Gestão de Saas

Melhores práticas de renovação SaaS:
abandone as folhas de cálculo e faça poupanças

30 de setembro de 2024

Com o mercado de SaaS a crescer de ano para ano, as empresas beneficiam de mais ferramentas de poupança de tempo e de orçamento do que nunca. É maravilhoso, mas nem sempre é vantajoso para todos. 

A empresa média desperdiça 51% de licenças e $18 milhões por ano em software não verificado. Como é que isto está a acontecer?

  • Cada nova aplicação vem com um plano de subscrição para gerir. São, pelo menos, 50 datas diferentes e procedimentos de renovação a ter em conta para a maioria das organizações de média dimensão. 
  • Muitas empresas ainda dependem de folhas de cálculo para recolher informações sobre as subscrições de aplicações. Estas práticas são propensas a erros humanos e confusão. Também não podem definir lembretes de renovação, o que resulta em pânico de última hora dias antes da renovação ou mesmo em prazos não cumpridos. 
  • A falta de uma auditoria SaaS interna adequada significa que o dinheiro desperdiçado em aplicações ineficazes passa despercebido. 
  • As renovações automáticas de aplicações usam o disfarce perfeito ao parecerem "poupar tempo" em longos processos de renovação. De facto, a renovação automática faz com que se percam ofertas, descontos e poupanças. 

Se isto lhe parece familiar, está no sítio certo. 

Um processo de renovação SaaS eficaz garantirá que o seu desempenho financeiro não seja afetado. Muitas empresas estão a fazer poupanças significativas todos os dias. 

Por exemplo, uma empresa de média dimensão com mais de 650 empregados fez poupança de software de mais de $128.000 utilizando as melhores práticas de renovação. 

Uma empresa de pequena dimensão com mais de 50 trabalhadores ganhou Descontos de 45-50% para quatro aplicações SaaS utilizando as melhores práticas de renovação. Também celebraram o tempo que ganharam no processo. 

As poupanças e o sucesso comercial são possíveis com as seguintes práticas recomendadas de renovação SaaS. 

Existem seis elementos-chave para uma renovação de subscrição sem problemas. 

1. Uma plataforma de gestão SaaS centralizada

Arraste essas folhas de cálculo para o caixote do lixo e diga adeus a um sistema inseguro, inútil e confuso. 

Já podemos ouvir a equipa de TI a suspirar de alívio...

Mas o que é que utiliza em vez de folhas de cálculo para controlar as suas subscrições SaaS? 

A Plataforma de gestão SaaS permite-lhe ter visibilidade de todas as suas aplicações num único local. Ao consolidar os dados do seu software, torna-se mais fácil encontrar e recuperar todos os dados contratuais de que necessita quando chega a altura de renovar ou efetuar auditorias. 

Caraterísticas como uma visão geral das renovações e prazos de subscrição fornecem uma sinopse muito necessária do quadro geral. 

As equipas de TI podem sentir-se isoladas em algumas organizações, supervisionando várias aplicações com pouca participação dos funcionários. Uma plataforma centralizada elimina o fosso entre as TI e os outros departamentos. A renovação da subscrição passa a ser uma responsabilidade conjunta entre os utilizadores da aplicação, a equipa de TI e o departamento financeiro, em vez de um departamento fazer uma "melhor estimativa" sobre a renovação ou não de uma subscrição. 

Uma plataforma de gestão centralizada também elimina o risco de os funcionários subscreverem aplicações sem autorização. Esta prática incómoda, conhecida como Shadow IT, pode ser responsável por cerca de 11% de incidentes cibernéticos na sua empresa e adotar 30-40% das despesas de uma empresa. 

As aplicações ocultas drenam o orçamento, mas uma plataforma de gestão SaaS eficaz coloca todas as subscrições no centro das atenções. 

É limpo, é eficiente e permite poupar imenso dinheiro. 

Depois de dar o primeiro passo para um sistema de renovação SaaS bem sucedido com uma plataforma de gestão SaaS centralizada, deve considerar quem é responsável pela propriedade de cada aplicação. 

2. Propriedade definida

Já alguma vez olhou para a sua lista de aplicações da empresa e pensou: "Quem fez esta compra? Quem é que realmente utiliza esta aplicação? Não é o único. 

É trabalhoso e ineficaz para as equipas de TI procurarem manualmente proprietários e utilizadores quando chega a altura de rever a utilização e as renovações das ferramentas SaaS. 

De forma crítica, a falta de clareza sobre a propriedade e a utilização conduz a relatórios ambíguos sobre o ROI das aplicações. Esta confusão representa um risco significativo de desperdício de dinheiro em aplicações que já não atingem os melhores resultados da organização. 

