Aquisições

A estratégia de redução dos custos de aquisição
que liberta o seu orçamento

21 de novembro de 2024

Orçamentos a rebentar. Custos em espiral. As melhores empresas estão em controlo. Qual é o seu segredo? Pode apostar que é uma estratégia eficaz de redução de custos de aquisição.  

'Mas certificamo-nos sempre de que escolhemos o melhor preço quando compramos um novo SaaS,' pode estar a pensar. 

Este é um ótimo ponto de partida. Mas se não considerar as potenciais poupanças suaves através da redução de custos, estará a perder oportunidades significativas. Oportunidades como libertar o orçamento de aplicações não utilizadas, por exemplo.

As organizações que não dispõem de um plano de redução dos custos de aquisição arriscam-se não só a gastar demasiado, mas também a ficar para trás em relação aos seus concorrentes. Enquanto outros abrem espaço para a inovação, o seu procedimento de aquisição desatualizado e moroso limita o seu crescimento. 

Eis a boa notícia: a redução dos custos de aquisição é exequível para as PME. 

Uma estratégia sólida de técnicas de curto e longo prazo pode otimizar a gestão de custos ao longo do seu processo de aquisição. Quando se concentra numa estratégia holística e abandona a mentalidade de poupança com um único objetivo, recupera o orçamento e desafia a concorrência. 

Em primeiro lugar, vamos esclarecer o que é a redução dos custos de aquisição e por que razão é importante para a sua empresa. 

Como é que as aquisições podem ajudar a reduzir os custos? 

A redução dos custos de aprovisionamento é uma questão de equilíbrio. Enquanto empresa, tem de adotar uma abordagem estratégica para minimizar as despesas e, ao mesmo tempo, garantir ferramentas de elevada qualidade para atingir os seus objectivos comerciais. 

O problema é que há uma série de áreas menos óbvias de desperdício orçamental. Em conjunto, atacam silenciosamente as finanças. Estas áreas de contratação indireta incluem, por exemplo, taxas administrativas e de processamento, multas por atraso de pagamento, taxas de entrega urgente e resultados de negociação fracos.

No entanto, de um ponto de vista mais positivo, múltiplas áreas problemáticas significam múltiplas vias interessantes no ciclo de vida das aquisições para descobrir valor oculto. 

E é emocionante encontrar mais orçamento. As despesas recuperadas podem ser diretamente canalizadas para a inovação e o crescimento, mantendo-o competitivo no sector.

O Grupo Hackett afirma que a redução de custos continua a ser uma das principais prioridades das empresas e sublinha que tanto a poupança como a prevenção de custos são altamente prioritárias. Mas quais são as áreas mais importantes para conseguir uma redução de custos abrangente? 

As melhores práticas implicam a utilização de técnicas de curto prazo para corrigir rapidamente os erros, antes de implementar métodos de longo prazo que permitam uma redução fiável dos custos no futuro. 

Eis as suas principais vitórias a curto prazo para a redução dos custos de aquisição.

Técnicas de redução de custos de aquisição a curto prazo

Se a redução de custos de aprovisionamento está a ser feita de forma fria ou morna, este é o lugar para começar. Comece com algumas técnicas simples de curto prazo que lhe proporcionam ganhos comerciais imediatos e estabelecem as bases para se aprofundar um pouco mais mais tarde.

Eliminar a TI sombra 

Sabe o que está à espreita na sua pilha de SaaS, drenando silenciosamente o seu orçamento? Com uma média de 41% de funcionários que adquirem tecnologia não aprovada, é possível que tenha mais aplicações não aprovadas do que imagina. 

Para além do custo inicial da subscrição não aprovada, a Shadow IT ameaça um pesadelo repetido. Quando chegam as datas de renovação e os planos são definidos para renovação automática, o ciclo de pagamento começa novamente sem negociação. É provável que o seu pagamento tenha aumentado e continue a aumentar em cada renovação. 

Não se pode destruir um inimigo invisível. Software de gestão de aquisições é o seu aliado número um nesta batalha. Utilize-o para efetuar uma auditoria completa ao seu SaaS, identificar rapidamente a Shadow IT e terminar contratos dispendiosos. Melhor ainda, defina permissões e fluxos de trabalho de aprovação para garantir que o problema não volta a surgir no futuro. 

