Gestão das relações com os fornecedores:
Descontos, confiança... e piadas internas

A sua pilha SaaS é um arco-íris de aplicações no seu painel de instrumentos. Mas as suas relações com os fornecedores são brilhantemente saudáveis, ou perdeu o ouro no fim do arco-íris? 

É fácil pensar no software como algo estático por detrás do logótipo de uma empresa. No entanto, cada ferramenta SaaS que a sua empresa utiliza é mantida por uma equipa de pessoas reais. Há seres humanos por trás do SaaS. E os seres humanos prosperam com relações bem cultivadas. 

Quando as relações com os fornecedores são cultivadas, as recompensas para a sua empresa são fiáveis e de longo prazo. As opções de personalização, o dimensionamento correto das funcionalidades, as negociações e a redução de custos dependem do desenvolvimento de uma relação entre a sua organização e os seus fornecedores. 

Se estiver a lidar com aumentos significativos de custos aquando da renovação, prazos demorados de serviço ao cliente e falta de flexibilidade em termos de funcionalidades adicionais, é possível que tenha optado por um contrato de fornecedor normal e transacional. 

Mas a simplicidade não poupa tempo? A longo prazo, não. Se está habituado a esta abordagem, pode ser difícil ver as oportunidades de crescimento do negócio e de otimização de custos que está a sacrificar. 

Para ficarmos com uma ideia mais clara, vamos explorar o que é a gestão das relações com fornecedores SaaS. 

O que é a gestão das relações com os fornecedores?

A gestão das relações com os fornecedores (VRM) é uma parte essencial da sua estratégia empresarial. As empresas dependem de cerca de uma centena de aplicações SaaS para gerir prazos, atingir objectivos e desenvolver ideias.

Alguns definem a gestão das relações com os fornecedores como "a supervisão dos processos com fornecedores terceiros". Mas, apenas supervisão um processo não é suficiente para maximizar o retorno da sua gestão de fornecedores. 

A Gartner afirma que a gestão das relações com os fornecedores é uma "disciplina que permite às organizações controlar os custos, conduzir excelência de serviçoe atenuar os riscos para obter mais valor dos seus fornecedores ao longo do ciclo de vida do negócio". Embora estas sejam três facetas integrais da VRM, a excelência nesta área exige ainda mais. 

A gestão das relações com os fornecedores é a criação e o desenvolvimento contínuo de parcerias mutuamente benéficas que permitem, apoiam e protegem o sucesso da sua empresa. 

O sucesso não é um exagero. Pode contar com vários benefícios significativos quando optimiza a sua estratégia de relação com os fornecedores. 

Porque é que é importante cultivar relações saudáveis com os fornecedores?

Está a tentar obter um crescimento fiável e positivo da empresa ano após ano. Lembre-se de que os seus fornecedores também fazem parte da viagem. Parcerias fortes contribuem para um progresso rentável. Mas há muito mais a ganhar do que apenas a redução de custos.

Confiança

Imagine um fornecedor que responde eficazmente aos seus pedidos de apoio e utiliza os seus comentários para melhorar o seu serviço. Agora imagine uma empresa que efectua pagamentos atempados e é proactiva na sua comunicação. Esta é uma relação fiável e valiosa. 

A criação de confiança de ambas as partes abre possibilidades de crescimento, vantagens exclusivas, termos de renovação de contratos benéficos e preços favoráveis. Uma relação de confiança com o fornecedor é a prenda que continua a dar à sua empresa. 

Poupança de custos

Se tiver estabelecido uma relação de confiança com o seu fornecedor, as negociações serão mais fáceis e as ofertas e descontos serão mais acessíveis. Otimizar a sua abordagem para abranger visibilidade dos contratos públicos é uma forma rápida de reduzir o desperdício e conseguir um custo total de propriedade mais baixo. 