Uma solução eficaz Ferramenta de gestão SaaS pode garantir que as licenças são atribuídas aos funcionários e utilizadas de forma adequada. Com dados precisos sobre a utilização de aplicações, pode redistribuir o software pelas equipas para otimizar a eficiência. 

A responsabilidade é fundamental quando se trata da renovação do SaaS. Ao atribuir uma pessoa de contacto para cada subscrição, pode ser utilizada uma análise precisa da utilização e da aplicação para tomar decisões de renovação e avaliar o valor da ferramenta para a empresa. 

Após a configuração inicial da ferramenta de gestão SaaS e da propriedade das aplicações, a sua empresa notará rapidamente um aumento da eficiência. O próximo passo fá-lo-á sentir-se ainda mais rico em termos de tempo. 

3. Um plano de renovação de 90 dias

Uma prenda surpresa? Ótimo! Uma fatura surpresa para uma aplicação que não foi utilizada no seu sistema durante a maior parte do ano? Muito menos bem-vinda. 

É essencial criar uma política interna para iniciar o processo de renovação da subscrição pelo menos três meses antes de o contrato expirar. Um plano claro de renovação SaaS de 90 dias para decisões financeiras informadas em todas as fases será muito útil.

Um plano de renovação de 90 dias dar-lhe-á tempo suficiente para efetuar uma análise aprofundada da utilização e do ROI e, se necessário, realizar questionários de feedback aos colaboradores. O feedback e a análise ajudarão a determinar se é necessário fazer alterações à sua subscrição. Pode reavaliar o número de licenças e os níveis de subscrição necessários e até considerar se a aplicação em si ainda é adequada ao objetivo. 

Quando o tempo está do seu lado, pode conseguir ainda mais. Sentir-se-á em controlo durante as negociações com os fornecedores de SaaS e terá mais influência para obter um melhor negócio, mudar para um plano melhor ou explorar soluções alternativas. 

O planeamento garante que está bem preparado para o processo de renovação SaaS e que pode tomar decisões financeiras informadas. Cada decisão contribui para as poupanças da empresa e, em última análise, para o sucesso. 

Uma empresa de sucesso é frequentemente uma empresa ocupada. Infelizmente, um elevado volume de trabalho pode afetar os planos mais bem elaborados. O próximo fator para a renovação SaaS elimina a pressão de ter mais uma coisa para lembrar. 

4. Lembretes de calendário

Não vale a pena ter um plano se o plano for... esquecido. 

Um plano esquecido pode levar a uma renovação automática. Outro pedaço do orçamento da sua empresa pode ser uma vitória para a aplicação SaaS, mas é uma enorme oportunidade perdida para o seu negócio. As renovações automáticas são uma das principais causas do aumento das despesas nas empresas que utilizam aplicações SaaS. 

É por isso que os lembretes e os calendários são vitais. 

Configure um calendário de renovação para ver as datas principais num relance e adicione lembretes após a compra para garantir que cumpre os marcos de renovação do SaaS. 

Um lembrete antecipado ajuda a sua equipa a iniciar conversações com outras equipas e a agir. Se os lembretes forem ignorados, podem ser encaminhados para funcionários mais experientes para aumentar a urgência à medida que o prazo de renovação da subscrição se aproxima. 

Poupe o trabalho manual de criar um calendário de renovação utilizando um Plataforma de gestão SaaS que apresenta as datas de renovação, o estado de utilização e os custos de subscrição numa localização centralizada. 

Melhor ainda, as ferramentas com uma repartição mensal visual das suas renovações ajudam-no a preparar e a orçamentar facilmente. 

Nesta fase, tem uma excelente visão geral da sua pilha SaaS e já ganhou muito mais controlo sobre as suas subscrições. Mas, o próximo passo é um fator crítico na tomada de decisões estratégicas para a otimização de custos. 

5. Análise das subscrições SaaS

Tem a sua plataforma centralizada, a propriedade das subscrições atribuída e um plano de 90 dias. O que faz quando recebe o primeiro lembrete de que uma subscrição precisa de ser renovada? 

Quando uma subscrição SaaS está prestes a ser renovada, a aplicação tem de ser submetida a uma análise de impacto completa. A auditoria requer uma abordagem abrangente, garantindo que o tempo, o dinheiro e a eficiência sejam considerados. 

Pode visitar cada aplicação e explorar os dados de utilização individuais, mas a análise manual da utilização das aplicações é incrivelmente morosa. 

Uma plataforma de gestão de SaaS eficaz permitir-lhe-á ver quais os funcionários que utilizam cada aplicação e quanto os utilizam. 

