Gestão de fornecedores

Negociar contratos SaaS para obter as melhores ofertas
e termos de cada vez

29 de setembro de 2024

A maioria das empresas deixa dinheiro na mesa quando negociação de contratos SaaS. Mas e se pudesse inverter o guião e garantir o melhor acordo em qualquer negociação?

A verdade é que uma abordagem estratégica para Negociações de contratos SaaS pode fazer mais do que apenas poupar dinheiro - pode melhorar as relações com os fornecedores, melhorar a qualidade do serviço e preparar a sua empresa para o sucesso a longo prazo. 

Neste guia, vamos analisar Tácticas de negociação SaaS precisa de negociar com confiança. Quer se trate de tirar partido dos dados económicos ou de dominar a arte da troca, estas dicas ajudá-lo-ão a garantir um negócio que não é apenas bom - é ótimo.

O que é necessário para começar Negociações de contratos SaaS

No Spendbase, nós entendemos - lidar com vários fornecedores e definir os termos do contrato pode ser uma dor de cabeça. Mas não se preocupe, estamos aqui para ajudá-lo a navegar pelo processo sem problemas. Então, por onde começar?

Antes de entrar no Negociações de contratos SaaSSe a sua empresa não tem um contrato de SaaS, dedique algum tempo a avaliar minuciosamente as necessidades e os objectivos da sua empresa. Este passo crucial garante que o contrato SaaS que escolher não só se adapta às suas operações actuais, como também o prepara para o crescimento futuro.

Definir requisitos funcionais

Antes de se comprometer com qualquer solução SaaS, defina exatamente quais as funcionalidades e caraterísticas de que a sua empresa necessita. Compra de SaaS O processo requer a compreensão das necessidades dos utilizadores, a integração da solução com os sistemas existentes e a garantia de que suporta os seus fluxos de trabalho específicos.

  • Requisitos do utilizador. Descubra quantos utilizadores necessitarão de acesso e quais as funções que desempenharão na utilização da aplicação SaaS.
  • Necessidades de integração. Verificar a qualidade do Solução SaaS se integre na sua atual configuração informática e noutros softwares críticos.
  • Fluxos de trabalho operacionais. Identificar os processos que o SaaS deve simplificar para aumentar a eficiência.

Avaliar a escalabilidade e os requisitos futuros

Olhar para o futuro. Pense no crescimento da sua empresa e nas exigências de escalabilidade que poderá ter de enfrentar. A Acordo SaaS deve ser suficientemente flexível para lidar com futuras expansões e necessidades em mudança, sem que isso implique custos adicionais ou perturbações.

  • Requisitos de escalabilidade. Certifique-se de que o Produto SaaS pode crescer com a sua empresa, adaptando-se a mais utilizadores e funcionalidades alargadas, conforme necessário.
  • Flexibilidade no licenciamento e na utilização. Negocie termos que lhe permitam ajustar as licenças, o acesso dos utilizadores e as funcionalidades à medida que a sua empresa evolui.

Ao estabelecer estas bases, não está apenas a alinhar a solução SaaS com as suas operações actuais - está também a preparar a sua empresa para se adaptar a mudanças futuras com o mínimo de fricção.

Melhores práticas para negociação de contratos SaaS

Negociar um contrato de SaaS não se trata apenas de obter um bom negócio - trata-se de garantir termos que correspondam ao seu orçamento, se adaptem às suas necessidades operacionais e minimizem o risco. Eis como garantir que está coberto:

Seja inteligente quanto aos modelos de preços

Compreender como Preços SaaS funciona para que possa fazer o melhor negócio que se adapte à utilização e ao orçamento da sua empresa.

  • Preços por utilizador vs. preços escalonados. Descubra se pagar por utilizador ou optar por um modelo escalonado faz mais sentido para a sua equipa.
  • Descontos por volume e pacotes. Não perca os descontos - pergunte sobre as reduções de preços para adicionar mais utilizadores ou agrupar serviços.

