Aquisições
Como fazer com que o seu processo de aquisição de software decorra sem problemas?
Necessidade da empresa? Existem mais de 30.000 aplicações SaaS... É altura de comprar! Mas com uma aquisição ineficaz, outra aplicação pode ser mais uma surpresa do que uma otimização de custos.
A aquisição de software mudou radicalmente nas últimas décadas. Antes, as TI ou um diretor de compras compravam uma licença perpétua de uma ferramenta e geriam-na para toda a empresa.
Atualmente, a maior parte do software é vendido por subscrição. Este facto abre a porta à aquisição rápida de novas ferramentas interessantes, mas pode fazer com que as aquisições se tornem incontroláveis.
Com o crescimento da utilização de SaaS, o Hackett Group relata um 10.6% O relatório destaca ainda a preocupação com a falta de especialistas em aquisições, que conduz a ineficiências e desperdício de dinheiro. O relatório também destaca as preocupações com a falta de especialistas em aquisições, o que leva a ineficiências e desperdício de dinheiro.
Mas o seu processo de aquisição pode ser aperfeiçoado através de passos mais inteligentes e de um raciocínio claro, abrindo caminho para uma operação sem problemas de ponta a ponta.
O que é um processo de aquisição de software?
É fácil ficar confuso com a terminologia, mas essencialmente, um processo de aquisição de software é um método passo a passo para adquirir as ferramentas de que a sua empresa necessita.
Como qualquer fluxo de trabalho dentro da sua organização, ter um processo normalizado torna as coisas mais fáceis, mais visíveis e menos susceptíveis a riscos.
No entanto, o aprovisionamento não se limita às compras. Quais são as diferenças entre compras e aprovisionamento?
Compras
As compras abrangem as etapas envolvidas na aquisição de software, tais como a avaliação dos pedidos, a criação de ordens de compra, a receção dos produtos e o respetivo pagamento. Trata-se de uma ação a curto prazo no âmbito do processo de aquisição.
Aquisições
O aprovisionamento é um processo estratégico a longo prazo, desde a identificação das necessidades de software até à manutenção de excelentes relações com os fornecedores. Se o fizer corretamente, a sua empresa pode beneficiar de poupanças de custos e de melhorias na eficiência do fluxo de trabalho que criam mais espaço para o crescimento e a inovação.
Compreender os princípios fundamentais envolvidos no aprovisionamento é o passo seguinte para alcançar a otimização em toda a empresa.
Princípios de adjudicação de contratos
Três elementos-chave constituem a base das melhores práticas de aquisição: pessoas, processos e documentação.
Pessoas
Longe vão os dias em que o pessoal de TI tratava das aquisições de software por conta própria. Atualmente, uma aquisição eficaz requer a colaboração entre departamentos e um pensamento estratégico que tem origem numa fonte centralizada de verdade.
Os principais colaboradores podem incluir:
- Diretores de departamento
- RH
- Gestores de compras
- TI
- Finanças
- Jurídico
Quanto maior for o custo do software, maior será o número de pessoas envolvidas na aquisição. Com tantos olhos postos na aquisição de software, os riscos são reduzidos e a tomada de decisões é financeiramente vantajosa.
No entanto, também é necessário ter em conta os horários de várias partes. Por exemplo, se um responsável pela aprovação estiver de férias durante duas semanas, o processo pode ter de ser iniciado mais cedo para garantir a sua aprovação atempada.
Não são apenas as decisões de aprovação que são da responsabilidade das pessoas. Outras actividades, como a avaliação dos fornecedores, as negociações com os vendedores e a gestão dos contratos, também fazem parte integrante de uma aquisição bem sucedida. Estas actividades serão exploradas com mais pormenor mais adiante.
Processo
Uma empresa bem estabelecida processo de adjudicação torna fácil a adoção em toda a empresa e deixa pouca margem para erros. A consistência, a transparência e a eficiência podem conduzir a poupanças de custos significativas.
