Otimização de custos

A gestão eficaz do orçamento SaaS começa com o investimento nas ferramentas certas

04 de novembro de 2024

O seu orçamento SaaS está a ficar fora de controlo? Quando a sua empresa é pequena e cresce rapidamente, a gestão proactiva do orçamento SaaS torna-se um salva-vidas. 

O aumento das subscrições de aplicações, as renovações não controladas e as licenças não optimizadas podem esgotar os recursos rapidamente. 

Vamos aprofundar os conhecimentos práticos e as estratégias testadas ao longo do tempo no planeamento do orçamento SaaS que o ajudarão a otimizar a adoção de ferramentas SaaS e a repensar estrategicamente o seu orçamento de TI. 

Acompanhar a utilização de SaaS e medir o ROI: porque é importante

O que é a orçamentação SaaS?

A orçamentação SaaS é o processo de planeamento, atribuição e gestão de recursos financeiros especificamente para subscrições SaaS numa organização.

Envolve a previsão de despesas, a avaliação da utilização de aplicações e o acompanhamento dos ciclos de renovação para garantir que cada ferramenta se alinha com as necessidades da empresa e as restrições orçamentais. Quando as empresas começam a gerir os orçamentos SaaS de forma proactiva, podem controlar os custos, evitar o desperdício e maximizar o valor dos seus investimentos em software.

Gerir o orçamento SaaS como uma despesa operacional (OpEx)

Nos últimos anos, as aplicações SaaS multiplicaram-se rapidamente, com algumas organizações a adicionarem até 10 novas ferramentas todos os meses e as grandes empresas a manterem mais de 600 aplicações únicas na sua carteira (Spendesk, Custificar, 2024). Prevê-se que O SaaS irá alimentar 85% de todas as aplicações empresariais até 2025, em comparação com 70% em 2023 (BetterCloud, 2020).

Este crescimento fez com que o software passasse de despesas de capital (CapEx) para despesas operacionais (OpEx), com as ferramentas SaaS a representarem atualmente cerca de 77% dos orçamentos de TI. Uma despesa tão elevada exige um controlo cuidadoso para evitar derrapagens orçamentais e garantir que apenas as ferramentas mais valiosas continuem a ser utilizadas.

Para um acompanhamento eficaz dos padrões de utilização e do ROI, é necessário saber que ferramentas estão activas e avaliar o modo como cada ferramenta contribui para a produtividade e a inovação globais.

Por exemplo, os dados da Flexera mostram que quase 30% das despesas com SaaS vão frequentemente para software subutilizado ou redundante, revelando o potencial para poupanças de custos substanciais.

Estas tendências exigem um controlo orçamental rigoroso e a monitorização das métricas de utilização das aplicações em tempo real. Uma das melhores formas de automatizar este processo é utilizar a plataforma de gestão saas para identificar quais as ferramentas que realmente acrescentam valor e quais as que podem ser removidas.

Priorização de ferramentas de missão crítica vs. ferramentas de uso agradável

No que diz respeito à orçamentação SaaS, é vital distinguir entre ferramentas "essenciais" e "agradáveis de ter". 

As ferramentas de missão crítica são aquelas que contribuem diretamente para as funções essenciais da empresa ou que proporcionam um elevado ROI, como o software de gestão das relações com os clientes (CRM) para uma equipa de vendas. Por outro lado, as ferramentas "agradáveis de ter" oferecem benefícios adicionais, mas não são essenciais para as operações diárias, como uma aplicação secundária de gestão de projectos utilizada por um único departamento.

Estratégias para dar prioridade às ferramentas SaaS

  • Análise Custo-Benefício. Comece por avaliar o ROI de cada ferramenta. Calcule o custo de cada ferramenta em comparação com o valor que ela traz para a empresa. Concentre-se nas ferramentas com retornos mensuráveis, como o aumento da produtividade ou a redução dos custos operacionais.
  • Necessidades específicas do departamento. Colabore com os chefes de departamento para perceber que ferramentas são indispensáveis para os seus fluxos de trabalho. Por exemplo, enquanto o marketing pode dar prioridade ao software de análise, a engenharia pode considerar as ferramentas de desenvolvimento essenciais.
  • Métricas de utilização e envolvimento. As ferramentas que são frequentemente utilizadas em todos os departamentos são mais críticas, enquanto as que têm um envolvimento limitado podem ser consideradas úteis. A monitorização da utilização das aplicações permite às empresas manter apenas as ferramentas com maior impacto e eliminar redundâncias.

