15 indicadores de desempenho dos contratos públicos
para pôr a sua empresa em movimento

Há anos que utiliza o mesmo procedimento de aquisição, acumulando muitos dados. Mas será que sabe quais os processos que estão a prosperar e quais os que estão a falhar?

Se não actualizou a forma como a sua empresa gere as aquisições durante algum tempo, o seu negócio pode estar a estagnar - sem declínio notável, mas também sem crescimento. 

Ou, pior ainda, a sua política de aquisições manuais pode estar a provocar fugas de custos e a fechar os olhos a oportunidades orientadas para o valor.

Como é que pode otimizar as aquisições para que a sua empresa volte a funcionar?

A chave está nas métricas. Uma visão clara e granular dos dados de aprovisionamento ajuda-o a tomar as melhores decisões para a melhoria e inovação da empresa. 

Antes de nos debruçarmos sobre os pormenores, vamos ficar com uma ideia mais clara do que pode utilizar e como pode avaliar o desempenho do seu procedimento de contratação. 

Como medir a eficiência do seu processo de aquisição

É tentador considerar algumas poupanças de custos e descontos como um resultado de aquisição bem sucedido. É claro que a poupança orçamental é uma prioridade fundamental para as empresas, mas não é a única medida de uma aquisição eficiente. 

Os KPIs (indicadores-chave de desempenho) de aprovisionamento são dados específicos da empresa e marcadores de feedback. Os KPIs impedem-no de se afogar em dados e de perder oportunidades vitais de valor. 

Os KPI acompanham elementos específicos das aquisições, fornecendo informações úteis sobre custos, qualidade, tempo e risco. Isto revela onde a sua estratégia de aquisições é excelente e onde precisa de ser desenvolvida. 

Os seus KPIs devem refletir os objectivos da sua empresa e conduzi-lo ao crescimento e à inovação. No entanto, existe um grande volume de dados que podem ser recolhidos. Quais são os indicadores mais importantes?

Algumas empresas recolhem o máximo possível. Esta situação pode levar à paralisia da análise e, consequentemente, à falta de tempo para tomar decisões e agir. 

Alguns centram-se apenas no custo, perdendo potencial noutras áreas.

Valor holístico para a sua empresa através de aquisições eficientes é conseguido através da análise de uma variedade de KPIs. Tecnologias como Códigos QR pode ajudar a simplificar o acompanhamento do inventário e dos fornecedores, fornecendo dados em tempo real que melhoram a eficiência operacional, juntamente com o acompanhamento dos custos, o feedback do pessoal e as avaliações operacionais. Pode até gerar um código QR gratuito para acompanhar facilmente os produtos e os fornecedores, tornando o processo mais rápido e simples.

Vamos explorar o que a sua empresa ganhará com uma abordagem centrada nos dados.

Porque é que as métricas KPI são importantes?

Imagine a cena. A sua empresa acabou de adquirir um novo software e está a integrar os funcionários. Foi um processo moroso e, consequentemente, vários projectos sofreram atrasos. Está a perguntar-se - Porque é que demorou tanto tempo?

Pode seguir em frente, feliz por estar finalmente a fazer o onboarding, e fazer figas para que a próxima vez seja mais rápida. 

Ou, pode utilizar Métricas KPI para identificar o problema e evitar que se repita. Um rápido olhar sobre as médias do tempo de ciclo dos pedidos no último trimestre, por exemplo, pode fornecer uma resposta.

Como em qualquer outra área de negócio, o acompanhamento dos KPIs no seu processo de aquisição traz alguns benefícios, incluindo

• Oportunidades de poupança de custos
• Gestão do risco 
• Melhorias de eficiência
• Aumento da produtividade
• Satisfação do cliente/cliente

Mas para lucrar em todos estes domínios, é necessário visibilidade dos contratos públicos. Os dados e o feedback em tempo real são a chave para avaliar com precisão o seu desempenho em relação aos seus objectivos e às referências do sector. O resultado? Tomada de decisões inteligentes. 

Por exemplo, a sua análise pode revelar negociações lentas que não produzem descontos elevados. Talvez alguns processos internos estejam a causar ineficiências no ciclo de aquisição, ou as relações com os fornecedores sejam fracas, resultando em menos oportunidades de inovação. Seja qual for o problema, não o vai encontrar sem KPIs.

Os KPIs transformam dados brutos em melhorias acionáveis. Mas não existe uma lista universalmente aceite. Cada empresa opera num sector diferente e tem os seus próprios objectivos a cumprir. 

