Otimização de custos
7 passos essenciais para reduzir
os seus custos de SaaS e otimizar as despesas
Os custos de SaaS podem ficar rapidamente fora de controlo. Num minuto, está a inscrever-se numa mão-cheia de ferramentas para aumentar a produtividade - no minuto seguinte, está a afogar-se em aplicações redundantes.
A realidade é que a maioria das empresas está a perder dinheiro através das fendas no seu conjunto de SaaS. Mas não tem de ser assim. Com a abordagem correta, pode controlar essas despesas excessivas, otimizar as suas ferramentas e transformar o seu ambiente SaaS numa máquina bem oleada.
Neste guia, damos-lhe passos práticos para reduzir os seus custos de SaaS. Desde a descoberta de subscrições ocultas até à utilização de benchmarking nas negociações, aprenderá a controlar as suas despesas com SaaS.
Passo 1. Encontrar estratégias para reduzir os custos de SaaS
Sabia que uma empresa média lida com 4,3 aplicações órfãs e 7,6 aplicações duplicadas? São muitos gastos desperdiçados. Precisa de controlar o seu panorama SaaS para reduzir esses custos. Eis como obter uma visão completa.
Explorar os recursos internos
- Serviço de Finanças. Rever os orçamentos departamentais e os relatórios de despesas para localizar os pagamentos recorrentes de SaaS.
- Departamento de TI. Verificar a existência de licenças e subscrições geridas centralmente numa folha de cálculo ou numa Ferramenta de gestão SaaS.
- Marketing e vendas. Estes departamentos utilizam frequentemente ferramentas especializadas como o marketing e o Automatização de SEO e CRM - não os negligencie.
Inspecionar as caixas de entrada dos empregados
Analise os extractos para detetar cobranças recorrentes. E não se esqueça de verificar os cartões individuais dos empregados se estiverem a pagar subscrições - podem estar aí escondidas cobranças duvidosas.
Operações de revisão
Procure cobranças recorrentes associadas a serviços em nuvem nos seus extractos. Não se esqueça de verificar os cartões individuais dos funcionários se a empresa permitir reembolsos de despesas - podem estar aí escondidas subscrições.
Fale com a sua equipa
Com as empresas a gastar $2,623 por empregado anualmente em SaaSé essencial obter informações privilegiadas. Organize reuniões ou envie inquéritos para identificar as ferramentas que a sua equipa realmente utiliza.
Tenha em atenção os testes "gratuitos" e os planos freemium - estes tornam-se frequentemente assinaturas pagas sem que se dê por isso. Os fornecedores adoram estes modelos porque ferramentas freemium convertem 25% mais clientes do que testes gratuitos.
Ir para além do óbvio
A TI sombra - as ferramentas não autorizadas que os funcionários utilizam - representa 30% a 40% das despesas de TI, de acordo com a Gartner. Ofereça alternativas ou crie uma loja de aplicações aprovada pela empresa para controlar as TI paralelas.
E tenha em atenção as integrações entre ferramentas SaaS. Estas podem implicar taxas inesperadas, por isso, certifique-se de que conhece o custo total dos serviços ligados.
Passo 2. Dar prioridade às aplicações por custo
Nem todas as aplicações SaaS são criadas da mesma forma. Algumas farão uma mossa maior no seu orçamento do que outras. Eis como reduzir as suas despesas com software e concentrar-se nas assinaturas que mais afectam a sua carteira.
Recolher os dados
Comece por recolher os custos anuais ou mensais de cada ferramenta SaaS. Não se esqueça de incluir as taxas ocultas - taxas por utilizador, excedentes de dados e afins. Se possível, recolha também dados de utilização - utilizadores activos, projectos criados, armazenamento consumido. Quanto mais dados, melhor.
Calcular o custo anual total (TAC)
Pegue na taxa de subscrição mensal e multiplique-a por 12. Se tiver uma taxa anual, já está pronto. Isto dá-lhe o custo anual total (TAC) para cada aplicação.