Uma vez definidas as prioridades das ferramentas SaaS, as empresas podem afetar melhor os seus orçamentos SaaS, reservando fundos para aplicações essenciais enquanto avaliam se devem manter ou substituir as ferramentas que são boas para ter. Esta abordagem disciplinada garante que a pilha de software permanece focada, relevante e económica.

Prever o crescimento dos utilizadores e as necessidades de licenças

A gestão eficaz do orçamento SaaS depende da previsão exacta do crescimento dos utilizadores e das necessidades de licenças. À medida que as empresas se expandem, o mesmo acontece com a procura de ferramentas, o que torna crucial equilibrar a utilização atual com os requisitos futuros.

Uma avaliação incorrecta das necessidades de licenças pode resultar em despesas excessivas com licenças não utilizadas ou na necessidade de aumentar a escala quando a procura aumenta subitamente.

Ao planear o crescimento dos utilizadores, é útil avaliar as tendências históricas de adoção de utilizadores, expansão de departamentos e prazos de projectos específicos. 

Por exemplo, se a empresa planeia integrar novas equipas para um projeto específico, é vantajoso avaliar antecipadamente os seus requisitos de software.

Isto começa com uma análise histórica das tendências dos utilizadores anteriores e dos padrões de utilização do software. A análise dos dados sobre a forma como as licenças foram utilizadas no passado fornece uma base fiável para a estimativa das necessidades futuras e a otimização do orçamento.

No passo seguinte, alinhando as compras de licenças históricas com as necessidades baseadas em projectos, as empresas podem evitar tanto a pressão financeira das actualizações de licenças de última hora como o risco de pagar mais licenças do que as que são utilizadas. 

O passo seguinte é assinar acordos de licenciamento flexíveis que possam proporcionar um amortecedor para alterações imprevistas. Muitos fornecedores de SaaS oferecem planos adaptáveis que podem ser dimensionados de acordo com o crescimento dos utilizadores. Esta flexibilidade ajuda a evitar renovações desnecessárias e garante que as dotações orçamentais reflectem apenas as licenças activas e necessárias.

Por último, garantir contratos à prova de futuro assegura que o licenciamento se mantém alinhado com o crescimento da empresa a longo prazo. Negociar acordos com opções para modificar ou escalar a utilização ajuda a evitar renovações desnecessárias e gastos excessivos com licenças não utilizadas.

Em conjunto, estas estratégias apoiam uma abordagem proactiva e escalável à gestão do orçamento SaaS, equilibrando as necessidades actuais com o crescimento futuro. 

Adaptar os níveis de acesso e os fluxos de trabalho de aprovação para um controlo orçamental SaaS eficaz

Uma estrutura de acesso e aprovação bem organizada simplifica a orçamentação SaaS, verificando se os utilizadores essenciais têm acesso, o que é particularmente crucial para empresas preocupadas com o orçamento. As ferramentas SaaS podem rapidamente tornar-se um fardo orçamental se o acesso não for gerido cuidadosamente.

Implementação de acesso por níveis com base nas necessidades dos utilizadores

O controlo de acesso por níveis refere-se à atribuição de diferentes níveis de acesso às ferramentas SaaS, dependendo das funções e responsabilidades do utilizador. O objetivo deste método é garantir que apenas indivíduos específicos, com base na sua função, têm acesso a determinadas aplicações dispendiosas ou sensíveis. 

Por exemplo, um modelo RBAC (Role-Based Access Control) pode limitar as permissões de alto nível a determinados departamentos, como finanças ou TI, e atribuir permissões limitadas a outros. Esta abordagem não só reduz os potenciais custos associados ao aprovisionamento excessivo, como também aumenta a segurança e a conformidade no ecossistema SaaS.

Estabelecer um fluxo de trabalho de aprovação SaaS claro para a orçamentação e o planeamento

Um fluxo de trabalho de aprovação é a espinha dorsal de um processo de gestão SaaS eficiente. Este fluxo de trabalho estabelece pontos de controlo antes de serem processadas novas aquisições, actualizações ou renovações de software, assegurando que cada pedido é avaliado quanto ao alinhamento com o orçamento e a utilidade.

O objetivo é simplificar os fluxos de trabalho de aprovação, utilizando a lógica condicional para encaminhar os pedidos com base na necessidade ou urgência da organização. 

