B2B SaaS abonelik yönetimi ile zamanınızı ve bütçenizi geri kazanın

Yazılım bir anlık minnettarlığı hak eder. İşinizi kolaylaştırır ve daha verimli hale getirir. Ancak büyüyen teknoloji yığınınız çözümden çok sorun mu getiriyor?

Şirketin büyümesi kesinlikle kutlanmalıdır. Siz büyüdükçe, iş yerindeki SaaS kullanımı genellikle artar. Yeni iş ihtiyaçları ortaya çıkar ve daha fazla araç eklenir. Gelişmeler ilerler ve rakiplere ayak uydurmak için daha fazla araç satın alınır. 

Ama, her yeni araç, yönetilmesi gereken başka bir ödeme süreci anlamına gelir.

Ve elektronik tablo kayıtlarınız artık güncel kalmak için yeterli görünürlük sağlamıyor.

İşletmeler, ekonomideki yavaşlamanın etkilerini hissederken küresel GSYİH büyümesibugün, manuel yönetim sisteminizdeki verimsizlikleri ele almak için en iyi zamandır.

Değerli SaaS araçlarını şirketinizden ayırmak zorunda değilsiniz. SaaS abonelik yönetiminizi daha akıllı hale getirmenin zamanı geldi.

SaaS abonelik yönetimi nedir?

Basitçe söylemek gerekirse, SaaS yönetimi uygulama aboneliklerinizi takip etmektir.

Bununla birlikte, her uygulamanın yaşam döngüsü içinde takip edilmesi gereken birçok farklı unsur vardır. Bunlar şunları içerir:

• Tedarik
• Uygulama kullanımı ve yatırım getirisi
• Yenileme 
• Bakım 

Ortalama bir şirketin 200-300 uygulama kullandığını düşündüğünüzde, her aboneliğin her unsurunu takip etmek yönetilemez gibi geliyor. 

Ancak hataya eğilimli, uzun manuel süreçleri kullanmaya devam etmek, işletmenizin yılda $1 milyondan fazla israfla karşı karşıya kalabileceği anlamına gelir. 

SaaS abonelik yönetimi bir öncelik olmalıdır.

Modern gelişmeler ve dijital otomasyon sayesinde, etkili SaaS yönetim araçları sanal bir dosya dolabından çok daha fazlasıdır. Yazılım değerine ilişkin değerli içgörülere dayalı olarak işletme maliyetlerinizi optimize etmek için kapsamlı çözümler sunarlar.

SaaS abonelik yönetimi nasıl çalışır? 

Başarılı bir SaaS yönetim süreci, abonelik satın alımından abonelik yenilemeye kadar her aşamada tasarruf ve verimliliği en üst düzeye çıkarır.

Bağlam için örnek olarak iletişim yazılımı Slack'i kullanalım. 

1. Satın alma

Şirketiniz bir Slack aboneliği satın alıyor. Fiyatlandırma ve yenileme tarihleri gibi önemli bilgileri kaydetmeniz gerekiyor. Otomatik bir yönetim aracıyla bu bilgiler, gerektiğinde hızla geri çağrılabilen merkezi bir veritabanının parçası haline gelir. 

2. Sahiplik

Şimdi Slack'e katılımın etkili olmasını sağlamak için genellikle ekip yöneticisi olan bir çalışan atamalısınız. Bu atanmış sahip, kullanımı izleyecek ve Slack'in performansı hakkında geri bildirim ve raporlar toplayacaktır. 

3. Kullanım izleme ve raporlama

Bir süre sonra performans geri bildirimi toplayacaksınız. Slack iletişimi daha hızlı ve kolay hale getiriyor mu? Üretkenlik arttı mı? Projeler daha verimli ve uygun maliyetli bir şekilde tamamlanıyor mu?

Bu sorgulama hatlarını araştırmak zaman alır. Bir SaaS abonelik aracı, kullanım, eğilimler, modeller ve yatırım getirisine ilişkin içgörüleri ortaya çıkaran otomatik raporlarla size saatler kazandırabilir. 

4. Yenileme yönetimi

Her abonelik sona ermek zorundadır, ancak bundan önce Slack'ten yenileme için son tarihin yaklaştığına dair bir hatırlatma alacaksınız.

Ama bu üzücü bir an değil. Abonelik ihtiyaçlarınızı doğru boyutlandırmak ve mümkün olan en iyi fırsatları elde etmek için büyük bir fırsat. 

