Gestão de Saas

Os 12 principais softwares de gestão de despesas SaaS para reduzir custos e aumentar a eficiência

04 de novembro de 2024

Imagine acompanhar todas as subscrições, renovações e utilizações de licenças de software na sua empresa - parece complicado? As ferramentas de gestão de despesas SaaS podem mudar isso.

À medida que as empresas dependem cada vez mais de aplicações SaaS, a gestão de cada custo de subscrição, utilização e prazo de renovação tornou-se um sério desafio. 

Sem um sistema sólido, os custos podem subir em espiral e os riscos de conformidade podem surgir inesperadamente. 

Neste artigo, vamos explorar a forma como as ferramentas de gestão de despesas SaaS simplificam o controlo e a transparência das despesas com software. Estas ferramentas automatizam as renovações, simplificam as licenças e ajudam as equipas de finanças, TI e aprovisionamento a controlar até as carteiras de SaaS mais complexas.

Apresentaremos as principais ferramentas, destacaremos os principais benefícios, discutiremos alguns desafios e descreveremos o que deve ser considerado ao escolher a ferramenta certa para a sua empresa. 

Quer pretenda reduzir custos, aumentar a conformidade ou simplesmente controlar todas as aplicações utilizadas, uma ferramenta de gestão de despesas SaaS pode ser exatamente aquilo de que necessita.

O que é o software de gestão de despesas SaaS?

Imagine tentar seguir todos os padrões de subscrição, renovação e utilização de software em toda a sua organização. 

Parece esmagador, não é? 

Uma ferramenta de gestão de despesas SaaS resolve tudo isto por si. 

Foram concebidos para fazer o trabalho pesado, desde a monitorização, gestão e racionalização de todas as suas despesas SaaS. 

Pense nele como um centro de controlo para tudo o que é SaaS: custos de software, envolvimento do utilizador e renovações de contratos estão todos sob o mesmo teto. 

Transformam o caos em clareza e facilitam o acompanhamento e a otimização das despesas. 

Quando se integra uma ferramenta de gestão de despesas SaaS, é possível:

  • Eliminar o desperdício. Reduzir as licenças não utilizadas.
  • Automatizar as renovações. Os encargos inesperados tornam-se uma coisa do passado.
  • Garantir a conformidade. Simplificar a gestão dos contratos e do acesso dos utilizadores.

As principais funções incluem:

  • Controlo de despesas. Acompanhe de perto os custos de cada subscrição e descubra as licenças subutilizadas.
  • Gestão de licenças. Simplifique as renovações e os cancelamentos com facilidade.
  • Análise de utilização. Identificar padrões para reduzir a redundância e tirar o máximo partido de cada ferramenta.
  • Controlos de conformidade e segurança. Reforçar a integridade dos dados com controlos de acesso claros, reduzindo os riscos.

Vantagens e desafios das ferramentas de gestão de despesas SaaS

Investir numa ferramenta de gestão de despesas SaaS pode trazer grandes vantagens, mas não é isento de alguns obstáculos.

Eis uma breve análise dos prós e contras para o ajudar a decidir se é a escolha certa.

Vantagens da plataforma de gestão de despesas SaaS

Com uma boa ferramenta de gestão de despesas SaaS, pode simplificar a forma como a sua organização gere o software. Alguns dos benefícios incluem:

  • Visibilidade em tempo real. Obtenha uma visão em tempo real de todas as subscrições activas. Saiba exatamente o que está a ser utilizado e para onde vão os custos.
  • Controlo e otimização dos custos. Poupe ao detetar ferramentas subutilizadas ou licenças redundantes. É a orçamentação, tornada mais inteligente.
  • Identificar as subscrições não utilizadas. Estas ferramentas assinalam automaticamente o software inativo ou redundante, libertando o orçamento para o que realmente interessa.
  • Renovações e compras simplificadas. Elimine o incómodo das renovações. Automatize as aprovações para que nada passe despercebido.
  • Controlo exato das despesas. Mantenha todas as despesas com SaaS num único local. Acabaram-se os encargos surpresa que surgem no seu orçamento.
  • Conformidade e segurança. Mantenha-se à frente dos regulamentos. Acompanhe o licenciamento e os controlos de acesso para manter a segurança e a conformidade com facilidade.

