Gestão de Saas

Superar a dispersão de SaaS:
Desafios e métodos para os vencer

15 de janeiro de 2025

30% das despesas com SaaS são desperdiçadas em subscrições não utilizadas, ferramentas redundantes, ou licenças duplicadas. Mais valia estar a queimar o seu dinheiro - é a mesma coisa.

Está a esgotando recursos e perturbando os fluxos de trabalho, e a sua falta de visibilidade está a fazer com que você e a sua equipa fiquem bloqueados.

O que é que se pode fazer?

Neste artigo, ficará a saber exatamente o que é a dispersão de SaaS, o factores-chave que a impulsioname o maiores desafios que coloca.

Mas não se preocupe - também aprenderá estratégias comprovadas para ultrapassar a proliferação de SaaS e garantir que não volta a desperdiçar o seu dinheiro ou recursos.

O que é a dispersão de SaaS?

As empresas aumentaram o número de aplicações SaaS que utilizam em 4% em termos homólogos para 93de acordo com um relatório da Okta.

O problema é a fenda - mas o que é exatamente?

Expansão de SaaS é quando um quantidade descontrolada de aplicações são utilizados numa organização. Normalmente, existem pouca supervisão por parte das TI ou da direção e isso acarreta uma série de problemas. 

Isto inclui o desperdício de dinheiro e de recursos. 

Quase metade das licenças SaaS não estão a ser utilizadas, e 69% dos trabalhadores perdem uma hora por dia a alternar entre aplicações.

Quais são as causas da dispersão de SaaS?

A maioria das empresas opera numa situação perfeita para que a expansão prospere.

  • As novas aplicações SaaS são de fácil acesso. Nunca foi tão fácil encontrar uma aplicação para o seu problema. Não só existe uma oferta crescente, como a compra é fácil. Bastam alguns cliques, um rápido scan facial e, em poucos minutos, os trabalhadores podem estar a trabalhar com a mais recente aplicação SaaS. Isto resulta numa vaga de software mal gerido. 
  • Ausência de políticas claras. Sem políticas claras, o caos instala-se rapidamente. Não existem limites ou diretrizes a seguir pelos funcionários, que fazem o que lhes parece melhor. O pessoal não tem intenção de criar a dispersão, mas não tem consciência do problema e não lhe foram dadas diretrizes explícitas. O resultado? Uma confusão de aplicações espalhadas por toda a empresa. 
  • A aquisição de aplicações é descentralizada. A aquisição descentralizada dá liberdade, mas é uma das principais causas da dispersão. Isto resulta em controlo. Com a supervisão vêm as ineficiências, as despesas descontroladas e os riscos de segurança.

Quais são os desafios da dispersão de SaaS? 

É crucial tratar e prevenir a dispersão de SaaS devido à sua implicações graves. 

Gastos excessivos em SaaS

Quando se utilizam tantas aplicações, as despesas podem ficar fora de controlo. 

Sem políticas claras e com um processo de aquisição descentralizado, o pessoal pode escolher o que compra, quando quer, sem pensar e sem necessidade de aprovação. 

Isto leva a ineficiências. 

É provável que exista uma licença SaaS que possa realizar a tarefa que o trabalhador procura, sem ter de comprar uma ferramenta adicional. 

É um desperdício de dinheiro. É como fazer compras quando o frigorífico já está cheio. 

Quando as bolsas de dinheiro são gastas de forma caótica, como é que a sua organização pode gerir as suas finanças? 

Como é que a sua organização pode reduzir os custos quando é necessário cortar nas despesas? 

É é essencial ter uma visão global de cada software que está a ser utilizado.

TI sombra 

De acordo com estudos da Gartner, 30-40% das despesas com TI nas grandes organizações são TI sombra. 

Shadow IT é quando a compra de software SaaS não é aprovada pelo departamento de TI. É uma consequência da dispersão do SaaS. 

Este facto coloca as empresas em risco.

Quando o departamento de TI de uma empresa não tem conhecimento das aplicações que estão a ser utilizadas, estas não podem ser monitorizadas. Isto expõe a empresa e representa um risco de ser explorada por piratas informáticos e outros problemas de segurança. 

Riscos de segurança e conformidade

As TI sombra, tal como explicado anteriormente, podem conduzir a riscos. 

Os dados do utilizador podem ser conservados em aplicações não seguras e partilhadas com pessoas não verificadas. 

Os ataques baseados na nuvem são predominantes. 

Até 51% das grandes empresas sofreram um ataque de ransomware com o objetivo de roubar dados, tendo 52% sido bem sucedidos.

O SharePoint Online sofreu um ataque através de um Microsoft Global conta de administrador SaaS. Os piratas informáticos acederam a dados confidenciais e exigiram um pagamento para evitar a fuga de informação.

E não se trata apenas de segurança, a conformidade também é um problema. 

