Otimização de custos

Dominar a otimização das despesas SaaS
e poupe muito em software

24 de janeiro de 2025

Imagine gastar milhares de dólares em aplicações que a sua equipa mal utiliza. Absurdo? É uma realidade para inúmeras empresas que se debatem com a gestão de aplicações SaaS. 

A verdade é que, embora Aplicações SaaS Embora o software SaaS tenha melhorado o nosso trabalho, também abriu uma porta de despesas desnecessárias. E se pudesse transformar os seus custos de software SaaS de um dreno no seu orçamento numa máquina bem oleada de eficiência e valor? 

Este guia não se destina apenas a reduzir custos. Trata-se de capacitar a sua organização para tomar decisões mais inteligentes e estratégicas. Por otimização dos gastos com SaaSnão está apenas a poupar dinheiro - está a preparar o caminho para uma maior agilidade, inovação e crescimento. Vamos mergulhar no assunto.

Benefícios da otimização das despesas SaaS

O SaaS tornou-se um pedra angular do sucesso empresarial modernomas a sua adoção generalizada traz novos desafios, nomeadamente em matéria de gestão financeira.

Maior visibilidade dos custos

Com dezenas - ou mesmo centenas - de Assinaturas SaaSSe o orçamento for muito caro, pode ser difícil controlar as despesas e avaliar se estas são verdadeiramente justificadas.

Eliminar a TI sombra

Infelizmente, numa empresa média, os departamentos de TI apenas gerem um terço das aplicações e das despesas globais com software. Os funcionários subscrevem regularmente plataformas SaaS sem o conhecimento ou a aprovação das TI, o que leva a investimentos redundantes em software SaaS ou a despesas não autorizadas.

Identificação de licenças não utilizadas ou subutilizadas

Em média, a descoberta de SaaS mostra que as empresas utilizam apenas cerca de metade das suas licenças de SaaS, deixando o resto intocado - uma área clara em que o desperdício de gastos exige um processo de otimização que não deixe para trás nenhuma adoção irrelevante de SaaS. 

Atenuar o aumento dos preços

De acordo com o Inquérito SaaStrSe, de acordo com o relatório da Comissão Europeia, 73% das empresas SaaS planeavam aumentar os preços em 2024, é vital acompanhar de perto estas alterações. Se passarem despercebidos, estes aumentos de preços podem inflacionar discretamente o seu orçamento.

Otimização dos gastos com SaaS significa enfrentar estes desafios de frente, implementar estratégias que garantam a eficiência dos custos e alinhar as despesas com os objectivos empresariais.

Realização de uma auditoria para otimizar as despesas com SaaS

O primeiro passo para otimização dos gastos com SaaS é obter uma visibilidade completa da sua atual utilização e custos de SaaS. Para tal, é necessário efetuar uma auditoria completa a todas as aplicações SaaS da sua empresa. Eis como o fazer:

Criar um sistema de registo Saas

Comece por criar um sistema SaaS de registo de todos os seus subscrições. Este inventário deve incluir ferramentas para toda a empresa e ferramentas específicas para departamentos ou equipas. Os principais pormenores a registar incluem:

  • Nome da aplicação
  • Vendedor
  • Número de licenças
  • Custo mensal/anual
  • Datas de renovação
  • Utilizadores/equipas atribuídos
  • Termos do contrato

Pode utilizar folhas de cálculo para registar esta informação, mas é muito mais eficiente se utilizar Ferramentas de gestão SaaScomo o Spendbase, para o efeito. Certifique-se de que actualiza regularmente o inventário para refletir quaisquer alterações na utilização ou nas despesas de saas.

Identificar aplicações redundantes e não utilizadas

Quando o seu Inventário SaaS está em vigor, analise-o para identificar aplicações Saas redundantes ou desnecessárias. As ferramentas redundantes são aquelas que oferecem funcionalidades semelhantes ou sobrepostas, enquanto as aplicações subutilizadas são aquelas com licenças que não estão a ser totalmente utilizadas.

Considere os seguintes passos:

  • Equipas de inquérito: Pergunte às equipas sobre a utilização que fazem de cada aplicação para determinar se a ferramenta é essencial ou se existe uma alternativa melhor.
  • Rever os dados de utilização: Muitos Plataformas SaaS fornecem análises de utilização. Utilize estas informações para identificar as aplicações que raramente ou nunca são utilizadas.
  • Consolidar ferramentas: Sempre que possível, consolidar várias ferramentas numa única aplicação que ofereça caraterísticas semelhantes.

