Gestão de Saas
Os 12 principais softwares de gestão de despesas SaaS para reduzir custos e aumentar a eficiência
Imagine acompanhar todas as subscrições, renovações e utilizações de licenças de software na sua empresa - parece complicado? As ferramentas de gestão de despesas SaaS podem mudar isso.
À medida que as empresas dependem cada vez mais de aplicações SaaS, a gestão de cada custo de subscrição, utilização e prazo de renovação tornou-se um sério desafio.
Sem um sistema sólido, os custos podem subir em espiral e os riscos de conformidade podem surgir inesperadamente.
Neste artigo, vamos explorar a forma como as ferramentas de gestão de despesas SaaS simplificam o controlo e a transparência das despesas com software. Estas ferramentas automatizam as renovações, simplificam as licenças e ajudam as equipas de finanças, TI e aprovisionamento a controlar até as carteiras de SaaS mais complexas.
Apresentaremos as principais ferramentas, destacaremos os principais benefícios, discutiremos alguns desafios e descreveremos o que deve ser considerado ao escolher a ferramenta certa para a sua empresa.
Quer pretenda reduzir custos, aumentar a conformidade ou simplesmente controlar todas as aplicações utilizadas, uma ferramenta de gestão de despesas SaaS pode ser exatamente aquilo de que necessita.
O que é o software de gestão de despesas SaaS?
Imagine tentar seguir todos os padrões de subscrição, renovação e utilização de software em toda a sua organização.
Parece esmagador, não é?
Uma ferramenta de gestão de despesas SaaS resolve tudo isto por si.
Foram concebidos para fazer o trabalho pesado, desde a monitorização, gestão e racionalização de todas as suas despesas SaaS.
Pense nele como um centro de controlo para tudo o que é SaaS: custos de software, envolvimento do utilizador e renovações de contratos estão todos sob o mesmo teto.
Transformam o caos em clareza e facilitam o acompanhamento e a otimização das despesas.
Quando se integra uma ferramenta de gestão de despesas SaaS, é possível:
- Eliminar o desperdício. Reduzir as licenças não utilizadas.
- Automatizar as renovações. Os encargos inesperados tornam-se uma coisa do passado.
- Garantir a conformidade. Simplificar a gestão dos contratos e do acesso dos utilizadores.
As principais funções incluem:
- Controlo de despesas. Acompanhe de perto os custos de cada subscrição e descubra as licenças subutilizadas.
- Gestão de licenças. Simplifique as renovações e os cancelamentos com facilidade.
- Análise de utilização. Identificar padrões para reduzir a redundância e tirar o máximo partido de cada ferramenta.
- Controlos de conformidade e segurança. Reforçar a integridade dos dados com controlos de acesso claros, reduzindo os riscos.
Vantagens e desafios das ferramentas de gestão de despesas SaaS
Investir numa ferramenta de gestão de despesas SaaS pode trazer grandes vantagens, mas não é isento de alguns obstáculos.
Eis uma breve análise dos prós e contras para o ajudar a decidir se é a escolha certa.
Vantagens da plataforma de gestão de despesas SaaS
Com uma boa ferramenta de gestão de despesas SaaS, pode simplificar a forma como a sua organização gere o software. Alguns dos benefícios incluem:
- Visibilidade em tempo real. Obtenha uma visão em tempo real de todas as subscrições activas. Saiba exatamente o que está a ser utilizado e para onde vão os custos.
- Controlo e otimização dos custos. Poupe ao detetar ferramentas subutilizadas ou licenças redundantes. É a orçamentação, tornada mais inteligente.
- Identificar as subscrições não utilizadas. Estas ferramentas assinalam automaticamente o software inativo ou redundante, libertando o orçamento para o que realmente interessa.
- Renovações e compras simplificadas. Elimine o incómodo das renovações. Automatize as aprovações para que nada passe despercebido.
