Aquisições
Utilize a automatização do processo "Procure-to-pay" para expandir as suas operações
O aprovisionamento pode ser uma dor de cabeça. Erros, caixas de correio eletrónico cheias e processos manuais demorados. Mas há uma forma mais fácil: Acelerar o crescimento com a automatização.
Os pequenos erros são uma parte aceitável do dia a dia das empresas. Toda a gente é humana, certo? Mas à medida que a sua empresa cresce, um ou dois erros por empregado podem acumular-se e causar estrangulamentos consideráveis no processo de aquisição que resultam em atrasos nos projectos e clientes desapontados.
Ter tu Reparou recentemente em mais problemas do que prémios nas suas aquisições? Eis alguns dos principais indicadores de que está na altura de deixar de ser manual:
- Um elevado volume de despesas com Shadow IT e Maverick
- Atrasos e estrangulamentos na aprovação
- Ineficiências e inexactidões de contas a pagar
- Facturas duplicadas ou pagas em excesso
- Orçamentos rebentados
- Procedimentos retroactivos
Os funcionários conduzem o desenvolvimento da sua empresa e não têm tempo para longos procedimentos de aquisição de SaaS. No entanto, os tempos de crescimento são quando os processos suaves e as acções rápidas são mais necessários.
A tecnologia Procure-to-pay é o seu bilhete para sair deste paradoxo temporal. Quando exploramos o processo "Procure-to-pay", podemos ver quantas áreas a tecnologia pode beneficiar.
O que é o processo "Procure-to-Pay"?
No passado, o software de aprovisionamento tratava do armazenamento de informações sobre fornecedores e compras, mas não conseguia um processamento eficiente. Então, qual é a diferença entre o Procure-to-Pay?
Em vez de um foco único, o processo p2p abrange todo o ciclo de actividades envolvidas na aquisição de SaaS. Desde a identificação de uma necessidade até às ordens de compra, à correspondência de facturas e à gestão de contratos, a automatização desempenha um papel significativo num sistema "procure-to-pay" sem problemas.
As soluções de software P2p são uma ferramenta de eleição para empresas de sucesso e em expansão que reconhecem que o seu tempo e esforço são mais bem empregues na inovação do que em folhas de cálculo.
Para além da racionalização operacional, as ferramentas P2P poupam orçamento em áreas susceptíveis de desperdício de custos. De facto, as organizações vêem até 60% melhoria da visibilidade e da gestão das despesas quando se utiliza uma plataforma P2P.
Isto deve-se ao facto de a automatização das aquisições poder gerir tanto as acções tácticas do dia a dia como o planeamento estratégico. Não se limita a assinalar um elemento do aprovisionamento; optimiza as práticas a curto e longo prazo para manter a sua saúde financeira intacta.
Mas com tantos pequenos passos no ciclo "Procure-to-Pay", como é que sabe quais os que o seu software p2p deve automatizar?
Sete processos a automatizar no seu ciclo de aprovisionamento para pagamento
O melhor ferramentas de aquisição para PME utilizar a automatização do processo "Procure-to-Pay" e dar prioridade às seguintes áreas para obter a máxima eficiência de custos, produtividade e crescimento empresarial.
1. Requisição de compra (RP)
Qual é a referência do título do correio eletrónico para os pedidos de compra? E quem é que eu preciso de copiar?
Estas questões são apenas um breve vislumbre de obstáculos práticos desde o início do ciclo de contratação. No que se refere às políticas manuais, a preparação e o envio de mensagens de correio eletrónico com as informações e as ligações necessárias são trabalhosos e demorados.
A automatização das relações públicas simplifica este processo e permite que os empregados apresentem os seus pedidos digitalmente.
O software Procure-to-pay permite a rápida geração e apresentação de pedidos de compra com modelos normalizados para manter os procedimentos consistentes em toda a empresa.
Os PRs são automaticamente cruzados com as políticas e regulamentos internos, o que significa menos devoluções.
