Gestão de fornecedores

Suave e estratégico: Dominar o ciclo de vida da gestão de fornecedores

11 de novembro de 2024

A gestão de fornecedores abrange o ciclo de vida de um software, desde o fornecimento inicial até ao fim do contrato. E é necessária uma estratégia holística para os fornecedores.

O valor é um objetivo fundamental quando se pesquisa um novo fornecedor de SaaS. Mas a pesquisa é apenas uma parte da gestão de fornecedores. 

Quer seja antes ou depois do contrato, cada fase promete valor e as relações positivas com os fornecedores são a base do processo. 

As empresas são mais bem sucedidas quando os ciclos de vida dos fornecedores são geridos com antecedência, de forma abrangente e regular. O resultado? Uma base sólida para o crescimento, a expansão e um elevado ROI. 

Está na altura de ultrapassar as listas estáticas de fornecedores e dar prioridade à gestão dinâmica. Eis por que razão a gestão dos seus fornecedores de SaaS é um investimento tão importante para obter ganhos a longo prazo. 

A importância da gestão estratégica do ciclo de vida dos fornecedores 

É natural que os prazos do ciclo de vida dos fornecedores estejam... por todo o lado. 

Tem de cancelar o Evernote, está a pesquisar quatro ferramentas de contabilidade diferentes e tem uma reunião de negociação com o Slack... e isto só hoje.

É provável que a quantidade de fornecedores aumente à medida que a empresa cresce. Os prazos serão dispersos, mas o seu processo não. Um processo disperso coloca a sua atividade em risco.

Talvez esteja a lidar com isso atualmente:

  • Processos manuais morosos
  • Elementos em falta no seu processo de fornecedor 
  • Comunicação ineficaz entre departamentos
  • Manutenção de registos insuficientes
  • Monitorização esporádica

Sem uma gestão estruturada dos fornecedores, na melhor das hipóteses, acabará por ter um monte de licenças que paga mas que ninguém utiliza. Na pior das hipóteses, poderá ter incidentes de cibersegurança. 

Uma gestão eficaz dos fornecedores estabelece uma estrutura transparente e sistemática com tomada de decisões estratégicas para relações mutuamente benéficas com os fornecedores. 

A gestão do ciclo de vida do fornecedor é um processo, não um exercício de caixa de seleção, e cada fase do processo pode ser utilizada para:

  • Reduzir o risco
  • Maximizar a eficiência
  • Melhorar a conformidade
  • Criar valor
  • Poupar nos custos
  • Cultivar as relações com os fornecedores

Quais são as etapas da gestão de um fornecedor?

Vamos agora explorar a forma como as melhores práticas podem otimizar a eficiência, a segurança e o custo do fornecedor.

1. Identificar e envolver

Identificou uma necessidade de software na sua empresa. Pode acontecer que um departamento tenha crescido rapidamente e que seja necessária uma ferramenta de comunicação para garantir o bom funcionamento das operações. Provavelmente, só lhe apetece mergulhar de cabeça e começar a pesquisar diferentes fornecedores. 

Mas antes de o fazer, já pensou nos elementos que vai utilizar para comparar os fornecedores? 

Em primeiro lugar, crie uma breve justificação. Esta deve incluir:

  • Porque é que a sua empresa precisa do software.
  • Requisitos operacionais de "obrigatório" para "agradável de ter".
  • Classificação da importância dos requisitos. 
  • Limites orçamentais e objectivos de execução previstos.

É essencial que qualquer novo software esteja de acordo com os objectivos e valores da sua empresa. Afinal de contas, espera-se que tenha uma relação longa e mutuamente lucrativa com o seu fornecedor.

Agora - que qualificações e custos deve ter o seu fornecedor? Considere:

  • A sua reputação no sector.
  • Número de anos de experiência.
  • Certificações ou licenças.
  • Preços.

Esta clareza torna a pesquisa mais direcionada, resultando num menor número de potenciais fornecedores, mas mais qualificados.