- Controlo exato das despesas. Mantenha todas as despesas com SaaS num único local. Acabaram-se os encargos surpresa que surgem no seu orçamento.
- Conformidade e segurança. Mantenha-se à frente dos regulamentos. Acompanhe o licenciamento e os controlos de acesso para manter a segurança e a conformidade com facilidade.
Desafios da plataforma de gestão de despesas SaaS
Naturalmente, nenhuma ferramenta é perfeita. Eis alguns dos desafios que poderá enfrentar:
- Complexidade de aplicação. A configuração de tudo isto pode ser complicada, especialmente se a sua organização já tiver muitas ferramentas.
- Custos elevados. O investimento inicial pode ser elevado, especialmente para funcionalidades avançadas.
- Curva de aprendizagem. Há um período de adaptação. Poderá ser necessária formação para obter o valor total.
- Actualizações e auditorias contínuas. As verificações regulares e as actualizações de dados são essenciais para manter tudo exato e relevante.
Principais considerações para selecionar uma solução de gestão de despesas SaaS
A escolha da ferramenta de gestão de despesas SaaS correta é uma decisão importante. Pretende uma ferramenta que lhe dê a clareza e o controlo necessários para otimizar os custos e manter cada subscrição sob controlo.
Eis o que procurar.
Considerações primárias
- Visibilidade, controlo e eficiência de custos. Encontre uma ferramenta que ofereça visibilidade total de todas as aplicações SaaS em utilização na sua organização. Poderá monitorizar os custos, detetar licenças subutilizadas e eliminar redundâncias.
- Risco e conformidade. Mantenha a sua organização segura e em conformidade. Uma ferramenta sólida irá sinalizar aplicações não autorizadas, garantir que o licenciamento está sempre atualizado e suportar quaisquer requisitos regulamentares na sua indústria.
Principais caraterísticas a procurar
- Descoberta automatizada. Não deixe que nenhuma aplicação passe despercebida. Escolha uma ferramenta que detecte automaticamente todas as aplicações SaaS que a sua equipa está a utilizar.
- Acompanhamento e análise da utilização. As informações são fundamentais. Com a análise certa, verá exatamente como cada aplicação é utilizada pelas equipas, eliminando a redundância e tirando o máximo partido de cada subscrição.
- Gestão de contratos e renovações. Impeça as renovações surpresa! Procure ferramentas com uma forte gestão de contratos que acompanhem as datas de renovação, o ajudem a negociar termos e evitem renovações automáticas indesejadas.
Facilidade de utilização e apoio
- Interface de fácil utilização. Um painel de controlo simples e intuitivo torna a navegação muito mais fácil. Escolha uma ferramenta que dê prioridade à facilidade de utilização e que seja rápida a integrar.
- Apoio ao cliente e formação. Não negligencie o apoio. Procure uma ferramenta com um serviço de apoio ao cliente reativo e recursos de formação acessíveis.
12 melhores softwares de gestão de despesas SaaS
# | Software | Classificação G2 |
1 | Base de dados de despesas | 4.7 |
2 | Pagamentos em malha | 4.6 |
3 | Cledara | 4.6 |
4 | Torii | 4.5 |
5 | Vértice | 4.5 |
6 | Spendflo | 4.6 |
7 | Trópico | 4.5 |
8 | Zluri | 4.7 |
9 | Zylo | 4.8 |
10 | Cão de caça | 4.7 |
11 | Vendr | 4.6 |
12 | Volopay | 4.2 |
- Base de dados de despesas
O Spendbase é uma plataforma de gerenciamento de SaaS poderosa e completa, apoiada pelo Google. Foi concebida para lhe dar controlo sobre os gastos com software, fornecendo informações em tempo real para que as equipas financeiras e de TI tomem decisões mais inteligentes.
