Aquisições

A visibilidade das aquisições é fundamental para o seu controlo orçamental

23 de outubro de 2024

Manter as despesas da sua empresa sob controlo é difícil. A visibilidade das aquisições muda isso. Sem ela, os custos escapam. Com ela, ganha-se controlo e poupa-se dinheiro. 

Quando se consegue ver todas as etapas do processo de aquisição, é possível detetar o desperdício antes que ele ocorra, tornar os processos mais rigorosos e cumprir o orçamento - sempre. 

O que é a visibilidade das aquisições?

A visibilidade do aprovisionamento refere-se à transparência total das operações internas, das despesas e dos processos de compra dentro da organização. Permite às equipas acompanhar as compras, os fornecedores e os custos em todas as fases do ciclo de aprovisionamento. 

Com informações em tempo real, os decisores podem identificar para onde vai o dinheiro, detetar ineficiências e otimizar estratégias de aquisição para evitar despesas desnecessárias. 

Como resultado, as actividades de aquisição alinham-se com os objectivos empresariais e dão aos decisores acesso a dados em tempo real. Também os ajuda a controlar as despesas de forma mais eficaz e a manter melhores relações com os fornecedores.

Como é que a visibilidade das aquisições conduz à visibilidade das despesas

Em muitas organizações, os Diretores de Categoria de Aprovisionamento e os Diretores de Aprovisionamento iniciam o seu processo de aprovisionamento com a análise das despesas anteriores da empresa. Tentam perceber quem são os seus fornecedores, quanto é que a empresa gasta com cada um deles e em que país, região e local foram emitidas as facturas. 

Infelizmente, este processo não é tão fácil como parece quando a empresa começa a escalar as suas operações e pretende reunir todos os dados de despesas num único local.  

Os processos de aquisição complexos criados a nível empresarial falham frequentemente quando são implementados em várias entidades. A razão é simples: cada entidade funciona de forma diferente e uma abordagem única leva a uma visibilidade e conformidade inconsistentes. 

Assim, uma abordagem mais prática é começar com a visibilidade das aquisições ao nível mais fundamental: os dados iniciais das facturas. O acompanhamento das facturas fornece informações imediatas sobre a forma como as despesas são efectuadas em toda a empresa.

Cada fatura torna-se um ponto de dados valioso e permite às equipas de compras identificar lacunas no processo e ajustar as políticas de despesas em conformidade. À medida que a visibilidade das facturas aumenta, as equipas de compras podem concentrar-se na consolidação de fornecedores, na definição de objectivos de poupança e na racionalização gradual dos processos em toda a organização. 

Esta estratégia ajuda as empresas a atingir objectivos de aquisição realistas e a evitar as armadilhas de sistemas dispendiosos e de grande escala que não se alinham com as operações diárias. Desta forma, a visibilidade das aquisições conduz à visibilidade das despesas desde o primeiro dia. 

Vantagens da visibilidade do processo de aquisição

Quando as empresas têm uma visão clara das suas actividades de aprovisionamento, isso permite-lhes simplificar os processos, otimizar as despesas e garantir a conformidade. Eis os principais benefícios da visibilidade das aquisições:

  • Uma visibilidade clara das despesas conduz a ajustamentos proactivos dos orçamentos, alinhando as finanças da empresa com os objectivos estratégicos.
  • As equipas de aprovisionamento constroem relações mais fortes e gerem os fornecedores de forma mais eficaz. Esta visibilidade permite às equipas monitorizar o desempenho, avaliar a conformidade e negociar melhores condições para futuros contratos.
  • Todas as aquisições na empresa seguem políticas internas e regulamentos externos, tornando os processos de aquisição transparentes e conformes.
  • A visibilidade dos padrões de despesa e das relações com os fornecedores conduz a uma tomada de decisões mais inteligente e a uma utilização mais eficiente dos recursos em toda a empresa.

Desafios para alcançar a visibilidade das aquisições

Alcançar a visibilidade total nas aquisições não é tarefa fácil. Muitas organizações lutam para otimizar os seus processos de aquisição devido a uma combinação de ineficiências operacionais e resistência à mudança. Abaixo estão alguns dos desafios mais significativos que as empresas enfrentam:

1. Falta de processos normalizados para o processo "Intake-to-Procure

Sem um processo de aquisição claro e normalizado, as empresas têm dificuldade em manter a visibilidade de todas as actividades de aquisição. 

Esta situação pode levar a encomendas em falta ou atrasadas, relações fragmentadas com fornecedores e dados de despesas dispersos. Quando cada departamento segue métodos de aquisição diferentes, a centralização destes dados torna-se um desafio significativo.

