Tedarik
Gecikmelerden bıktınız mı? Otomasyon ile onay süreci iş akışınızı dönüştürün
Onaylar için beklemek zorunda mı kalıyorsunuz? Verimsiz bir onay süreci iş akışı sadece sinir bozucu olmakla kalmaz, size zaman ve para kaybettirir. Peki ya maliyetli gecikmeleri azaltabilseydiniz?
Onay süreciniz bir darboğaz gibi hissediyorsa, yalnız değilsiniz.
Manuel iş akışları hatalara, iletişimsizliğe ve son teslim tarihlerinin kaçırılmasına neden olabilir. Ancak onaylarınızın daha hızlı ilerlemesini sağlamanın bir yolu var.
Satın alma ve harcama onayı iş akışlarınızı otomatikleştirmek, daha hızlı kararlar, daha az hata ve her adımda gerçek zamanlı izleme sağlar.
Bu makalede, otomasyonun onay sürecinizi nasıl radikal bir şekilde geliştirebileceğini, verimli, şeffaf ve sorunsuz hale getirebileceğini inceleyeceğiz.
Manuel onayların yaygın tuzaklarını, otomatikleştirilmiş iş akışlarının temel bileşenlerini ve bir etkin tedarik süreci işletmenizin zamandan ve paradan tasarruf etmesine yardımcı olabilir.
Satın alma onay süreci veya harcama onay iş akışı nedir?
Satın alma veya harcama onayı iş akışı, bir şirket bir harcamayı onaylamadan önce tamamlanması gereken bir dizi görevdir.
Bu iş akışları, tüm harcamaların şirket içi politikalara ve bütçelere uygun olmasını sağlar.
Şirketlerin satın alma siparişlerinden sermaye harcamalarına kadar her şeyi yönetmelerine yardımcı olurlar.
Bu neden önemli?
Bir satın alma veya harcama onayı iş akışı süreci düzenleyerek kararların sistematik bir şekilde alınmasını sağlar. Ayrıca, daha sonra kaosa neden olabilecek usulsüz harcamaları veya onaylanmamış satın alımları da önler.
Bir onay iş akışı birkaç temel unsurdan oluşur. Bunu iyi yağlanmış bir makine gibi düşünmek istersiniz. Her bir parça (veya kişi) harcamaların kontrollü bir şekilde onaylanmasında önemli bir rol oynar.
Onay iş akışları sizin için neden önemli?
Onay iş akışları, harcamaları kontrol etmek ve şirket politikalarına uyumu sağlamak için hayati önem taşır.
Avantajlar şunları içerir:
- Gereksiz satın alımların önlenmesi.
- İş akışı harcamalarının bütçe dahilinde kalmasını sağlamak.
- Her şey izlendiği ve doğrulandığı için dolandırıcılık risklerinin azaltılması.
- Kararların gecikmemesini veya tahminlere dayanmamasını sağlamak.
İş akışları iyi yapılandırıldığında, maliyetli hatalardan ve yanlış iletişimden kaçınırsınız.
Onay süreci otomasyonu için iş akışları
İşte burada işler heyecan verici bir hal alıyor-otomasyon.
Giderek daha fazla işletme, manuel verimsizlikleri ortadan kaldırmak için otomatik iş akışlarını benimsiyor. Manuel ve otomatik onay süreci iş akışının neden olduğunu görmek için.
Manuel onay süreci iş akışı | Otomatik onay süreci iş akışı |
Zaman gecikmeleri. İleri geri e-postalar nedeniyle yavaş onaylar. |
Daha hızlı kararlar. Otomatik yönlendirme ile kolaylaştırılmış onaylar. |
İletişimsizlik ve hatalar. Manuel veri girişi ile daha yüksek hata riski. |
Azaltılmış hatalar. Otomatik giriş ve kontroller sayesinde doğru veriler. |
Şeffaflık eksikliği. Taleplerin durumu hakkında belirsizlik. |
Gerçek zamanlı şeffaflık. Talep durumlarına anında erişim. |
Tutarsız onay kriterleri. Değişen standartlar kafa karışıklığına yol açar. |
Standartlaştırılmış kriterler. Onay politikalarının tutarlı bir şekilde uygulanması. |
Ölçeklenebilirlik sorunları. Süreçler şirketin büyümesine ayak uyduramıyor. |
Ölçeklenebilir süreçler. Artan onay hacmini kolayca idare eder. |
Uyum riskleri. Denetim izlerini sürdürmenin zorluğu. |
Gelişmiş uyumluluk. Denetimler için otomatik kayıt tutma. |
Bitmek bilmeyen ileri geri e-postalara elveda diyebilirsiniz.