Rever as condições de fixação de preços dos contratos

Imagine o cenário: Uma ferramenta de gestão de projectos tem sido um companheiro constante na sua empresa há quase cinco anos. A renovação automática da aplicação tem sido uma enorme poupança de tempo. Mas porque é que os orçamentos de gestão de projectos são ultrapassados todos os trimestres? 

Qualquer contrato que não seja revisto durante muito tempo terá preços pouco competitivos e produzirá um baixo ROI. É fundamental contestar esses contratos. Discuta as alterações com o seu fornecedor e renegocie as condições de preços - talvez possa receber um desconto por volume ou uma oferta pela sua lealdade, por exemplo.

Para o apoiar, o software de aprovisionamento fornece visibilidade total dos prazos dos contratos SaaS. Prevenir uma recorrência é fácil com alertas de renovação atempados. O melhor ferramentas de aquisição para PME também fornecem informações sobre preços para o ajudar a escolher o SaaS mais rentável para a sua empresa. 

Dimensionamento correto dos recursos

Tal como as condições de preços, as funcionalidades SaaS também necessitam de uma inspeção atenta. 

Talvez toda a sua empresa tenha acesso ao Microsoft 365 E5 quando apenas 70% da empresa precisa dessas especificações. Ou talvez o nível de subscrição que escolheu inicialmente para o Hootsuite tenha agora várias funcionalidades redundantes. Mas continua a pagar por elas. 

A análise dos dados de utilização através da sua ferramenta de aquisição destaca as aplicações que estão sobrecarregadas com funcionalidades não utilizadas. Utilize as suas métricas como alavanca nas discussões com o seu fornecedor. Os custos que liberta podem ser investidos em funcionalidades mais relevantes que promovam o desenvolvimento da empresa. 

Eliminar os fornecedores não competitivos

Depois de rever os preços dos contratos e o dimensionamento dos recursos, terá uma boa ideia dos fornecedores que beneficiam financeiramente a sua empresa e dos que apenas esgotam o seu orçamento. Alguns dos principais sinais de alerta dos fornecedores são:

  • Não foi aceite qualquer oferta ou desconto durante a negociação.
  • Aumento do preço a cada renovação.
  • Pouca flexibilidade para adaptar o tamanho da subscrição às suas necessidades.
  • Não compreender a sua visão da inovação.
  • Apoio deficiente e perda de tempo dos funcionários administrativos.

Se um fornecedor não puder fornecer valor para o serviço, é altura de procurar uma solução SaaS diferente. 

O software de aprovisionamento mantém um inventário dos fornecedores anteriores e do seu historial de compras, o que tornará a sua pesquisa mais rápida no futuro.

Reduzir as despesas de emergência 

Imagine o seguinte: falta uma semana para o seu grande lançamento. Passa o dia a correr na sua cabeça e, de repente, o seu estômago cai. O plano era captar as reacções orgânicas ao novo produto com pequenos vídeos e áudio, mas o software ainda não foi aprovado. 

Apressa-se a fazer a compra. Crise evitada - ou não?

A verdade é que não teve tempo para ver os acordos de nível de serviço ou negociar termos rentáveis e de elevado valor, pelo que os custos foram muito mais elevados do que o previsto. 

Pode reduzir os custos de emergência excessivamente inflacionados com um planeamento adequado das aquisições. O software de gestão ajuda-o a controlar os prazos de compra e os alertas de aprovação no seu painel de controlo mantêm-no no caminho certo. Ferramentas como Base de dados de despesasPor exemplo, torne os fluxos de trabalho ainda mais fáceis com a integração do Slack, para que os funcionários possam concluir facilmente as suas tarefas e evitar atrasos.

As soluções rápidas são óptimas. Mas os objectivos a curto prazo, por si só, não maximizarão a sua redução de custos. Como qualquer estratégia empresarial, as técnicas a longo prazo são a chave para benefícios financeiros estáveis e fiáveis. 