Defina os seus SLAs

Os seus acordos de nível de serviço (SLAs) são a sua rede de segurança. Certifique-se de que são claros e aplicáveis.

  • Definir métricas de desempenho. Fixe métricas específicas, como garantias de tempo de atividade, tempos de resposta e prazos de resolução de problemas.
  • Aplicar sanções. Se o fornecedor cometer um erro, certifique-se de que é compensado. As penalizações ou créditos de serviço não devem ser negociáveis.

Enfrentar a segurança dos dados de frente

A segurança dos dados não é apenas uma caixa de verificação - especialmente se estiver a lidar com informações sensíveis. Certifique-se de que o seu Fornecedor de SaaS está à altura da tarefa de cumprir o RGPD ou a CCPA.

  • Verifique as suas práticas em matéria de dados. Informe-se sobre a forma como lidam com a encriptação, os controlos de acesso e as cópias de segurança.
  • Exigir prova. Obter a documentação. As certificações e os relatórios de auditoria não são negociáveis quando se trata de proteger os seus dados.

Flexibilidade incorporada

As suas necessidades vão mudar - certifique-se de que o seu contrato pode mudar com elas.

  • Negociar os termos dos contratos de duração e renovação. Fique de olho em renovação do contrato condições. As renovações automáticas podem ser uma armadilha, por isso certifique-se de que pode renegociar quando necessário.
  • Planeie a sua saída. Saber como sair. Definir termos claros para terminar a relação contrato de licençaincluindo a extração de dados e eventuais taxas.

Ao seguir estas práticas recomendadas, irá garantir contratos que fazem mais do que apenas preencher os requisitos - dão-lhe a flexibilidade e a segurança de que necessita para crescer. A seguir, veremos como medir o sucesso da sua Contratos SaaS para ter a certeza de que está a receber o que pagou.

Jurídico e de conformidade para Negociação de contratos SaaS

Navegar na paisagem jurídica de Contratos SaaS requer mais do que apenas um olhar atento - requer conhecimentos especializados em direito contratual tecnológico. Recorrer a um consultor jurídico para analisar e negociar os termos do contrato é crucial para proteger os interesses da sua empresa e garantir que se mantém em conformidade com os requisitos regulamentares.

Rever os termos e condições contratuais

Não passe ao lado das letras miúdas. Examine cuidadosamente todos os termos e condições do contrato para clarificar responsabilidades, obrigações, direitos de propriedade intelectual e a forma como os litígios serão tratados.

  • Limitações de responsabilidade. Defina limites claros para a responsabilidade por danos resultantes de interrupções de serviço, violações de dados ou outros incidentes. Não deixe isto ao acaso.
  • Direitos de propriedade intelectual. Determine a quem pertence o quê - quer se trate dos seus dados, conteúdos ou quaisquer personalizações desenvolvidas durante a vigência do contrato.

Abordar questões jurisdicionais e de conformidade

Contratos SaaS podem ter implicações jurisdicionais significativas, especialmente em acordos internacionais. Certifique-se de que está em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis relacionados com a privacidade dos dados, os direitos dos consumidores e as transacções electrónicas.

  • Transferências internacionais de dados. Confirmar que o fornecedor de SaaS cumpre a regulamentação internacional em matéria de transferência de dados e dispõe dos mecanismos necessários para o tratamento legal de dados a nível transfronteiriço.
  • Leis de proteção do consumidor. Estar ciente das leis de proteção do consumidor que se podem aplicar ao seu Acordos SaaSparticularmente nas regiões onde a sua organização opera ou armazena dados.

Ao cobrir estas bases legais e de conformidade, protegerá a sua empresa de potenciais armadilhas e garantirá que os seus Contratos SaaS são não só eficazes como também juridicamente corretos.