Otomasyon, taleplerin doğru kişilere yönlendirilmesine yardımcı olur, hatırlatıcılar gönderir ve iş akışının ilerlemeye devam etmesini sağlar.
Daha hızlı, daha akıllı ve daha iyi çalışıyor.
Onay süreçlerinde sık karşılaşılan zorluklar nelerdir?
Bu tedari̇k zorluklari karmaşık ve katmanlıdır. Ve genellikle yeni bir tedarik talebiyle başlarlar.
İş akışı onay sürecinde zaman gecikmeleri
Zaman gecikmeleri büyük bir sorun.
Muhtemelen bunu kendiniz de yaşamışsınızdır, her şey hazırdır ama onaylar sürüncemede kalır.
Sonu gelmeyen e-postalar, birden fazla telefon görüşmesi yapmak ve o zor onay imzalarının peşine düşmek zorunda kalıyorsunuz.
Ve birisi müsait olmadığında, sıkışıp kalırsınız!
Otomasyon süreci hızlandırır, böylece bir daha asla onay peşinde koşmak zorunda kalmazsınız. Teslim tarihleriniz ve akıl sağlığınız için bir kazanç!
Onay sürecinde iletişimsizlik ve hatalar
İletişimsizlik büyük bir kabus olabilir.
Bir e-posta gönderirsiniz. Kaçırırlar. Şimdi bekliyorsun.
Manuel sistemlerde, önemli ayrıntılar karışıklık içinde kaybolabilir - yanlış bilgiler ve eksik formlar.
Merkezi bir sistem herkesi aynı sayfada tutar ve hata olasılığını azaltır.
Onay iş akışlarında şeffaflık eksikliği
Onay nerede? Kim gözden geçiriyor?
İş akışlarında şeffaflığın olmaması herkesin tahmin yürütmesine neden olabilir. Talepler ortadan kaybolabilir ve hangi aşamada olduğunu bilmek imkansız hale gelir.
Otomatik iş akışları gerçek zamanlı izleme sunar, böylece talebinizin tam olarak nerede olduğunu ve kimin harekete geçmesi gerektiğini bilirsiniz.
Onay süreçlerinde tutarsız onay kriterleri
Benzer talepler zaman zaman farklı şekilde ele alınabilir. Tutarsız onay kriterleriyle, hayal kırıklığı ve kafa karışıklığı duyguları hızla ortaya çıkabilir.
Bazı katı yöneticileriniz olacak. Diğerleri, o kadar değil.
Standartlaştırılmış, otomatikleştirilmiş kriterlerle herkesin aynı kurallara göre oynadığından emin olabilirsiniz.
Onay süreçlerinde ölçeklenebilirlik sorunları
Büyüme heyecan vericidir, ancak zorlukları da beraberinde getirir.
Daha fazla çalışan. Daha fazla talep. Daha fazla darboğaz.
50 kişilik bir şirkette işe yarayan şeyler, 500 çalışana ulaştığınızda aynı etkiyi yaratmaz. Talepler yığılıyor ve her şey yavaşlıyor.
Onayları otomatikleştirmek, iş akışınızın işletmeniz büyüdükçe ölçeklenmesini sağlar. Artık evrak işlerinde veya e-postalarda boğulmak yok. Sadece sorunsuz, ölçeklenebilir süreçler.
Onay süreçlerinde uyum ve denetim
Doğru izleme yapılmadığında, uyumluluk ve denetlenebilirlik büyük bir zorluk haline gelir.
