Aquisições

Aquisição vs. compra:
Saber a diferença pode mudar tudo

22 de novembro de 2024

Qual é a diferença entre aprovisionamento e compras? É mais do que pensa - e saber isso pode poupar tempo, dinheiro e dores de cabeça à sua empresa.

O aprovisionamento e as compras podem parecer semelhantes à primeira vista, mas não o são.

O aprovisionamento é estratégico, enquanto as compras são tácticas. 

Mas ambos são essenciais.

Quando compreender o seu funcionamento, encontrará novas formas de poupar tempo, reduzir custos e tornar os seus processos mais simples.

Este artigo explica-lhe tudo. Aprenderá:

  • O que significam realmente as aquisições e as compras.
  • Guias passo-a-passo para cada processo.
  • Como são diferentes e porque é que isso é importante.
  • Como funcionam em conjunto no ciclo "Procure-to-Pay".

Vamos lá começar!

O que é a contratação pública?

O aprovisionamento é um processo que assegura que a sua empresa obtém os bens ou serviços corretos ao melhor valor possível. Isto é feito ao mesmo tempo que se constroem relações duradouras com os fornecedores. 

Uma boa estratégia de aquisições garante que a sua empresa obtém os bens e serviços corretos.

Compras e aprovisionamento são a mesma coisa? Não é bem assim. Ao contrário das compras, que se centram nas transacções, as aquisições envolvem passos concebidos para alinhar as despesas com os seus objectivos mais amplos.

  • Começa por identificar as necessidades da sua empresa.
  • Inclui a pesquisa e o controlo de potenciais fornecedores.
  • A negociação de contratos é uma parte fundamental do processo.
  • Por último, o aprovisionamento garante que tudo é entregue a tempo e cumpre as normas acordadas.

Não se trata apenas de poupar dinheiro. Trata-se de criar valor a longo prazo, reduzir os riscos e melhorar a qualidade daquilo de que a sua empresa depende.

Exemplo:

Imagine que é um diretor de TI envolvido na aquisição de SaaS e que procura a plataforma SaaS perfeita para a sua empresa. 

Não se limita a escolher a opção mais barata - avalia as necessidades da sua empresa, pesquisa fornecedores, negoceia condições e assegura um acordo que funciona agora e pode crescer com a sua empresa. 

É a contratação pública em ação.

É estratégico, relacional e crucial para manter o seu negócio no bom caminho.

Etapas do processo de adjudicação

O processo de aquisição não se limita a escolher a primeira opção que parece boa. Trata-se de um processo pormenorizado e estratégico concebido para garantir que obtém o melhor valor, reduzindo simultaneamente os riscos. 

Eis como tudo se conjuga, assegurando que cada passo é optimizado para eficiência e visibilidade dos contratos públicos:

Etapa 1: Identificação das necessidades

Todos os bons percursos de aquisição começam aqui. O que é que a sua empresa precisa realmente? Esta etapa consiste em alinhar os objectivos da sua empresa com a solução certa.

Exemplo: Apercebe-se de que a sua equipa tem dificuldades em acompanhar projectos e precisa de uma ferramenta SaaS colaborativa para simplificar os fluxos de trabalho.

Dica: Envolva toda a gente. Não adivinhe as necessidades da sua empresa - pergunte! Um inquérito rápido ou uma sessão de brainstorming com a sua equipa pode revelar informações que lhe poderiam escapar por si só. 

Etapa 2: Pesquisa de mercado e procura de fornecedores

É altura de ir ao mercado. É nesta altura que se pesquisam os fornecedores para encontrar a melhor solução.

Pense em qualidade, custo, fiabilidade e velocidade de entrega. Fazer o seu trabalho de casa agora evita dores de cabeça mais tarde.

Exemplo: Encontra três fornecedores de SaaS e compara os seus preços, análises de clientes e funcionalidades adicionais.

Dica: Faça o seu trabalho de casa. Utilize plataformas online como o G2 para explorar as avaliações dos fornecedores. É mais rápido do que começar do zero e obterá uma visão clara dos fornecedores que satisfazem as suas necessidades específicas. 