Papelada
A papelada física é uma coisa do passado, mas a documentação e os registos continuam a ser a base de cada etapa do processo. Os registos de ordens de compra, facturas e pistas de auditoria devem ser precisos para apoiar a conformidade legal, a gestão financeira e a organização eficiente.
Como é que estes três domínios se articulam na prática? Para ajudar a visualizar a realidade da contratação, um fluxograma é uma ferramenta valiosa.
Fluxo do processo de aquisição
Os gráficos de fluxo de processos fornecem uma imagem clara e simples de cada novo percurso de aquisição.
Uma representação gráfica dos passos que os colaboradores devem seguir no processo de aquisição facilita o cumprimento e reduz o risco de discrepâncias. Todos sabem quais as tarefas que têm de ser concluídas e quando.
Esses gráficos incluem:
- Entradas: Isto pode incluir entradas de pedidos ou entradas de dados. Estas ocorrem normalmente no início do processo.
- Pontos de decisão: Na maioria das vezes, as respostas são sim ou não; estes momentos garantem que tudo está a ser considerado antes de passar à etapa seguinte. Asseguram a conformidade com a política da empresa e com os regulamentos externos.
- Acções: Estas actividades do programa O pessoal designado tem de efetuar antes de o processo poder continuar, como a investigação ou as aprovações.
- Saídas: O resultado de acções, tais como ordens de compra aprovadas ou pagamentos processados.
Cada organização terá ligeiras variações no seu processo, mas, de acordo com as melhores práticas de aquisição, o fluxo do processo deve ser delineado e comunicado à equipa.
Etapas do processo de aquisição
O processo de aquisição, desde um pedido até à compra, consiste em várias etapas, a maioria das quais pode ser automatizada. Da receção à aquisição, adquirir para pagarO software "intake-to-pay" fornece às empresas o apoio necessário em diferentes fases de aquisição para poupar tempo e otimizar as oportunidades de redução de custos.
Segue-se uma descrição das principais etapas do processo de aquisição.
1. Identificar as necessidades
A auditoria regular da utilização e do desempenho das aplicações pode revelar oportunidades de desenvolvimento em áreas da sua empresa.
Por exemplo, se o seu atual software de gestão de projectos não conceder um acesso significativo aos recursos de um departamento específico, este poderá não o utilizar. Isto resulta em fluxos de trabalho menos eficientes e em desperdício de custos.
O reconhecimento de uma necessidade de software é a primeira fase de aquisição e pode ser facilmente alcançado com um plataforma de gestão que ajuda a analisar a utilização e a recolher os pedidos dos empregados.
Antes de passar à etapa seguinte, é importante garantir que a necessidade se alinha com os objectivos mais amplos da empresa e não satisfaz apenas um "desejo" ou preferência.
2. Criar uma requisição de compra
Para iniciar o processo formal, deve ser apresentado um pedido de software. O pedido deve incluir informações como o departamento que está a solicitar a ferramenta, o preço previsto, a data limite para aprovação, etc.
As informações a apresentar são geralmente predefinidas pelo especialista em aquisições num espaço em branco ou num formulário para normalizar os pedidos. As informações podem variar consoante a empresa, mas devem fornecer pormenores suficientes para que os responsáveis pela aprovação possam decidir sobre o pedido.
3. Pesquisar e selecionar um fornecedor
Escolher o fornecedor certo para satisfazer as necessidades da empresa é um passo fundamental. Se for bem feita, pode conduzir a relações de aquisição a longo prazo com negociações saudáveis e oportunidades futuras fiáveis de redução de custos.
Os potenciais fornecedores são pesquisados e avaliados pela equipa de aquisições, que analisa áreas como:
- Reputação e críticas
- Custo
- Rapidez do serviço
- Serviço ao cliente
- Qualidade do produto
- Alinhamento de valores, por exemplo, sustentabilidade
- Segurança
- Conformidade
Também pode solicitar um VPAT (Voluntary Product Accessibility Template) aos seus potenciais fornecedores. Este modelo descreve o grau de conformidade do produto com as normas de acessibilidade e ajuda-o a planear quaisquer medidas de acesso igualmente eficazes que possam ter de ser implementadas.