Avaliar o valor da aplicação

Nem todas as ferramentas SaaS são criadas da mesma forma. Avalie o valor de cada aplicação com base no seu impacto no seu negócio. Considere o seguinte:

  • Impacto nas empresas: Qual o grau de importância da aplicação para as suas operações diárias? Contribui diretamente para a geração de receitas ou para a redução de custos?
  • Satisfação do utilizador: Os funcionários estão satisfeitos com a ferramenta ou consideram-na incómoda e ineficaz?
  • Alternativas: Existem alternativas mais económicas que ofereçam uma funcionalidade semelhante?

Com base nesta avaliação, dê prioridade às aplicações que devem ser mantidas, desactivadas ou eliminadas.

Estratégias para a otimização das despesas de Saas

Assim que tiver uma compreensão clara do seu Inventário SaaS e os seus custos, o próximo passo lógico é negociar melhores condições com o seu Fornecedores de SaaS. Eis como o fazer de forma eficaz:

Optimize o seu SaaS através do poder de compra

Se a sua empresa é um cliente de longa data ou possui várias licenças com um fornecedor, utilize este facto em seu benefício. Os fornecedores valorizam a lealdade e o volume - estão muitas vezes dispostos a oferecer descontos para reter clientes valiosos. Não tenha medo de pedir um melhor negócio.

Garantir poupanças com contratos plurianuais

Se estiver confiante de que um determinado Ferramenta SaaS será essencial a longo prazo, considere a possibilidade de negociar um contrato de vários anos. Normalmente, os fornecedores oferecem descontos para compromissos mais longos, o que lhe permite fixar taxas mais baixas e poupar ao longo do tempo. A negociação de contratos SaaS também lhe permite gastar eficazmente, especialmente em soluções SaaS existentes que já utiliza há algum tempo.

Agrupe produtos para obter maiores descontos

Se um fornecedor oferece vários produtos que a sua empresa utiliza, explore a possibilidade de os agrupar num único contrato. O agrupamento resulta frequentemente em custos globais mais baixos em comparação com a compra de cada produto separadamente. Além disso, simplifica a gestão do fornecedor. As estratégias de compra Saas permitem-lhe obter software SaaS abrangente, como Hubspot para um desconto.

Calendarize as suas negociações de forma sensata

O tempo é tudo. Procure negociar contratos no final do trimestre ou ano fiscal do fornecedor. Os fornecedores estão frequentemente mais motivados para oferecer descontos durante estes períodos, uma vez que trabalham para atingir os seus objectivos de vendas.

Escrutinar condições contratuais

Antes de renovar ou assinar novos contratos, reveja as cláusulas com um pente fino. Tenha em atenção os aumentos automáticos de preços ou cláusulas que possam não servir os seus interesses. Negocie a flexibilidade - certifique-se de que pode ajustar o número de licenças à medida que as suas necessidades mudam.

Implementação Gestão SaaS plataforma

Gerir os gastos com SaaS manualmente não só consome muito tempo como também é propenso a erros - especialmente em organizações maiores. Software de gestão de despesas SaaS podem automatizar grande parte deste processo, tornando-o mais fácil e mais preciso. Eis como estas ferramentas podem ajudar.

Gestão centralizada

Plataformas de gestão de despesas SaaS oferecem um painel de controlo centralizado onde pode ver todas as suas subscrições SaaS, custos e dados de utilização num único local. Esta visibilidade facilita a identificação rápida de áreas onde pode otimizar as despesas.

Automatizado gestão de licenças

Estas ferramentas controlam automaticamente a utilização das licenças e enviam alertas quando as licenças estão a ser subutilizadas ou estão prestes a ser renovadas. Desta forma, pode tomar medidas proactivas para eliminar custos desnecessários antes que estes se acumulem.

Afetação de custos e relatórios

Muitos Ferramentas de gestão de despesas SaaS incluem funcionalidades para atribuição de custos e relatórios, permitindo-lhe atribuir as despesas SaaS a departamentos ou projectos específicos. Esta capacidade é crucial para o planeamento orçamental e para garantir a responsabilização das despesas SaaS.

Gestão de contratos

Estas plataformas também armazenam e gerir contratos SaaSalertando-o para as próximas renovações e lembrando-o de rever os termos antes de as renovações automáticas entrarem em vigor. Isto ajuda-o a evitar aumentos de custos inesperados e garante que está sempre a par dos seus contratos.