Aqui, compilámos os KPIs mais importantes para a aquisição SaaS moderna que conduzem a ganhos de valor holísticos para a sua empresa. 

15 KPIs de compras para acompanhar hoje

As informações granulares sobre os KPIs operacionais, de pessoal, de poupança de custos e de fornecedores irão destacar onde a sua empresa está a crescer e onde está a cair. 

KPIs de poupança de custos

Se excede regularmente o seu orçamento para aquisições, os seguintes indicadores-chave de desempenho mostrar-lhe-ão onde os custos não são geridos. Primeiro, identifique e depois planeie melhorias para recuperar o controlo do seu orçamento. 

Despesas sob gestão (SUM)

A percentagem de aquisições que são efectuadas com a aprovação da equipa de aquisições e de acordo com o protocolo correto. 

Medida: Calcule uma percentagem utilizando o total de despesas (incluindo compras não aprovadas) e o total de despesas aprovadas.

Uma percentagem elevada representa uma estratégia sólida de otimização de custos. O SaaS que está a adquirir corresponde aos seus objectivos comerciais e as relações com os fornecedores são provavelmente fortes.

Menos de 85% exige uma investigação mais aprofundada. O melhores ferramentas de aquisição para PME pode efetuar auditorias regulares para identificar e eliminar despesas irregulares e TI sombra.

Desvio do preço de compra (PPV)

A diferença entre o que uma empresa espera pagar por uma aplicação e o preço real. 

Medida: Subtrair o preço real ao valor estimado. 

Um PPV consistentemente baixo sugere que a sua equipa de compras ou negociadores não estão a garantir descontos significativos. Talvez não tenham influência suficiente para ajustar os serviços necessários, o que resulta em desperdício de custos. 

Os resultados positivos do PPV devem ser celebrados. Indicam negociações eficazes e acordos lucrativos. E se não tiver um mestre negociador dentro da empresa, envolver peritos externos vale bem a pena.

Prevenção de custos 

As medidas estratégicas utilizadas para manter o nível das despesas.

Medida:  Estimar o custo potencial incorrido sem uma gestão estratégica e subtrair o preço de uma solução (por exemplo, investir em software de gestão de contratos públicos).

Os seus custos potenciais incluem multas por violações de dados, ameaças de risco, interrupções e reparações de software e armazenamento ou funcionalidades desperdiçados. 

É provável que exista uma lacuna considerável se estiver a implementar as melhores práticas de gestão de aquisições, incluindo a promoção das relações com os fornecedores. 

Retorno do investimento em aquisições (ROI)

A rentabilidade global e a poupança de custos do seu processo de aquisição. 

Medida: Calcule o rácio entre as suas poupanças anuais de custos e os seus custos internos anuais de aquisição. 

Este valor indica se o seu processo poupa custos, iguala ou esgota o seu orçamento. É uma visão mais geral do funcionamento do aprovisionamento, mas também terá de considerar as poupanças de custos suaves, como os custos evitados, para compreender melhor onde estão exatamente os problemas. 

KPIs de fornecedores

Os fornecedores são partes externas, pelo que deve estar atento às seguintes métricas para obter o maior valor possível para a sua empresa. 

Prazo de entrega do fornecedor

Quanto tempo demora um fornecedor a fornecer uma encomenda depois de a receber. 

Medida: Encontrar a diferença entre a data de aceitação do pedido e a data de integração. 

Se está à espera de lançar um software novo e vital há mais de dois meses, o seu fornecedor não é proactivo. Este padrão repete-se no seu inventário de fornecedores? Então está na altura de pesquisar e procurar novos fornecedores. 

Taxa de defeitos de fornecimento

O número de funcionalidades de qualidade inferior nas aplicações.

Medida: Divida o número total de caraterísticas defeituosas pelo número total de caraterísticas presentes na sua subscrição. 

Quando a taxa de defeitos é elevada, a gestão do risco é ineficaz. Os fornecedores não foram suficientemente examinados antes de serem efectuadas as compras. Reflicta sobre as seguintes questões: As avaliações dos clientes são utilizadas como parte do nosso processo de aquisição? Fazemos investigação suficiente sobre a reputação dos fornecedores?

Taxa de conformidade

Em que medida os fornecedores estão a cumprir os requisitos e os SLA (acordos de nível de serviço).

Medida: Calcular a diferença entre acordos cumpridos e não cumpridos. 