Etapa 3: Pedido de proposta (RFP) ou de cotação (RFQ)

Agora, é formal. Um RFP ou RFQ ajuda-o a compreender o que os fornecedores estão a oferecer.

Esta etapa garante clareza e dá-lhe opções adaptadas às suas necessidades.

Exemplo: Envia um RFP pedindo aos fornecedores que mostrem como o seu software pode lidar com mais de 200 utilizadores e fornecer integrações personalizadas.

Dica: Faça as perguntas difíceis. O seu RFP não é apenas uma formalidade, é a sua oportunidade de testar os fornecedores. Inclua perguntas que analisem a sua capacidade de lidar com os seus desafios específicos, como aumentar a escala rapidamente ou satisfazer as necessidades de conformidade.

Etapa 4: Avaliação e seleção do fornecedor

Nem todos os fornecedores são iguais. É nesta fase que se analisam as propostas para encontrar a melhor combinação de custo, valor e fiabilidade.

Exemplo: Depois de analisar as propostas, escolhe um fornecedor com preços escaláveis e excelente apoio ao cliente.

Dica: Pontuar. Quando confrontado com várias opções, crie uma folha de pontuação. Avalie os fornecedores em termos de custo, qualidade, apoio ao cliente e tudo o que for importante para a sua empresa.

Etapa 5: Negociação e finalização do contrato

É altura de fechar o negócio. Negociará os preços, as condições de apoio e os prazos de entrega.

Um contrato sólido garante o valor e assegura que ambas as partes têm expectativas claras.

Exemplo: Obtém um desconto ao comprometer-se com um contrato de dois anos e garante que este inclui formação para a sua equipa.

Dica: Venha preparado. Saiba o que é negociável e o que não é. Faça a sua pesquisa sobre os termos contratuais padrão no seu sector e entre nas negociações com três prioridades não negociáveis. 

Etapa 6: Colocação da encomenda e implementação

É aqui que as rodas começam a girar. Uma vez assinado o contrato, faz-se a encomenda e começa-se a implementar a solução.

Exemplo: O fornecedor de SaaS organiza a sua equipa, configura o sistema e oferece sessões de integração.

Dica: Defina o tom com antecedência. Assim que fizer a encomenda, marque uma reunião de arranque. Não tem de ser formal, mas deve definir as expectativas, clarificar as funções e alinhar os prazos.

Etapa 7: Acompanhamento e gestão das relações com os fornecedores

O processo não pára quando o produto é entregue. É necessário acompanhar o desempenho, resolver problemas e manter uma boa relação.

Exemplo: Verifica regularmente o desempenho do sistema e participa em reuniões de revisão trimestrais com o seu fornecedor.

Dica: Não fique em silêncio. Os controlos regulares com o seu fornecedor, trimestrais ou mensais, mantêm a relação saudável. Utilize estas sessões para analisar os indicadores de desempenho e debater formas de melhorar. 

O que é comprar?

É nas compras que a ação acontece. É o processo de aquisição de bens ou serviços de que a sua empresa necessita atualmente. As compras e as aquisições são processos intimamente relacionados, mas distintos.

Ao contrário do aprovisionamento, que se centra na estratégia e nas relações, as compras têm tudo a ver com a execução. Trata-se de eficiência: obter os artigos certos, no momento certo, pelo preço certo.

  • É transacional. As compras tratam das compras do dia a dia. Pensa em criar ordens de compra, aprovar pedidos e garantir que os pagamentos são efectuados atempadamente.
  • É direcionado. O objetivo é simples: satisfazer uma necessidade de forma rápida e económica.

Exemplo:

Imagine que a sua equipa de marketing necessita de licenças SaaS adicionais para integrar novas contratações. O processo inicia-se com um formulário de requisição. Depois de aprovado internamente, é enviada uma ordem de compra ao fornecedor de SaaS. Pouco tempo depois, a sua equipa está pronta a trabalhar, equipada com as ferramentas de que necessita para ter sucesso. Isto é comprar, é eficiente e vai direto ao assunto.

H2: Etapas do processo de compra

Comprar não é apenas fazer uma encomenda - é garantir que cada passo é suave, eficiente e sem erros. 

