Aquisições

Software P2P e suas alternativas:
automatizar o ciclo de vida das aquisições

23 de outubro de 2024

A sua empresa debate-se com aquisições manuais que atrasam as compras e deixam margem para erros? Vamos ver se as ferramentas P2P podem resolver o seu problema.

À medida que as empresas crescem, a gestão manual das aquisições pode levar a atrasos, ineficiências e riscos de conformidade. 

As ferramentas de software Procure-to-pay (P2P), intake-to-pay e intake-to-procure (I2P) ajudam a normalizar e automatizar diferentes partes do processo de aquisição, reduzindo as tarefas manuais e melhorando a visibilidade.

O software P2P automatiza todo o processo - desde a requisição de compra inicial até aos pagamentos - assegurando que nenhum passo é perdido. 

Em contrapartida, o software Intake-to-Procure centra-se na receção e aprovação de pedidos de compra, mas não abrange os pagamentos. 

Além disso, o Intake-to-Pay vai mais longe, oferecendo uma solução completa ao automatizar o processo de admissão e aprovação, bem como o processo de pagamento, criando um fluxo de trabalho de aprovisionamento totalmente integrado, desde o pedido até ao pagamento.

Este artigo abordará as diferenças entre essas soluções. Destacaremos os pontos problemáticos que cada uma resolve e explicaremos como a automatização pode transformar os fluxos de trabalho de aprovisionamento. 

Discutiremos também como as empresas podem simplificar o seu processo de aquisição utilizando ferramentas como a Plataforma de gestão SaaS.

Processo de adjudicação e suas etapas

Em qualquer organização, o processo de aprovisionamento envolve uma série de passos estruturados que garantem que cada compra se alinha com as necessidades e objectivos financeiros da empresa. 

Quer esteja a adquirir uma nova ferramenta SaaS ou a negociar a renovação de um serviço existente, este processo deve ser simplificado e normalizado. 

Segue-se uma análise das principais fases do processo de aquisição, que qualquer diretor de TI, gestor de aquisições ou diretor financeiro considerará essencial para gerir eficazmente.

Desafios da aquisição de software

A aquisição de software, especialmente em organizações com uma utilização crescente de SaaS, apresenta vários desafios que podem prejudicar a eficiência e a produtividade. À medida que as empresas procuram simplificar o seu processo de aquisição, deparam-se frequentemente com pontos problemáticos que atrasam a tomada de decisões.

1. Falta de normalização

Sem um processo de aquisição padronizado, diferentes departamentos ou funcionários seguem os seus próprios métodos para adquirir soluções SaaS, o que leva a inconsistências e ineficiências. 

Esta falta de padronização pode resultar em compras duplicadas, contratos de fornecedores não geridos e problemas de conformidade. Um sistema de compras centralizado e automatizado garante uma abordagem uniforme às compras em toda a organização.

2. Processos de aprovação manuais

Um dos aspectos mais morosos do aprovisionamento é o processo de aprovação manual. 

As equipas têm de se coordenar através de e-mails e folhas de cálculo, criando uma comunicação excessiva que atrasa as compras. Os processos manuais também aumentam o risco de erros durante a criação da ordem de compra ou a verificação do fornecedor. 

É aqui que o software p2p se revela essencial, uma vez que automatiza os fluxos de trabalho de aprovação, acelerando as decisões e reduzindo os erros humanos.

3. Complexidade da gestão dos fornecedores

A gestão de vários fornecedores pode tornar-se uma tarefa árdua, uma vez que os diferentes contratos têm prazos, datas de renovação e estruturas de preços diferentes. 

Sem um processo de aquisição unificado, torna-se difícil acompanhar todos os acordos com os fornecedores, o que pode levar a renovações em falta ou a custos não geridos. 

Uma solução "procure-to-pay" simplifica a gestão de fornecedores, oferecendo visibilidade em tempo real do contrato de cada fornecedor, facilitando a gestão das renovações e o controlo do desempenho.

4. Falta de visibilidade

Outro desafio significativo é a falta de visibilidade das compras e da utilização de software em toda a organização. Quando o aprovisionamento é descentralizado, as equipas de TI e de finanças têm muitas vezes dificuldade em controlar as despesas ou em garantir que as compras cumprem as políticas internas. 

A Shadow IT também pode tornar-se um problema, quando os funcionários adquirem ferramentas SaaS não autorizadas. 

Quando as empresas implementam o sistema "Procure-to-pay" e introduzem gestão de subscrições para ferramentas SaaSCom o sistema de gestão de compras, podem melhorar a visibilidade e garantir a conformidade, obtendo informações sobre cada requisição de compra, pedido de compra e fatura.

