İşletme harcama yönetimi yazılımı seçimine ilişkin 5 dakikalık net kılavuz

İşletmeler atık neredeyse 10% zayıf proje performansı ve verimsiz harcama yönetimi nedeniyle bütçelerini aşmaktadır. Doğru araç size binlerce tasarruf sağlayabilir. 

Seyahat masrafları, tedarikçi sözleşmeleri ve fatura onaylarıyla uğraşan kuruluşlar için küçük verimsizlikler birikerek büyük mali kayıplara dönüşebilir. 

Ancak sayısız yazılım seçeneği mevcut olduğundan, mükemmel eşleşmeyi bulmak bunaltıcı olabilir. 

Doğru seçimi nasıl yaparsınız? 

Biz de Spendbaseşirketlerin SaaS portföylerini optimize etmelerine yardımcı olma konusunda uzmanlaşmıştır. Bu makale, farklı iş harcama yönetimi (BSM) yazılımı kategorilerini anlamanıza yardımcı olacak ve doğru olanı seçmenizde size rehberlik edecektir. 

Temel özellikleri, faydaları ve gerçek hayattaki uygulamaları inceleyerek sizi karmaşanın içinden çıkaracak ve doğru aracı bulmanıza yardımcı olacağız. 

Ticari harcama yönetimi yazılımı pazarı kafa karıştırıcı

Doğru BSM yazılımını bulmak imkansız gibi gelebilir. 

Çok fazla seçenek var. Hepsi bir arada platformlardan niş nokta çözümlerine kadar. Her araç size zaman kazandıracağını, harcamalarınızı optimize edeceğini ve hayatınızı kolaylaştıracağını iddia ediyor. 

Birçok işletme harcama yönetimi yazılımı şirketi belirli alanlarda uzmanlaşmıştır, bu da hangilerinin benzersiz zorluklarınızla en iyi şekilde uyumlu olduğunu belirlemeyi önemli kılar.

Ama bu kadar gürültü varken doğru olanı nasıl bulacaksınız? 

Büyük bir samanlıkta küçük bir iğne bulmaya çalışmak gibi. 

Ve G2 ve Capterra gibi siteler - evet, incelemeler için faydalıdırlar, ancak size her seçeneği sunma konusunda başarılıdırlar. 

Paradoks da burada yatıyor. Her seçeneğe sahip olduğunuzda, seçim yapmak daha da zorlaşır.

Kaosun içinde gezinmek tahmin yürütmekten daha fazlasını gerektirir. Doğru çözümü bulmak için, piyasada neler olduğunu ve bunların ihtiyaçlarınıza nasıl uyduğunu net bir şekilde anlamanız gerekir.

7 BSM yazılım kategorisi pizza kullanılarak açıklanmıştır 

Evet, doğru okudunuz... pizza. 

Size çok şey öğretebilir.

Pizzayı yönetmek şaşırtıcı bir şekilde şirketinizin harcamalarını yönetmeye benzer. Tek bir yanlış hareket ve aniden ait olmadığı bir yerde ananas (ya da kontrolden çıkmış bir gider raporu) ile karşılaşırsınız.

İşleri basitleştirmek için aşağıdaki tabloda pizza kullanılarak BSM yazılımının farklı kategorileri açıklanmaktadır.

Temel bir genel bakışınız var ama daha ayrıntılı bir şeye ne dersiniz?

Aşağıda her bir BSM yazılım kategorisinin özelliklerini, faydalarını ve gerçek hayattaki uygulamalarını daha derinlemesine inceleyeceksiniz. 

1. Gider yönetim yazılımı

Bu BSM yazılımı kategorisi çalışan giderlerini izler, raporlar ve kontrol eder. Makbuzları yakalama, gider raporlarını gönderme ve politika uyumluluğunu sağlama sürecini otomatikleştirir.

Anahtar özellikler:

• Dijital makbuz yakalama.
• Onay iş akışları.
• Geri ödeme takibi.

Kimin için? 

• Çalışan giderlerini yöneten İK ekipleri. 
• Sık geri ödemeleri olan küçük ve orta ölçekli şirketler.
• Gider takibini kolaylaştırmak isteyen işletmeler.

İş etkisi:

• Gider gönderimlerini ve onaylarını otomatikleştirerek manuel iş yükünü azaltır.
• Geri ödeme zaman çizelgelerini hızlandırarak çalışan memnuniyetini artırır.

Örnek: Çalışanlarının sık seyahat ettiği ve büyümekte olan bir startup, manuel elektronik tabloları ortadan kaldırmak ve geri ödeme gecikmelerini azaltmak için bu yazılımı kullanıyor.