Kimin neyi onayladığına dair kayıtları sunamazsanız, bir denetim sırasında başınız derde girebilir. Ve bu hiç de eğlenceli bir durum değildir.
Otomatik bir onay sistemi ile her adım kaydedilir. Bu, net bir denetim izi oluşturur. Uyumluluk söz konusu olduğunda her zaman hazırlıklı olursunuz.
Herkes aynı yetkiye sahip değildir. Manuel süreçlerde, kimin neyi onaylaması gerektiği genellikle belirsizdir.
Karışıklık hüküm sürüyor.
Kıdemsiz bir yönetici, finans ekibine gitmesi gereken büyük bir satın alma işlemini onaylar.
Otomatik iş akışları, doğru onayları doğru kişilere atayarak kimsenin yetkisini aşmamasını sağlar.
Harcama onay sürecinin adımları nelerdir?
Bütçenizi kontrol altında tutmak için yapılandırılmış bir harcama onay süreci şarttır.
Size net ve tekrarlanabilir bir sistem sunarak her harcamanın yetkilendirilmesini sağlar ve aşırı harcama riskini azaltır.
İşte harcama onay sürecinin 5 adımı.
Adım 1: İç onay sürecinde talep gönderimi
Her şey bir harcama talebi göndermekle başlar.
Harcamanın nedenini, toplam maliyeti ve satıcı bilgilerini sağlamanız gerekecektir. Ayrıca teklifler veya sözleşmeler gibi destekleyici belgeleri de eklemek isteyeceksiniz.
Talepte gerekli tüm alanların doldurulduğundan emin olun. Bu sizi daha sonra sinir bozucu gecikmelerden kurtaracaktır.
Adım 2: Onay akışında onay zinciri
Talep daha sonra onay zinciri boyunca ilerler.
Giderin büyüklüğüne veya türüne bağlı olarak, bir kişiden veya birkaç yönetim katmanından (yönetici, finans, CFO'yu düşünün) hızlı bir onay olabilir.
Onay zincirinizin kaya gibi sağlam olduğundan emin olun, her kişinin rolünü bilmesi gerekir. Bazen birden fazla departmandan girdi almanız gerekebilir.
Adım 3: Onay yönetiminde izin düzeylerinin atanması
Herkes aynı yetkiye sahip değildir. İzin seviyeleri burada devreye girer - doğru kişilerin doğru şeyleri onayladığından emin olurlar.
Onaylayanın rolüne, harcamanın boyutuna ve departmana göre izin düzeyleri atayacaksınız.
Bir departman müdürü küçük alımları halledebilir. Daha büyük harcamalar için genellikle daha üst düzey onay gerekir.
Adım 4: Onay sürecinde zaman dilimlerinin belirlenmesi
Her onay aşaması için kesin son tarihler belirleyin. Kimsenin bir talep üzerinde çok uzun süre beklemediğinden emin olun. Bir hatırlatıcıya ihtiyacınız varsa otomatik bildirimler sizin dostunuzdur.
Anahtar, dengedir.
Bazı talepler daha karmaşıktır ve ekstra zaman gerektirir, bazıları ise bir anda onaylanabilir.
Adım 5: Denetim Günlükleri ve onay sürecinde kayıt tutma
Şeffaflık ve hesap verebilirlik çok önemlidir ve özellikle denetçiler kapıyı çaldığında doğru kayıtların tutulması çok önemlidir!
Onay sürecindeki her eylem kaydedilmelidir.
Kim onayladı? Ne zaman? Değişiklikler oldu mu?
Kayıt tutma sisteminizin eksiksiz ve güvenli olduğundan emin olmak istersiniz.
Bu sizi denetimler, incelemeler veya yolunuza çıkabilecek diğer her şey için iyi bir konuma getirir.
Otomatik bir onay süreci ve iş akışı nasıl oluşturulur?
Neden otomatikleştirelim?
Mesele sadece hız değil. Verimliliği, daha az hatayı ve tam uyumluluğu hedefliyorsunuz.
