acumulado acesso a várias aplicações.
Os projectos terminam, as prioridades mudam e as pessoas deixam a empresa. Mas o acesso ao SaaS da sua empresa pode ainda estar aberto.
As contas com acesso a licenças e subscrições comerciais que já não estão a ser utilizadas são designadas por "contas fantasma". Estas expõem a sua empresa a um dos riscos financeiros mais significativos.
Então, porque é que representam uma ameaça tão considerável em termos de custos?
Em primeiro lugar, cada conta pode esconder centenas de pagamentos de licenças desperdiçados que foram distribuídos em massa por toda a empresa.
Mas, pior ainda, cada utilizador fantasma na sua rede aumenta as probabilidades de uma violação da segurança da rede.
- O excesso de privilégios de acesso detidos pela conta fantasma pode expandir a superfície de ataque para agentes maliciosos, permitindo o roubo de dados sensíveis ou incidentes de rede.
- Os funcionários que saem da empresa em circunstâncias contenciosas podem explorar o seu acesso danificando os seus sistemas ou roubando dados importantes.
- Se as pessoas tiverem acesso a dados sensíveis, isso pode mesmo resultar em incumprimento.
A anulação da inscrição de utilizadores em licenças e subscrições pode envolver erros humanos, e as contas fantasma podem passar despercebidas e estar acessíveis durante longos períodos.
O custo médio global de uma violação de dados em 2024 para uma empresa é de $4,88 milhões. No entanto, é possível evitar os efeitos secundários desagradáveis das contas fantasma.
Quais são as melhores práticas para lidar com contas fantasma?
Não é segredo para ninguém que uma plataforma de gestão centralizada é a sua resposta.
Uma plataforma de gestão como Base de dados de despesas permite-lhe ver a atividade de cada funcionário. O sistema destaca as contas que não utilizam quaisquer aplicações, o que indica que poderão já não trabalhar para a empresa.
Pode então tomar medidas, como reatribuir as licenças não utilizadas ou cancelá-las totalmente. A conta pode então ser encerrada, com a certeza de que o desperdício foi identificado e eliminado.
É uma boa prática criar um fluxo de trabalho estruturado para o desligamento de funcionários, que inclua a verificação da atividade da sua conta na sua plataforma de gestão SaaS.
Conclusões
A redução do desperdício de SaaS é essencial para o resultado final da sua empresa. Veja como otimizar a sua pilha de SaaS e reduzir os custos:
- As empresas utilizam apenas 49% das suas licenças. Uma plataforma centralizada revela licenças subutilizadas e evita desperdícios.
- Passar das folhas de cálculo para a automatização reduz o SaaS resíduos até 30% e melhora a visibilidade da utilização e das renovações de aplicações.
- Os trabalhadores renovam muitas vezes desnecessariamente os planos de nível elevado. As auditorias regulares evitam estas renovações e optimizam os níveis de subscrição.
- A maioria das empresas tem até 15 aplicações duplicadas. A sua consolidação elimina as despesas redundantes.
- As contas fantasma aumentam os riscos de segurança. O acompanhamento da integração e da utilização das aplicações ajuda a colmatar estas lacunas e evita problemas de conformidade.
- As plataformas de gestão SaaS permitem melhores negociações com os fornecedoresajudando-o a obter grandes descontos e a maximizar o ROI.
Ao visar estas áreas específicas, a sua empresa pode reduzir o desperdício de SaaS, desbloquear poupanças ocultas e investir no crescimento e na inovação.
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