Comunicar com antecedência e designar um representante das equipas jurídica, financeira e de aquisições para garantir um processo holístico e eficiente.

Depois de ter reunido pesquisa suficiente, pode emitir um RFQ (pedido de orçamento) aos fornecedores que satisfazem os seus padrões. Agora, pode começar uma avaliação mais detalhada. 

2. Avaliação dos riscos 

Com os orçamentos recebidos, pode selecionar dois ou três fornecedores para análise. 

Lembre-se de que a seleção de um fornecedor tem como objetivo maximizar o valor global para a sua empresa, tanto do ponto de vista financeiro como da produtividade. A utilização de dados quantitativos e de feedback qualitativo fornece uma imagem mais pormenorizada. Por exemplo, pretende obter informações sobre o número de integrações que cada um oferece, mas também pretende ver referências e análises de clientes reais. 

A sua equipa de compras deve ter muito cuidado ao avaliar a legitimidade e a fiabilidade dos fornecedores. 

Por exemplo, o fornecedor que satisfaz as suas necessidades e tem um custo muito inferior ao dos concorrentes pode ser financeiramente irresponsável. 

Eis algumas informações essenciais a solicitar aos fornecedores:

  • Endereço da sede
  • Nome legal da empresa
  • Licença comercial
  • Estatutos da sociedade
  • Número de identificação fiscal
  • Estrutura de propriedade e número de empregados
  • Lista de subcontratantes
  • Histórico de conformidade
  • Contencioso em curso

Uma última consideração de risco, ainda que crítica, é a segurança. 61% das empresas sofreram uma violação de dados de terceiros ou de cibersegurança em 2023, afectando as operações, as finanças e a reputação da empresa. Qual é a vulnerabilidade do potencial fornecedor a uma violação de dados? Que procedimentos existem para mitigar este risco e responder se ocorrer um incidente? 

Agora, pode selecionar um fornecedor para avançar. Faça um pedido de aprovação de compra atempado e arregace as mangas para a maior oportunidade de otimização de custos do processo.  

3. Negociar e integrar

Há mais do que apenas o preço a negociar com os fornecedores. Estes são alguns dos elementos que terá de detalhar:

  • Âmbito dos trabalhos
  • Linha do tempo
  • Preços
  • Prestações de serviços
  • Condições de pagamento
  • SLAs (acordos de nível de serviço)

Os SLAs são particularmente importantes para as compras de SaaS, ajudando a garantir a qualidade do serviço e a gerir riscos como interrupções de serviço ou problemas de desempenho. 

Ser firme mas justo na negociação cria uma base de confiança. Chegue a acordo sobre os termos do contrato que sejam mutuamente benéficos e que definam claramente as suas expectativas, não deixando espaço para custos surpresa. Mais tarde, no ciclo de vida da gestão de fornecedores, pode rever estes termos em função da evolução das suas necessidades. 

Se não tiver tempo e pessoal para negociar, uma solução de gestão de fornecedores é a sua salvação. Os negociadores especializados identificam todas as oportunidades para otimizar os custos e obter descontos e ofertas. Podem poupar-lhe uma média de 39% no seu software.

Em seguida, começará a partilhar informações sobre a integração do seu novo fornecedor. 

A partilha da descrição geral da sua empresa, das suas missões e dos detalhes do seu projeto, bem como de um código de conduta do fornecedor nesta fase, abre caminho a uma futura personalização, desenvolvimento e inovação.

Deve também recolher informações adicionais, como certificação de conformidade regulamentar, apólices de seguro, acordos de confidencialidade e políticas de utilização adequadas. 

Assegurar que a informação é documentada, que os processos são contabilizados e que são definidas áreas de responsabilidade para os departamentos envolvidos. Desta forma, será mais fácil resolver quaisquer áreas de discórdia, se estas surgirem, e criar modelos de boas práticas. 

Agora, os seus empregados podem desfrutar da sua formação de integração e começar a colher os frutos de uma ferramenta mais eficiente. 