Se uma organização detém dados sensíveis, como PHI (informações de saúde protegidas) ou PII (informações de identificação pessoal), tem de cumprir protocolos rigorosos. O cumprimento destas regras torna-se difícil quando a TI sombra é frequente, uma vez que não é possível verificar quais as aplicações que estão em conformidade. 

Como evitar e gerir a proliferação de SaaS

É fundamental que a expansão do SaaS seja reconhecida, invertida e evitada. Os riscos são demasiado grandes para serem ignorados. 

Mas como? 

Criar uma política de governação SaaS e definir as melhores práticas

A a política de governação definirá orientações claras para os trabalhadores. Deve existir como um documento único a que todos os trabalhadores possam aceder.

Rever a política anualmente e ajustá-la em conformidade, com base no feedback e na experiência.
Deve abordar temas como.

  • Utilização de SaaS. Um esboço de como as ferramentas SaaS são utilizadas. 
  • Requisitos de aquisição. As etapas e o processo de aprovação para a aquisição de ferramentas SaaS.
  • Segurança e conformidade. O procedimento a seguir e o processo de verificação para garantir que as aplicações cumprem as boas práticas de segurança e estão em conformidade. 
  • Controlo de acesso e permissões de utilizador. Indicar quem tem acesso ao software, o seu nível de acesso e como solicitar uma adesão adicional. 
  • Protocolos de integração. A forma como as aplicações se devem integrar nos sistemas e ferramentas actuais. 
  • Renovação e desvinculação. Etapas que descrevem como renovar uma adesão ou interromper a adesão. 

Para criar um, deve seguir este processo de quatro passos. 

  • Começar. Para começar, deve reunir todas as informações necessárias junto de diferentes chefes de departamento, como os utilizadores jurídicos e técnicos de domínio alargado. Verifique os contratos SaaS em vigor e pergunte aos utilizadores o que gostam ou não gostam nos serviços actuais. Elimine as aplicações que já não estão a ser utilizadas e suspenda as licenças. 
  • Descreva a sua estrutura e as melhores práticas. Inclua os tópicos abordados acima. Poderá haver conteúdos adicionais que gostaria de incluir, dependendo do seu negócio e indústria. A chave é torná-lo relevante e útil para a sua empresa. Não se preocupe se não estiver perfeito à partida. Este é o documento inicial que deve ser revisto e atualizado regularmente. 
  • Escreva-o. Certifique-se de que a linguagem é clara e simples e evite o jargão. O objetivo é que os funcionários de toda a organização possam ler e compreender.
  • Encontrar aprovação. Certifique-se de que obtém a aprovação dos responsáveis pela gestão e faça os ajustamentos necessários. 

Dar formação ao pessoal sobre a forma de solicitar novos programas informáticos

A falta de conhecimento é o que perpetua o ciclo de expansão do SaaS. 

Depois de criar a sua política de governação de SaaS, é fácil enviar uma mensagem de correio eletrónico com ela anexada, mas é preferível proporcionar uma sessão de formação. 

Introduzir corretamente a nova políticaA Comissão Europeia, por seu lado, permite que o pessoal faça perguntas e, em particular, ensina-o a solicitar novos programas informáticos. 

Siga estes passos:

  • Processo de pedido claro. Assegurar que o processo de pedido é claro. Forneça um procedimento passo-a-passo que seja fácil de seguir. 
  • Fluxo de aprovação. Informe o pessoal sobre quem aprovará o pedido e quais são os critérios para que um pedido seja aceite.
  • Riscos da TI sombra. Informe o pessoal sobre os riscos da expansão do SaaS e da TI sombra. Forneça exemplos e estudos de casos para ilustrar os seus pontos de forma eficaz.
  • Responsabilidade. Estabelecer como os pedidos devem ser feitos e através de que canais, para evitar a potencial duplicação de ferramentas e para respeitar o procedimento.
  • Prestar formação de atualização. Atualizar regularmente o pessoal sobre a importância de evitar a proliferação de SaaS, assegurando que o novo pessoal também está informado.

Melhorar a visibilidade e partilhar as aplicações SaaS utilizadas em toda a empresa

Quando toda a organização tem conhecimento das ferramentas disponíveis aumenta a produtividade, evita a duplicação de pedidos e elimina os silos.

Siga este processo para otimizar a partilha das suas aplicações SaaS.