Implementação e gestão pós-negociação

Assegurar uma situação favorável Acordo SaaS é apenas o começo. Para colher verdadeiramente os benefícios do seu investimento em SaaS, é necessária uma implementação eficaz e contínua gestão de contratos são essenciais. Eis como garantir que tira o máximo partido do seu produto SaaS e mantém uma relação forte com o seu fornecedor.

Começar com um plano sólido. Definir os prazos de implementação, os programas de formação dos utilizadores, as estratégias de migração de dados e as etapas de integração com os sistemas existentes. O objetivo? Minimizar as perturbações e garantir uma transição suave.

Não o faças sozinho. Envolva os principais intervenientes de TI, jurídicos, financeiros e operacionais no processo de planeamento. Isto garante que todos estão na mesma página e que a implementação está alinhada com os objectivos da sua organização.

Gerir a mudança. É difícil - especialmente quando envolve novas tecnologias. Utilize estratégias de gestão da mudança para facilitar a transição, encorajar a adoção pelos utilizadores e enfrentar qualquer resistência ou desafio.

Gerir as relações com os fornecedores

A sua relação com o fornecedor de SaaS não termina com a assinatura do contrato. Estabeleça canais de comunicação claros e mecanismos de colaboração para monitorizar o desempenho, resolver problemas rapidamente e otimizar continuamente a sua utilização da solução SaaS.

  • Avaliações regulares do desempenho. Mantenha o controlo do desempenho do fornecedor, efectuando análises regulares do desempenho em relação aos SLA e aos indicadores-chave de desempenho (KPI) acordados.
  • Feedback e melhoria contínua. Não tenha vergonha de dar feedback construtivo. É uma via de dois sentidos - as suas ideias podem ajudar a impulsionar a melhoria contínua e a inovação no serviço que recebe.

Ao concentrar-se nestas áreas, não só garantirá uma implementação bem sucedida, como também criará uma parceria a longo prazo que maximiza o valor do seu investimento em SaaS.

Dicas de negociação de contratos SaaS para obter o melhor negócio

Negociar contratos SaaS é uma arte e uma ciência - é mais do que apenas regatear o preço. Para garantir o melhor negócio, é necessária uma mistura de estratégia, influência e criatividade.

Utilizar uma troca direta

Não se limite a aceitar a primeira oferta - use o que tem para conseguir o que quer. Se tem algo de valor para oferecer ao seu Fornecedor de SaaSSe o seu negócio for um sucesso, como o acesso ao seu público-alvo, aproveite-o para obter um desconto. Prepare a sua proposta com antecedência. Por exemplo, pode oferecer-se para promover o serviço deles junto do seu público em troca de uma redução de preço - ou mesmo de acesso gratuito. Pense em referências, iniciativas de co-marketing ou outras mais-valias que possam adoçar o negócio para ambas as partes.

Negociar limites máximos de aumento de preços

Um pequeno aumento de preços pode não parecer grande coisa agora, mas daqui a alguns anos, vai ficar contente por o ter limitado. Negoceie limites para aumentos de preços nos anos seguintes. Para tornar o preço mais agradável para o fornecedor, ofereça-se para fechar um contrato de dois ou três anos em vez de o renovar anualmente. Fornecedores de SaaS preferem compromissos mais longos porque garantem receitas estáveis e reduzem os seus custos - não têm de pagar a um representante de vendas por cada renovação anual.

Criar uma estratégia

Cada pedido deve ter um motivo. Elabore uma narrativa que justifique a razão pela qual pretende gastar menos. Talvez esteja a pagar mais licenças do que as necessárias, ou talvez esteja a pagar por um conjunto de funcionalidades que nunca utiliza. Também pode mencionar que está a considerar concorrentes que oferecem serviços semelhantes a um custo inferior. A chave é fundamentar os seus pedidos com uma justificação sólida.

Munir-se de dados económicos

Conhecimento é poder - especialmente quando se trata de preços. Entender como a inflação de preços de SaaS se compara à inflação geral do mercado pode dar a você uma vantagem nas negociações. Não hesite em pedir aos fornecedores que justifiquem os seus aumentos de preços. Utilize os dados económicos que recolheu para fazer contrapropostas informadas.