Araç örnekleri: Expensify, SAP Concur, Spendesk, Brex, TripActions.

2. Satın alma yönetim yazılımı

Bu araç, stratejik kaynak kullanımını geliştirirken satıcı yönetimini, satın alma siparişlerini ve sözleşme görüşmelerini kolaylaştırır. Satın alma iş akışlarının sorunsuz ve uyumlu olmasını sağlar.

Anahtar özellikler:

• Satıcı performans takibi ve ilişki yönetimi.
• Otomatik satın alma siparişi oluşturma ve onay iş akışları.
• Sözleşme görüşmeleri ve depolama için araçlar.
• Maliyet optimizasyonu için harcama analizi.

Kimin için?

• CFO'lar ve birden fazla tedarikçiyle çalışan satın alma ekipleri.
• Satıcı ilişkilerini geliştirmek ve tedarik verimsizliklerini azaltmak isteyen şirketler.

İş etkisi:

• Sipariş işleme gibi manuel görevleri otomatikleştirerek zaman kazandırır.
• Veriye dayalı performans takibi yoluyla tedarikçi ilişkilerini geliştirir.
• Daha iyi sözleşme görüşmeleri ve kaynak bulma stratejileri ile tedarik maliyetlerini azaltır.

Örnek: Orta ölçekli bir perakendeci, 100'den fazla tedarikçi sözleşmesini yönetmek için satın alma yazılımı kullanıyor, zamanında teslimat sağlıyor ve gelişmiş kaynak bulma içgörüleri sayesinde 20% tasarruf için pazarlık yapıyor.

Araç örnekleri: Coupa, Ariba (SAP), GEP SMART, Ivalua, Oracle Procurement Cloud.

3. Fatura yönetim yazılımı

Bu araç, işleme ve onaylardan ödeme takibi ve ödenecek hesaplar optimizasyonuna kadar tüm fatura yaşam döngüsünü otomatikleştirerek sorunsuz finansal işlemler sağlar.

Anahtar özellikler:

• Dijital fatura işleme ve onay yönlendirme.
• Satıcı ödeme takibi ve mutabakat araçları.
• Son ödeme tarihleri için otomatik hatırlatıcılar.
• Yapay zeka odaklı içgörülerle ödenecek hesaplar optimizasyonu.

Kimin için?

• Fatura işlemede manuel çabayı ve hataları azaltmak isteyen finans ekipleri.
• Yüksek fatura hacmine sahip, verimli borç hesapları yönetimine ihtiyaç duyan işletmeler.

İş etkisi:

• Fatura işleme süresini kısaltarak satıcı ödemelerini hızlandırır.
• Zamanında ve doğru ödemelerle satıcı ilişkilerini geliştirir.
• Manuel hataları azaltır, mali kayıtlarda uyumluluk ve doğruluk sağlar.

Örnek: Aylık 500 faturası olan bir lojistik şirketi, işlemleri otomatikleştirmek için fatura yönetimi yazılımı kullanıyor, haftada 10+ saat tasarruf ediyor ve geç ödeme cezalarından kaçınıyor.

Araç örnekleri: Bill.com, AvidXchange, Tipalti, Airwallex, Stampli.

4. Kurumsal Kart Yönetim Yazılımı

Gerçek zamanlı izleme, otomatik gider kategorizasyonu ve harcama kontrolleri ile şirket kredi kartı harcamalarını yönetmeyi basitleştiren yazılım. İşletmelerin kurumsal kartları kolaylıkla çıkarmasına ve izlemesine yardımcı olur.

Anahtar özellikler:

• Gerçek zamanlı gider takibi ve raporlama.
• İşlemlerin otomatik olarak kategorize edilmesi.
• Harcama limitleri ve politika uyum kontrolleri.
• Kurumsal kredi kartı düzenlenmesi ve yönetimi.

Kimin için?

• Çeşitli departmanlarda çalışan harcamalarını yöneten CFO'lar ve finans ekipleri.
• Kurumsal harcamaları gerçek zamanlı olarak kontrol etmek ve izlemek isteyen şirketler.

İş etkisi:

• Gerçek zamanlı kontroller sayesinde yetkisiz veya bütçeyi aşan harcamaları azaltır.
• Kategorizasyonu otomatikleştirerek gider mutabakatını hızlandırır.
• Detaylı, güncel gider takibi sunarak şeffaflığı artırır.

Örnek: Bir SaaS şirketi, çalışanlarına önceden belirlenmiş limitlere sahip kartlar vermek için kurumsal kart yönetimi yazılımını kullanır ve manuel harcama raporlarını ortadan kaldırırken harcamaların bütçe dahilinde kalmasını sağlar.