Este KPI revela até que ponto os seus fornecedores de SaaS estão alinhados com os termos contratados, tais como preços, tempos de resposta, funcionalidades e actualizações. Se este valor for baixo, os funcionários podem sentir que o software não corresponde às suas exigências, levando a gastos irregulares. A identificação precoce elimina as Shadow IT de risco na sua pilha SaaS. 

Disponibilidade do fornecedor

Em que medida os fornecedores satisfazem as necessidades emergentes da sua empresa.

Medida: Encontre o rácio entre o número de vezes em que os fornecedores estiveram rapidamente disponíveis e o número total de consultas efectuadas. 

As necessidades da sua empresa vão mudar à medida que cresce e é importante responder rapidamente aos desenvolvimentos económicos e industriais. Um rácio baixo indica fornecedores fiáveis que merecem que o seu negócio se repita. 

Exatidão dos pedidos e das facturas

Se os fornecedores prestam os serviços certos no momento certo. 

Medida: Calcule a percentagem de pedidos de compra que foram cumpridos como emitidos em relação ao número total de pedidos de compra. 

Terá de incluir caraterísticas, preços, quantidades e datas de entrega na sua avaliação do cumprimento do pedido. É uma boa prática avaliar este KPI durante um período de tempo.

Uma percentagem baixa pode significar um desperdício de custos e um aumento das despesas operacionais suplementares.  

Classificação da qualidade do fornecedor

O desempenho e a fiabilidade do serviço e as relações com os fornecedores.

Medida: Acumule as opiniões de cada uma das áreas-chave acima referidas, acrescente as opiniões dos empregados sobre o serviço ao cliente e classifique os fornecedores numa escala de 10. 

Esta classificação global fornece uma visão rápida quando se comparam fornecedores e facilita a identificação das relações que precisam de ser desenvolvidas ou eliminadas. 

KPIs operacionais

70% das empresas afirmam que os ganhos de eficiência são o principal fator que leva à implementação de soluções de software de aprovisionamento. As operações eficientes obtêm o maior valor da sua pilha SaaS. 

Tempo de ciclo PO

O tempo necessário para cumprir uma ordem de compra. 

Medida: Calcular o tempo total gasto com a encomenda desde a sua criação até à conclusão do pagamento. 

Este valor revela os seus fornecedores fiáveis e expõe os longos ciclos de aprovação. Geralmente, se o seu tempo de ciclo for superior a uma semana, precisa de ser melhorado. As aprovações estão a ficar bloqueadas algures?

Taxa de aquisições de emergência

Com que frequência a sua empresa necessita de efetuar uma compra urgente. 

Medida: Encontre o rácio entre as compras de emergência e o número total de compras durante um período fixo. 

Um rácio elevado de compras de emergência é um sinal de alerta. Os seus planos e processos de aquisição não estão a funcionar eficazmente se os departamentos precisarem de acelerar muitas encomendas de software. As compras apressadas resultam em descontos perdidos, oportunidades reduzidas de otimização e custos elevados. 

Número de fornecedores aprovados

Um inventário de fornecedores é o primeiro ponto de contacto quando se investiga uma nova necessidade de software. 

Se tiver um número reduzido de fornecedores de longa data que sejam lentos a acompanhar os desenvolvimentos modernos, a estagnação do negócio é inevitável. Por outro lado, um número excessivo de fornecedores reduz a possibilidade de descontos em serviços agregados e torna a gestão das relações mais complicada. Obtenha o equilíbrio certo para otimizar os custos. 

Indicadores-chave de desempenho do pessoal

Número de contratos geridos por trabalhador

O software de aprovisionamento permite-lhe designar a propriedade das compras a funcionários específicos. Embora isto seja uma vitória para a responsabilidade e a gestão, é importante não sobrecarregar os funcionários com demasiados contratos. Os funcionários devem ser produtivos e desafiados, não devem ficar esgotados. 

Número de horas de formação por trabalhador

O equilíbrio também é fundamental na formação. O software que requer longos períodos de formação ou sequências de integração pode interromper tarefas importantes e atrasar prazos. Esta métrica também mostra se a formação é investida nos departamentos corretos ou se é negativamente direcionada para uma área desnecessária. 

Se estiver empenhado na sustentabilidade e na responsabilidade social das empresas, pode também considerar métricas como o impacto ambiental dos seus fornecedores. Além disso, os indicadores de diversidade, por exemplo, empresas pertencentes a minorias, podem ser úteis para alargar os seus horizontes e adotar diferentes perspectivas para a inovação empresarial. 

Agora que já anotou os seus principais KPIs de aquisição, resta-lhe a grande questão "Como? Como é que pode analisar tantas métricas e poupar tempo e energia no processo?