Nesta fase, é boa prática reunir pelo menos três orçamentos de fornecedores adequados. Tendo em conta não só os preços, mas também todas as áreas de avaliação essenciais, decida qual o fornecedor que oferece o melhor valor para a empresa.
4. Rever a requisição
Isto serve como um ponto de controlo. A requisição é exacta, está em conformidade e existe disponibilidade orçamental?
Em caso afirmativo, o pedido de compra é aprovado e torna-se uma PO (ordem de compra). Os pedidos rejeitados são devolvidos ao requerente com um motivo de rejeição.
5. Negociar o contrato
Pode ter escolhido a melhor oferta de fornecedor, mas ainda há uma oportunidade de poupança de custos nesta fase.
Negociar o armazenamento, as licenças e os termos de subscrição garante que o software é dimensionado corretamente para a sua empresa e não conduz a desperdícios desnecessários de SaaS.
Felizmente, os negociadores de vendedores especializados podem resolver este problema e ganhar descontos de fornecedor de 45-50%.
6. Gerir a encomenda
Uma vez acordados o preço e os pormenores e assinado o contrato, é emitida uma PO (ordem de compra) ao fornecedor. Decidirá também os prazos de entrega do software e os pormenores de integração para garantir que não há surpresas ocultas.
7. Processar a fatura e pagar
Em seguida, o fornecedor apresentará uma fatura. Esta fatura fornece pormenores sobre o serviço, uma discriminação dos custos e um prazo de pagamento. É a última oportunidade para verificar se tudo funciona e se o preço está correto. O departamento financeiro deve pagar dentro do prazo.
8. Manutenção de registos
Poupe uma quantidade significativa de tempo mantendo registos completos das actividades de aquisição. Desta forma, cada nova aquisição não precisa de começar do zero e os modelos podem ser adaptados para um processo mais rápido.
A utilização de uma plataforma centralizada para obter a máxima visibilidade é fundamental para o sucesso contínuo das aquisições. Topo plataformas de contratação oferecem uma única fonte de verdade e acções automatizadas, poupando horas valiosas e simplificando um processo que de outra forma seria moroso procedimento.
Ciclo do processo de aquisição
As empresas de sucesso reconhecem que o aprovisionamento não é linear, é cíclico.
Cada aplicação SaaS adquirida entra na pilha de software da sua empresa e precisa de ser revista, renovada e, por vezes, suspensa. Tudo isto se centra nas necessidades da sua empresa, que evoluem tal como um ecossistema em crescimento deve evoluir.
A chave é que as aquisições não terminam com um pagamento. Requer a manutenção contínua das relações com os fornecedores para garantir o apoio e o acesso às melhores ofertas. Também exige uma auditoria SaaS regular e rigorosa para revelar quaisquer actualizações das necessidades da empresa à medida que esta cresce.
Ver a natureza interminável do aprovisionamento em toda a sua glória pode parecer esmagador. Certamente, se ainda estiver a depender de acções manuais para várias fases do seu processo, isto pode parecer impossível de gerir.
Mas os desafios em matéria de aquisições podem ser erradicados com a melhores ferramentas de otimização das aquisições.
Fluxo de trabalho de aprovisionamento automatizado
Com oportunidades de poupança de custos em quase todas as etapas, é fácil perceber porquê 83% dos CPOs (Chief Product Officers) estão a considerar a digitalização do seu processo de aquisição.