Gestão do risco 

Ter um conhecimento claro sobre a conformidade do seu fornecedor ao longo do seu tempo de vida com a sua empresa é essencial para manter elevados padrões de segurança. Se tiver estabelecido uma comunicação honesta, pode resolver quaisquer problemas atempadamente e de forma colaborativa. 

Desempenho eficiente

A simplificação das relações com os fornecedores significa que os fluxos de trabalho são mais eficientes. Por exemplo, se a integração for efectuada de forma eficaz com uma boa comunicação entre si e o seu fornecedor, a adoção do software pela empresa será elevada e os lucros de produtividade serão maiores. 

Qualidade, flexibilidade e adaptabilidade

Com contactos regulares, os fornecedores estão motivados para prestar um serviço de alta qualidade. Não terá de se preocupar com a possibilidade de ter de ultrapassar um obstáculo quando precisar de adaptar as funcionalidades da aplicação, e eles estarão mais dispostos a adaptar-se às suas necessidades. 

Melhoria da reputação

As críticas positivas dos fornecedores aumentam a sua reputação no sector e atraem mais oportunidades de colaboração. A sua equipa de marketing ficará grata pela sua relação saudável com os fornecedores, uma vez que abre oportunidades para coordenar o material promocional, aumentando as suas relações públicas.

Inovação

Manter-se à frente da concorrência é mais fácil com o conhecimento das novas tecnologias e funcionalidades. Os fornecedores dão prioridade aos seus parceiros mais fiáveis com testes de novas funcionalidades, e uma gestão saudável das relações é a chave para alcançar estes bónus. 

Há muito a ganhar, mas e os aspectos práticos? Como otimizar a gestão das relações com os fornecedores?

Melhores práticas para uma gestão de fornecedores bem sucedida

A manutenção de relações positivas com os fornecedores não depende apenas de uma ação, como enviar uma garrafa ao seu fornecedor no dia do seu aniversário (embora isso possa ajudar). Investir nas seis áreas seguintes irá melhorar a sua gestão de fornecedores e proporcionar-lhe-á ganhos comerciais holísticos. 

1. Selecionar o fornecedor certo

Uma boa parceria começa com uma óptima correspondência entre fornecedor e consumidor. A sua gestão de fornecedores está condenada desde o início se o seu fornecedor não estiver alinhado com os objectivos da sua empresa. 

Tomemos, por exemplo, uma empresa de decoração de casas de luxo. Os seus designers precisam de uma aplicação que tenha modelos personalizáveis para criarem belas apresentações dos seus produtos. Perguntam a cada fornecedor pré-selecionado quais as opções de personalização que oferecem, e o feedback permite-lhes fazer uma escolha informada que melhor se adapte às suas necessidades. Os funcionários ficam satisfeitos, a produtividade melhora e as vendas dos clientes aumentam. 

Outros elementos a considerar são a reputação do fornecedor, o protocolo de conformidade e segurança e as análises do serviço de apoio ao cliente.

Não hesite em pedir referências aos seus fornecedores actuais, pois eles já conhecem as suas necessidades de compatibilidade. Eles podem até revelar as suas próprias soluções para os seus problemas, o que significa que pode ficar com um fornecedor conhecido e desenvolver ainda mais a sua relação a longo prazo. 

2. Definir SLAs claros

Como se sentiria se o seu superior hierárquico levantasse uma questão sobre o seu desempenho numa área que não faz parte da sua descrição de funções? 

Agora, como se sentiria se uma área do seu trabalho tivesse tido um desempenho inferior, mas sabe que se tivesse tido uma ferramenta específica, teria sido bem sucedida? 

Ambas as situações são frustrantes.  

As relações saudáveis com os fornecedores evitam esta confusão com uma base de cláusulas claras e formais acordadas por ambas as partes. Estes acordos de nível de serviço são discutidos e assinados com o contrato. Assim, todos os envolvidos conhecem as suas responsabilidades e expectativas. 

