Estudo de caso Preply

A Preply é um mercado online de aprendizagem de idiomas que conecta 30.000 tutores com mais de 1 milhão de alunos de 175 países. A empresa cresceu rapidamente de uma startup para um negócio internacional com escritórios e funcionários em Barcelona, Kiev, Londres e nos EUA.

Em 2024, Timothée LEON-DUFOUR juntou-se à Preply como Gerente Global de TI. Seu objetivo era aumentar a eficiência das operações de SaaS e otimizar os custos de software rapidamente.

"A empresa cresceu, pelo que era altura de garantir que obtínhamos um melhor valor por cada dólar gasto. E, bem na hora, fui aconselhado a conhecer o Spendbase," disse Timothée.

A Preply realizou uma análise gratuita de gastos com SaaS com o Spendbase para identificar oportunidades de economia de custos para seu software mais caro.

"As potenciais poupanças nos nossos dois maiores contratos eram promissoras, pelo que demos luz verde aos nossos negociadores de fornecedores", afirmou Timothée.

Os especialistas em negociação do Spendbase explicaram à equipe da Preply como a empresa poderia diversificar o volume de licenças em diferentes níveis de assinatura e licença para gerar economias substanciais.

"Os especialistas da Spendbase nos ajudaram a economizar $128.5k em contratos caros, marcando um forte início de um relacionamento de longo prazo", disse Timothée.

Em seguida, a Preply utilizou a ferramenta de gerenciamento Spendbase SaaS para garantir que as licenças adquiridas fossem atribuídas aos funcionários e usadas de forma eficaz.

"Ao ligar-se aos nossos IDPs e ao utilizar integrações diretas OOTB com várias aplicações, o Spendbase mostrou-nos a frequência de utilização de cada aplicação. Se um colaborador tiver uma licença mas não tiver iniciado sessão durante algum tempo, podemos ver isso", afirmou Timothée.

Com dados precisos sobre a utilização das aplicações, Timothée podia redistribuir eficazmente as licenças de software pela equipa. Esta visibilidade da utilização das aplicações ajuda a identificar licenças dispendiosas não utilizadas sem ter de inquirir os funcionários.

A otimização foi além das licenças individuais. Para cada aplicativo monitorado pelo Spendbase, a equipe de TI podia ver o uso geral das licenças pagas em relação às licenças gratuitas. Eles também puderam ver os níveis de assinatura que os funcionários estavam usando para cada ferramenta para analisar as tendências na adoção de aplicativos.

"Agora sabemos quando devemos questionar as renovações automáticas das subscrições existentes. A baixa frequência de utilização deu-nos uma razão para reavaliar as aplicações e suspendê-las se se revelassem redundantes. A referência para as aplicações redundantes é importante, mas também é difícil de manter, uma vez que muitas aplicações têm atualmente funcionalidades que se sobrepõem", afirmou Timothée.

A análise dos dados de uso de aplicativos permitiu que a Preply otimizasse seu portfólio de SaaS, garantindo que assinaturas desnecessárias fossem prontamente removidas e mantendo o portfólio de aplicativos e os volumes de licenças relevantes em todos os momentos.