Algumas plataformas de gestão de subscrições fornecem um Auditoria SaaS para otimizar o seu ecossistema digital. Uma auditoria de boa qualidade liga o seu fornecedor de identidade à plataforma de gestão e desbloqueia uma lista de todas as ferramentas SaaS a que os funcionários acedem através do seu correio eletrónico empresarial. 

Uma auditoria pode revelar: 

  • Que ferramentas SaaS estão a ser utilizadas
  • Quem utiliza a ferramenta
  • A frequência de utilização
  • Últimos dados de acesso 

Este acompanhamento de licenças em tempo real expõe as necessidades reais da organização e cria uma imagem do valor global da aplicação. 

Por exemplo, pense numa organização que utiliza três ferramentas de produtividade. Agora, imagine que uma destas aplicações é utilizada apenas por alguns funcionários uma vez de dois em dois meses. Entretanto, 75% dos funcionários utilizam as outras duas diariamente, e o último início de sessão foi hoje. É evidente qual a aplicação que não é necessária e que se tornou mais um encargo financeiro. 

A sua análise minuciosa equipá-lo-á bem para a última fase do processo de renovação SaaS - uma negociação sem dores de cabeça.

6. Uma oportunidade de otimização de custos 

As negociações não devem ser acordos rápidos dias antes do prazo de renovação, em que o vendedor orienta a discussão para os seus próprios objectivos de vendas. 

As negociações são uma oportunidade para otimizar os custos. 

Depois de planear e analisar a utilização e o ROI da sua subscrição de aplicações, chegará à sua negociação de renovação com uma visão estratégica. Agora, poderá orientar a conversa para o que sabe que será mais benéfico para a sua organização. 

Uma opção é pedir descontos ou condições especiais. Por exemplo, pode pedir um pacote personalizado para a sua empresa que seja explicitamente adaptado às suas necessidades. Para apoiar a sua tomada de decisões, algumas plataformas de gestão de subscrições SaaS fornecem informações sobre preços que destacam os prós e os contras das aplicações. Estas são fontes inestimáveis para recolher informações sobre o software escolhido e garantir que não há surpresas financeiras, como aumentos súbitos de custos, mais tarde. 

Também é útil lembrar aos vendedores que tem sido um cliente fiel, de longa data e de confiança e que gostaria de continuar a utilizar os seus serviços. 

Em alternativa, poderá ter de tomar a difícil decisão de terminar totalmente a sua subscrição SaaS. Mas será que é realmente uma decisão difícil? Agora que está equipado com um conhecimento profundo de como as suas ferramentas SaaS estão a maximizar o valor para a sua organização, eliminar as aplicações com fraco desempenho torna-se uma escolha fácil e sensata. 

Na realidade, porém, a sua conversa de negociação pode ainda envolver alguma pressão do vendedor para renovar. Afinal, eles têm um trabalho a fazer. 

Felizmente, é possível evitar completamente essas conversas de negociação de renovação. As plataformas de gerenciamento de renovação de SaaS mais bem avaliadas usam negociadores de fornecedores especializados que identificam todas as oportunidades para poupar em software e obter ganhos financeiros para a sua organização. Os negociadores especializados tiram partido de descontos exclusivos e pode proporcionar poupanças significativas à sua empresa.

Conclusões

Um processo de renovação SaaS bem estruturado pode gerar poupanças significativas e melhorias de eficiência para empresas de todas as dimensões. Eis o que deve saber:

  1. As folhas de cálculo são insuficientes para acompanhar mais de 50 renovações de SaaSA mudança para uma plataforma de gestão SaaS centralizada pode reduzir os erros.
  2. Definir claramente a propriedade de cada ferramenta SaaS aumenta a responsabilidade e melhora a tomada de decisões em matéria de renovação.
  3. A implementação de um plano de renovação de 90 dias permite tempo suficiente para a análise da utilização, feedback dos trabalhadores e negociações de redução de custos.
  4. Os lembretes de calendário evitam renovações automáticas dispendiosas e ajudar a manter as equipas em dia com os prazos de renovação.
  5. As auditorias SaaS detalhadas revelam padrões de utilização das aplicaçõesA análise de dados é feita através de um estudo de caso, expondo ferramentas subutilizadas que podem ser eliminadas para poupar dinheiro.
  6. Estratégias de negociação eficazesincluindo o pedido de pacotes personalizados ou descontos, ajudam as empresas a otimizar as suas despesas com SaaS.

Com as estratégias corretas, as empresas podem transformar a complexa tarefa das renovações SaaS numa oportunidade de crescimento e poupança.

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