Técnicas de redução dos custos de aquisição a longo prazo

Uma estratégia de redução de custos bem sucedida é sustentada por um processo de aquisição bem gerido. Um processo em que muitas técnicas de longo prazo estão a funcionar de forma consistente para manter os custos sob controlo. Mas como é que se consegue esta fiabilidade? 

Software de aquisição dá-lhe essa paz de espírito. Enquanto o software optimiza as melhores práticas, está em posição de responder a um mercado em constante mudança e de flexibilizar as suas necessidades à medida que a sua empresa cresce. E tudo isto enquanto ganha poupanças de até 60% nas suas facturas de nuvem. 

Eis as cinco principais actividades de redução de custos a longo prazo que o software de aquisições facilita.

Centralizar a informação

É muito bonito eliminar a Shadow IT, mas ela pode regressar com apenas algumas despesas de carácter excecional. 

Alguns funcionários dão prioridade às suas preferências em detrimento do valor para toda a empresa, e os processos manuais fazem com que estas compras passem despercebidas. O resultado? A duplicação e o desperdício de SaaS infiltram-se novamente nas finanças da sua empresa. 

Para ganhar controlo e parar o ciclo, as suas informações SaaS devem ser centralizadas numa única plataforma que lhe dê acesso a informações na ponta dos dedos. Os sistemas de software fornecem visibilidade dos contratos públicos de ordens de compra, detalhes de fornecedores, facturas e pagamentos. 

Terá uma visão antecipada de qualquer potencial despesa não autorizada antes que seja tarde demais e as actualizações em tempo real na plataforma centralizada ajudam-no a responder rapidamente a quaisquer alterações nos pagamentos ou erros nas facturas. 

Não é necessário abrir várias folhas de cálculo, comparar itens e ter dores de cabeça. A sua plataforma de software apresenta claramente as despesas em relação à utilização das suas aplicações, para que possa ver onde é possível fazer poupanças.

Utilizar as informações dos dados

A redução fiável dos custos não é possível sem informações sobre os dados. E existem muitos KPIs de aprovisionamento que pode utilizar para obter uma imagem do seu valor SaaS. Por exemplo, os padrões de utilização total mostram se é possível fazer poupanças nas licenças. Ou, pode investigar quais as funcionalidades das aplicações que são redundantes para reduzir os seus pacotes de subscrição. O software de aprovisionamento dá-lhe a visão granular necessária para tomar decisões informadas e rentáveis. 

Um KPI fundamental para a redução de custos é o custo total de propriedade. Isto é importante porque considera todos os custos do ciclo de vida de um software, incluindo os custos indirectos, como os custos de suporte, gestão de riscos e recuperação de desastres. Utilize esta métrica para evitar ficar preso num ciclo de poupança de custos inicial com elevados custos inesperados mais tarde. 

O acesso fácil e fiável a informações rigorosas sobre os dados tornará a previsão orçamental mais específica. Beneficiará de menos despesas excessivas e de um investimento mais orientado para as áreas de crescimento. 

Para além das recompensas internas, os seus dados podem ser utilizados para negociações externas com os fornecedores. Pode utilizar as funcionalidades do software de aprovisionamento, tais como avaliação comparativa dos preços para quantificar as suas propostas aos fornecedores. Quando os pormenores e as condições aceitáveis forem claros, o seu braço não será torcido para desperdiçar o seu orçamento em funcionalidades ou armazenamento desnecessários.

Utilizar a automatização

Aqui está uma imagem incómoda. Um funcionário frustrado que enviou um pedido de aprovação para uma solução SaaS há semanas. Ainda não foi aprovado, e ele sabe que há vários outros obstáculos a ultrapassar antes de receber uma ordem de compra. Terá de dizer às partes interessadas que o projeto vai atrasar-se (pondo em risco a reputação da empresa) ou fazer uma compra desonesta.

O aprovisionamento deve ser simples, não frustrante. O software pode automatizar tarefas manuais morosas e tornar os processos de aprovação mais rápidos com fluxos de trabalho optimizados. Se esse funcionário tivesse beneficiado de aprovadores dinâmicos e de notificações em tempo real, estaria no bom caminho, sem necessidade de stress ou de gastos irregulares. 