A incorporação de ferramentas de automatização P2P no seu fluxo de trabalho de aprovisionamento ajuda a enfrentar estes desafios, automatizando processos entediantes, melhorando a conformidade e aumentando a supervisão em tempo real das compras. 

A normalização do fluxo de trabalho de aprovação e a automatização da comunicação com os fornecedores garantem que o processo de aquisição se mantém eficiente, transparente e alinhado com os objectivos da empresa.

O software Procure-to-pay e o seu papel

O software P2P desempenha um papel fundamental na automatização e racionalização de todo o ciclo de aquisição, desde o pedido inicial de uma compra até ao pagamento final de uma fatura. 

As ferramentas P2P ajudam as empresas a poupar tempo, a reduzir os erros manuais e a obter um melhor controlo das suas actividades financeiras. 

Eis um olhar mais atento sobre as partes do processo de aquisição que o P2P abrange, os benefícios que proporciona e como difere de soluções alternativas como o Intake-to-Procure e o Intake-to-Pay.

Que parte do processo de aquisição é abrangida pelo software P2P?

O software P2P automatiza as actividades a jusante do aprovisionamento, que incluem várias etapas.

Que problemas resolve o software P2P para as equipas de TI?

O software P2P ajuda as equipas de TI a ultrapassar os principais desafios, incluindo:

Processos manuais. Os processos de aquisição tradicionais envolvem muitas etapas manuais, como o envio de aprovações por correio eletrónico e a criação de ordens de compra. O software P2P automatiza estas etapas, reduzindo os erros e acelerando os fluxos de trabalho.

Falta de conformidade e visibilidade. Sem ferramentas automatizadas, as compras não autorizadas podem passar despercebidas e o cumprimento das políticas de aquisição é difícil de aplicar. Os sistemas P2P oferecem visibilidade total e asseguram a conformidade através do controlo de cada passo.

Atrasos nos pagamentos. Os atrasos na aprovação de facturas podem prejudicar as relações com os fornecedores. O P2P automatiza este processo, garantindo pagamentos atempados e melhorando a satisfação dos fornecedores.

Gestão das relações com os fornecedores. Gerir vários fornecedores e contratos pode ser uma dor de cabeça sem um acompanhamento centralizado. Os sistemas P2P simplificam a gestão de fornecedores, dando às equipas de TI uma visão em tempo real de todos os contratos e renovações em curso.

Exemplos de soluções de software P2P

Coupa (para empresas). A Coupa é uma das plataformas Procure-to-Pay (P2P) mais robustas concebidas para as grandes empresas. 

Destaca-se pelas suas funcionalidades de automatização abrangentes, ajudando as empresas a gerir tudo, desde o aprovisionamento à faturação, com facilidade. Com visibilidade em tempo real da gestão de despesas, a Coupa oferece uma plataforma única para acompanhar e otimizar todas as actividades de aquisição.

  • Otimização das despesas: Coupa fornece informações em tempo real sobre as despesas de toda a empresa, ajudando as empresas a reduzir custos e a melhorar a eficiência das aquisições. A sua funcionalidade de análise de despesas agrega dados, oferecendo informações acionáveis para otimizar as decisões de compra.
  • Gestão de fornecedores: A plataforma inclui ferramentas de colaboração com fornecedores, permitindo que as empresas se liguem aos fornecedores, negoceiem termos e gerem o desempenho dos fornecedores, o que é especialmente valioso para as empresas que lidam com uma base de fornecedores global.
  • Integrações: A Coupa integra-se perfeitamente com os principais sistemas ERP, como o SAP e o Oracle, assegurando que as actividades de aquisição se alinham com as operações comerciais mais amplas. Esta integração permite a transferência de dados sem problemas, o que melhora a eficiência operacional global.
  • Caraterísticas de sustentabilidade: A funcionalidade de Gestão de Despesas Empresariais Sustentáveis (BSM) da Coupa permite às empresas acompanhar as suas despesas e medir o impacto ambiental e social das suas escolhas de aquisição. Este é um diferenciador significativo para as empresas que dão prioridade às iniciativas ESG (Environmental, Social, Governance).

A Coupa é altamente adequada para grandes organizações que requerem uma solução capaz de lidar com grandes volumes de atividade de aprovisionamento, ao mesmo tempo que fornece conhecimentos avançados para a tomada de decisões estratégicas.

Porque é que as empresas escolhem a Coupa:

  • Ferramentas avançadas de gestão de despesas e acompanhamento em tempo real.
  • Funcionalidades alargadas de gestão de fornecedores.
  • Forte integração com sistemas ERP para operações sem descontinuidades.
  • Foco na sustentabilidade e na aquisição responsável.

SAP Ariba (para empresas). O SAP Ariba é outra solução de aquisição líder, concebida para satisfazer as necessidades das empresas de grande dimensão. É amplamente reconhecida pela sua capacidade de gerir processos de aprovisionamento de ponta a ponta, com fortes caraterísticas de gestão de fornecedores, gestão do ciclo de vida dos contratos e aprovisionamento estratégico.