Araç örnekleri: Brex, Ramp, Corporate Spending Optimizer (CSO), Divvy, American Express Corporate Cards.

5. Seyahat ve Gider Yönetimi Yazılımı

Bu, kurumsal seyahatleri ve ilgili harcamaları kolaylaştırmak için seyahat rezervasyonu, gider takibi ve politika uyumluluğunu entegre eder. Çalışanların şirket bütçeleri dahilinde kalırken verimli bir şekilde seyahat etmelerini sağlar.

Anahtar özellikler:

• Merkezi seyahat rezervasyonu ve güzergah yönetimi.
• Seyahatle ilgili maliyetler için otomatik gider raporlaması.
• Rezervasyon ve masraf gönderimi sırasında politika uygunluk kontrolleri.
• Seyahat harcamaları hakkında gerçek zamanlı raporlama.

Kimin için?

• Satış ekipleri ve danışmanlar da dahil olmak üzere sık kurumsal seyahat eden işletmeler.
• Seyahatle ilgili onayları ve gider takibini kolaylaştırmayı amaçlayan İK ve finans ekipleri.

İş etkisi:

• Seyahat rezervasyonu ve masraf yönetimini tek bir araçta birleştirerek zaman kazandırır.
• Uyumlu olmayan rezervasyonları işaretleyerek politika ihlallerini önler.
• Seyahat maliyeti görünürlüğünü artırır ve seyahatlerde aşırı harcamaları azaltır.

Örnek: Bir danışmanlık firması, çalışanlarının seyahat rezervasyonlarını yapmak için seyahat ve masraf yazılımını kullanarak politikalara uyulmasını sağlarken masraf taleplerini otomatikleştirerek saatlerce süren idari işlerden tasarruf ediyor.

Araç örnekleri: TripActions, Concur Travel, Workday Travel and Expense, Chrome River, SAP Integrated Business Planning.

6. Ödenecek Hesaplar Otomasyon Yazılımı

AP otomasyon yazılımı Satıcı fatura işleme ve ödemelerini otomatikleştirerek manuel çabayı ve hataları azaltırken yapay zeka odaklı içgörülerle ödenecek hesap iş akışlarını optimize eder.

Anahtar özellikler:

• Otomatik fatura işleme ve onay iş akışları.
• Elektronik ödeme yöntemleri ve mutabakat.
• Tahmine dayalı analitik ile finansal raporlama.
• Mevcut muhasebe sistemleri ile entegrasyon.

Kimin için?

• Yüksek fatura hacimlerini ve manuel borç hesapları süreçlerini yöneten finans ekipleri.
• Ödeme verimliliğini artırmak ve güçlü satıcı ilişkileri sürdürmek isteyen işletmeler.

İş etkisi:

• Fatura işleme süresini kısaltarak satıcı ödemelerinin zamanında yapılmasını sağlar.
• Ödeme mutabakatı ve finansal raporlamadaki hataları en aza indirir.
• Daha hızlı, daha güvenilir ödemelerle satıcı memnuniyetini artırır.

Örnek: Bir imalat şirketi, 1.000 aylık fatura için borç hesapları sürecini otomatikleştirerek işlem süresini 70% kısaltıyor ve gecikme ücretlerini önlüyor.

Araç örnekleri: Beanworks, AvidXchange, Plate IQ, Bill.com, Docusign Insight.

7. Stratejik Harcama Analitiği Yazılımı

Bu araç kategorisi, gelişmiş analizler aracılığıyla kurumsal harcamalar hakkında derinlemesine bilgi sağlayarak işletmelerin maliyet tasarrufu fırsatlarını belirlemelerine ve finansal stratejileri optimize etmelerine yardımcı olur.

Anahtar özellikler:

• Kapsamlı harcama görünürlüğü ve gösterge tabloları.
• Gelecekteki harcama eğilimleri için öngörücü analitik.
• Veri içgörülerine dayalı maliyet optimizasyonu önerileri.
• Karar verme süreci için detaylı finansal raporlama.

Kimin için?

• Harcamaları iş hedefleriyle uyumlu hale getirmek isteyen CFO'lar ve stratejik planlamacılar.
• Veri odaklı finansal kararlar almayı hedefleyen şirketler.

İş etkisi:

• Detaylı harcama analizi ile gizli maliyet tasarrufu fırsatlarını ortaya çıkarır.
• Tahmine dayalı analitik ile finansal planlama ve tahmini geliştirir.
• Harcama modellerine gerçek zamanlı görünürlük sağlayarak şeffaflığı artırır.