Rightsizing de licenças SaaS

O aprovisionamento excessivo de licenças SaaS é um problema comum que pode levar rapidamente a custos desnecessários. Redimensionar as suas licenças SaaS significa alinhar o número de licenças com a utilização efectiva. Eis como o fazer:

Analisar despesas e utilização padrões

A empresa média desperdiça $18 milhões por ano em licenças não utilizadas - um número que cresceu 7% ano após ano. Utilize os dados das suas ferramentas de auditoria e gestão de SaaS para analisar a forma como as licenças estão a ser utilizadas. Identifique as licenças inactivas ou subutilizadas e considere a possibilidade de as reduzir ou reatribuir.

Implementar o licenciamento baseado no utilizador

Alguns Fornecedores de SaaS oferecem modelos de licenciamento baseados no utilizador, permitindo-lhe pagar apenas pelos utilizadores activos. Se esta opção estiver disponível, considere a possibilidade de a mudar para reduzir os custos associados às licenças inactivas. Monitorize a utilização do Saas em qualquer altura. 

Efetuar revisões regulares das licenças

Estabeleça um calendário regular para a revisão das licenças SaaS - trimestral ou semestralmente. Gestão de despesas de fornecedores de SaaS garante que a atribuição de licenças se mantém alinhada com as necessidades da sua organização e que quaisquer alterações no pessoal ou nos fluxos de trabalho são tidas em conta.

Incentivar a governação responsável do SaaS

Informar os trabalhadores sobre os custos

Certifique-se de que os funcionários compreendem os custos associados às ferramentas SaaS e de que forma as despesas desnecessárias afectam o orçamento da empresa. Quando os funcionários estão cientes das implicações financeiras, é mais provável que utilizem as ferramentas SaaS de forma responsável.

Gestão de despesas SaaS e processo de aprovação

Crie um processo de aquisição claro para novas compras de SaaS que envolva as TI, as finanças e os chefes de departamento relevantes. Isto garante que todas as novas ferramentas são necessárias e económicas antes de serem adicionadas ao seu conjunto de tecnologias.

Monitorizar a TI sombra

O Shadow IT - quando os funcionários subscrevem ferramentas SaaS sem o conhecimento ou a aprovação das TI - pode levar a despesas redundantes e a riscos de segurança, especialmente quando as aplicações são adquiridas fora dos protocolos de aquisição padrão. Utilize ferramentas de índice de gestão de SaaS para detetar aplicações não autorizadas subscrições de software e levá-los para o processo de aprovação formal.

Promover a consolidação dos instrumentos

Incentivar as equipas a consolidarem-se Ferramentas SaaS sempre que possível. Por exemplo, se várias equipas estiverem a utilizar ferramentas diferentes para fins semelhantes, verifique se uma única ferramenta pode satisfazer as necessidades de todas as equipas. Esta abordagem reduz a redundância e ajuda a diminuir os custos.

Planeamento para futuras necessidades de SaaS

À medida que a sua organização cresce e evolui, o mesmo acontece com os seus requisitos de SaaS. O planeamento antecipado é fundamental para manter os gastos optimizados. Veja como se manter à frente da curva:

Prever a utilização de SaaS

Colabore com os chefes de departamento para prever as necessidades futuras de SaaS com base em projectos futuros, crescimento antecipado e alterações nos fluxos de trabalho. Esta abordagem proactiva ajuda-o a planear o seu orçamento SaaS com maior precisão e a evitar despesas inesperadas.

Manter-se informado sobre as tendências do mercado

Esteja atento às tendências do mercado SaaS, incluindo novos produtos, alterações de preços e consolidações de fornecedores. Compreender estas tendências permite-lhe tomar decisões informadas sobre as ferramentas em que deve investir e quando deve negociar novos contratos.

Inclua flexibilidade nos seus contratos

Negociar contratos que permitem flexibilidade à medida que as suas necessidades mudam - quer seja para aumentar ou para diminuir. Isto garante que não fica preso ao pagamento de mais licenças do que aquelas de que necessita, ou a ter de se esforçar para adicionar licenças a um custo mais elevado durante os períodos de pico.

Medida Otimização SaaS sucesso

Para garantir que os seus esforços de otimização das despesas SaaS estão a dar frutos, é crucial medir o sucesso. Eis as principais métricas a seguir.

Poupança de custos

Calcule a poupança total de custos conseguida através dos seus esforços de otimização - quer seja através da redução de ferramentas redundantes, do redimensionamento de licenças ou da negociação de melhores condições contratuais. Este valor é o seu indicador final de sucesso.

