Aquisições

Aquisição eficiente de SaaS:
Estratégias-chave para as equipas financeiras e de TI

28 de outubro de 2024

As suas despesas com SaaS estão a crescer mais depressa do que o previsto? Pode ser a altura certa para repensar o seu processo de aquisição. 

Sem uma estratégia estruturada, a gestão das aquisições de software pode tornar-se caótica, conduzindo a derrapagens orçamentais, subscrições duplicadas e problemas de conformidade.

A aquisição de SaaS é mais do que apenas comprar software. Trata-se de fazer escolhas estratégicas que se alinham com os seus objectivos comerciais. Sem um processo claro, arrisca-se a gastar demasiado em ferramentas que não acrescentam valor ou a não conseguir gerir os contratos de forma eficiente.

Vamos analisar o que torna as aquisições SaaS essenciais para o seu orçamento e ROI e como pode optimizá-las para obter melhores resultados.

O que é a aquisição SaaS?

A aquisição de SaaS refere-se ao processo de aquisição e gestão de software em nuvem baseado em subscrição (Software-as-a-Service) para uma empresa. 

Ao contrário da aquisição de software à moda antiga, em que se compra uma licença única, o SaaS envolve contratos e subscrições contínuas. As principais tarefas na aquisição de SaaS incluem normalmente a seleção do software certo, a gestão dos contratos e o acompanhamento das renovações.

Muitas definições destacam a aquisição de SaaS como uma ferramenta de poupança de custos e de melhoria da produtividade. No entanto, para introduzir uma definição mais abrangente, temos de nos concentrar no seu valor estratégico. 

A aquisição de SaaS centraliza a aquisição de software, evita redundâncias e garante a conformidade entre departamentos. Isto contrasta com os modelos descentralizados em que diferentes equipas adquirem software de forma independente, levando a subscrições duplicadas e a riscos de segurança.

Tomemos o exemplo de uma empresa com mais de 100 empregados. Numa empresa deste tipo, sem um processo de aquisição estruturado, os diferentes departamentos compram frequentemente as mesmas ferramentas. Isto resulta no desperdício de fundos em várias subscrições, juntamente com o aumento dos riscos de cibersegurança devido ao acesso não gerido ao software.

A implementação de um processo de aquisição SaaS atenua estes problemas. Uma vez implementado, as empresas ganham controlo total sobre a utilização de software, simplificam a gestão de contratos e tomam decisões informadas sobre as ferramentas que realmente beneficiam a empresa.

Como é que as aquisições SaaS são diferentes

O aprovisionamento SaaS apresenta desafios e vantagens únicos quando comparado com os modelos de aprovisionamento tradicionais. Ao contrário das indústrias em que o aprovisionamento gira em torno de bens físicos ou compras únicas de software, o SaaS funciona num modelo de subscrição, exigindo relações contínuas com os fornecedores. 

As pequenas empresas, em particular, precisam de navegar cuidadosamente por estas diferenças.

Nas aquisições tradicionais, as empresas lidam frequentemente com compras a granel ou contratos fixos que duram anos. Com o SaaS, é possível gerir vários contratos de curto prazo, muitas vezes com diferentes datas de renovação.

Além disso, os fornecedores de SaaS oferecem modelos de preços flexíveis. Exige uma gestão mais ativa dos contratos. As pequenas empresas devem avaliar regularmente se ainda estão a obter valor das suas subscrições ou se é altura de aumentar ou diminuir o número de subscrições.

A integração com os sistemas existentes é outro fator crucial. Muitas pequenas empresas dependem de sistemas de contabilidade ou ERP, e as soluções de aquisição SaaS têm de se enquadrar nesta arquitetura.

Se as ferramentas de aquisição SaaS não se integrarem bem, criam trabalho adicional para as equipas financeiras e de TI, tornando mais complexo o acompanhamento dos custos e da utilização.

Com várias ferramentas SaaS em utilização, as empresas precisam de centralizar a sua gestão de dados para evitar silos de informação. Se não o fizerem, as ineficiências e as dificuldades em tomar decisões estratégicas com base em dados exactos são inevitáveis.

Em suma, as aquisições SaaS exigem uma supervisão contínua, flexibilidade e uma gestão eficiente dos fornecedores. Ao abordar desafios em matéria de contratos públicosCom a ajuda de um software de gestão, as pequenas empresas podem evitar custos desnecessários e garantir o alinhamento das ferramentas de software com o seu crescimento.

Erros comuns nas aquisições SaaS

A aquisição de SaaS é um processo dinâmico, e muitas empresas cometem erros recorrentes que conduzem a custos desnecessários e ineficiências. Eis alguns dos problemas mais comuns:

  • Falta de visibilidade. As empresas pagam frequentemente a mais por subscrições não utilizadas ou subutilizadas se não controlarem a utilização do software. É essencial acompanhar o processo de aquisição do início ao fim e verificar se cada compra está de acordo com as necessidades reais da empresa. Para saber mais sobre como ultrapassar este desafio, consulte o nosso guia sobre visibilidade dos contratos públicos.
  • Expansão descontrolada do software. À medida que as empresas crescem, acumulam várias ferramentas SaaS, muitas das quais têm objectivos semelhantes. Isto leva a subscrições duplicadas e a custos mais elevados. As auditorias regulares podem ajudar acabar com a proliferação de SaaS.
  • Não gestão das renovações. As renovações automáticas podem ser dispendiosas se as empresas se esquecerem de avaliar se ainda precisam do software. As empresas devem gerir ativamente os seus contratos e definir alertas para as próximas renovações para reavaliarem as suas necessidades de software antes de se comprometerem com outro ciclo de subscrição.
  • Má gestão dos contratos. Muitas empresas não prestam atenção à importância da negociação de contratos e gestão. Não aproveitar os descontos por volume ou não renegociar os termos do contrato pode resultar em pagar mais do que o necessário pelos serviços.