As práticas manuais colocam desafios críticos, tais como:
- Fluxos de trabalho de aprovação complexos
- Seleção apressada de fornecedores
- Falta de gestão dos fornecedores
- Oportunidades perdidas de redução de custos
- Manutenção de registos inexactos
- Riscos de conformidade
- Gastos de Maverick
- Adaptabilidade reduzida: mudanças no mercado
- Integração e questões de adoção a nível da empresa
Para evitar estas ameaças, vale a pena investir num aparelho de alta qualidade plataforma de contratação.
Por exemplo, a Spendbase especializa-se no processo de admissão para aquisição e apoia as empresas que não têm um departamento de aquisições suficientemente grande para as suas necessidades crescentes.
Os seus fluxos de trabalho e notificações automatizados aceleram as aprovações e oferecem visibilidade sobre cada pedido de compra.
Melhor ainda, com uma plataforma centralizada, a sua auditoria de aplicações é rápida e aprofundada, fazendo uma transição suave através do ciclo de vida do aprovisionamento.
Sinta-se em controlo com caraterísticas notáveis, tais como:
- Fluxos de trabalho de aprovação linear e condicional. Cada pedido segue a trajetória mais suave desde a sua apresentação até à sua conclusão.
- Notificações automáticas. As actualizações em tempo real para aprovadores e requisitantes ajudam a manter o processo dentro dos prazos e a garantir que as decisões finais são tomadas na data prevista.
- Integração com o Slack. Os funcionários submetem, controlam e aprovam pedidos sem sair da sua principal ferramenta de comunicação. Um vencedor para adoção em toda a empresa.
- Poupança de custos com descontos: Descontos em software e serviços em nuvem que você normalmente não veria. Você pode economizar 39% em seu software graças à assistência da Spendbase nas negociações com fornecedores.
Conclusões
Vamos fazer da aquisição de software um ponto forte e não uma dor de cabeça. Eis o que abordámos:
- As aquisições não são apenas compras-É um processo estratégico que poupa dinheiro e constrói relações mais fortes com os fornecedores.
- Alinhar as aquisições com os objectivos da sua empresa para evitar despesas supérfluas e otimizar o desempenho de todos os departamentos.
- A pesquisa de fornecedores é crucial-As relações a longo prazo com os fornecedores certos permitem obter melhores negócios e operações mais fáceis.
- A automatização pode poupar-lhe-Os processos manuais são morosos, propensos a erros e perdem oportunidades de redução de custos.
- O sucesso das aquisições é cíclico-A gestão dos contratos, a auditoria do software e a manutenção das relações com os fornecedores constituem um esforço contínuo.
- Centralizar e digitalizar para obter eficiência-uma plataforma única cria uma "fonte de verdade" e garante a conformidade, a transparência e o controlo.
O aprovisionamento, quando optimizado, transforma-se de um processo pesado numa função vital que impulsiona o seu negócio. Invista o tempo e os recursos agora e colha os benefícios nos próximos anos.
Conclusões
Vamos fazer da aquisição de software um ponto forte e não uma dor de cabeça. Eis o que abordámos neste artigo:
- As aquisições não são apenas compras-É um processo estratégico que poupa dinheiro e constrói relações mais fortes com os fornecedores.
- Alinhar as aquisições com os objectivos da sua empresa para evitar despesas supérfluas e otimizar o desempenho de todos os departamentos.
- A pesquisa de fornecedores é crucial-As relações a longo prazo com os fornecedores certos permitem obter melhores negócios e operações mais fáceis.
- A automatização pode poupar-lhe-Os processos manuais são morosos, propensos a erros e perdem oportunidades de redução de custos.
- O sucesso das aquisições é cíclico-A gestão dos contratos, a auditoria do software e a manutenção das relações com os fornecedores constituem um esforço contínuo.
- Centralizar e digitalizar para obter eficiência-uma plataforma única cria uma "fonte de verdade" e garante a conformidade, a transparência e o controlo.
O aprovisionamento, quando optimizado, transforma-se de um processo pesado numa função vital que impulsiona o seu negócio. Invista o tempo e os recursos agora e colha os benefícios nos próximos anos.
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