Örnek: Büyük bir işletme, tedarikçi sözleşmelerini konsolide etmek ve maliyetleri yıllık 15% azaltmak için stratejik harcama analitiği kullanıyor.

Araç örnekleri: SpendHQ, Tableau, Power BI, Spend Matters, Rosslyn Analytics.

İşletmeniz için doğru BSM yazılımını nasıl seçersiniz?

Artık mevcut BSM yazılımı türlerini ve neler yapabildiklerini anladınız. 

Peki işletmeniz için doğru olanı nasıl seçersiniz? 

Bu sadece özelliklerle ilgili değildir - benzersiz ihtiyaçlarınızı, önceliklerinizi ve uzun vadeli hedeflerinizi düşünmeniz gerekir. 

İşte en iyi seçimi yapmanıza yardımcı olmak için atabileceğiniz kolay uygulanabilir adımlar.    

1. İş ihtiyaçlarınızı değerlendirin

En büyük zorluklarınızı listeleyin. 

Kendinize sorun: Seyahat masrafları, manuel fatura işleme veya çalışan harcamalarını takip etme ile mücadele ediyor muyuz?

Belirli sorunlu noktalarınızı net bir şekilde belirleyerek, işletme harcama yönetimine yardımcı olan ve bu sorunları doğrudan ele alan bir yazılım seçebilirsiniz.

Daha sonra işletmenizin büyüklüğünü ve karmaşıklığını tanımlamak istersiniz. Örneğin, eğer bir...

• Küçük girişim: Boyutunuza uygun basit, kullanıcı dostu özelliklerin yanı sıra esneklik ve kullanım kolaylığı sağlayan küçük işletmeler için harcama yönetimi yazılımı arayabilirsiniz.
• Orta ölçekli şirket: Ayrıntılı analizlere ve gelişmiş kontrollere öncelik verebilirsiniz.

Bu zorlukları not edin ve süreç boyunca bir referans noktası olarak kullanın.

2. Önceliklerinizi belirleyin

Ardından, işletmeniz için en önemli olan özellikleri belirlemek istersiniz. Örnekler şunları içerir:

• Gerçek zamanlı raporlama.
• Otomatik iş akışları.
• Politika uyumluluğu.

Bu özellikleri önem sırasına göre sıralayın. İsteğe bağlı ekstralar yerine gerekli olanlara odaklanmak istersiniz.

En iyi işletme harcama yönetimi yazılımı yalnızca mevcut sorunlarınızı ele almakla kalmamalı, aynı zamanda gelecekteki büyümenizi ve stratejik hedeflerinizi de desteklemelidir.

Bütçenizi belirlemeyi de unutmayın. Ne kadar yatırım yapmak istediğinizi belirleyin ve ihtiyacınız olmayan özelliklere sahip araçlardan kaçının.

3. Uyumluluğu değerlendirin

Yazılımın mevcut sistemlerinizle nasıl entegre olduğunu kontrol edin, örneğin

• Muhasebe platformları.
• İK sistemleri.
• Raporlama araçları.

Kullanılabilirliği test etmek istiyorsunuz. 

Kendinize sorun - ekibim bunu kullanmayı kolay bulacak mı? Öğrenme eğrisi çok dikse, benimseme bir mücadele olabilir.

4. Ölçeklenebilirlik hakkında düşünün

Şu soruları düşünün:

• Bu yazılım işimle birlikte büyüyecek mi?
• Küresel yetenekler veya gelişmiş raporlama gibi gelecekteki ihtiyaçlara yönelik özelliklere sahip mi?

İşletmeniz ölçeklenmeyi planlıyorsa, mevcut ihtiyaçlarla sınırlı araçlar yerine zaman içinde uyum sağlayan araçlara öncelik verin.

5. Demo veya deneme talep edin

Kısa listeye aldığınız seçenekler için bir demo veya deneme süresi planlayın.

Bu zamanı şunun için kullanın:

• Kurulum sürecini keşfedin.
• Kullanıcı deneyimini test edin.
• Müşteri desteği duyarlılığını değerlendirin.

Demo için aşağıdaki gibi sorular hazırlayın:

• "Bu ekibime nasıl zaman kazandıracak?"
• "Hangi raporlama özellikleri dahil?"
• "Öngörülen büyümemizi kaldırabilir mi?"

6. Kararınızı verin

Şimdi bulgularınızı gözden geçirme ve öncelikler listenizi tekrar gözden geçirme zamanı.

İhtiyaçlarınıza, bütçenize ve gelecek hedeflerinize en uygun yazılımı seçin.