A automatização não é só isso que pode ajudar. Para além das notificações de aprovação, o seu painel de controlo assinalará quando se aproximam as renovações, para que nunca perca uma oportunidade de negociar os melhores preços para o seu SaaS.

O topo ferramentas de gestão de contratos públicos para PME oferecem fluxos de trabalho personalizados que definem as aprovações de acordo com as suas condições, o que significa a máxima eficiência de custos para as suas necessidades personalizadas. 

Gerir os fornecedores de forma estratégica

Todos os ciclos de aquisição começam com uma necessidade e a procura de uma solução. Os fornecedores fornecem essas soluções, mas nem todos os fornecedores são concebidos da mesma forma. 

Dedicou algum tempo a selecionar os seus fornecedores não competitivos. Agora, mantenha esse longo prazo estabelecendo apenas novas parcerias mutuamente benéficas. 

A investigação é fundamental para determinar se um fornecedor é o mais adequado para a sua empresa e deve ter em conta o preço, o risco, o apoio ao cliente e a reputação para evitar quaisquer custos futuros indesejados. 

O software de aprovisionamento pode recolher detalhes sobre fornecedores de confiança para tornar a sua pesquisa mais rápida e dar-lhe mais opções para fazer a escolha perfeita. 

No entanto, a redução de custos a longo prazo neste domínio vai para além da simples contratação de fornecedores. A chave para obter benefícios a longo prazo é manter uma relação saudável e contínua. O seu software de aquisições pode apoiar a sua relação com os fornecedores com informações como:

  • Quando as compras podem ser consolidadas com menos fornecedores.
  • Oportunidades de crescimento do negócio que podem ser partilhadas com os fornecedores, incentivando taxas competitivas.
  • Opções de serviços agrupados.
  • Quando os contratos a longo prazo podem ser utilizados para garantir preços favoráveis.
  • Avaliação do serviço do fornecedor e do ROI.

Externalizar as negociações

É justo que a sua empresa nem sequer consiga ver algumas ofertas ou descontos de fornecedores esquivos? As soluções de aprovisionamento, tais como Base de dados de despesasNão me parece. As melhores ferramentas de gestão de contratos públicos dizem: "Deixe isso connosco".

Estas plataformas têm a economia de escala e de volume para lhe proporcionar poupanças significativas em SaaS e, com acesso a mais de 200 fornecedores de confiança, não terá de se contentar com o segundo melhor. 

Beneficiam também de informações sobre o sector e de informações actualizadas sobre preços, o que significa que tem acesso a descontos até 80% nas suas aplicações favoritas. 

É uma técnica de elevado ROI para uma redução fiável dos custos de aquisição. Confie as negociações com os fornecedores aos especialistas e desfrute de maior produtividade e mais orçamento para o desenvolvimento do negócio.

Conclusões

A estratégia de aquisições da sua empresa pode ser mais do que um mecanismo de redução de custos - pode ser um motor de crescimento. Eis como pode assumir o controlo das suas despesas com aquisições e transformá-las numa vantagem competitiva:

  1. Expor a TI sombra. Auditar e controlar as aplicações não autorizadas para impedir a drenagem oculta do orçamento.
  2. Contratos de revisão. Renegociar acordos desactualizados para obter melhores condições e preços.
  3. Aparar os elementos em excesso. Eliminar as funcionalidades SaaS não utilizadas e dimensionar corretamente as subscrições.
  4. Abandonar os maus fornecedores. Substituir os fornecedores não competitivos por alternativas de elevado rendimento.
  5. Planear para evitar situações de emergência. Reduzir as compras dispendiosas de última hora com um melhor planeamento.
  6. Tirar partido das informações dos dados. Utilizar os KPI para prever com precisão e otimizar as despesas.
  7. Automatizar fluxos de trabalho. Simplifique as aprovações e renovações para poupar tempo e dinheiro.

Ao tomar estas medidas, não está apenas a reduzir custos - está a criar um processo de aquisição mais resistente, escalável e inovador. O resultado final? Cada dólar poupado hoje alimenta a sua vantagem competitiva amanhã.

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