Avantajlar şunları içerir:
- Artık manuel darboğazlar yok
- Daha az hata
- Her adım şirket politikasını takip eder
İşte otomatik bir harcama onay süreci oluşturmak için 7 adım.
Adım 1: Mevcut iş akışı kurallarını ve onay sürecini değerlendirin
Otomasyona geçmeden önce bir adım geri atın. Şu anda neler olduğunu bilmeniz gerekir.
Mevcut manuel iş akışınızı değerlendirin. Onay gerektiren tüm satın alma türlerini, departmanları ve dolar eşiklerini belirleyin. Darboğazları belirlemek için paydaşları dahil edin.
İşler nerede tıkanıyor? Sizi en çok yavaşlatan alanlara bakın. Otomasyonun en büyük etkiyi yaratacağı yer burasıdır.
Sürecinizin nerede yetersiz kaldığını net bir şekilde anlayacaksınız. Bu, herkes için işe yarayan bir sistem oluşturmanın temeli haline gelir.
Adım 2: Temel onay süreci adımlarını tanımlayın
Şimdi haritasını çıkaralım. Kimin neyi ne zaman onayladığını bilmeniz gerekir.
Onay sürecinin her aşamasını tanımlayın. Bir talebin gönderildiği andan son imzaya kadar.
Paydaşlar için bir anket kullanın: "Kimin onay vermesi gerekiyor?" "Hangi satın alımlar için çok adımlı onaylar gerekiyor?"
Farklı ihtiyaçları hesaba kattığınızdan emin olun. Bazı satın alımlar hızlı bir şekilde onaylanabilir. Diğerleri ise fazladan bir çift göze ihtiyaç duyabilir.
Sonunda sıfır belirsizlikle kristal netliğinde bir onay sürecine sahip olacaksınız.
Adım 3: Onay süreci iş akışı yazılımını seçin
Doğru araç çok önemlidir. Ya hayatınızı kolaylaştıracak ya da başınızı ağrıtacaktır.
Şirketinizin ihtiyaçlarına uygun otomasyon araçlarını arayın.
Araç şunları yapmalıdır:
- Özel kuralları işleme
- Çok adımlı iş akışlarını yönetin
- Bildirimler ve hatırlatıcılar gönderin
Aracın mevcut sistemlerinizle entegre olup olmadığını dikkate almak isteyeceksiniz. Kullanıcı dostu mu? Çok karmaşık bir şey istemezsiniz.
Sonunda, iş akışınıza doğrudan uyum sağlayan güçlü bir araç belirleyeceksiniz. Ekstra karmaşıklık katmanları eklemeden onayları otomatikleştirir.
Adım 4: İş akışı kurallarını ve onay süreçlerini özelleştirin
İşte sihrin gerçekleştiği yer. Kuruluşunuzun ihtiyaçlarına uyacak özel kurallar oluşturacaksınız.
Departmanlar, harcama tutarları ve hatta coğrafi konumlar gibi kriterlere dayalı kurallar oluşturmak isteyeceksiniz.
Ayrıca, farklı onaylayıcılar için izin seviyeleri belirlediğinizden emin olun. Kim neyi onaylayabilir? Farklı departmanlar belirli harcama türleri üzerinde daha fazla kontrole sahip olabilir, bu nedenle kurallarınızın bunu yansıttığından emin olun.
Adım 5: Onay iş akışında bildirimler ve hatırlatıcılar uygulayın
Bildirimleri hafife almayın. Sürecinizi yolunda tutmanın gizli sosudurlar.
Eylem gerektiğinde onaylayanları uyarmak için bildirimler ayarlamak isteyeceksiniz. İşleri geciktiren kişileri dürtmek için hatırlatıcılar ekleyin.
Zamanlılık önemlidir, ancak gelen kutularını bunaltmayın.
Adım 6: Paydaşları etkin bir şekilde onay istemeleri için eğitin
Kimse onu nasıl kullanacağını bilmiyorsa en iyi araç işe yaramaz. İşte burada eğitim devreye girer.