Vejamos abaixo um exemplo de um fluxo de trabalho de aprovação SaaS claro.

Normalmente, as ferramentas de fluxo de trabalho de aprovação SaaS suportam aprovações paralelas, o que significa que vários intervenientes podem aprovar ou rever pedidos em simultâneo, acelerando assim o processo.

Depois de integrar estas duas estruturas - acesso por níveis e fluxos de trabalho de aprovação - a sua organização pode obter controlo total sobre as despesas com SaaS, alinhando a utilização de ferramentas SaaS com necessidades operacionais genuínas e minimizando os custos relacionados com aplicações redundantes ou subutilizadas.

Estratégias para tirar partido de descontos em ferramentas SaaS

Uma abordagem proactiva à gestão do orçamento SaaS inclui estratégias para garantir descontos e negociar condições favoráveis. 

Estratégias de desconto eficazes podem reduzir significativamente os custos de SaaS e fornecer valor a longo prazo, especialmente para pequenas e médias empresas com restrições orçamentais. 

Vamos explorar algumas estratégias populares utilizadas no mercado.

Compras a granel e compromissos a longo prazo

Por exemplo, o compromisso com planos anuais ou plurianuais proporciona frequentemente descontos em comparação com os preços mensais. 

De acordo com Relatório da OpenviewpartnersSe as empresas não tiverem um contrato de duração mais longa, podem poupar até 20-30%. Além disso, os fornecedores aumentam normalmente o desconto em 5% por cada ano adicional num contrato plurianual. Estes contratos reduzem os custos e simplificam o planeamento financeiro, fixando os preços ao longo de vários anos, o que reduz os aumentos de preços a meio do contrato.

Negociação de renovações e prazos de renovação

Os períodos de renovação constituem uma oportunidade única para negociar melhores condições. 

A base de dados de despesas plataforma de gestão saaspor exemplo, ajuda a controlar as datas de renovação dos contratos, permitindo às equipas financeiras renegociar licenças ou explorar alternativas antes da renovação automática dos contratos. 

Ao planejar, as empresas podem negociar termos favoráveis com base em dados de uso e demonstrar comprometimento, o que os fornecedores valorizam ao oferecer descontos. Os dados da Spendbase revelam que os clientes podem economizar até 39% durante o processo de renovação renegociando os termos com antecedência.

Potenciar parcerias e alianças

Alguns fornecedores de SaaS oferecem programas de parceiros ou alianças que vêm com ofertas exclusivas. Por exemplo, as empresas alinhadas com determinadas redes profissionais, como a Cloud Native Computing Foundation, podem aceder a descontos de parceiros em ferramentas SaaS selecionadas. Esta etapa pode revelar economias valiosas que podem não estar prontamente disponíveis para o mercado mais amplo.

Utilizar ferramentas e plataformas de controlo de descontos

As plataformas de gestão de SaaS fornecem frequentemente ferramentas para acompanhar os descontos disponíveis, analisar as tendências de despesa e gerir as negociações com os fornecedores. Estas plataformas também oferecem acesso a referências do sector, o que pode reforçar os esforços de negociação.

Gerir as alterações de preços e as renovações de contratos

A navegação entre as flutuações de preços e as funcionalidades de renovação automática dos contratos SaaS pode ser um desafio, especialmente à medida que os custos aumentam e mais ferramentas entram no mercado. Os fornecedores de SaaS ajustam frequentemente os preços devido às condições do mercado, às actualizações de funcionalidades e aos ajustes do serviço.

O problema é que, no ecossistema SaaS, os aumentos de preços inesperados e as cláusulas de renovação automática podem sobrecarregar o orçamento se este não for gerido ativamente. As revisões regulares dos contratos existentes e o acompanhamento contínuo das alterações nos preços das subscrições SaaS ajudarão a ultrapassar o crescimento incontrolável do orçamento ao longo do tempo. 

Basicamente, uma gestão eficaz dos contratos pressupõe que cada subscrição ou licença seja ativamente monitorizada do princípio ao fim, minimizando as renovações inesperadas e os custos excessivos.

A gestão de contratos é um processo complexo e que consome muitos recursos, exigindo frequentemente uma equipa dedicada para tratar de todas as fases - desde a elaboração de acordos até ao acompanhamento do desempenho e à supervisão das renovações. 

