Aquisições

Os desafios em matéria de contratos públicos começam com um pedido: resolva-os antes que se transformem numa bola de neve

23 de outubro de 2024

A pressa cria o caos em todo o lado. A pressa em adotar o SaaS cria o caos nas aquisições. O resultado? Compras descontroladas e desperdício de recursos.

O SaaS questões de contratação são intrincadas e estratificadas. Embora o percurso global desde a identificação de uma necessidade até à realização de uma compra seja complexo, vamos focar um pouco a fase inicial: da entrada à aquisição.

O processo de adjudicação começa com o pedido de um empregado. E este da admissão à aquisição é frequentemente a parte mais negligenciada e caótica de toda a operação. 

Se está à procura de uma solução, é aqui que pode mergulhar nos desafios comuns das aquisições - e encontrar as soluções que funcionam.

Compra descontrolada de SaaS

Um dos maiores desafios na contratação pública é a compra não controlada de SaaS, também conhecida como "TI sombra". Isto acontece quando os funcionários saltam o processo de aquisição habitual e compram software por conta própria - sem obter as aprovações necessárias. 

De acordo com a Cisco, 80% dos utilizadores finais utilizar software não autorizado pelas TI. Estas aquisições podem parecer uma solução rápida para as necessidades da empresa, mas podem ter efeitos negativos para a empresa a longo prazo.

Quando os funcionários fazem compras de software fora dos canais oficiais, as empresas perdem o controlo das aplicações que estão a ser utilizadas. Isto pode resultar numa mistura de ferramentas que não funcionam bem em conjunto, tornando os fluxos de trabalho mais complicados e menos eficientes. 

Além disso, a utilização de ferramentas não aprovadas pode criar riscos de segurança. 

Os funcionários podem escolher software que não cumpra as regras de segurança da empresa, o que pode pôr em risco informações sensíveis. Os departamentos de TI podem ter dificuldade em manter tudo seguro se não souberem que software está a ser utilizado. 

Por exemplo, alguém pode subscrever uma solução de software para responder a uma necessidade a curto prazo, mas se não obtiver a devida aprovação, pode acabar por escolher um fornecedor que não cumpre as normas de segurança da empresa, colocando em risco os dados sensíveis dos clientes.

A Spendbase oferece um plataforma de contratação que ajuda a criar uma visibilidade centralizada da utilização de SaaS, permitindo às organizações monitorizar as compras, avaliar o alinhamento do software com as necessidades da empresa e simplificar a gestão de fornecedores.

Violação da hierarquia de aprovação

Ignorar a hierarquia de aprovação é uma das desafios da contratação pública. Devem existir passos claros para avaliar e aprovar as compras de software para garantir que se adequam aos objectivos e orçamentos da empresa. Mas quando os funcionários ignoram estes processos, isso pode levar ao desperdício de dinheiro, a problemas de conformidade e a uma organização confusa.

Por exemplo, se os empregados fizerem compras sem obter a devida aprovação, isso pode causar derrapagens orçamentais. Se vários departamentos comprarem subscrições semelhantes sem consultar o departamento financeiro, a empresa pode acabar por gastar muito mais do que o necessário. Esta desconexão pode criar tensão entre departamentos e afetar a saúde financeira global da empresa.

Ignorar o processo de aprovação também pode levar a software de baixa qualidade que não satisfaz as necessidades da empresa. Diferentes departamentos podem escolher as suas ferramentas, o que pode criar inconsistências em termos de qualidade e funcionalidade. Isto torna mais difícil para as equipas trabalharem em conjunto e integrarem as suas ferramentas sem problemas.

Sem uma supervisão adequada, os funcionários também podem selecionar ferramentas que não se adequam às suas necessidades ou que não têm caraterísticas importantes, o que leva à frustração e ao desperdício de tempo enquanto tentam fazer com que essas ferramentas funcionem.

Além disso, não seguir os processos de aquisição pode prejudicar a gestão dos fornecedores. As empresas podem ter dificuldade em estabelecer boas relações com os fornecedores ou em negociar melhores negócios, perdendo potenciais poupanças de custos e apoio.

Como um dos As 10 melhores ferramentas de aquisição para PMEO Spendbase padroniza os fluxos de trabalho de aprovação, garantindo que todas as compras sejam examinadas pelas partes interessadas apropriadas, reduzindo o risco de gastos não autorizados.