4. Monitorizar o desempenho

A gestão do fornecedor não termina aqui. Ao longo do tempo de vida de uma aplicação na sua empresa, devem ser agendadas avaliações regulares do SaaS. 

Há dois aspectos a considerar quando se monitoriza o desempenho - o fornecedor e a própria aplicação. Definir critérios de avaliação claros para cada um deles é fundamental para descobrir e resolver problemas. 

Avalie o seu fornecedor. Está a cumprir a qualidade prometida? Os SLAs estão a ser cumpridos? O processo de pagamento é tão simples como prometido? Tenha em conta o serviço que recebe, os prazos de resolução de problemas e a sua capacidade de resposta aos comentários. 

As auditorias de desempenho SaaS são informações essenciais sobre a rentabilidade do seu software para a sua empresa. Estas revelam padrões de comportamento em vez de se concentrarem em casos individuais e dão uma visão justa e exacta. Com muitas métricas a cobrir, incluindo velocidade, utilização e ROI, as auditorias podem ser demoradas. As empresas de sucesso utilizam Gestão SaaS para obter visibilidade total e relatórios perspicazes sobre o desempenho do seu software. Menos uma tarefa manual que consome muito tempo.

Agora, pode utilizar as suas provas de desempenho como vantagem na sua parceria contínua com o fornecedor.

5. Gerir as relações com os fornecedores

Existem alguns pontos cruciais no ciclo de vida para cultivar as relações com os fornecedores. A negociação é uma oportunidade privilegiada, mas os prazos de pagamento, as renovações e os litígios são igualmente importantes. 

Os fornecedores podem agradecer-lhe os pagamentos atempados, partilhando ofertas e descontos antes das renovações, ajudando-o a obter vantagem sobre a concorrência. A comunicação regular com os fornecedores torna as reuniões de negociação de renovação mais fáceis e rápidas, sem surpresas. 

Do mesmo modo, quando precisar de apoio ou desejar apresentar um litígio, isso pode ser feito de uma forma colaborativa e eficiente, que o ajudará a recuperar rapidamente. 

Dar prioridade às relações nestes pontos-chave tornará o processo muito mais fácil, mas uma relação com o fornecedor deve ser cultivada ao longo de todo o processo. gestão do ciclo de vida dos produtos de software. O feedback não tem de ser sempre negativo. De facto, o feedback positivo pode levar a uma colaboração inovadora. 

A gestão das relações com os fornecedores é um esforço contínuo até ao fim do contrato, inclusive. 

6. Fornecedores externos

O fim é uma parte natural de qualquer ciclo de vida. Um offboarding bem sucedido é tão importante como o início de um novo contrato. 

Existem várias responsabilidades administrativas essenciais nesta fase final que devem ser cumpridas com respeito profissional para manter a reputação da sua empresa.

Eis uma lista dos deveres de integração dos fornecedores:

  • Divulgar a informação sobre a rescisão do contrato a todo o pessoal envolvido.
  • Verificar se recebeu todos os requisitos do contrato.
  • Liquidar facturas pendentes.
  • Suspender todos os pagamentos posteriores. 
  • Registar os pormenores do serviço pós-venda. 
  • Assegurar o cumprimento das cláusulas de rescisão.

A documentação deste processo é vital. Certifique-se de que regista os motivos da saída, as leis e as normas do sector que cumpriu, bem como uma avaliação do fornecedor e do próprio processo de saída. Isto dá-lhe um ponto de referência com o qual pode aprender, ajustar e reutilizar à medida que a sua empresa cresce. 

Por último, pode retirar o fornecedor dos seus sistemas internos para proteger dados sensíveis ou IP.

Agora já domina uma abordagem holística à gestão do ciclo de vida dos fornecedores! No entanto, o próximo desafio é garantir que todos os funcionários possam aceder e utilizar esta melhor prática.

Fluxo do processo de gestão de fornecedores

Um fluxo de trabalho é uma ferramenta visual eficaz para garantir a adoção do seu processo optimizado de gestão de fornecedores por toda a empresa. 