Yazılım raporlarınızla donanmış olarak, yenileme görüşmelerine güvenle yaklaşabilirsiniz. Aboneliğinizi tam olarak ihtiyaçlarınıza göre uyarlayabilir veya hedeflerinizi karşılamıyorsa iptal edebilirsiniz. 

Ancak, son yenileme tarihlerini unutmak ve hatırlatma e-postalarını kaçırmak kolaydır. Bu yüzden SaaS yenilemelerini yönetmenin en iyi yolu SaaS abonelik yönetimi aracı ile. Merkezi bir gösterge paneli, son teslim tarihlerinden çok önce yenileme uyarıları gönderir ve size tam görünürlük yenileme sürecinin bir parçasıdır. 

Yukarıdaki dört adım, abonelik yönetiminizi optimize etme yolculuğunuza başlamanızı sağlar. Ancak, daha sorunsuz prosedürler için keşfedilmesi gereken bazı ince ayrıntılar daha vardır. 

SaaS abonelikleri lisanslara karşı nasıl yönetilir?

Yazılım satın alma, tek lisans sahipliğinden daha popüler olan abonelik satın alımlarına doğru evrilmiştir. Bu değişimin arkasındaki itici güç kolaylık ve ne ödeyeceğinizi ve ne alacağınızı özelleştirme becerisidir. Peki bu modeller arasındaki fark nedir ve nasıl yönetilirler?

Bir yazılım lisansını yönetme

Bulut bilişimden önce, yazılım lisansları tek bir cihaza yüklenmek üzere disketlerde veya CD-ROM'larda satılıyordu. Şimdi ise tüm kuruluşun kullanması için bir sunucuya yükleniyorlar. 

A yazılım lisansı, bir kuruluşa yazılımı kullanma hakkı veren bir anlaşmadır. Yazılım lisansları genellikle kalıcı lisanslama yoluyla satılır; bu da yazılımın bir kopyasına süresiz olarak sahip olmak için tek seferlik, peşin bir ücret ödemeniz anlamına gelir. 

Doğru - bu ödemeyi yaptıktan sonra, ek masraflar konusunda endişelenmenize gerek yok. 

Ancak, dahili olarak yönetilmesi gereken ekstra unsurlar vardır. BT'nin yazılımın güvenliği, bakımı ve desteği konusunda yoğun bir katılımı vardır. 

İşiniz büyüdükçe ve ihtiyaçlarınız değiştikçe, yazılım lisansınız talebi karşılayamayabilir. Uzun vadede bu, işletmenizin gelişmesini sağlamak için en iyi yöntem olmayabilir. 

Yazılım aboneliklerini yönetme 

Yazılım abonelikleri, yinelenen bir ödemeye dayalı olarak, genellikle aylık veya yıllık olmak üzere belirli bir süre için bir hizmet olarak erişim sunar. 

Bu tür hizmetler, abonelikleri gerektiği gibi ekleme veya azaltma seçeneği ile planları iş ihtiyaçlarına göre uyarlamak için daha fazla esneklik sunar. 

Abonelik modelinin bir diğer faydalı özelliği de abonelik süreniz boyunca güncellemelere, desteğe ve yeni özelliklere erişebilmenizdir.

Abonelikler, sürekli gelişen rekabetçi bir pazarla ortaklaşa çalışır. Ancak, ödeme planları daha fazla maliyet yönetimi gerektirir. Aynı şekilde, yönetilmesi gereken daha fazla yenileme ve müzakere noktası vardır.

Her ne kadar esnek olsalar da SaaS abonelikleri bazı önemli yönetim zorluklarını beraberinde getirir. Bu sorunların etkilerini inceleyelim. 

SaaS yönetim zorlukları

Hızlı tempolu bir pazarda, elektronik tablo aramaları için zaman yoktur. İşte manuel SaaS yönetiminin bazı riskleri. 

Görünürlük eksikliği

Kuruluşunuz daha fazla uygulama benimsedikçe, aboneliklere genel bir bakış elde etmek, özellikle de uzun verilerden oluşan birkaç elektronik tablo içeriyorsa, zordur. 