Eis o que acontece:

Etapa 1: Receção da requisição de compra

Alguém da sua equipa identifica uma necessidade e submete uma requisição para aprovação. É o primeiro ponto de controlo no processo de compra.

Exemplo: A sua equipa de TI solicita 10 novas licenças SaaS para a integração de funcionários, explicando por que razão são necessárias e como serão utilizadas.

Dica: Faça-o corretamente desde o início. Certifique-se de que os formulários de requisição são pormenorizados e claros, incluindo aspectos como o que é necessário, porque é necessário e quando é necessário. 

Etapa 2: Aprovação da requisição

Nem todos os pedidos recebem luz verde de imediato. A requisição precisa de ser revista e aprovada pelas pessoas certas para garantir que se enquadra nos orçamentos e políticas.

Exemplo: A equipa financeira compara o pedido com o orçamento do departamento e confirma que a despesa está de acordo com os objectivos da empresa.

Dica: Não deixe que as aprovações se arrastem. Utilize fluxos de trabalho automatizados para enviar os pedidos diretamente para a pessoa certa e evitar atrasos. 

Etapa 3: Pedir e avaliar orçamentos

É altura de fazer compras. Se forem necessários orçamentos, este passo garante que obtém o melhor negócio sem comprometer a qualidade.

Exemplo: Para as licenças SaaS, a equipa de compras confirma os preços com o fornecedor e explora descontos para um acordo plurianual.

Dica: Procure um leque alargado. Peça sempre pelo menos três orçamentos e compare-os. O preço é importante, mas também o são as condições de entrega, as garantias e os extras ocultos. 

Etapa 4: Emissão da ordem de compra (PO)

Esta é a autorização oficial. A requisição transforma-se numa ordem de compra, que funciona como um contrato entre si e o fornecedor.

Exemplo: O pedido de compra é enviado para o fornecedor de SaaS, detalhando o número de licenças, o preço e o prazo de entrega previsto.

Dica: A exatidão é tudo. Antes de enviar o pedido, verifique todos os pormenores, como a quantidade, o preço e os prazos de entrega. 

Etapa 5: Receção de bens ou serviços

Agora trata-se de garantir que recebemos aquilo por que pagámos. Os bens são controlados, os serviços são 

e quaisquer discrepâncias são assinaladas.

Exemplo: O fornecedor de SaaS ativa as licenças e a sua equipa de TI testa-as para garantir que correspondem às expectativas.

Dica: Nunca assuma que está tudo bem. Utilize uma lista de controlo para confirmar se os artigos estão conforme encomendados ou se os serviços correspondem às expectativas. Se alguma coisa não estiver bem, levante a questão imediatamente. 

Etapa 6: Processamento de facturas e pagamento

Por fim, o fornecedor envia uma fatura, que é comparada com o pedido, e uma confirmação de entrega antes de o pagamento ser efectuado.

Exemplo: A equipa financeira analisa a fatura do fornecedor de SaaS, assegura que corresponde às condições acordadas e processa o pagamento atempadamente.

Dica: Verificar, verificar e verificar novamente. Faça corresponder a fatura à ordem de compra e ao recibo. Trata-se de um passo rápido mas essencial para evitar erros ou pagamentos excessivos. 

Aprovisionamento vs compras: Principais diferenças

Compras e aprovisionamento podem parecer a mesma coisa, mas não são. 

O aprovisionamento é uma questão de estratégia, de pensar a longo prazo, de construir relações e de alinhar as despesas com os objectivos da sua empresa. 

As compras, por outro lado, centram-se na execução. É o lado tático das coisas, assegurando que as encomendas são feitas, as mercadorias são entregues e os pagamentos são efectuados.

Compreender as principais diferenças entre compras e aprovisionamento pode ajudar a sua empresa a otimizar ambos os processos.