O seu fluxo de trabalho de gestão de fornecedores SaaS apresentará um processo claro e passo-a-passo para os funcionários. As vantagens de um procedimento tão transparente são: 

  • Eliminação de erros. 
  • Redução dos riscos. 
  • Tempo ganho. 
  • Mais tempo e mais oportunidades para promover a relação com os fornecedores.
  • Mais possibilidades de otimização do valor.
  • Aumento da produtividade. 
  • Acompanhamento e manutenção de registos mais fáceis.

O exemplo abaixo mostra um fluxo de trabalho eficaz de gestão de fornecedores a implementar na sua empresa para um processo mais simples.

Com um caminho claro a seguir, pode alcançar a excelência da gestão de fornecedores em toda a empresa. Mas se ainda se sentir sobrecarregado, automatizar o seu processo é uma forma inteligente de poupar tempo, energia e custos. 

Como é que o software de gestão de fornecedores pode ajudar? 

O software de gestão de fornecedores é a opção inteligente para empresas em crescimento. Estas ferramentas dinâmicas utilizam a automatização, o que reduz a necessidade de tarefas manuais demoradas em áreas-chave do ciclo de vida do fornecedor, como auditorias, documentação e renovações. 

Os processos automatizados eliminam erros, poupam tempo e permitem-lhe acompanhar as métricas de desempenho e as informações orçamentais em tempo real. Actualizações e notificações atempadas significam que os funcionários podem concentrar-se em tarefas estratégicas de elevado valor que dão prioridade ao crescimento da empresa. 

O Spendbase oferece um sistema holístico de gerenciamento de SaaS que fornece gerenciamento do ciclo de vida de fornecedores de alta qualidade para sua empresa. 

Obtenha instantaneamente informações com guias de preços de software para apoiar suas decisões de compra de SaaS. Com a sabedoria do Spendbase, você não fica mais no escuro. 

A visibilidade total do seu SaaS com a plataforma de gerenciamento do Spendbase coloca você no controle e facilita a identificação de oportunidades de otimização de custos muito antes da próxima negociação com o fornecedor. 

Desfrute de um processo tranquilo com sistemas de aprovação e renovação automatizados e actualizações e lembretes orçamentais em tempo real. 

A experiência do Spendbase vai além do gerenciamento de fornecedores. Eles também cuidam das negociações. Seus negociadores especializados têm uma taxa de sucesso de 86% para obter as melhores ofertas para a sua empresa. Aproveite as vantagens de seu exclusivo Descontos SaaSA partir de agora, pode desfrutar de uma gestão de fornecedores mais inteligente e investir as poupanças que faz no crescimento da empresa.

Conclusões

A chave para uma gestão eficaz de fornecedores não é apenas uma lista; é uma abordagem de ciclo de vida que alinha cada fase com os objectivos comerciais, reduzindo o risco e aumentando o valor em cada passo do caminho.

  1. Transforme o seu processo de fornecedor de estático para dinâmicoe veja o ROI aumentar com cada relação optimizada.
  2. Os prazos dos fornecedores podem variar, mas um o processo estruturado não é negociável para evitar custos redundantes e vulnerabilidades de segurança.
  3. Criar um ritmo de comunicação com os fornecedores - interações positivas e consistentes podem levar a melhores condições, descontos e renovações mais fáceis.
  4. As verdadeiras economias acontecem na mesa de negociações. Não negligencie as potenciais poupanças 39% resultantes de uma otimização de custos bem estruturada.
  5. Automatizar sempre que possível; As plataformas de gestão de fornecedores reduzem as tarefas manuais, dando à sua equipa mais tempo para iniciativas estratégicas de crescimento.

Sem um processo de ciclo de vida do fornecedor bem ajustado, a sua pilha de software é apenas uma sobrecarga. Aborde cada fornecedor como uma parceria, cada fase como um marco, e não só protegerá os seus resultados, como também os melhorará ativamente.

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