  • Colaboração e gestão de fornecedores. As capacidades de gestão de fornecedores da SAP Ariba permitem às empresas integrar, avaliar e colaborar com os fornecedores a uma escala global. A plataforma centraliza os dados dos fornecedores, facilitando às empresas o controlo do desempenho e a gestão das relações.
  • Gestão de contratos. Com o SAP Ariba, as empresas podem automatizar os fluxos de trabalho de gestão de contratos, assegurando que todos os acordos de aquisição são corretamente negociados, aprovados e armazenados. O repositório de contratos permite aos utilizadores acompanhar e gerir todas as obrigações contratuais.
  • Automatização P2P. O SAP Ariba proporciona uma automatização completa do processo de aquisição para pagamento, desde a criação da requisição até ao pagamento. Integra-se com sistemas ERP como o SAP S/4HANA, assegurando que as actividades de aquisição estão estreitamente alinhadas com uma gestão financeira mais ampla.
  • Conformidade e gestão de riscos. Um dos pontos fortes do SAP Ariba é a sua ênfase na conformidade e na gestão de riscos. A plataforma ajuda as empresas a garantir que estão a cumprir os requisitos regulamentares e que os riscos dos fornecedores são minimizados através da monitorização e avaliação contínuas.

Porque é que as empresas escolhem o SAP Ariba:

  • Gestão exaustiva de contratos e fornecedores.
  • Automatização das aquisições de ponta a ponta.
  • Integração ERP para um fluxo de dados sem problemas.
  • Fortes caraterísticas de gestão de riscos e de conformidade.

Spendbase (para PMEs). A Spendbase é uma ferramenta ideal para ferramenta de aquisição para pequenas e médias empresas (PME) que pretendem automatizar os seus fluxos de trabalho de admissão e aprovação de compras. 

A sua interface de fácil utilização simplifica o processo de aprovisionamento, permitindo às empresas gerir eficazmente os pedidos, as aprovações e as relações com os fornecedores, sem a complexidade típica dos sistemas empresariais.

  • Automatização das aquisições SaaS. O Spendbase automatiza a aquisição de SaaS, desde a entrada de solicitações até as renovações, garantindo que as pequenas e médias empresas possam gerenciar seus gastos com software de forma mais eficiente. A plataforma oferece um fluxo de trabalho intuitivo que reduz as aprovações manuais e acelera o processo de aquisição, tornando-a uma ferramenta poderosa para equipas mais pequenas com recursos de aquisição limitados.
  • Análises de preços SaaS. Com a base de dados de despesas Análises de preços SaaSAs empresas podem comparar soluções de software com base no custo e nas funcionalidades. Esse recurso permite que os gerentes de compras tomem decisões informadas, ajudando-os a escolher as ferramentas certas para atender às suas necessidades comerciais sem gastar demais. Ao oferecer informações sobre preços, o Spendbase garante que as empresas possam otimizar sua estratégia de compra de software.
  • Gestão da renovação. Uma das principais vantagens do Spendbase para PMEs é a capacidade de acompanhar as renovações de contratos. A plataforma envia notificações sobre as próximas renovações, permitindo que as empresas renegociem os termos ou cancelem as assinaturas com base nos dados de uso. Isso evita renovações automáticas dispendiosas e ajuda as empresas a gerenciar melhor seu orçamento de SaaS.

Por que as PMEs escolhem o Spendbase:

  • Fluxos de trabalho flexíveis de aprovação linear e condicional.
  • Integração com o Slack para conforto dos funcionários.
  • Gestão simples da renovação para evitar despesas desnecessárias.
  • Uma plataforma intuitiva e fácil de utilizar que não requer formação extensiva.

Precoro (para PMEs). é outra solução P2P popular adaptada às necessidades das PMEs. Simplifica a gestão das ordens de compra, o controlo do orçamento e a comunicação com os fornecedores, o que a torna uma ferramenta versátil para as empresas que pretendem racionalizar os seus processos de aquisição sem implementações complexas.

  • Gestão de ordens de compra. O Precoro automatiza todo o processo de encomenda, desde a criação e aprovação de pedidos de compra até à receção de mercadorias e correspondência de facturas. Isto ajuda as PME a reduzir os erros e a garantir que as suas operações de aquisição decorrem sem problemas.
  • Acompanhamento e elaboração de relatórios orçamentais. Com o controlo orçamental integrado, o Precoro permite que as empresas monitorizem as suas despesas em tempo real. Esta funcionalidade ajuda as PME a manterem-se dentro do orçamento e permite ver onde os fundos estão a ser atribuídos, garantindo o controlo financeiro.
  • Comunicação com os fornecedores. O Precoro também melhora a comunicação com os fornecedores, fornecendo um núcleo central para gerir as relações com os fornecedores, as encomendas e os pagamentos. Isto torna mais fácil para as PME manter uma comunicação clara e organizada com os seus fornecedores, reduzindo os atrasos e as falhas de comunicação.