Caraterísticas únicas:
- Fluxos de trabalho de aprovisionamento automatizados para simplificar as aprovações de compras
- Deteção de Shadow IT para maior segurança e controlo sobre a pilha de aplicações
- Calculadora de poupança para ver instantaneamente quanto pode poupar sobre SaaS e nuvem
Ideal para: Se faz parte de uma organização de média dimensão que pretende uma solução abrangente para otimização das despesas SaaSo Spendbase é uma das melhores opções. É especialmente útil para equipas que pretendem automação e negociações com fornecedores apoiadas por especialistas para manter os custos baixos e as operações simplificadas.
- Pagamentos em malha
O Mesh Payments é uma poderosa ferramenta de gestão de despesas SaaS. Foi concebida para simplificar os pagamentos B2B e fornecer-lhe um acompanhamento detalhado das despesas. Se procura flexibilidade na gestão das despesas, esta ferramenta tem tudo o que precisa.
Caraterísticas únicas:
- Pagamentos automatizados
- Cartões virtuais
- Análise de despesas em tempo real
Ideal para: O Mesh Payments é o melhor se for uma empresa com grandes volumes de transacções B2B. Se precisar de uma ferramenta flexível e completa para controlar e otimizar as despesas, esta é uma excelente escolha.
- Cledara
A Cledara é uma plataforma de gestão SaaS concebida para equipas financeiras. Dá-lhe visibilidade de toda a sua pilha de software, ajudando-o a reduzir as despesas excessivas e a simplificar as tarefas administrativas aborrecidas.
Caraterísticas únicas:
- Visibilidade da pilha SaaS
- Informações baseadas em dados
- Administração automatizada
Ideal para: O Cledara é ideal se fizer parte de uma equipa financeira ou se for uma pequena ou média empresa que procura uma forma fácil de centralizar e otimizar as suas despesas com SaaS.
- Torii
O Torii é uma ferramenta de gestão SaaS criada para lhe dar visibilidade e controlo em tempo real sobre todas as aplicações. Acompanhe, analise e optimize a utilização do seu software com facilidade.
Caraterísticas únicas:
- Acompanhamento SaaS em tempo real
- Ferramentas analíticas sólidas
- Extensas integrações com sistemas SSO, financeiros e de RH
Ideal para: Perfeito se for uma organização que procura informações baseadas em dados e uma supervisão completa do seu ecossistema SaaS.
- Vértice
A Vertice é uma poderosa plataforma de otimização de despesas criada para líderes financeiros e tecnológicos. Foi concebida para o ajudar a assumir o controlo dos custos de SaaS e da nuvem com previsões e automatização avançadas.
Caraterísticas únicas:
- Visibilidade granular das despesas
- Optimizador de instâncias reservadas que pode reduzir os custos de computação até 60%
- Fluxos de trabalho personalizáveis e ferramentas de negociação para simplificar a gestão de custos
Ideal para: Concebido para empresas de qualquer dimensão que pretendam uma abordagem unificada e automatizada à gestão de despesas de SaaS e da nuvem.
- Spendflo
A Spendflo é uma plataforma de otimização de despesas SaaS criada para simplificar as compras e a gestão. Perfeita para empresas de elevado crescimento, foi concebida para o ajudar a gerir facilmente as despesas de SaaS.
Caraterísticas únicas:
- Recomendações baseadas em IA
- Otimização do fluxo de trabalho para aprovações
- Gestão centralizada de contratos
Ideal para: Spendflo é a sua escolha se você faz parte de uma empresa de rápido crescimento que busca reduzir os custos de SaaS e aumentar a eficiência com IA e automação avançadas.
- Trópico
Tropic é uma plataforma de gestão SaaS concebida para facilitar as aquisições e as renovações. Se pretende uma compra SaaS mais fácil e eficiente, esta ferramenta é para si.
Caraterísticas únicas:
- Fluxos de trabalho de aquisição passo a passo
- Gestão automatizada da renovação
- Integrações com sistemas financeiros e de RH
Ideal para: A Tropic é a melhor opção se for uma empresa que procura simplificar as compras SaaS e manter os processos de renovação eficientes, com foco na gestão de aquisições.