Bu durum zaman verimsizliğine yol açabilir ve kullanımın, maliyetlerin ve yatırım getirisinin izlenmesini zorlaştırabilir. Kapsamlı bir sistem kullanmak çevrimiçi video oluşturucu Ekibin çeşitli SaaS araçlarını daha iyi anlamasını ve verimli kullanmasını sağlayacak ayrıntılı eğitimler ve izlenecek yolların oluşturulmasına yardımcı olabilir

Strateji eksikliği

Yazılımınızın güçlü ve zayıf yönlerini göremiyorsanız, bunlara göre hareket edemezsiniz. Hareketsizlik, kullanılmayan yazılımların yenilenmesi veya düşük performans gösteren uygulamalar gibi kötü finansal kararlara yol açar.

Uygulama performansının ayrıntılı bir analizi yapılmazsa, aynı muhakeme hataları her yıl tekrarlanabilir. 

SaaS yayılımı

Birden fazla departman ve çalışan abonelikleri bağımsız olarak satın aldığında, güvenlik olayları tehdidinin yanı sıra tekrarlama ve israf riski de ortaya çıkar. 

Şirket genelindeki hedeflerden ziyade tercihlerine göre abonelik satın alan başına buyruk çalışanlar bütçeleri kanatır. Daha da kötüsü, bu tür abonelikler bir süre fark edilmeyebilir. için SaaS yayılmasını durdurunkapsamlı bir yönetim sistemi ile tam görünürlük sağlanmalıdır.  

Maliyet karmaşası

Farklı fiyatlandırma kademeleri, farklı özellikler ve kaç abonelik lisansı satın alınacağına dair kararlar çok zorlayıcı olabilir. Bu noktada, sadece en uygun olanı seçip işi halletmek cazip gelebilir. Ancak uzun vadede bu yaklaşım daha fazla zaman ve maliyet kaybına yol açarak mali bütçenizi önemli ölçüde etkileyecektir. 

Yenileme gözetimi 

Meşgulsünüz ve yenileme tarihleri yeniden müzakere edilmeden geçerken fırsatlar elinizden kaçabilir. Özelliklerin yalnızca yarısını kullandığınız bir paket için aniden daha fazla ödeme yaparsınız. 

Satıcı yönetimi 

Birden fazla yazılım aboneliği, ilgilenilmesi gereken birden fazla satıcı anlamına gelir. Bu da özellikle hizmet seviyesi anlaşmaları, destek ve sözleşme şartlarının uyumlaştırılması söz konusu olduğunda çok fazla görüşme anlamına gelir. Satıcı ilişkilerine yatırım yapacak zaman ve personel eksikliği nedeniyle fırsatlar ve indirimler kaybedilebilir. 

Entegrasyon ve benimseme

En iyi SaaS uygulaması, optimize edilmiş günlük çalışma sağlamak için araçlar arasında sorunsuz entegrasyonu içerir. Ancak, ne kadar çok uygulamaya sahip olursanız, bu o kadar zorlaşır ve işbirliği zarar görür. 

Çalışanlar araçların kendileri için verimli çalışmadığını hissederse, bu durum benimseme ve kullanım oranlarının düşük olmasına yol açar. Araç ve maliyeti boşa harcanmış olur. 

Bu zorluklardan kaçınmak ve SaaS aboneliklerine yönelik yönetilen, stratejik bir yaklaşıma hızla geçmek mi istiyorsunuz? O halde otomatik yönetim platformlarının faydalarını inceleyelim. 

Otomatik abonelik yönetimi hizmetleri

Otomasyon, kuruluşunuz genelinde abonelik yönetimi süreçlerini kolaylaştırır. 

Bir abonelik yönetimi platformunda tamamen yeniyseniz, dört gözle beklemeniz gereken birçok göz açıcı ödül vardır.

Maliyet kontrolü

Merkezi kontrol panelinizde abonelik maliyetleriniz hakkında net geri bildirimlere dayanarak bütçeyi doğru bir şekilde tahsis edin. Burada, planlanan ve gerçekleşen harcamaları bir bakışta görebilirsiniz.

Departman bütçeleriyle bağlantılı bir sanal kart oluşturmak, harcamaları daha da kontrollü hale getirir. Ödeme süreçleriniz daha sorunsuz ve daha az riskli olacaktır. 

Stratejik analiz 

Derinlemesine otomatik denetim ile her bir aboneliğin performansını ortaya çıkarın. Raporlarınız, israfın nerede olduğu ve işinizi geliştirmek için nereye yatırım yapmanız gerektiği konusunda değerli bilgiler sağlayacaktır. 

Geliştirilmiş verimlilik

Merkezi, görsel bir platform ile idari görevleri ve zaman alan aramaları azaltın. Gereksiz el işçiliğini ortadan kaldırmak için süreçler kolaylaştırılır. Çalışanlar işlerine 'sadece devam edebilmeyi' takdir edecek ve şirket genelinde üretkenlik artacaktır. 