Estabelecer prioridades com base no custo
Agora, classifique as suas aplicações do TAC mais elevado para o mais baixo. Este simples passo revela instantaneamente os maiores destruidores de orçamento no seu alinhamento.
Analisar dados de utilização
Para os maiores gastadores, inclua dados de utilização. Onde é que as suas aplicações se enquadram no quadrante TAC vs. utilização?
Encontrou uma aplicação de elevado TAC com uma utilização mínima? Isso é um sinal de alerta - pode ser altura de fazer um downgrade ou cancelar.
Passo 3. Eliminar o desperdício de subscrições
O desperdício de subscrições - aquelas ferramentas SaaS subutilizadas ou completamente não utilizadas - pode drenar silenciosamente o seu orçamento. Aqui está como cortar a gordura e reduzir os seus custos de SaaS:
Realizar uma auditoria de utilização
Comece por analisar as análises que muitas plataformas SaaS fornecem. Estes relatórios podem mostrar-lhe quais as aplicações que estão a acumular pó com um mínimo de inícios de sessão ou de utilização. Mas não se fique por aqui - fale com os funcionários que utilizam estas ferramentas. Pergunte-lhes com que frequência utilizam a aplicação, qual o valor que estão a retirar dela e se vale realmente a pena mantê-la.
Abordar as avaliações gratuitas e os planos freemium
As avaliações gratuitas têm uma forma sorrateira de se transformarem em subscrições pagas de que ninguém se lembra. Defina lembretes de calendário para rever e cancelar estes testes antes de serem convertidos. Os planos Freemium, apesar de tentadores, vêm muitas vezes com limitações que podem perturbar o seu fluxo de trabalho.
Avalie se essas limitações o estão a impedir e, em caso afirmativo, a atualização para um plano pago poderá poupar-lhe dinheiro a longo prazo.
Transformar resíduos em otimização das despesas
Ao eliminar o desperdício de assinaturas, não está apenas a poupar dinheiro - está a libertar recursos que podem ser mais bem gastos noutros locais. Com uma gestão sensata das despesas da empresa, eis para onde podem ir esses fundos recuperados:
- Atualizar as ferramentas essenciais. Invista em funcionalidades adicionais ou níveis mais elevados para as aplicações que são verdadeiramente essenciais para os seus fluxos de trabalho.
- Explorar novas tecnologias. Utilize as poupanças para testar e implementar novas ferramentas SaaS que possam melhorar as suas operações.
- Aumentar a produtividade dos empregados. Redireccione os fundos para programas de formação ou licenças de utilizador adicionais para ferramentas que capacitem a sua equipa.
Passo 4. Estabelecer estratégias para futuras aquisições
Reduzir o desperdício de subscrições não se trata apenas de limpar o passado - trata-se de controlar os gastos e fazer escolhas mais inteligentes no futuro. Eis como se preparar para o sucesso em futuras aquisições de SaaS:
Definir as necessidades antes de comprar
Antes mesmo de começar a analisar as ferramentas, identifique os objectivos ou desafios comerciais específicos que uma nova solução SaaS tem de resolver. Envolva os principais intervenientes dos departamentos que irão efetivamente utilizar a ferramenta - obtenha a sua opinião sobre as caraterísticas, funcionalidades e integrações de que necessitam.
E não se limite a escolher a primeira opção que aparecer. Reserve algum tempo para pesquisar alternativas que possam oferecer melhores funcionalidades, preços mais flexíveis ou uma compatibilidade perfeita com a sua pilha de tecnologia existente.
Tirar partido das avaliações gratuitas para uma gestão mais inteligente das despesas
As avaliações gratuitas são a sua oportunidade de experimentar antes de se comprometer. Incentive os potenciais utilizadores a explorar as funcionalidades da ferramenta e a garantir que esta satisfaz as suas necessidades. Utilize este período para testar a integração da ferramenta com o seu software existente - um fluxo de dados suave entre aplicações pode aumentar significativamente a eficiência.