Vantagens da aquisição SaaS bem feita

A aquisição eficaz de SaaS traz inúmeras vantagens que afectam significativamente os resultados de uma empresa. 

Uma das principais vantagens é o controlo dos custos. Em média, 30% das despesas com software SaaS não é utilizado ou é desperdiçado numa empresa. No entanto, não tem de ser esse o caso.

O software de gestão de despesas SaaS é uma das abordagens que as empresas seguem para controlar os custos do seu portfólio SaaS e maximizar o valor das aplicações SaaS através de tácticas eficazes de otimização de custos. Uma gestão adequada ajuda as empresas a evitar esse desperdício e garante que cada ferramenta serve o seu objetivo.

Outra grande vantagem é iMelhoria da visibilidade. Quando as empresas organizam as suas aquisições de SaaS, centralizam a gestão e evitam silos de software. 

Ferramentas de aquisição SaaS ajudam as organizações a analisar a utilização que fazem das suas subscrições em comparação com o que estão a pagar. Podem detetar onde estão a pagar por coisas de que não precisam realmente para poderem utilizar melhor os seus recursos.

A gestão dos fornecedores também se torna mais fácil. Com um processo de aquisição claro, as empresas podem negociar melhores condições com os fornecedores. Isto pode incluir descontos para contratos de longo prazo ou o ajuste dos níveis de subscrição com base na utilização efectiva.

A segurança dos dados melhora quando as equipas de aquisição acompanham e gerem todo o software. Isto garante que as ferramentas cumprem as normas de conformidade, como o RGPD, que é essencial para a proteção de informações sensíveis. O controlo da utilização do software também ajuda a evitar riscos de segurança associados a aplicações não geridas.

Por último, a aquisição eficaz de SaaS promove a inovação. Quando as ferramentas estão bem integradas e são estrategicamente selecionadas, as empresas podem experimentar novo software sem se preocuparem com questões orçamentais ou de segurança. Esta flexibilidade apoia o crescimento e ajuda as equipas a adotar ferramentas que conduzem ao sucesso a longo prazo.

Como criar um processo inteligente de aquisição de SaaS

Um processo de aquisição de SaaS inclui tudo o que é necessário para adquirir um novo produto SaaS. Para gerir o seu software de forma eficiente, é crucial definir corretamente este processo. 

Confiar em folhas de cálculo para controlar as compras, renovações e utilização de software já não é prático à medida que a sua empresa cresce. Isto é especialmente verdade para as pequenas empresas que estão a expandir-se rapidamente.

Para obter total visibilidade e controlo sobre a sua pilha SaaS, necessita de ferramentas de aquisição especializadas que automatizem os principais passos deste processo.

Estas ferramentas automatizam o tratamento de pedidos, as aprovações e as renovações, ao mesmo tempo que centralizam todos os dados de aquisição, dando-lhe uma visão clara das despesas.

O que é o software de aquisição SaaS?

O software de aquisição SaaS destina-se a automatizar e simplificar a aquisição e gestão de subscrições de software baseadas na nuvem. Deve considerar soluções como da entrada para a aquisição (I2P) e da aquisição para o pagamento (P2P)que abrangem diferentes fases da contratação. 

Enquanto as soluções I2P se centram na racionalização dos fluxos de aprovação dos pedidos de aquisição, as soluções P2P abrangem a fase de aquisição.

Para ter uma ideia melhor do que estas ferramentas fazem e quanto custam, consulte a lista das melhores ferramentas de aquisição para PME.

Investir na ferramenta de aquisição correta pode proporcionar poupanças significativas de tempo e de custos, em especial para as pequenas e médias empresas (PME) que pretendem expandir-se de forma eficiente.

Conclusões

O aprovisionamento SaaS não é apenas uma palavra de ordem - é a espinha dorsal da eficiência empresarial moderna. Como vimos, dominar este processo pode significar a diferença entre uma operação optimizada e um poço de dinheiro caótico. Vamos destilar a essência do que aprendemos:

  1. Sem uma estratégia estruturada de aquisição de SaaS, está essencialmente a atirar dinheiro para um buraco negro digital.
  2. O modelo de subscrição transforma a aquisição de software numa relação contínua e não numa compra única.
  3. As empresas desperdiçam uma média de 30% dos seus gastos com SaaS em ferramentas não utilizadas ou subutilizadas.
  4. Uma aquisição SaaS adequada transforma o controlo de custos de uma dor de cabeça numa vantagem estratégica.
  5. A visibilidade não é apenas ver o que se tem - é compreender o que se precisa.
  6. A gestão eficaz de fornecedores não é uma negociação; é a orquestração de todo o seu ecossistema de software.
  7. A ferramenta de aquisição correta não se limita a controlar as despesas - revela oportunidades de crescimento e inovação.

Lembre-se, no mundo do SaaS, a ignorância não é uma bênção - é cara. Ao implementar estes conhecimentos, não está apenas a gerir software; está a esculpir o futuro do seu negócio, uma subscrição de cada vez.

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