Desafios da plataforma de gestão de despesas SaaS

Naturalmente, nenhuma ferramenta é perfeita. Eis alguns dos desafios que poderá enfrentar:

  • Complexidade de aplicação. A configuração de tudo isto pode ser complicada, especialmente se a sua organização já tiver muitas ferramentas.
  • Custos elevados.  O investimento inicial pode ser elevado, especialmente para funcionalidades avançadas.
  • Curva de aprendizagem. Há um período de adaptação. Poderá ser necessária formação para obter o valor total.
  • Actualizações e auditorias contínuas. As verificações regulares e as actualizações de dados são essenciais para manter tudo exato e relevante.

Principais considerações para selecionar uma solução de gestão de despesas SaaS

A escolha da ferramenta de gestão de despesas SaaS correta é uma decisão importante. Pretende uma ferramenta que lhe dê a clareza e o controlo necessários para otimizar os custos e manter cada subscrição sob controlo.

Eis o que procurar.

Considerações primárias

  • Visibilidade, controlo e eficiência de custos. Encontre uma ferramenta que ofereça visibilidade total de todas as aplicações SaaS em utilização na sua organização. Poderá monitorizar os custos, detetar licenças subutilizadas e eliminar redundâncias. 
  • Risco e conformidade. Mantenha a sua organização segura e em conformidade. Uma ferramenta sólida irá sinalizar aplicações não autorizadas, garantir que o licenciamento está sempre atualizado e suportar quaisquer requisitos regulamentares na sua indústria.

Principais caraterísticas a procurar

  • Descoberta automatizada. Não deixe que nenhuma aplicação passe despercebida. Escolha uma ferramenta que detecte automaticamente todas as aplicações SaaS que a sua equipa está a utilizar.
  • Acompanhamento e análise da utilização. As informações são fundamentais. Com a análise certa, verá exatamente como cada aplicação é utilizada pelas equipas, eliminando a redundância e tirando o máximo partido de cada subscrição.
  • Gestão de contratos e renovações. Impeça as renovações surpresa! Procure ferramentas com uma forte gestão de contratos que acompanhem as datas de renovação, o ajudem a negociar termos e evitem renovações automáticas indesejadas.

Facilidade de utilização e apoio

  • Interface de fácil utilização. Um painel de controlo simples e intuitivo torna a navegação muito mais fácil. Escolha uma ferramenta que dê prioridade à facilidade de utilização e que seja rápida a integrar.
  • Apoio ao cliente e formação. Não negligencie o apoio. Procure uma ferramenta com um serviço de apoio ao cliente reativo e recursos de formação acessíveis.

12 melhores softwares de gestão de despesas SaaS

# Software Classificação G2 
1 Base de dados de despesas 4.7
2 Pagamentos em malha 4.6
3 Cledara 4.6
4 Torii 4.5
5 Vértice 4.5
6 Spendflo 4.6
7 Trópico 4.5
8 Zluri 4.7
9 Zylo 4.8
10 Cão de caça 4.7
11 Vendr 4.6
12 Volopay 4.2

 

  1. Base de dados de despesas

O Spendbase é uma plataforma de gerenciamento de SaaS poderosa e completa, apoiada pelo Google. Foi concebida para lhe dar controlo sobre os gastos com software, fornecendo informações em tempo real para que as equipas financeiras e de TI tomem decisões mais inteligentes.

Caraterísticas únicas:

  • Fluxos de trabalho de aprovisionamento automatizados para simplificar as aprovações de compras
  • Deteção de Shadow IT para maior segurança e controlo sobre a pilha de aplicações
  • Calculadora de poupança para ver instantaneamente quanto pode poupar sobre SaaS e nuvem

Ideal para: Se faz parte de uma organização de média dimensão que pretende uma solução abrangente para otimização das despesas SaaSo Spendbase é uma das melhores opções. É especialmente útil para equipas que pretendem automação e negociações com fornecedores apoiadas por especialistas para manter os custos baixos e as operações simplificadas.

  1. Pagamentos em malha

O Mesh Payments é uma poderosa ferramenta de gestão de despesas SaaS. Foi concebida para simplificar os pagamentos B2B e fornecer-lhe um acompanhamento detalhado das despesas. Se procura flexibilidade na gestão das despesas, esta ferramenta tem tudo o que precisa.