Durante o período de avaliação, preste muita atenção aos dados de utilização que muitas plataformas fornecem. Estes dados são valiosos para compreender a adoção do utilizador e determinar se uma subscrição paga vale o custo.
Estabelecer um processo de aprovação centralizado
Com 65% de todas as aplicações SaaS não são aprovadas-adquiridas e utilizadas sem a aprovação das TI - é necessário um processo normalizado para todas as aquisições de SaaS. Isto garante uma verificação adequada, aumenta a segurança e evita subscrições impulsivas e desnecessárias.
Defina critérios claros para a aprovação de novas ferramentas SaaS. Estes critérios devem incluir o alinhamento com os objectivos comerciais, as restrições orçamentais e a capacidade de integração da ferramenta com os sistemas existentes.
Passo 5. Eliminar as sobreposições para reduzir os custos de SaaS
Quantas ferramentas do seu portefólio são verdadeiramente necessárias? Analise a sua lista principal para detetar onde as funcionalidades de uma ferramenta se sobrepõem a outra. Concentre-se nas funcionalidades que são críticas para os seus fluxos de trabalho e necessidades dos utilizadores e assinale as menos essenciais como potenciais áreas de consolidação.
Realizar um inventário de caraterísticas
Comece por compilar uma lista abrangente de todas as funcionalidades oferecidas por cada uma das suas subscrições SaaS. Inclua tudo - desde as funcionalidades principais até às menos conhecidas ou subutilizadas. Organize estas funcionalidades com base nos seus principais casos de utilização, como a gestão de projectos, a comunicação ou a gestão das relações com os clientes.
Explorar as opções de consolidação
É comum que diferentes departamentos utilizem ferramentas semelhantes que servem o mesmo objetivo. Para simplificar as operações, considere a possibilidade de as consolidar numa única plataforma que satisfaça as necessidades de todos. O ClickUp é um excelente exemplo de uma aplicação que as empresas escolhem frequentemente quando simplificam o seu conjunto de software.
Por outro lado, os funcionários por vezes adoptam soluções SaaS repletas de funcionalidades, mas acabam por utilizar apenas algumas das funcionalidades. Se a sua equipa utiliza o ClickUp apenas para uma tarefa, pode ser um exagero. Nesse caso, a mudança para uma ferramenta mais especializada pode ser mais adequada.
Considerar a possibilidade de reduzir os planos de subscrição
Muitas ferramentas SaaS são fornecidas com planos de preços diferenciados que incluem diferentes conjuntos de funcionalidades. Considere a possibilidade de reduzir os planos de ferramentas com funcionalidades que se sobrepõem - eliminando as caraterísticas redundantes de que não necessita.
É de notar que a tendência do pagamento por utilização veio para ficar, prevendo-se que 74% das empresas SaaS ofereçam preços baseados na utilização como parte do seu modelo.
Também pode procurar opções SaaS alternativas que reúnam as funcionalidades que está atualmente a obter de várias subscrições. A consolidação numa única plataforma pode simplificar os fluxos de trabalho e reduzir os seus custos de SaaS.
Passo 6. Aproveitar o benchmarking para as negociações
Negociar os custos de SaaS não é uma questão de conversa fiada - é uma questão de dados concretos e frios. O benchmarking é a sua arma secreta. Veja como usá-la:
Recolher informações sobre o mercado
Analise os relatórios do sector e as tendências de preços SaaS. Estas informações fornecem-lhe a base de que necessita para negociar com confiança.
Fale com colegas do seu sector. Descubra quanto estão a pagar por ferramentas semelhantes - conhecimento é poder, e compreender o mercado dá-lhe uma vantagem.
Não ignore as plataformas de avaliação online. Estas estão repletas de informações de preços enviadas pelos utilizadores que podem revelar o que os outros estão realmente a pagar.