Dimensione corretamente as suas licenças SaaS

Analise atentamente as suas subscrições actuais. Precisa mesmo de todas as contratos de licença que está a pagar? Está a utilizar o nível de serviço correto? Avalie se a sua empresa está a utilizar plenamente as ferramentas ou se há espaço para fazer downgrade, reduzir licenças ou mesmo cancelar algumas subscrições.

Reunir ofertas genuínas

Utilize a concorrência a seu favor. Antes de começar a negociar, passe algum tempo a recolher cotações de outros fornecedores. Ou utilize um Ferramenta de gestão B2B SaaS que fornece dados sobre referências de preços. Quer se trate de alojamento empresarial, CRMs ou outras soluções, saber o que existe no mercado reforça a sua posição negocial. Pode não ter intenção de mudar, mas a ameaça credível de o fazer pode levar a um melhor negócio. Além disso, pode descobrir uma alternativa que se adapte ainda melhor às suas necessidades.

Utilize pequenos truques para obter o melhor possível negócio

  • Comece com um cartão com saldo zero quando se inscrever pela primeira vez, para que, se falhar a data de renovação, não seja cobrado.
  • Use o Spendbase SaaS Informações sobre preços para ver o que dizem os especialistas e os utilizadores sobre a abordagem de preços dos diferentes fornecedores.
  • Não actualize imediatamente - peça um período experimental para testar novas funcionalidades sem o custo adicional.
  • Se tiver estudantes entre os seus empregados, informe-se sobre as licenças de estudante - muitas vezes têm um desconto.
  • Analise quantas licenças são realmente necessárias. Muitas empresas pagam por funcionalidades que nunca utilizam ou não desactivam as subscrições quando os funcionários saem.

Ao aplicar estas dicas de negociação, não só garantirá melhores condições, como também criará relações mais fortes e de maior colaboração com os seus fornecedores de SaaS. Lembre-se, um bom negócio não tem apenas a ver com o preço - tem a ver com o valor que recebe em troca.

Conclusões

As negociações de contratos SaaS não têm de ser uma dor de cabeça. Quando bem feitas, podem levar a grandes poupanças, operações mais fáceis e sucesso a longo prazo. Eis como pode abordar estas negociações com confiança e clareza:

  1. Conheça os seus modelos de preços. Compreenda a diferença entre preços por utilizador e por escalões e não se esqueça de pedir descontos por volume ou pacotes de serviços - são o seu bilhete para um melhor negócio.
  2. Fixe os seus SLAs. Os acordos de nível de serviço devem ser muito claros, aplicáveis e incluir penalizações ou créditos de serviço se o fornecedor falhar. Não deixe isto ao acaso.
  3. A segurança dos dados não é opcional. Insista em certificações e relatórios de auditoria do seu fornecedor de SaaS para garantir que estão a cumprir as regras - especialmente no que diz respeito a regulamentos como o GDPR e a CCPA.
  4. Manter a flexibilidade. O seu negócio irá evoluir, tal como o seu contrato. Negoceie termos que lhe permitam ajustar as licenças, as funcionalidades e o acesso à medida que as suas necessidades mudam.
  5. Aproveitar a concorrência. Utilize os dados do mercado e as ofertas da concorrência em seu benefício. O objetivo é garantir o melhor preço e as melhores condições.
  6. Limitar os aumentos de preços. Os aumentos de preços podem ser um golpe para si. Negoceie limites para futuros aumentos e considere acordos a longo prazo para manter os seus custos previsíveis.

Lembre-se, as negociações de contratos SaaS não são apenas para cortar custos. Trata-se de criar parcerias sólidas e vantajosas para todos que impulsionam a sua empresa. Com a abordagem correta, não está apenas a conseguir um bom negócio - está a lançar as bases para o crescimento sustentável e a inovação.

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