Porque é que as PME escolhem o Precoro:

  • Automatização abrangente das ordens de compra para reduzir o trabalho manual.
  • Acompanhamento do orçamento em tempo real para manter os custos de aquisição sob controlo.
  • Comunicação centralizada com os fornecedores para melhorar as relações com eles.
  • Interface fácil de utilizar que se adapta às PMEs com recursos de aquisição limitados.

Alternativas ao software Procure-to-Pay: Intake-to-Procure vs. Intake-to-Pay

Software Intake-to-Procure

Do início ao fim (I2P) centra-se nas actividades a montante do aprovisionamento - capturar e gerir os pedidos de aprovisionamento dos empregados e obter aprovações internas antes da criação das ordens de compra. 

Fornece uma interface centralizada onde todos os pedidos de compra são processados, validados e aprovados em colaboração com as equipas de compras, finanças e TI.

Que problemas resolve?

  • Reduz as despesas não geridas, capturando todos os pedidos de compra num único sistema.
  • Melhora o envolvimento dos funcionários ao simplificar o processo de pedido.
  • Assegura a conformidade, orientando os empregados através das aprovações necessárias.

Prós:

  • Simplifica o processo de aprovação, reduzindo os estrangulamentos.
  • Integra-se com sistemas existentes, tais como soluções P2P e ERP.
  • Melhora a conformidade e a visibilidade das actividades de aquisição.

Contras:

  • Não trata de actividades a jusante, como o processamento de pagamentos ou a correspondência de facturas.
  • Âmbito limitado na gestão de relações com fornecedores.

Software Intake-to-Pay

Intake-to-Pay (I2P) combina as actividades a montante e a jusante do aprovisionamento. Abrange todo o ciclo, desde a captura de pedidos de aquisição até à criação de ordens de compra, gestão de facturas e processamento de pagamentos.

Que problemas resolve?

  • Automatiza todo o processo de aquisição, desde o pedido até ao pagamento, fornecendo uma plataforma única para todas as actividades de aquisição.
  • Aumenta a visibilidade de todo o ciclo de vida das aquisições, reduzindo o trabalho manual e garantindo renovações e pagamentos atempados.
  • Apoia a conformidade e o controlo de despesas em tempo real.

Prós:

  • Automatização das aquisições de ponta a ponta.
  • Maior controlo sobre todo o ciclo de aquisição, melhorando a eficiência operacional.
  • Melhor gestão dos fornecedores e controlo da renovação.

Contras:

  • A implementação pode ser complexa, especialmente para organizações maiores com sistemas existentes.
  • Requer uma formação mais extensa e uma gestão da mudança para se integrar nos fluxos de trabalho actuais.

Conclusões

O Procure-to-pay (P2P) e as suas alternativas oferecem soluções de automatização adaptadas às diferentes necessidades de aquisição, desde a receção do pedido até ao processamento do pagamento. Eis os principais pontos a ter em conta ao avaliar estas ferramentas para a sua empresa.

  1. O software P2P automatiza todo o ciclo de aquisiçãodesde a requisição de compra até ao pagamento, ajudando a reduzir os erros manuais e a melhorar a eficiência.
  2. O software Intake-to-Procure centra-se na simplificação do processo de aprovação para pedidos de compra, mas não trata de pagamentos ou de actividades de aquisição a jusante.
  3. O Intake-to-Pay fornece uma solução abrangente ao gerir os processos de aquisição a montante (pedido e aprovação) e a jusante (encomenda e pagamento).
  4. A implementação de sistemas P2P ajuda a normalizar os fluxos de trabalho de aprovisionamentoA empresa está a trabalhar com a sua própria empresa, abordando desafios como as aprovações manuais, a gestão de fornecedores e a visibilidade das despesas.
  5. Para as empresas, plataformas como a Coupa e a SAP Ariba oferecem uma automatização robusta das aquisições e de gestão de fornecedores, frequentemente integradas nos sistemas ERP.
  6. As empresas mais pequenas beneficiam de soluções simplificadas como o Spendbase e o Precoroque se centram na facilitação da aquisição de ferramentas SaaS e na melhoria do controlo orçamental.

Ao escolher a ferramenta certa, as empresas podem obter um melhor controlo sobre as aquisições, reduzir as ineficiências e melhorar a conformidade entre departamentos. Cada opção oferece benefícios específicos com base na dimensão e complexidade da empresa, garantindo uma solução à medida para automatizar os processos de aquisição.

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