O processo de aprovação é demasiado longo

A duração do processo de aprovação pode criar desafios na contratação pública que afectam a moral e a produtividade dos seus empregados. 

Quando os funcionários têm de esperar muito tempo pela aprovação do software, isso pode levar à frustração. As equipas podem sentir que não está a ser dada prioridade às suas necessidades, o que pode resultar em desmotivação e diminuição da produtividade. 

Os processos de aprovação morosos também podem causar a perda de oportunidades, uma vez que as equipas podem não ser capazes de agir com rapidez suficiente para garantir ferramentas importantes. 

Por exemplo, uma equipa de marketing pode descobrir uma nova solução de software que pode melhorar as suas campanhas, mas se a aprovação demorar muito tempo, pode atrasar-se no lançamento da campanha. 

O Spendbase ajuda a reduzir os gargalos e acelera o processo de tomada de decisões. Com recursos que permitem avaliações e aprovações rápidas, as equipes podem obter as ferramentas necessárias sem atrasos desnecessários.

Pedidos duplicados para o mesmo SaaS

Acompanhar os pedidos duplicados de SaaS pode ser um verdadeiro incómodo para as equipas de TI. 

Quando os membros da equipa enviam pedidos através de canais diferentes ou de vários sistemas departamentais, é fácil alguém pedir acidentalmente o mesmo software. Isto não só cria confusão como também faz perder tempo e dinheiro.

Se não existir um sistema central, os funcionários muitas vezes não sabem se alguém já fez um pedido. Assim, as TI acabam por perder demasiado tempo a procurar e gerir pedidos em vários canais. Isto atrasa todo o processo de aquisição e retira tempo a tarefas mais importantes.

Com o Spendbase, as equipes de TI podem ver todas as solicitações à medida que elas chegam, o que lhes permite gerenciar melhor as prioridades e responder às necessidades com mais rapidez. 

Ao manter todos os pedidos num único local, a Spendbase ajuda as empresas a evitar gastos desnecessários e a utilizar melhor o seu orçamento. Também ajuda a melhorar a comunicação entre os funcionários e a equipa de TI.

Conversas em diferentes chats

A aquisição de SaaS pode tornar-se um pouco confusa quando as conversas estão espalhadas por todo o lado. Os membros da equipa podem falar sobre as necessidades de software em tópicos de e-mail, mensagens do Slack ou mesmo junto a um bebedouro, pelo que é fácil perder informações importantes no meio da confusão.

Além disso, se as equipas não estiverem a utilizar a mesma plataforma, podem perder actualizações importantes sobre pedidos de software. Por exemplo, uma pessoa responsável por uma aprovação pode não receber notificações, o que causará atrasos.

Uma colaboração eficaz exige que todos estejam na mesma página, mas quando as conversas estão dispersas, o trabalho em equipa torna-se um desafio. Sem um local central para discutir as necessidades de software, é difícil para os departamentos alinharem os seus objectivos e trabalharem em conjunto sem problemas.

Para evitar todo o caos de idas e vindas, utilize um núcleo central para a comunicação e os pedidos. 

As reuniões regulares entre equipas também podem ajudar. Organizar algumas reuniões casuais para discutir as necessidades futuras de software garante que todos estão na mesma página e alinhados nas prioridades. 

Além disso, ter um sistema de notificação para alertar as equipas quando chega um novo pedido pode manter todos informados.

Com o Spendbase, todos podem apresentar pedidos de forma clara. 

Os funcionários podem preencher rapidamente um formulário que é registado e monitorizado, tornando-o simples para todos. Pode resolver o problema dos pedidos duplicados, simplificar o seu processo de aquisição e criar uma experiência mais fácil para todos.

Desperdiçar dinheiro em SaaS desnecessários

Sem saber que software já possuem, as empresas podem comprar ferramentas que fazem a mesma coisa ou acabar por não as utilizar de todo. Isto pode levar à compra de várias subscrições de software semelhante sem se aperceberem de que já têm acesso a ferramentas semelhantes. 

Ao mesmo tempo, os fornecedores de software vendem frequentemente funcionalidades extra que podem não ser necessárias. Este facto pode levar as empresas a pagar por funcionalidades que nunca utilizam, aumentando os custos.