Os SLA podem incluir o âmbito dos serviços, os pagamentos, os procedimentos de saída e as normas de desempenho. Os termos devem ser específicos e inequívocos. Por exemplo, uma garantia de resposta rápida do serviço de apoio ao cliente é menos tranquilizadora do que uma promessa de resposta de 12-24 horas.

SLAs claramente definidos dão-lhe uma vantagem não só em potenciais disputas com fornecedores, mas também quando analisa o desempenho da sua aplicação e considera o seu futuro na sua empresa. 

3. Utilizar uma ferramenta de aquisição

Se tivesse poucos fornecedores para gerir, certamente que os processos manuais poderiam funcionar. No entanto, uma grande quantidade de SaaS na sua empresa requer uma ajuda na gestão de fornecedores. 

• Centralização. Uma plataforma baseada na nuvem é uma forma organizada e eficiente de centralizar a sua lista de fornecedores. A sua facilidade de acesso, a sua visibilidade total e a sua rápida recuperação de informações fazem com que as suas folhas de cálculo sejam envergonhadas. O melhor ferramentas de aquisição para PME oferecem um ponto de contacto único para as aquisições, um olhar atento ao risco e processos simplificados para aumentar ainda mais a produtividade.
• Automatização. Se está a pensar onde é que vai arranjar mais tempo para cultivar as suas relações com os fornecedores, a automatização é a resposta. Imagine reduzir o processo de integração de um fornecedor de duas semanas para apenas três dias. As ferramentas de aprovisionamento utilizam a introdução automática de dados, a gestão de documentação e os fluxos de trabalho para aprovações, integração e renovações. 
• Acompanhamento de métricas. Na sua próxima negociação de renovação, se lhe fizessem a pergunta - "Precisa de mais lugares?" ou "A funcionalidade de largar e arrastar está a funcionar para si? saberia a resposta? Conhecer estes pequenos pormenores é a diferença entre uma boa e uma excelente gestão de fornecedores. As ferramentas de gestão de fornecedores fornecem relatórios regulares e detalhados sobre a utilização do SaaS. 

4. Comunicar regularmente 

Quando se pensa em software, a primeira palavra que vem à mente provavelmente não é "empatia". No entanto, uma grande parceria assenta numa reflexão cuidadosa de ambas as partes. Os fornecedores são afectados pelo seu negócio e você é afetado pelo deles. É do interesse de ambos manter uma comunicação aberta e honesta durante todo o ciclo de vida do software. 

Planeie pontos de contacto regulares com o seu fornecedor para refletir sobre os KPI. Por exemplo, a cada trimestre, pode discutir o ROI, a utilização e as funcionalidades específicas e quaisquer adaptações à sua subscrição. Pode até descobrir que estes contactos frequentes abrem a porta a oportunidades de descontos e testes de funcionalidades. 

Se for um comunicador fiável, os vendedores estarão mais inclinados a resolver rapidamente quaisquer litígios que surjam. A sua relação saudável significa que os litígios são mantidos de forma profissional e sem problemas.

5. Negociar de forma assertiva e justa

Se um cliente o abordasse a pedir um desconto de 70%, um serviço de apoio ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana e um produto gratuito todas as semanas, a coisa mais educada que lhe diria seria "Não".

Uma relação bem sucedida com um fornecedor não se limita a garantir o melhor preço. Centra-se no valor e nas parcerias a longo prazo. 

Por exemplo, pode conseguir um desconto significativo, mas receber uma versão inferior de uma funcionalidade de software rentável, o que significa que tem de explicar à sua equipa porque é que o trabalho deles vai demorar o dobro do tempo e o resultado terá metade do impacto.

Certifique-se de que a sua empresa obtém o melhor valor utilizando a sua análise SaaS e procure um cenário vantajoso para todos. Um fornecedor que se sinta respeitado é um fornecedor que investirá mais tempo no seu negócio. 