Esta inconsistência afecta diretamente a eficiência com que as empresas podem gerir as despesas e as relações com os fornecedores, criando pontos cegos na visibilidade das aquisições.

2. Fraco conhecimento do funcionamento dos fornecedores

Muitas empresas têm dificuldade em obter informações em tempo real sobre o desempenho, a saúde financeira ou as práticas ambientais dos seus fornecedores.

De acordo com o estudo da KPMGNo entanto, muitas empresas não têm visibilidade do desempenho dos seus fornecedores primários, incluindo aspectos como a estabilidade financeira e a capacidade de produção.

Esta falta de transparência cria riscos na cadeia de abastecimento, que podem resultar em ineficiências, atrasos nas entregas e falhas de conformidade.

3. Os trabalhadores não seguem os processos existentes e resistem às mudanças

Mesmo quando os processos estão implementados, os colaboradores contornam-nos frequentemente por serem demasiado complexos ou demorados. Por exemplo, os funcionários podem saltar etapas de aprovação formal ou utilizar fornecedores não preferenciais, complicando ainda mais as operações de aquisição. 

Existem várias outras razões pelas quais os empregados não estão preparados para adotar novos sistemas:

  • Os trabalhadores podem recear que os novos sistemas de aquisição tornem as suas funções menos necessárias e temer a deslocação do emprego.
  • Sem provas concretas de que as novas ferramentas trarão benefícios claros, os empregados podem hesitar em utilizá-las. A mentalidade "se não está estragado, não o arranje" pode dominar.
  • Os trabalhadores habituam-se frequentemente a sistemas antigos ou a fornecedores específicos.
  • Alguns colaboradores podem recear que os novos processos de aquisição exponham ineficiências, incumprimentos ou práticas pouco éticas na organização.

Formas de obter visibilidade nos contratos públicos 

A visibilidade das aquisições não acontece automaticamente. Para ultrapassar estes desafios, as empresas precisam de tomar medidas específicas para dar visibilidade a cada fase do processo de aquisição.

Seguem-se algumas estratégias que podem ajudar:

  • Normalização do processo de aquisição. Crie um processo estruturado de entrada para aquisição que todos os departamentos sigam. Como resultado, os pedidos de aquisição seguirão um caminho consistente, ajudando as empresas a capturar e acompanhar cada transação de forma mais eficaz. 
  • Automatização dos fluxos de trabalho de aprovação. Introduzir sistemas automatizados que reduzirão a intervenção manual, acelerando o processo de aquisição e diminuindo o risco de erro humano. Controlar que cada etapa do ciclo de aquisição seja concluída em tempo real, dando aos gestores de aquisições acesso imediato aos dados. 
  • Adoção pelos trabalhadores. Integrar as ferramentas de aquisição em plataformas que os funcionários já utilizam. Por exemplo, Spendbase software de gestão de contratos públicos integra-se com o Slack para trazer o aprovisionamento para o espaço de trabalho quotidiano. Os funcionários podem fazer pedidos, acompanhar as aprovações e receber actualizações - tudo no Slack. 

Como obter visibilidade em cada fase do ciclo de aquisições 

Fase de aquisição Formas de obter visibilidade
Início do pedido
  • Utilizar formulários de pedido normalizados.
  • Configurar alertas para novos pedidos.
  • Acompanhe o estado dos pedidos em tempo real.
Aprovação
  • Automatize os fluxos de trabalho de aprovação.
  • Utilize a integração do Slack para aprovação.
  • Definir hierarquias de aprovação claras.
Seleção do fornecedor
  • Centralizar os processos de avaliação dos fornecedores.
  • Registar todas as informações do fornecedor numa única plataforma de aquisições.
  • Estabelecer critérios para a avaliação dos fornecedores.
Compras
  • Automatize os processos de compra para minimizar os erros manuais.
  • Assegurar que todas as encomendas seguem protocolos de aquisição normalizados.
  • Acompanhar as ordens de compra através de ferramentas de aquisição.
Pagamento
  • Utilizar o acompanhamento automático de facturas.
  • Configurar alertas para pagamentos pendentes.
  • Centralizar as informações de pagamento.
Renovação
  • Agende lembretes automáticos para as próximas renovações.
  • Implementar um processo de renovação normalizado para todos os contratos.
  • Acompanhar o estado da renovação no software de aquisição.

Como as ferramentas de aquisição melhoram a visibilidade

Para alcançar a visibilidade das aquisições, as empresas têm de obter um controlo estratégico das despesas e evitar surpresas financeiras. As ferramentas de aprovisionamento oferecem uma solução abrangente para simplificar os processos, centralizar os dados e garantir uma gestão eficaz dos ciclos de aprovisionamento. 