- Zluri
A Zluri é uma plataforma de gestão de SaaS criada para lhe dar controlo total sobre o seu ecossistema de SaaS. Foi concebida para facilitar a descoberta, a otimização e a conformidade das equipas de TI.
Caraterísticas únicas:
- Descoberta automatizada de SaaS
- Gestão de licenças e controlo de custos
- Gestão da conformidade e da segurança
Ideal para: Se estiver concentrado em obter visibilidade, otimizar custos e garantir a conformidade em toda a sua pilha SaaS, a Zluri é uma excelente opção.
- Zylo
O Zylo é uma poderosa ferramenta de gestão de SaaS que lhe dá uma visão profunda da utilização do software da sua empresa. Trata-se de visibilidade e análise para gerir os investimentos em software.
Caraterísticas únicas:
- Análise aprofundada da utilização
- Ferramentas abrangentes de descoberta de SaaS
- Otimização de licenças para reduzir o desperdício
Ideal para: A Zylo é perfeita se for uma grande empresa que necessita de uma forte supervisão de uma pilha de software complexa, ajudando-o a gerir os custos e a aumentar o ROI.
- Cão de caça
O Spendhound é uma plataforma de gestão de renovações gratuita criada para o ajudar a manter-se a par das renovações dos fornecedores. É simples, eficaz e poupa tempo e dinheiro.
Caraterísticas únicas:
- Gestão da renovação de software gratuito
- Acompanhamento do fornecedor com alertas de renovação
- Interface fácil de navegar
Ideal para: A Spendhound é a melhor opção para as pequenas e médias empresas que procuram uma solução sem custos para gerir as renovações sem complexidade acrescida.
- Vendr
A Vendr é uma plataforma de compras SaaS que redefine a compra de software. O software inclui uma combinação de informações baseadas em dados e negociação especializada, ajudando-o a poupar mais nas despesas com SaaS.
Caraterísticas únicas:
- Informações inteligentes sobre poupança
- Apoio à renegociação
- Interface intuitiva e de fácil utilização
Ideal para: O Vendr é ótimo se fizer parte de uma empresa em rápido crescimento que necessita de uma forma eficiente e económica de lidar com as aquisições SaaS.
12. Volopay
O Volopay é uma plataforma de gestão financeira tudo-em-um que combina cartões de empresa, controlo automático de despesas e integrações contabilísticas simples.
Caraterísticas únicas:
- Cartões de empresa para despesas simplificadas
- Acompanhamento e relatórios de despesas automatizados
- Integrações de contabilidade direta
Ideal para: O Volopay é perfeito para pequenas e médias empresas que pretendem uma abordagem simplificada para gerir despesas e pagamentos de fornecedores.
Conclusões
O software de gestão de despesas SaaS não é apenas mais uma ferramenta empresarial; é um ativo estratégico. Estas plataformas não se limitam a controlar as licenças ou a cortar algumas subscrições desnecessárias - redefinem a forma como aborda os custos de software, a segurança e a conformidade.
- Torne visíveis os custos invisíveis - obtenha informações em tempo real sobre cada subscrição e despesa.
- Recupere o orçamento detectando licenças inactivas e cortando ferramentas redundantes.
- Simplifique as renovações com lembretes automáticos, eliminando as renovações surpresa.
- Mantenha-se em conformidade e seguro com verificações incorporadas que controlam as licenças e o acesso dos utilizadores.
- Obtenha controlo com análises de utilização que revelam exatamente como cada aplicação é utilizada.
- Escale com confiança; as ferramentas avançadas adaptam-se ao seu crescente portefólio SaaS.
Quando as despesas com SaaS se complicam, estas ferramentas devolvem-lhe o controlo, fazendo com que a gestão de software seja menos uma questão de combate a incêndios e mais uma questão de afinação. Com uma boa plataforma de gestão de despesas de SaaS, estará a gerir uma operação mais inteligente e mais resistente.
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