6. Criar laços com humor

Um pouco de humor é muito útil nas relações com os vendedores. Quando se estabelece uma relação, as piadas internas e as brincadeiras leves podem transformar as interações de rotina em algo muito mais agradável. Partilhar uma gargalhada com o seu contacto de fornecedor - talvez seja sobre uma funcionalidade peculiar na sua aplicação, ou um pedido de "emergência" que acabou por ser surpreendentemente simples - quebra o gelo e cria camaradagem.

Estes momentos partilhados criam uma sensação de familiaridade e confiança. Quando os fornecedores se sentem à vontade consigo, é mais provável que se esforcem mais, ofereçam ideias sinceras e dêem prioridade aos seus pedidos. O humor não se limita a animar o ambiente; fortalece a sua relação profissional, transformando os seus fornecedores de meros contactos em verdadeiros aliados.

Como qualquer outro aspeto de uma empresa sólida, a gestão das relações com os fornecedores exige um esforço contínuo. Se quiser destacar-se, terá de tomar nota de algumas armadilhas comuns a evitar. 

Erros comuns na gestão das relações com os fornecedores

As empresas que se debatem com a gestão das relações com os fornecedores são normalmente culpadas de pelo menos um dos seguintes erros.

• Evitar custos. Pensar no presente sem uma visão de conjunto pode resultar numa ênfase excessiva nos custos. Em vez disso, abra a sua mente para os benefícios e o valor a longo prazo que os fornecedores podem proporcionar. 

• Acordos apressados. Custos ocultos, serviços de baixa qualidade e elevados riscos de violação de dados são alguns dos perigos de acordos contratuais apressados. Reserve algum tempo para refletir sobre cada termo - é específico, está alinhado com os seus objectivos e é mensurável? 

• Comunicação deficiente. Se não for acessível ou aberto, isso pode ser refletido pelo seu fornecedor e será mais difícil entrar em contacto quando necessário. Mantenha contactos regulares e estratégicos para manter as relações positivas e construtivas.  

• Avaliação inadequada dos riscos. Haverá sempre alguns pequenos riscos aceitáveis nas empresas. A chave é saber que eles existem e monitorizá-los regularmente. 

• Negligência. Mesmo os melhores fornecedores precisam de ser geridos. Os seus fornecedores estrategicamente importantes devem ser a prioridade máxima para uma monitorização regular, porque os problemas com estes fornecedores podem resultar em perdas significativas.

Pode ganhar tempo e reduzir a probabilidade de ocorrência destes erros com um sistema de gestão de fornecedores que automatiza os fluxos de trabalho, centraliza os dados do fornecedor. 

Agora, pode começar a imaginar o que isto parece na prática na sua organização. Então, como é que a VRM se parece quando é feita de forma excelente?

Modelo de gestão de relações com fornecedores

A gestão optimizada das relações com os fornecedores é uma parceria vantajosa para ambas as partes. É um equilíbrio saudável de dar e receber. Funcionalidades SaaS rentáveis e medidas de poupança de custos para si; objectivos e vendas alcançados para os fornecedores. 

O seu sistema automatizado software de aquisição faz muito do trabalho árduo por si - centralizando os fornecedores num único painel de controlo, simplificando os principais fluxos de trabalho com automatização e fornecendo informações detalhadas sobre o desempenho do fornecedor e do SaaS. As melhores ferramentas de aquisição podem até fornecer negociadores especializados para o apoiar na negociação estratégica de preços. 

Do início ao fim da vida útil do seu software na sua empresa, beneficia de um alinhamento de objectivos e desafios com uma comunicação aberta e honesta no centro. 

Como é fiável e comunicativo, os vendedores oferecem informações e oportunidades de colaboração e crescimento para impulsionar ainda mais o seu negócio. 

A cereja no topo do bolo? Acesso a descontos significativos como o 60% das suas contas na nuvem e o 80% das suas aplicações favoritas. 

Com uma gestão eficaz das relações com os fornecedores, a sua previsão, poupança de custos e orçamentação melhoradas permitirão à sua empresa desenvolver-se no futuro.