Nas empresas de maior dimensão, isto pode significar um departamento inteiro centrado na manutenção da conformidade, no acompanhamento de datas importantes e na negociação de condições favoráveis. No entanto, as pequenas e médias empresas não dispõem frequentemente dos recursos necessários para uma supervisão tão dedicada.

É aqui que as plataformas de gestão SaaS se tornam inestimáveis. Automatizando muitas fases da gestão de contratos, ajudam as equipas mais pequenas a obter controlo sobre os seus investimentos em software sem despesas adicionais com pessoal dedicado. 

Por exemplo, plataformas como a Spendbase ajudam a analise as suas despesas com saasOs contratos de venda de produtos, os contratos de serviços e os contratos de gestão de contratos, suportam alertas de renovação automatizados, acompanhamento da utilização e permitem às empresas gerir eficazmente os contratos sem grande intervenção manual. Com processos de renovação automatizados, as pequenas empresas podem também evitar despesas inesperadas e simplificar as relações com os fornecedores, tudo numa única interface.

Definir um calendário de renovação para uma gestão de contratos sem problemas

Para além da gestão de contratos, as empresas podem acompanhar as alterações de preços e decidir proactivamente quais as subscrições a manter, renegociar ou cancelar através do calendário de renovação automática. 

Este calendário centraliza as datas de renovação, fornece alertas para contratos a expirar e permite às equipas financeiras orçamentar antecipadamente as próximas renovações. Base de dados de despesas gestão de subscrições b2b saas torna este processo ainda mais fácil, consolidando as datas de renovação, os custos de subscrição e as informações de utilização, tudo numa única visualização.

Com o Spendbase gestão da renovação de softwareAs equipas podem ver todas as datas de renovação, custos de subscrição e taxas de utilização num único local. Um indicador de "última renovação" ajuda a cancelar subscrições desnecessárias antes da renovação automática.

A integração com plataformas como o QuickBooks transfere dados de despesas anteriores diretamente para o calendário de renovação, tornando a previsão orçamental simples e ajudando as empresas a afetar recursos de forma eficaz. 

Os lembretes automáticos garantem que as empresas recebem alertas atempados sobre as próximas renovações. As notificações para contratos mensais, trimestrais e a expirar ajudam a rever ou renegociar os termos, conforme necessário.

Por último, o widget de renovação oferece uma análise mensal clara das despesas SaaS futuras, permitindo às equipas financeiras atribuir fundos de forma eficaz e manter-se organizadas ao longo do ano.

Conclusões

Gerir um orçamento SaaS pode ser como tentar segurar areia; escorrega se não estivermos atentos. As ferramentas são abundantes, as renovações são frequentes e as despesas aumentam rapidamente. Eis o que precisa de saber para manter o seu orçamento SaaS reduzido, eficiente e rigorosamente controlado.

  1. Acompanhar meticulosamente o ROI - Cerca de 30% das despesas com SaaS vão frequentemente para ferramentas subutilizadas. Comece a controlar a utilização e elimine as redundâncias para obter poupanças imediatas.
  2. Distinguir o essencial dos extras - Identifique cada ferramenta como "essencial" ou "agradável de ter" e elimine o que não é essencial.
  3. Prever a procura de escalonamento inteligente - Prever as necessidades de licenças com base em dados históricos para evitar gastos excessivos ou dificuldades quando a procura aumenta.
  4. Definir o acesso por níveis para reduzir os custos - Limitar o acesso a ferramentas dispendiosas com base em requisitos de funções para evitar custos de licenciamento desnecessários.
  5. Criar um fluxo de trabalho de aprovação rigoroso - Um processo de aprovação claro e passo a passo para as compras mantém as aquisições em linha com o orçamento e os objectivos operacionais.
  6. Negociar as renovações com antecedência - Os fornecedores recompensam frequentemente a fidelidade com descontos. Planeie e negoceie com antecedência para obter condições favoráveis antes das renovações.
  7. Tirar partido de ferramentas de gestão automatizadas - Plataformas como a Spendbase simplificam o acompanhamento e oferecem alertas de renovação, garantindo que não há despesas inesperadas.

No final, um orçamento SaaS enxuto não tem a ver com cortes; tem a ver com manter-se atento. Com estas estratégias, irá gastar de forma mais inteligente, investir em ferramentas que realmente servem e manter a sua pilha de software alinhada com o seu crescimento.

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