As horas poupadas a escrever, verificar e refazer requisições de compra podem ser investidas em projectos lucrativos para a empresa. Os seus empregados também lhe agradecerão por eliminar as suas frustrações.
2. Aprovação da compra
As aprovações podem parecer como se estivéssemos a saltar entre obstáculos em câmara lenta. O tempo gasto a "perseguir" pedidos de compra é muito melhor gasto na manutenção e expansão da empresa.
A automatização devolve-lhe esse tempo. As aprovações são prontamente encaminhadas para os aprovadores adequados, muitas vezes através de uma integração útil com o seu software de comunicação, como o Slack. Isto mantém as coisas visíveis e realizáveis para todos.
Os fluxos de trabalho de aprovação lineares lidam com os PRs padrão, mas a automatização tem mais potencial. As ferramentas Procure-to-Pay de elevada qualidade incluem fluxos de trabalho de aprovação dinâmicos e condicionais que podem ser personalizados para refletir as necessidades da sua empresa, o orçamento e os objectivos financeiros.
Por exemplo, um fluxo de trabalho dinâmico reencaminha automaticamente um pedido de aprovação para um gestor mais sénior se o preço exceder os limites predefinidos. Um fluxo de trabalho de aprovação condicional pode ser devolvido automaticamente se determinados parâmetros estiverem ausentes. Quaisquer relações públicas que não cumpram os objectivos da empresa são rapidamente devolvidas antes de se incorrer em qualquer custo.
3. Seleção do fornecedor
É fácil ficar atolado na seleção de fornecedores. Tem de pesquisar caraterísticas específicas de software, desvendar planos de preços, verificar a reputação da empresa, ler críticas... Pode durar semanas. Agora, multiplique isso por pelo menos três, porque o seu processo de seleção implica, sensatamente, a comparação de pelo menos alguns fornecedores. Impossível!
O software P2P. Desde o início, trabalha consigo. O seu software aloja a sua base de dados de fornecedores para permitir uma correspondência fácil com a solução pretendida. O fornecedor perfeito pode já estar no seu sistema e a sua plataforma de aprovisionamento torna-o visível.
Se quiser ir mais fundo e comparar pormenores mais pequenos entre os principais fornecedores, as ferramentas P2P podem fornecer métricas granulares sobre KPIs para ajudar na sua tomada de decisões. A análise de métricas como as despesas por fornecedor, a taxa de conformidade e a exatidão das facturas permite-lhe ter confiança na sua escolha.
As métricas em tempo real também lhe dão a vantagem necessária para garantir os melhores preços nas negociações com os fornecedores, sem o incómodo moroso da compilação de folhas de cálculo.
Quer poupar ainda mais tempo e custos? As ferramentas Procure-to-Pay da mais alta qualidade oferecem parceiros de sourcing estratégicos que estão habilmente posicionados com inteligência empresarial para ganhar até 60% de desconto nas suas facturas na nuvem.
4. Criação de uma ordem de compra (PO)
É altura de falar a sério. Uma ordem de compra deve ser exacta. Ninguém quer que seja levantada uma bandeira de auditoria devido a uma PO desleixada que não contém informações importantes. Então, como é que as inconsistências podem ser evitadas?
A automatização garante uma abordagem organizada e meticulosa. Os pedidos de compra podem ser gerados com base em requisições aprovadas no seu software Procure-to-Pay e incluem informações actualizadas retiradas diretamente do inventário do fornecedor.
As OP consistentes em toda a sua empresa tornam todas as compras relevantes e ricas em valor. O seu software Procure-to-Pay também se integra com o software de contabilidade para manter a eficiência dos custos. É outra caraterística fundamental que torna o desperdício mais visível e evita futuras surpresas dispendiosas.
Os fluxos de trabalho automatizados podem ser configurados para acelerar as OP com base em condições internas, como os dados do fornecedor e as aprovações que foram cumpridas. Quando os pedidos de compra são enviados, o software mantém um registo para que não tenha de o fazer. A atividade, a data, a hora e os detalhes são registados numa pista de auditoria para fácil acesso e visibilidade.