Quando as empresas crescem rapidamente, podem comprar software sem verificar o que realmente precisam. À medida que as equipas mudam, as suas necessidades de software também podem mudar, mas se as empresas não reverem regularmente as suas ferramentas, podem continuar a pagar por software que já não é necessário.

O Spendbase for Procurement simplifica a forma como as empresas gerenciam assinaturas de software. As empresas podem configurar processos de aprovação com fluxos de trabalho lineares ou condicionais, garantindo que todas as solicitações sigam a trajetória mais suave desde o envio até a conclusão.

As notificações automáticas mantêm os aprovadores e os requisitantes actualizados em tempo real. Não se perdem passos, os prazos são cumpridos e todos se mantêm informados.

À medida que as empresas crescem, o Spendbase as ajuda a reavaliar suas necessidades de software, evitando pagamentos por ferramentas que não são mais necessárias.

Tensão entre colegas

O desafios na adjudicação de contratos O processo pode, por vezes, gerar tensões entre colegas, sobretudo quando há falta de transparência e de comunicação.

Os diferentes departamentos têm frequentemente as suas próprias necessidades de software. Por exemplo, a equipa de marketing pode querer uma ferramenta de análise nova e brilhante para impulsionar as suas campanhas, enquanto a equipa de vendas está ansiosa por um novo CRM. Quando estas necessidades colidem, pode haver alguma tensão, uma vez que cada equipa procura o que pretende sem ter em conta o panorama geral.

A falta de comunicação é outro problema comum. Se uma equipa assumir que a outra conhece as suas ferramentas e necessidades de software, pode não comunicar eficazmente. Isto pode levar à duplicação de pedidos ou dar a impressão de que um departamento está a monopolizar recursos, o que pode ser bastante frustrante.

Os orçamentos apertados também podem ser um combustível para o fogo. Quando o dinheiro é limitado, os departamentos encontram-se frequentemente em competição pelos fundos. Se uma equipa sentir que as suas necessidades estão a ser ignoradas em favor de outra, isso pode dar origem a ressentimentos e tornar a colaboração mais difícil.

E não nos esqueçamos da resistência à mudança. Quando surge um novo software, nem sempre todos estão de acordo. Se alguns membros da equipa estão entusiasmados com uma nova ferramenta enquanto outros estão hesitantes, isso pode criar divisões e dificultar o trabalho conjunto de todos.

Por exemplo, se a equipa financeira decidir cortar o financiamento de uma ferramenta de gestão de projectos utilizada por vários departamentos para investir num novo sistema ERP, as equipas que dependiam da antiga ferramenta podem sentir-se esquecidas. Esta situação pode gerar tensões que prejudicam as relações entre departamentos.

A Spendbase é uma das ferramentas mais eficazes no domínio da software e alternativas "procure-to-pay. Pode ajudar a sua equipa com problemas e soluções no domínio dos contratos públicos. A plataforma clarifica os processos de aquisição e estabelece canais de comunicação.

Conclusões

O aprovisionamento pode rapidamente transformar-se num caos quando a compra de SaaS não é rigorosamente controlada. Ao colocar ordem na fase de entrada para aquisição, pode abordar a raiz do problema e resolvê-lo antes que se torne uma bola de neve.

  1. A compra descontrolada de SaaS cria a TI sombradeixando a sua empresa exposta a riscos ocultos.
  2. Saltar etapas de aprovação destrói o seu orçamento e conduz a ferramentas fragmentadas e incompatíveis.
  3. Os longos prazos de aprovação frustram as equipasA Comissão Europeia não tem qualquer interesse em que a sua ação se desenrole de forma adequada, o que acaba por matar a dinâmica e atrasar os progressos.
  4. Os pedidos duplicados de software esgotam os recursos e criar o caos no departamento de TI.
  5. A comunicação dispersa transforma a contratação numa confusãoonde é difícil acompanhar os pedidos e as aprovações.
  6. O caos nos contratos públicos gera tensões entre os serviços e diminui a moral dos empregados.

Assuma o controlo do seu processo de adjudicaçãoe o caos desaparece. Com um sistema Spendbase centralizado, você aumentará a eficiência, economizará dinheiro e garantirá que as equipes tenham as ferramentas necessárias para o sucesso.

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