Yöneticiler, çalışanlar ve onaylayıcılar için eğitim oturumları düzenleyin. Rollerini ve sistemin nasıl çalıştığını bildiklerinden emin olun.
Eğitimi rollere göre uyarlayın. Bazıları derinlemesine dalışlara ihtiyaç duyarken, diğerleri sadece hızlı bir çalışmaya ihtiyaç duyar.
Bu yatırıma değer. Sistemi nasıl kullanacağını bilen, iyi eğitimli bir ekibe sahip olacaksınız. Sorunsuz benimseme, daha sorunsuz süreçler anlamına gelir.
Adım 7: Otomatik onay iş akışını izleyin ve optimize edin
Ayarla ve unut mu? Pek sayılmaz.
Her şeyin tıkır tıkır işlediğinden emin olmak için her şeye göz kulak olmanız gerekir.
Herhangi bir darboğaz veya verimsizlik için iş akışınızı izleyin. Eğer bir sorun varsa, düzeltmekten çekinmeyin.
Onay süreleri, reddedilenler ve gecikmeler gibi ölçümleri takip edin. Bu verileri sürekli iyileştirmek için kullanın.
Bu adımların sonunda, eski ve hantal bir makine gibi değil, pürüzsüz bir motor gibi çalışan optimize edilmiş ve otomatikleştirilmiş bir sürece sahip olacaksınız.
Onay süreci iş akışı yazılımı nasıl çalışır?
Yazılım sadece onayların yönetilme şeklini değiştirmekle kalmıyor, tamamen dönüştürüyor.
Manuel verimsizlikleri ortadan kaldırarak, gecikmeleri azaltarak ve insan hatalarını en aza indirerek, yazılım onaylardaki tahminleri ortadan kaldırır. Gerçek zamanlı takip ve şeffaflık sayesinde işlerin ne durumda olduğunu her zaman bilirsiniz.
Peki pratikte nasıl işliyor?
Spendbase'i gerçek hayattan bir örnek olarak kullanalım ve nasıl tedari̇k i̇ş akişlariSlack entegrasyonu ile birlikte işi hallediyor.
Otomatik onay iş akışına adım adım genel bakış
İç onay sürecinde talep gönderimi
Her şey, çalışanların Spendbase'de özelleştirilebilir bir form doldurduğu bir satın alma talebinin gönderilmesiyle başlar.
Form her şeyi yakalamak için tasarlanmıştır. Talep türü, satıcı ve fiyattan departman ve faturalandırma döngüsüne kadar.
Onay akışında onaylayanlara yönlendirme
Talep gönderildikten sonra, Spendbase görevi devralır.
Talebi departman, harcama tutarı veya talep türü gibi kriterlere göre otomatik olarak doğru onaylayıcılara yönlendirir.
Onaylar sıralı (her onaylayan tek tek imzalar) veya paralel (birden fazla onaylayanın aynı anda gözden geçirdiği) olabilir.
Ama belki de daha özel bir şeye ihtiyacınız vardır? Spendbase hibrit iş akışlarını da destekler.
Satın alma taleplerini onaylamak için onay işlemleri
Onaylayanlar talebi inceler ve onaylar ya da reddeder. Spendbase ile bunu doğrudan platform üzerinden veya Slack aracılığıyla yapabilirler.
Gerçek zamanlı bildirimler herkesi döngü içinde tutar ve otomatik hatırlatıcılar hiçbir şeyin unutulmamasını sağlar.
Spendbase'in satın alma onay süreci ve iş akışı iş başında
Şimdi Spendbase'in tedarik sürecinden ve tüm iş akışını nasıl basitleştirdiğinden bahsedelim:
- Özel iş akışı kurulumu. Spendbase, şirketinizin ihtiyaçlarına uygun onay iş akışları oluşturmayı kolaylaştırır. İster bir yazılım satın alımı, ister hizmet veya diğer harcamalar olsun, Spendbase'in iş akışı sihirbazı onay akışlarını uyarlamanıza olanak tanır.