Comparação entre aquisição e compra

Aspeto Aquisições Compras
Foco Estratégico: Valor a longo prazo e eficiência Tática: Execução de transacções a curto prazo
Objetivo Alinhar-se com os objectivos da empresa Satisfazer necessidades operacionais imediatas
Âmbito de aplicação Processo completo, desde o aprovisionamento até à entrega Tarefas específicas como encomendas e pagamentos
Abordagem Proactivo: Antecipa as necessidades futuras Reativo: Responde às exigências actuais
Principais actividades Gestão de fornecedores, negociação de contratos Criação de pedidos de compra, receção de mercadorias, processamento de facturas
Relação com o fornecedor Relacional: Cria parcerias a longo prazo Transacional: Centrado em compras individuais
Métricas Poupança de custos, desempenho dos fornecedores, redução de riscos Rapidez, precisão e custo das transacções

Pense no aprovisionamento e nas compras como partes do mesmo processo. Em conjunto, constituem o ciclo "adquirir para pagar", que liga a estratégia e a execução num único fluxo contínuo. Eis como funciona:

Etapas de aquisição

  • Identificar as necessidades: Comece por descobrir exatamente quais são as necessidades da sua empresa.
  • Fornecedores de origem: Pesquise e examine os potenciais fornecedores. Certifique-se de que cumprem os seus padrões de qualidade e de custo.
  • Negociar e finalizar contratos: Estabelecer acordos que proporcionem valor e minimizem os riscos.

Etapas da compra

  • Levantar ordens de compra: É aqui que a ação começa. Converter os pedidos em encomendas oficiais com todos os pormenores.
  • Receber bens ou serviços: Verificar tudo à chegada. Está de acordo com as normas acordadas? Se não, assinale-o imediatamente.
  • Processar facturas e pagamentos: Faça corresponder a fatura com o pedido de compra e o recibo de entrega e, em seguida, liquide o pagamento. Sem surpresas, sem atrasos.

O papel da tecnologia nas aquisições e compras

A tecnologia está a remodelar o aprovisionamento e as compras, ajudando-o a trabalhar de forma mais rápida, inteligente e eficaz.

Eis como software de aquisição pode transformar o seu processo:

  • Automatize as coisas aborrecidas. Os formulários de requisição, as aprovações e a correspondência de facturas são tarefas repetitivas que demoram uma eternidade se forem feitas manualmente. As plataformas de contratação eletrónica tratam de todas elas automaticamente, poupando-lhe tempo e reduzindo erros dispendiosos.
  • Transformar dados em decisões. As ferramentas modernas de aprovisionamento não se limitam a recolher dados - fornecem-lhe informações em tempo real. Acompanhe as despesas, avalie o desempenho dos fornecedores e identifique oportunidades para reduzir custos. Tomará decisões mais inteligentes e mais rápidas.
  • Colocar toda a gente na mesma página. Os sistemas baseados na nuvem facilitam o trabalho em equipa. Com painéis de controlo partilhados, as equipas de compras, finanças e operações podem colaborar sem problemas, evitando atrasos e confusões.
  • Simplificar o caos do SaaS. Gerir licenças de software pode ser um pesadelo. Especializado ferramentas de aquisição para PME As aquisições controlam o que está a utilizar, assinalam as subscrições não utilizadas e impedem-no de pagar a mais. É um fator de mudança.
  • Trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil. A tecnologia não se limita a acelerar as coisas - coloca-o no controlo. Com fluxos de trabalho simplificados e uma melhor supervisão, passará menos tempo a combater incêndios e mais tempo a concentrar-se no que realmente importa.

Conclusões

Compras e aprovisionamento não são a mesma coisa - e saber a diferença pode mudar tudo. Eis o que é mais importante:

  1. O aprovisionamento é uma estratégia. Trata-se de construir relações, gerir riscos e alinhar as despesas com objectivos de grande envergadura.
  2. A compra é uma ação. Aprovações, encomendas, pagamentos - rápido, tático, feito.
  3. Juntos, são o motor. O aprovisionamento define o rumo, as compras mantêm-no a funcionar.
  4. A tecnologia salva o dia. Automatize o trabalho pesado, obtenha informações em tempo real e simplifique o caos do SaaS.
  5. Os dados superam a adivinhação. Acompanhe as despesas, avalie os fornecedores e descubra vitórias ocultas.

Compreender as funções. Simplificar o processo. Obter mais por menos. Feito.

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