Principais caraterísticas das ferramentas de aquisição para obter visibilidade

  • Gestão centralizada de dados. Um aspeto fundamental da visibilidade é ter todos os dados relacionados com as aquisições num único local. As ferramentas de aquisição centralizam os dados das ordens de compra, detalhes do fornecedor, facturas e pagamentos. Isto fornece aos decisores informações em tempo real, ajudando-os a tomar decisões informadas e baseadas em dados.
  • Fluxos de aprovação automatizados. A automatização reduz as intervenções manuais, que podem introduzir erros e atrasos. Com os fluxos de trabalho automatizados, os pedidos de aquisição, as aprovações e os processos de integração de fornecedores avançam de forma eficiente. Como resultado, os dados são continuamente actualizados e prontamente disponíveis para análise.
  • Acompanhamento em tempo real e análise das despesas. As ferramentas de aprovisionamento permitem acompanhar em tempo real as despesas, as aprovações e as interações com os fornecedores. Além disso, as funcionalidades de análise de despesas ajudam as equipas de compras a identificar ineficiências como despesas duplicadas, oportunidades de negociação perdidas ou custos excessivos em determinadas categorias.
  • Capacidades de integração. A maioria das ferramentas de aquisição integra-se na pilha tecnológica da sua empresa. A integração perfeita com ferramentas de gestão de projectos, sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP) e plataformas de comunicação permite que os utilizadores acedam às funcionalidades de aquisição sem terem de alternar entre vários sistemas.
  • Gestão flexível do fluxo de trabalho. Os fluxos de trabalho flexíveis permitem aos gestores de aquisições adaptar os processos de aprovação a diferentes equipas, departamentos ou cenários e abranger todos os aspectos do processo de aquisição.

Spendbase para visibilidade de compras em PMEs

Os recursos de compras do Spendbase abordam os principais desafios enfrentados por empresas de médio porte e ajudam a controlar os gastos, melhorar a eficiência e garantir a visibilidade do processo de compras:

  • Fluxos de trabalho flexíveis criar uma hierarquia clara para aprovações de pedidos de compra. Cada pedido vai para a pessoa certa no momento certo, evitando violações das hierarquias de aprovação.
  • Todos os pedidos são acompanhados do início ao fim. Esta transparência ajuda as equipas de compras e os gestores financeiros a manterem-se alinhados com os objectivos orçamentais.
  • Os utilizadores podem fazer e aprovar pedidos diretamente a partir do Slacktornando mais fácil a adoção em toda a empresa e melhorando a visibilidade geral.
  • O Spendbase dá acesso a descontos de fornecedores e ajuda-o a obter poupanças significativas. 
  • A plataforma ajuda a controlar as despesas e abordar de forma pró-ativa o aumento do orçamento e otimizar as estratégias de aquisição.

Conclusões

A visibilidade das aquisições é a pedra angular do controlo de custos e da eficiência operacional. Permite que as empresas detectem o desperdício antes que ele aconteça, estabeleçam melhores relações com os fornecedores e criem processos simplificados que geram valor. Eis o que precisa de saber:

  1. O acompanhamento das facturas é a chave para uma visibilidade precoce. Cada fatura é um ponto de dados que revela padrões de despesa e lacunas no seu processo de aquisição.
  2. A normalização supera a complexidade. Uma abordagem de tamanho único falha à escala - adaptar as aquisições a cada entidade garante uma melhor visibilidade e conformidade.
  3. Os empregados são o seu maior obstáculo e o seu maior trunfo. A resistência a novos sistemas pode fazer descarrilar os esforços de visibilidade; ir ao encontro dos empregados onde eles estão, com ferramentas familiares, impulsiona a adoção.
  4. A automatização elimina o erro humano. As ferramentas de aquisição reduzem as intervenções manuais, fornecendo informações em tempo real que melhoram a tomada de decisões.
  5. A visibilidade começa com a centralização dos dados. Quando todos os dados de aquisição - informações sobre fornecedores, facturas, aprovações - estão num único local, os decisores podem agir de forma mais rápida e inteligente.
  6. Fluxos de trabalho flexíveis adaptados à estrutura da sua empresa. Os processos de aprovação personalizáveis permitem às equipas de aprovisionamento manter o controlo enquanto se adaptam a necessidades únicas.
  7. O acompanhamento em tempo real impede que o orçamento se arraste no seu caminho. Com visibilidade contínua, as equipas de aprovisionamento mantêm-se alinhadas com os objectivos financeiros, evitando excedentes inesperados.

A visibilidade do aprovisionamento não se trata apenas de ver - trata-se de atuar. Ao tomar as medidas corretas hoje, a sua organização funcionará com maior eficiência, gastará de forma mais inteligente e evitará surpresas financeiras.

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