Caraterísticas únicas:

  • Pagamentos automatizados
  • Cartões virtuais
  • Análise de despesas em tempo real

Ideal para: O Mesh Payments é o melhor se for uma empresa com grandes volumes de transacções B2B. Se precisar de uma ferramenta flexível e completa para controlar e otimizar as despesas, esta é uma excelente escolha.

  1. Cledara

A Cledara é uma plataforma de gestão SaaS concebida para equipas financeiras. Dá-lhe visibilidade de toda a sua pilha de software, ajudando-o a reduzir as despesas excessivas e a simplificar as tarefas administrativas aborrecidas.

Caraterísticas únicas:

  • Visibilidade da pilha SaaS
  • Informações baseadas em dados
  • Administração automatizada

Ideal para: O Cledara é ideal se fizer parte de uma equipa financeira ou se for uma pequena ou média empresa que procura uma forma fácil de centralizar e otimizar as suas despesas com SaaS.

  1. Torii

O Torii é uma ferramenta de gestão SaaS criada para lhe dar visibilidade e controlo em tempo real sobre todas as aplicações. Acompanhe, analise e optimize a utilização do seu software com facilidade.

Caraterísticas únicas:

  • Acompanhamento SaaS em tempo real
  • Ferramentas analíticas sólidas
  • Extensas integrações com sistemas SSO, financeiros e de RH

Ideal para: Perfeito se for uma organização que procura informações baseadas em dados e uma supervisão completa do seu ecossistema SaaS.

  1. Vértice

A Vertice é uma poderosa plataforma de otimização de despesas criada para líderes financeiros e tecnológicos. Foi concebida para o ajudar a assumir o controlo dos custos de SaaS e da nuvem com previsões e automatização avançadas.

Caraterísticas únicas:

  • Visibilidade granular das despesas
  • Optimizador de instâncias reservadas que pode reduzir os custos de computação até 60%
  • Fluxos de trabalho personalizáveis e ferramentas de negociação para simplificar a gestão de custos

Ideal para: Concebido para empresas de qualquer dimensão que pretendam uma abordagem unificada e automatizada à gestão de despesas de SaaS e da nuvem.

  1. Spendflo

A Spendflo é uma plataforma de otimização de despesas SaaS criada para simplificar as compras e a gestão. Perfeita para empresas de elevado crescimento, foi concebida para o ajudar a gerir facilmente as despesas de SaaS.

Caraterísticas únicas:

  • Recomendações baseadas em IA
  • Otimização do fluxo de trabalho para aprovações
  • Gestão centralizada de contratos

Ideal para: Spendflo é a sua escolha se você faz parte de uma empresa de rápido crescimento que busca reduzir os custos de SaaS e aumentar a eficiência com IA e automação avançadas.

  1. Trópico

Tropic é uma plataforma de gestão SaaS concebida para facilitar as aquisições e as renovações. Se pretende uma compra SaaS mais fácil e eficiente, esta ferramenta é para si.

Caraterísticas únicas:

  • Fluxos de trabalho de aquisição passo a passo
  • Gestão automatizada da renovação
  • Integrações com sistemas financeiros e de RH

Ideal para: A Tropic é a melhor opção se for uma empresa que procura simplificar as compras SaaS e manter os processos de renovação eficientes, com foco na gestão de aquisições.

  1. Zluri

A Zluri é uma plataforma de gestão de SaaS criada para lhe dar controlo total sobre o seu ecossistema de SaaS. Foi concebida para facilitar a descoberta, a otimização e a conformidade das equipas de TI.

Caraterísticas únicas:

  • Descoberta automatizada de SaaS
  • Gestão de licenças e controlo de custos
  • Gestão da conformidade e da segurança

Ideal para: Se estiver concentrado em obter visibilidade, otimizar custos e garantir a conformidade em toda a sua pilha SaaS, a Zluri é uma excelente opção.

  1. Zylo

O Zylo é uma poderosa ferramenta de gestão de SaaS que lhe dá uma visão profunda da utilização do software da sua empresa. Trata-se de visibilidade e análise para gerir os investimentos em software.

Caraterísticas únicas:

  • Análise aprofundada da utilização
  • Ferramentas abrangentes de descoberta de SaaS
  • Otimização de licenças para reduzir o desperdício

Ideal para: A Zylo é perfeita se for uma grande empresa que necessita de uma forte supervisão de uma pilha de software complexa, ajudando-o a gerir os custos e a aumentar o ROI.