  • Visibilidade centralizada. Criar um repositório partilhado para todo o software. Existem várias formas de o criar. Pode ter uma folha de cálculo na sua unidade partilhada ou uma lista no Notion. No entanto, é melhor ter uma ferramenta de gestão SaaS, como Base de dados de despesase todo o seu software aí listado.
  • Colaboração entre departamentos. Certifique-se de que obtém todas as ferramentas SaaS utilizadas em toda a organização por todos os departamentos. Peça-lhes que partilhem a sua utilização e os benefícios que trazem. Desta forma, ao partilhar com a empresa, os outros funcionários podem identificar as ferramentas que lhes podem ser úteis. 
  • Pesquisar antes dos pedidos. Assegurar que o pessoal pesquisa o repositório de ferramentas antes de pedir novo software. Isto reduzirá o número de pedidos recebidos e promoverá as boas práticas.
  • Anunciar um novo software. Informe o pessoal quando uma nova ferramenta tiver sido aceite. Deste modo, o pessoal mantém-se atualizado sobre as últimas aplicações disponíveis e participa no processo.

Auditar e otimizar regularmente a sua pilha SaaS

As auditorias são essenciais para evitar a proliferação de SaaS. Ajudam a otimizar a utilização atual do software e garantem que a segurança e a conformidade são mantidas sob controlo. Permite-lhe avaliar e rever o software que está a ser utilizado e se ainda é necessário.

Uma auditoria também pode evitar ferramentas duplicadas e aplicações redundantes que estão a sobrecarregar a sua pilha SaaS.

Eis um guia rápido para efetuar uma auditoria:

Etapa Explicação
1. Monitorizar a utilização da licença Compare as licenças que está a pagar com as licenças que estão a ser utilizadas. Isto permitir-lhe-á identificar software redundante que pode ser descontinuado 
2. Monitorizar a conformidade do fornecedor Reveja todos os contratos das suas ferramentas SaaS e verifique se cumprem as normas de segurança e conformidade.
3. Rever as renovações e os contratos Identifique quando é que cada ferramenta SaaS deve ser renovada e mantenha-se a par. Quando as renovações estiverem a chegar, identifique se é uma ferramenta que quer continuar e se pode negociar um preço melhor com Gestão de fornecedores SaaS. Se não cancelar. 
4. Avaliar a eficácia da aplicação As aplicações ainda são eficazes? É possível que o seu objetivo inicial tenha sido alcançado e já não sejam necessárias. Se assim for, cancele. 
5. Avaliar a integração de aplicações Certifique-se de que as aplicações podem ser bem integradas nos fluxos de trabalho e sistemas actuais. Isto evita ineficiências e mantém uma operação produtiva. 
6. Efetuar testes de vulnerabilidade Efectue análises de segurança a todas as aplicações para identificar potenciais riscos. Poderá detetar um problema e evitar que se torne um problema maior mais tarde. 

Utilizar uma ferramenta de gestão SaaS 

Pode guardar 39% no software quando se utiliza o Ferramenta de gestão SaaS. 

Conseguirá grandes poupanças de custos ao identificar aplicações redundantes e negociar contratos. 

Evitará pagar demasiado por ferramentas pouco utilizadas e obterá visibilidade e controlo de toda a sua pilha SaaS. 

Também pode poupar dinheiro nas ferramentas que pretende continuar a utilizar. 86% de pessoas que usam o Spendbase negociam com sucesso melhores negócios com fornecedores de SaaS.

As suas auditorias podem ser uma tarefa esmagadora e iminente, como se estivesse a olhar para o topo de uma montanha quando está sentado no fundo.

A Spendbase é como colocar um jetpack nas suas costas. Irá configurar pedidos de aplicações e fluxos de trabalho de aprovação que os funcionários irão gostar de utilizar. E obterá uma lista transparente e actualizada de todas as aplicações da sua empresa num único local.

Imagine uma vida em que a dispersão de SaaS parece uma história de outra vida. A Shadow IT é eliminada, as despesas são controladas e a transparência está sempre disponível. 

Está na altura de controlar a sua expansão.

Conclusões

A dispersão de SaaS, embora muitas vezes negligenciada, pode esgotar os recursos da sua empresa e expô-la a riscos significativos. Abordar esta questão é crucial para otimizar a sua pilha de software e proteger a sua organização.

  1. O software não utilizado está a custar às empresas até 30% das suas despesas com SaaSMuitas vezes sem que se apercebam da dimensão do desperdício.
  2. Aquisições descentralizadas e falta de políticas claras são os principais factores de dispersão de SaaS, conduzindo a ineficiências e a despesas não controladas entre departamentos.
  3. As TI sombra representam sérios riscos de segurançaA maioria dos orçamentos de TI das grandes organizações é consumida por compras de software não aprovadas.
  4. As auditorias regulares podem ajudar a identificar aplicações redundantes ou subutilizadaspermitindo às empresas racionalizar as suas ferramentas e negociar melhores acordos com os fornecedores.
  5. A implementação de uma ferramenta de gestão SaaS pode permitir às empresas poupar até 39% nas despesas de software, melhorando a visibilidade e o controlo da sua pilha SaaS.

Ao assumir o controlo da expansão do SaaS, as empresas podem proteger os seus orçamentos, melhorar a segurança e operar de forma mais eficiente.

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