Sorunsuz entegrasyon

Uygulamalar birlikte iyi çalıştığında hatalar en aza indirilir ve üretkenlik en üst düzeye çıkar. SaaS abonelik yönetimi araçları ERP, CRM ve muhasebe sistemlerinizle entegre olarak tüm departmanların sürece dahil olmasını ve haberdar olmasını sağlayabilir. 

Otomatik yenilemeler

Zamanında bildirimlerle son teslim tarihini gözden kaçırmayın. Bu size artık bir ihtiyacı karşılamayan yenilemeleri iptal etmek veya potansiyellerini en üst düzeye çıkarmak için şartları yeniden müzakere etmek için alan ve esneklik sağlar. Abonelik yönetimi hizmetiniz yenileme sürecini otomatikleştirerek yüksek ROI'li yazılımınızın sürekliliğini sağlar. 

Ölçeklenebilirlik

Yönetim platformu sayesinde yazılım ihtiyaçlarınızı kolayca ayarlayabilirsiniz. Bir daha asla ihtiyacınız olandan daha fazla depolama alanı veya özellik için ödeme yapmayacaksınız. İhtiyaçlarınız değiştikçe, aboneliğinizi buna göre esnetebilir ve işletmeniz için uygun maliyetli kararlar verebilirsiniz. 

Hızlı işe alım ve işten çıkarma

İşe alım ve işten çıkarma iş akışlarınızı otomatikleştirin. Hiç kimse yeni bir uygulamayla bir ay süren bir karşılama sürecine dahil olmak veya bir uygulamanın sistemde fazla kalmasını istemez. Otomatikleştirilmiş iş akışınız, çalışanlar için önemli aşamalarda hatırlatıcılar ve her süreçte hataları en aza indirecek talimatlar sağlayabilir.

Bir üst SaaS abonelik yönetim platformuSpendbase, SaaS yığınınızın 360 derecelik, gerçek zamanlı görünümü ile kontrolü size verir. Yazılım harcamalarınızdan elde ettiğiniz getiriyi en üst düzeye çıkarmak için kullanım ve harcama analizlerini kullanın ve otomatik hatırlatıcılarla hiçbir yenilemeyi kaçırmayın. Spendbase ile ortalama 39% tasarruf, büyümeniz ve yenilik yapmanız için daha fazla bütçe anlamına gelir. Spendbase'in daha akıllı SaaS yönetimi ile sektörünüzde öncü olabilirsiniz. 

Bu düzeyde bir bütünsel desteğin kulağa pahalı geldiğini düşünüyor olabilirsiniz. Öyle olmak zorunda değil. 

Abonelik yönetimi yazılımının maliyeti nedir?

Abonelik yönetiminin amacı yazılım maliyetlerinizi optimize etmektir. Ancak, gerçek yönetim sisteminin kendisi fahişse... bu anlamsız bir yatırımdır.

Şu yollarla maliyet optimizasyonuna ihtiyacınız var uygun maliyetli abonelik yönetimi. 

Hepsi kendi fiyat noktalarına sahip çeşitli araçlar mevcuttur. 

Örneğin, bazı temel paketler ayda sadece $45'ten başlıyor, ancak küçük yazılar fiyatın çalışan başına olduğunu ortaya koyuyor. 

Diğer paketler on kullanıcı için aylık $60 civarındadır ve bu daha makul görünmektedir. Ne yazık ki, bu hizmetler bu fiyat noktasında çok az özelleştirme sunuyor. 

Orta seviye paketler aylık $200-$300 arasında değişirken en pahalı abonelik yönetim platformları yıllık $35.000 civarındadır. Bu, maliyetten tasarruf etmeye çalışmak için çok fazla maliyet demek. 

Bir de daha fazla şüphe uyandıran gizli fiyatlar var. Bazı SaaS yönetim araçları 'demo rezervasyonu' yapmanızı ya da fiyat teklifi istemenizi öneriyor. Şeffaflık eksikliği, sağlıklı bir ilişki için kesinlikle en iyi başlangıç değildir. 

Neyse ki, dengeyi şu şekilde bulabilirsiniz Spendbase'in uygun maliyetli SaaS abonelik yönetim aracı Yazılımınızın tam optimizasyonu için daha çok değil, daha akıllıca çalışır.