  1. Cão de caça

O Spendhound é uma plataforma de gestão de renovações gratuita criada para o ajudar a manter-se a par das renovações dos fornecedores. É simples, eficaz e poupa tempo e dinheiro.

Caraterísticas únicas:

  • Gestão da renovação de software gratuito
  • Acompanhamento do fornecedor com alertas de renovação
  • Interface fácil de navegar

Ideal para: A Spendhound é a melhor opção para as pequenas e médias empresas que procuram uma solução sem custos para gerir as renovações sem complexidade acrescida.

  1. Vendr

A Vendr é uma plataforma de compras SaaS que redefine a compra de software. O software inclui uma combinação de informações baseadas em dados e negociação especializada, ajudando-o a poupar mais nas despesas com SaaS.

Caraterísticas únicas:

  • Informações inteligentes sobre poupança
  • Apoio à renegociação
  • Interface intuitiva e de fácil utilização

Ideal para: O Vendr é ótimo se fizer parte de uma empresa em rápido crescimento que necessita de uma forma eficiente e económica de lidar com as aquisições SaaS.

12. Volopay

O Volopay é uma plataforma de gestão financeira tudo-em-um que combina cartões de empresa, controlo automático de despesas e integrações contabilísticas simples.

Caraterísticas únicas:

  • Cartões de empresa para despesas simplificadas
  • Acompanhamento e relatórios de despesas automatizados
  • Integrações de contabilidade direta

Ideal para: O Volopay é perfeito para pequenas e médias empresas que pretendem uma abordagem simplificada para gerir despesas e pagamentos de fornecedores.

Conclusões

O software de gestão de despesas SaaS não é apenas mais uma ferramenta empresarial; é um ativo estratégico. Estas plataformas não se limitam a controlar as licenças ou a cortar algumas subscrições desnecessárias - redefinem a forma como aborda os custos de software, a segurança e a conformidade.

  1. Torne visíveis os custos invisíveis - obtenha informações em tempo real sobre cada subscrição e despesa.
  2. Recupere o orçamento detectando licenças inactivas e cortando ferramentas redundantes.
  3. Simplifique as renovações com lembretes automáticos, eliminando as renovações surpresa.
  4. Mantenha-se em conformidade e seguro com verificações incorporadas que controlam as licenças e o acesso dos utilizadores.
  5. Obtenha controlo com análises de utilização que revelam exatamente como cada aplicação é utilizada.
  6. Escale com confiança; as ferramentas avançadas adaptam-se ao seu crescente portefólio SaaS.

Quando as despesas com SaaS se complicam, estas ferramentas devolvem-lhe o controlo, fazendo com que a gestão de software seja menos uma questão de combate a incêndios e mais uma questão de afinação. Com uma boa plataforma de gestão de despesas de SaaS, estará a gerir uma operação mais inteligente e mais resistente.

Talvez queira ler

Gestão de Saas

Superar a dispersão de SaaS:
Desafios e métodos para os vencer

30% dos gastos com SaaS são desperdiçados em subscrições não utilizadas, ferramentas redundantes ou licenças duplicadas. Mais vale estar a gastar o seu dinheiro - é a mesma coisa.

15 de janeiro de 2025

Gestão de Saas

O desperdício de SaaS não é um risco profissional:
saiba como o evitar

Desnecessário. Ineficiente. Não é assim que quer que o seu serviço seja descrito. Mas com o SaaS a crescer 20% por ano, o desperdício está a tornar-se uma questão urgente.

07 de janeiro de 2025

Gestão de Saas

É a primeira vez que lidera uma equipa de TI? Ouvir muito e criar confiança rapidamente: dicas de J. Travaglione

Uma entrevista exclusiva com Joe Travaglione, CISO e CIO da Future State Cyber, revela o lado da liderança em TI que nenhum manual lhe ensinará.

18 de dezembro de 2024

Gestão de Saas

Os primeiros 90 dias como CIO: O plano que os especialistas gostariam de ter tido quando começaram

85% dos CIOs são vistos como decisivos para a mudança - mas como é que pode provar o seu valor em apenas 90 dias? A sua estratégia pode definir o seu legado de liderança.

10 de dezembro de 2024