- Onay akışı türleri. Daha önce de belirtildiği gibi, Spendbase size seçenekler sunar. Taleplerin her seferinde bir onaylayıcıdan geçtiği sıralı onaylar ayarlayabilirsiniz. Ya da birden fazla onaylayıcının bir talebi aynı anda incelemesine olanak tanıyan paralel onayları tercih edebilirsiniz.
- Takip ve şeffaflık. Çalışanlar taleplerinin nerede durduğunu kolayca görebilir ve onaylayanlar sistemde nelerin ilerlediğini görebilir. Bunun gibi şeffaflık, hesap verebilirliği sağlar ve karışıklığı azaltır.
Spendbase'in satın alma süreci, onay sürecini baştan sona kolaylaştırarak talepleri manuel olarak yönetmek için harcanan zamanı azaltır ve her şeyin verimli bir şekilde ilerlemesini sağlar.
Onay iş akışı için Slack ile entegrasyon
İşleri daha da kolaylaştırmak ister misiniz?
Slack entegrasyonu ile onaylayanlar doğrudan çalışma alanlarında bildirim alırlar.
Talepleri hızlı bir şekilde inceleyebilir, onaylayabilir veya reddedebilirler. Bu gerçek zamanlı özellik, kararları hızlandırır ve platform atlama olmadan her şeyin yolunda gitmesini sağlar.
Sonuç mu? Üretkenlik büyük bir artış gösterir.
Çıkarımlar
İşte onay sürecinizi radikal bir şekilde geliştirmek, verimli, şeffaf ve sorunsuz hale getirmek için ele aldığımız tüm örneklerden almanız gerekenler:
- Onayları beklemek size zamandan daha fazlasına mal oluyor; kaynaklarınızı tüketiyor.
- Manuel iş akışları hatalara, gecikmelere ve kritik iletişimsizliklere yer bırakır.
- Otomasyon, onay sürecinin her aşamasında hız, doğruluk ve şeffaflık sağlar.
- Standartlaştırılmış, otomatikleştirilmiş kriterler tutarsızlığı ortadan kaldırır, böylece herkes aynı kurallara göre oynar.
- Gerçek zamanlı takip sayesinde, her bir talebin tam olarak nerede durduğunu bilirsiniz - artık tahmin yürütmek yok.
- Otomatik bildirimler ve hatırlatıcılar sürecin sizin sürekli müdahaleniz olmadan ilerlemesini sağlar.
- İş akışınız büyüyen bir işletmeye zahmetsizce uyum sağlayabildiğinde ölçeklendirme sorunsuzdur.
Dolayısıyla, ister bir avuç onayla ister binlerce onayla ilgileniyor olun, otomasyon sadece bir yükseltme değil, iş akışınızı bir üretkenlik motoruna dönüştüren bir oyun değiştiricidir.
Okumak isteyebilirsiniz
Tedarik
Operasyonlarınızı ölçeklendirmek için satın almadan ödemeye süreç otomasyonunu kullanın
Satın alma süreci can sıkıcı olabilir. Hatalar, şişirilmiş e-posta gelen kutuları ve zaman alan manuel süreçler. Ancak bunun daha kolay bir yolu var: Otomasyon ile büyümeyi hızlandırın.
Tedarik
15 satın alma performans ölçütü
işinizi harekete geçirmek için
Yıllardır aynı satın alma prosedürüne güveniyor ve çok sayıda veri biriktiriyorsunuz. Ancak hangi süreçlerin başarılı olduğunu ve hangilerinin başarısız olduğunu biliyor musunuz?
Tedarik
Tedarik ve satın alma:
Farkı bilmek her şeyi değiştirebilir
Tedarik ve satın alma arasındaki fark nedir? Düşündüğünüzden daha fazlasıdır ve bunu bilmek işletmenize zaman, para ve baş ağrısı kazandırabilir.
Tedarik
Satın alma maliyetlerini azaltma stratejisi
bütçenizi serbest bırakan
Bütçeler patlıyor. Maliyetler artıyor. En iyi işletmeler kontrolü ellerinde tutuyor. Sırları nedir? Etkili bir satın alma maliyet azaltma stratejisi olduğuna bahse girebilirsiniz.