Analisar os seus dados de utilização
Antes de se sentar à mesa, conheça os seus números. Se não estiver a utilizar uma ferramenta em todo o seu potencial, essa é a sua deixa para pedir um downgrade ou um desconto.
Mostre o valor que a ferramenta traz ao seu negócio - métricas como aumentos de produtividade, melhor satisfação do cliente ou redução de custos. Não se trata apenas de reduzir custos; trata-se de provar o que está disposto a pagar.
Por fim, pense em termos globais. Negoceie descontos por volume para várias licenças ou obtenha uma melhor taxa comprometendo-se com um contrato de vários anos. Tire partido de todos os ângulos Gestão de fornecedores SaaS para obter o melhor negócio possível.
Passo 7. Implementar um sistema de registo
Gerir uma pilha crescente de subscrições SaaS pode rapidamente ficar fora de controlo. Um Sistema de Registo (SoR) é a sua resposta para recuperar o controlo, simplificar os processos e otimizar as despesas com SaaS. Eis como o fazer funcionar:
Definir as suas necessidades
Comece por identificar os pontos de dados críticos que precisa de controlar para cada ferramenta SaaS - detalhes da subscrição, licenças de utilizador, datas de renovação, métricas de utilização e custos. Pense em quem precisa de aceder a estes dados e como os vai utilizar. O seu SoR deve ser de fácil utilização e facilmente acessível a todos os que dele necessitam.
Escolha a solução correta para reduzir os custos de SaaS
Para ambientes SaaS complexos, opte por software SoR com funcionalidades avançadas, como recolha automática de dados, ferramentas de elaboração de relatórios robustas e capacidades de integração. Certifique-se de que se integra perfeitamente com os seus sistemas de contabilidade ou ERP existentes. O objetivo? Evitar silos de dados e manter uma visão financeira unificada.
Preencher e atualizar o seu SoR
Actualize regularmente o seu SoR para garantir a exatidão e maximizar a poupança de custos. Agende auditorias periódicas para verificar a utilização de licenças em relação aos planos de subscrição - é aqui que encontrará oportunidades para otimizar as despesas.
Conclusões
Os custos de SaaS podem ficar fora de controlo antes que se dê conta, mas com um plano claro, pode transformar o caos em ordem e começar a poupar dinheiro a sério. Aqui está o seu manual:
- Audite a sua carteira de SaaS. Investigue as suas subscrições actuais, descubra os custos ocultos nos seus orçamentos e analise as despesas dos empregados para detetar quaisquer encargos furtivos.
- Concentrar-se no impacto financeiro. Procure em primeiro lugar as ferramentas de custo elevado e de baixa utilização - estas são as principais candidatas a cortes ou otimização para libertar o seu orçamento.
- Eliminar o desperdício. Identifique e elimine ferramentas subutilizadas ou redundantes para otimizar a sua pilha SaaS e acabar com despesas desnecessárias.
- Seja inteligente com as novas compras. Antes de se comprometer com algo novo, defina as suas necessidades, tire partido de testes gratuitos e implemente um processo de aprovação centralizado para evitar compras impulsivas.
- Consolidar caraterísticas que se sobrepõem. Procure ferramentas com funcionalidades que se sobreponham e consolide-as sempre que possível para reduzir custos e simplificar os seus fluxos de trabalho.
- Tirar partido do benchmarking nas negociações. Arme-se com dados do sector e as suas próprias estatísticas de utilização para obter as melhores ofertas possíveis dos fornecedores de SaaS.
- Criar um sistema de registo (SoR). Acompanhe todas as suas subscrições, licenças e custos com um SoR para manter o controlo e maximizar as poupanças.
Ao definir estas estratégias, não está apenas a reduzir os custos - está a criar um portefólio SaaS simples e eficiente, concebido para apoiar o crescimento da sua empresa sem quebrar o orçamento.
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