A automatização dos alertas notifica o pessoal relevante quando os fornecedores aceitam a OP, e o processo prossegue sem necessidade de intervenção manual.
5. Aprovação da fatura
As facturas SaaS são frequentemente uma força da natureza. A fatura pode ter páginas longas e conter pequenos detalhes que precisam de ser cruzados. Mais uma vez, os aprovadores estão a perder tempo e energia num processo que poderia ser digitalizado.
A automatização desempenha um papel crucial no processamento de facturas e liberta o pessoal para se concentrar em objectivos comerciais mais estratégicos. Os sistemas Procure-to-pay automatizam a extração de dados, a correspondência de facturas e a identificação de discrepâncias.
Uma vez que toda a informação é centralizada e o seu software está ligado à sua ferramenta de contabilidade, o risco de pagamentos excessivos e facturas duplicadas é eliminado. Os fornecedores de P2P mais competentes utilizam a correspondência de facturas em três vias, que compara:
- A descrição, a quantidade, o custo e as condições da ordem de compra da empresa
- A designação e a quantidade das mercadorias que constam do recibo
- A descrição, a quantidade, o custo e as condições da fatura do fornecedor
Fluxos de trabalho simplificados automatizam o processo de aprovação de facturas após o processo de correspondência. Os intervenientes recebem alertas instantâneos e podem aprovar rapidamente facturas corretas. Acabaram-se os atrasos!
6. Pagamento ao fornecedor
O processo de aquisição de bens e serviços decorreu de forma estável até à data, pelo que seria uma pena que um pagamento atrasado ou incorreto o estragasse.
O software Procure-to-pay integra-se com o seu ERP ou sistema de contabilidade, o que significa que pode acompanhar as compras em relação ao orçamento e manter registos financeiros precisos para uma perceção dos custos a longo prazo.
Após a compra inicial, pode definir calendários de pagamento automatizados e utilizar cartões digitais para tornar os seus pagamentos mais eficientes e precisos. Os pagamentos atempados mantêm as suas previsões exactas e os fornecedores satisfeitos.
As ferramentas P2p também facilitam a renovação automática das subscrições. No entanto, é aconselhável atuar rapidamente sobre os lembretes de renovação no seu painel de controlo. Não quer perder oportunidades importantes para renegociar os seus preços SaaS ou garantir acordos.
7. Gestão de contratos
Agora que o seu contrato está em vigor, pode sentir-se tentado a deixá-lo intocado. Gerir contratos, armazenar detalhes e efetuar revisões regulares pode parecer uma tarefa enorme, especialmente quando se tem centenas de aplicações para processar na empresa. No entanto, um contrato negligenciado pode esconder uma grave fuga de custos ao longo do tempo.
A automatização do processo "Procure-to-pay" pode aliviar o trabalho manual das suas mãos. Pode definir lembretes de revisão regulares para cada peça de software no seu sistema, de modo a manter o controlo do seu retorno do investimento e evitar desperdícios de custos desnecessários.
Quando chega a altura de fazer uma revisão, como é que sabe que o seu SaaS está a ter um bom desempenho? A sua plataforma P2P também é responsável por essa informação. Métricas importantes, como a prevenção de custos e a disponibilidade ou classificação dos fornecedores, garantem que o seu SaaS está a funcionar de forma consistente para benefício da sua empresa.
A automatização destas sete fases do seu ciclo de aprovisionamento conduz a poupanças de custos, melhores relações com os fornecedores, maior conformidade e tempos de processamento mais rápidos. Vamos descobrir quais os KPIs específicos que irão colher os benefícios.
Onde verá os benefícios do Procure-to-Pay na sua empresa?
Já não é segredo para ninguém que visibilidade dos contratos públicos é fundamental para gerir as compras de SaaS. Se o conseguir ver, pode controlá-lo, e isso é ainda mais fácil com a automatização.