Utilização da licença

Monitorize a percentagem de licenças activas em relação ao total de licenças. Taxas de utilização mais elevadas significam que as suas licenças estão a ser utilizadas de forma eficiente, garantindo que está a obter o máximo valor dos seus investimentos.

ROI dos investimentos em SaaS

Avaliar o ROI de cada Ferramenta SaaS comparando o seu custo com os benefícios que proporciona, como o aumento da produtividade, crescimento das receitasou poupança de custos. Isto ajuda-o a determinar quais as ferramentas que realmente valem o investimento.

Satisfação dos trabalhadores

Avaliar a satisfação dos empregados com as ferramentas SaaS em utilização. Níveis de satisfação elevados indicam que as ferramentas estão a satisfazer as suas necessidades e a contribuir para a sua produtividade - factores essenciais para justificar um investimento contínuo.

Optimize as suas despesas de SaaS com as melhores práticas

A otimização dos gastos com SaaS não é uma tarefa única - é um processo contínuo que exige monitorização, análise e ajuste contínuos. Ao implementar as estratégias deste guia, pode maximizar o valor dos seus investimentos em SaaS e minimizar as despesas desnecessárias:

Audite regularmente as suas subscrições SaaS

Efectue auditorias regulares para identificar serviços subutilizados ou redundantes. Isto permite-lhe tomar decisões informadas sobre a consolidação ou eliminação de software desnecessário, o que reduz diretamente os custos globais.

Estabelecer políticas claras para a aquisição e gestão de SaaS

Crie e aplique políticas que garantam que todas as aquisições de software são justificadas e estão alinhadas com as necessidades da sua empresa. Isto ajuda a evitar gastos desnecessários e mantém a sua carteira SaaS alinhada com os seus objectivos comerciais.

Negociar eficazmente com os fornecedores de SaaS

Envolva-se em discussões significativas com os seus fornecedores de SaaS sobre níveis de preços, descontos por volume e compromissos a longo prazo. Uma negociação eficaz pode levar a poupanças significativas.

Investir em ferramentas de gestão SaaS

Considere investir em Plataformas de gestão SaaS ou ferramentas de otimização de custos para obter uma maior visibilidade das suas despesas com software. Estas ferramentas podem ajudá-lo a controlar a utilização, a gerir licenças e a identificar áreas de poupança de custos.

Formar a sua equipa para maximizar o valor do SaaS

Certifique-se de que a sua equipa tem formação adequada para utilizar Aplicações SaaS e compreender plenamente as suas caraterísticas. A maximização do valor de cada ferramenta começa com utilizadores bem informados.

Essencialmente, uma abordagem proactiva Otimização das despesas SaaS não só melhora a sua gestão financeira, como também apoia a tomada de decisões estratégicas e a eficiência operacional.

Conclusões

Os custos de SaaS podem ser uma bola de neve se não tiver cuidado, mas com os movimentos certos, pode transformar as suas despesas numa máquina de eficiência magra e média. Eis o plano de jogo:

  1. Audite a sua pilha de SaaS. Controle todas as subscrições, corte as aplicações redundantes ou subutilizadas e elimine os excessos.
  2. Negociar como um profissional. Tire partido do seu poder de compra, agrupe produtos e estabeleça contratos plurianuais para obter as melhores ofertas dos fornecedores.
  3. Automatizar com ferramentas SaaS. Utilize o software de gestão SaaS para centralizar o controlo, acompanhar a utilização e evitar surpresas dispendiosas no momento da renovação.
  4. Dimensione corretamente as suas licenças. Verifique regularmente se as suas licenças correspondem à utilização real e mude para modelos baseados no utilizador para evitar pagamentos excessivos.
  5. Promover a utilização responsável de SaaS. Informe a sua equipa sobre os custos, imponha um processo de aprovação claro e esteja atento às TI paralelas que podem esgotar o seu orçamento.
  6. Planear o que virá a seguir. Preveja as suas necessidades futuras de SaaS, mantenha-se atento às tendências do mercado e inclua flexibilidade nos seus contratos para manter as suas opções em aberto.
  7. Avalie as suas vitórias. Acompanhe as poupanças, a utilização de licenças, o ROI e a satisfação dos colaboradores para se certificar de que a otimização dos gastos com SaaS está a ser bem sucedida.

Ao seguir estes passos, não está apenas a cortar custos - está a criar um ambiente SaaS simplificado e rentável que potencia o crescimento da sua empresa e o mantém à frente da curva.

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