A sua automatização P2P fornece uma visão rigorosa e atempada sobre onde o valor pode ser optimizado. Quais os KPIs que pode esperar melhorar como resultado do seu percurso automatizado de Procure-to-Pay?
Despesas sob gestão
Agora que os longos prazos de aprovação foram banidos, os funcionários já não sentem a necessidade de resolver problemas por capricho. A TI sombra e as despesas irregulares diminuem e os seus dados de despesas sob gestão mostram uma tendência positiva de SaaS sancionado na sua pilha.
A sua transparência total software de aquisição mantém-no no controlo das compras e dos pedidos.
Custo médio por fatura
Maior precisão através da correspondência automática de facturas e da integração com software de financiamento significa custos médios mais baixos. O pagamento excessivo ou a duplicação podem ser facilmente evitados com a tecnologia.
As poupanças realizadas podem ser adicionadas aos orçamentos mais necessários na sua organização ou reservadas para o desenvolvimento inovador.
Desvio do preço de compra
Quando não é reincidente em atrasos de pagamento, os fornecedores vêem-no como um parceiro. As relações saudáveis abrem caminho para o acesso a ofertas e descontos e facilitam a negociação de preços.
A variação do seu preço de compra será maior à medida que garante mais poupanças de SaaS. O melhor ferramentas "procure-to-pay poupam às empresas mais de $100.000 através de informações inteligentes sobre preços e descontos por volume.
Exatidão dos pedidos e das facturas
A automatização P2P utiliza controlos e pistas de auditoria que reduzem o risco de fraude nas facturas e garantem que as transacções são seguras e precisas.
Isto não só poupa horas que são mais bem gastas a trabalhar para atingir os seus objectivos comerciais, como também evita multas e custos de correção de erros.
Taxa de conformidade
A sua empresa pode alcançar um 92% ou mais, através da automatização das aquisições, contribuindo para um melhor controlo das despesas e uma maior eficiência dos custos.
O software P2P permite-lhe deixar de "combater" manualmente os problemas depois de estes surgirem e passar a detetar potenciais problemas com a automatização antes de estes terem tempo para germinar.
A monitorização em tempo real e as pistas de auditoria mantêm-no à frente das suas despesas, melhoram a conformidade e tornam as suas previsões financeiras mais sólidas.
Conclusões
Ao passar dos processos manuais para a automatização do Procure-to-Pay (P2P), as empresas podem resolver os principais estrangulamentos e libertar tempo e recursos valiosos. Trata-se de tornar o aprovisionamento mais inteligente, mais rápido e mais eficiente. Eis como a automatização pode transformar o seu processo de aprovisionamento e porque é que está na altura de dar o salto.
- A automatização das requisições de compra elimina o trabalho manual desnecessário e mantém os processos coerentes em toda a empresa.
- Os fluxos de trabalho dinâmicos para aprovações de compras aceleram a tomada de decisões e garantem o cumprimento dos objectivos financeiros.
- A seleção de fornecedores torna-se fácil com a análise automatizada que fornece os dados de que necessita para tomar decisões mais inteligentes.
- As ordens de compra são geradas e controladas automaticamente, garantindo sempre transacções precisas e rentáveis.
- A correspondência de facturas é simplificada, reduzindo os erros, os pagamentos excessivos e o tempo gasto a cruzar facturas.
- Os pagamentos aos fornecedores tornam-se automatizados, assegurando pagamentos atempados e reduzindo o risco de taxas de atraso ou de tensão na relação.
- A automatização da gestão de contratos mantém os seus acordos no caminho certo, com lembretes atempados para rever os termos e otimizar os custos.
O resultado final? A automatização P2P não se trata apenas de poupar tempo - trata-se de preparar o seu processo de aprovisionamento para o crescimento a longo prazo. Ao adoptá-la, irá desbloquear novos níveis de eficiência, precisão e controlo de custos.
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